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Les rapports standard

Vous trouverez ici un aperçu de tous les rapports standard.

Vous pouvez générer les rapports généraux à partir de la fenêtre de recherche des rapports, et les rapports d’événements à partir de la fenêtre d’information de l’événement (voir mode d’emploi des rapports). Les rapports standard sont essentiellement des rapports généraux. Lorsqu’il s’agit d’un rapport d’événements, il en sera fait explicitement mention.

Veuillez contacter votre Customer Success Manager si vous souhaitez obtenir des rapports sur mesure.

Pour chaque rapport du présent catalogue, la date de la dernière version est mentionnée. Yesplan enregistre la date à laquelle vous ajoutez un rapport dans Yesplan. Ces deux dates vous permettent de vérifier si votre rapport est à jour. Si la date de la dernière version dans le présent catalogue est plus récente que la date d’enregistrement dans Yesplan, une nouvelle version du rapport est disponible.

Événements§

Fiche de production§

Une fiche production, aussi appelée « callsheet », est un aperçu chronologique des détails d’un événement ou d’un groupe d’événements.

L’affichage respecte le degré de remplissage des informations. Des paramètres permettent d’adapter le modèle de rapport aux besoins d’information des différents services. En rendant le modèle disponible dans Yesplan à plusieurs reprises, avec des paramètres différents à chaque fois, il est possible de répondre aux exigences de chaque service.

Ce rapport ne fonctionne que si les champs personnalisés correspondants sont présents dans l’installation.

Si vous souhaitez plus de renseignements concernant ce rapport, contactez votre Customer Success Manager. Il vous aidera à adapter votre installation à la fiche de production ou à adapter la fiche de production à vos besoins.

Offre de prix§

Ce rapport est un document générique qui vous permet de présenter les lieux réservés et d’autres ressources en fonction d’une offre de prix ou d’un contract workflow.

En cochant ou en décochant des paramètres, vous choisissez d’afficher ou non certains blocs d’information : lettre d’introduction, horaires, prix, conditions générales, etc.

Ce rapport ne fonctionne que si les champs personnalisés correspondants sont présents dans l’installation.

Si vous souhaitez plus de renseignements concernant ce rapport, contactez votre Customer Success Manager. Il vous aidera à adapter votre installation à l’offre ou à adapter l’offre à vos besoins.

Aperçu des coûts des ressources et des événements§

Ce rapport présente une liste de toutes les ressources utilisées pour un événement ou un groupe d’événements au choix, avec leur prix de vente. Le rapport affiche aussi les totaux et les sous-totaux par événement et par groupe de ressources.

Attention, il s’agit d’un rapport d’événements, qui est donc généré à partir de la fenêtre d’information d’un événement.

Cette arborescence montre la manière dont le prix est affiché :

  • Groupe d’événements (total net, TVA totale et total brut)
    • Sous-groupe (total net, TVA totale et total brut)
      • Événement 1 (total net, TVA totale et total brut)
        • Groupe de ressources (total net, TVA totale et total brut)
          • Ressources (quantité, prix unitaire, prix net, TVA et prix brut)
        • Groupe de ressources (total net, TVA totale et total brut)
          • Ressources (quantité, prix unitaire, prix net, TVA et prix brut)
      • Événement 2 (total net, TVA totale et total brut)
        • Groupe de ressources (total net, TVA totale et total brut)
          • Ressources (quantité, prix unitaire, prix net, TVA et prix brut)

Dans Yesplan, vous pouvez redéfinir les prix au niveau du groupe d’événements, de l’événement, du groupe de ressources, de l’ensemble des ressources ou de la ressource. Si le prix est redéfini à un niveau donné, le prix défini aux niveaux sous-jacents ne sera pas affiché ; en effet, ce prix a été « redéfini » au niveau plus élevé.

Les ressources ad hoc et placeholders sont désignées par un symbole dans le rapport. Pour les ressources ad hoc, il s’agit d’une lettre A blanche sur fond vert ; pour les placeholders, il s’agit d’une lette P blanche sur fond rouge.

Paramètre Explication
actuals? détermine si les valeurs réelles sont affichées
set details? détermine si les ressources d’un ensemble sont affichées
only billable? détermine si l’affichage est limité aux ressources facturables

Contacts d’un événement ou d’un groupe d’événements§

Ce rapport présente une liste de toutes les personnes de contact d’un événement ou d’un groupe d’événements.

Attention, il s’agit d’un rapport d’événements, qui est donc généré à partir de la fenêtre d’information d’un événement.

Les contacts sont affichés dans un tableau présentant les colonnes suivantes :

  • rôle
  • titre
  • nom
  • numéro de téléphone mobile
  • numéro de téléphone
  • adresse e-mail
  • étiquettes
  • adresse
  • code postal
  • commune
  • pays
  • date de début (uniquement dans la version avec les ressources humaines)
  • date de fin (uniquement dans la version avec les ressources humaines)

Contacts d’un groupe d’événements

Contacts et collaborateurs d’un événement ou d’un groupe d’événements

Ce rapport affiche aussi les collaborateurs et les horaires de ces collaborateurs.

Calendriers§

Programme du jour§

Le programme du jour est une liste de tous les événements d’une date sélectionnée dans des lieux donnés, et de profils et statuts déterminés. Ce rapport permet, par exemple, d’informer le public de ce qui va se passer ce jour-là.

Paramètre Explication
title le titre affiché dans le rapport
startdate (*) la date pour laquelle vous voulez établir le rapport
locations (*) les lieux pour lesquels vous voulez établir le rapport
profiles (*) les profils pour lesquels vous voulez établir le rapport
statuses (*) les statuts pour lesquels vous voulez établir le rapport
timeschedules détermine si les horaires sont affichés
logo l’URL du logo que vous voulez utiliser

(*) Vous pouvez laisser vierge ce paramètre si vous ne souhaitez pas filtrer sur l’une des valeurs. Si vous laissez vierge la date de début (startdate), le rapport présentera le programme d’aujourd’hui. Si vous ne souhaitez que le programme d’un seul jour, vous pouvez aussi laisser vierge la date de fin.

Aperçu par semaine§

La liste hebdomadaire est un calendrier de tous les événements, classés par lieu, pour une semaine au choix. La semaine commence à la date de début choisie et compte 8 jours. Une colonne correspond à une journée, les lieux étant représentés par des lignes.

Chaque cellule du calendrier contient un ou plusieurs événements et affiche :

  • le nom de l’événement
  • les heures de début et de fin de l’événement (les puces rouges dans l’horaire)

En outre :

  • l’indisponibilité des lieux est affichée
  • les événements annulés sont barrés (en option)
Paramètre Explication
title le titre affiché dans le rapport
days nombre de jours pour lesquels vous voulez établir le rapport
startdate date à partir de laquelle vous voulez établir le rapport
locations les lieux pour lesquels vous voulez établir le rapport
profiles (*) les profils pour lesquels vous voulez établir le rapport
statuses (*) les statuts pour lesquels vous voulez établir le rapport
cancelled le nom du statut des événements annulés ; les événements portant ce statut sont barrés à l’affichage
unavailability choix d’afficher l’indisponibilité d’un lieu pour une journée

(*) Vous pouvez laisser vierge ce paramètre si vous ne souhaitez pas filtrer sur l’une des valeurs.

Calendrier mensuel§

Ce calendrier affiche les événements, classés par lieu, pour une période sélectionnée. Il contient des informations succinctes et est présenté de manière compacte, ce qui permet de réaliser facilement de grands aperçus.

Chaque cellule du calendrier contient un ou plusieurs événements et affiche :

  • le nom de l’événement
  • les heures de début et de fin de l’événement (les puces rouges dans l’horaire)

En outre :

  • l’indisponibilité des lieux est affichée
  • les week-ends s’affichent en gris, et les styles de dates personnalisés (jours fériés, etc.) en bleu ciel
  • les événements annulés sont barrés (en option)
Paramètre Explication
title le titre affiché dans le rapport
startdate date à partir de laquelle vous voulez établir le rapport
enddate date jusqu’à laquelle vous voulez établir le rapport
statuses (*) les statuts pour lesquels vous voulez établir le rapport
profiles (*) les profils pour lesquels vous voulez établir le rapport
locations les lieux pour lesquels vous voulez établir le rapport
cancelled le nom du statut des événements annulés ; les événements portant ce statut sont barrés à l’affichage
unavailability choix d’afficher l’indisponibilité d’un lieu pour une journée

(*) Vous pouvez laisser vierge ce paramètre si vous ne souhaitez pas filtrer sur l’une des valeurs.

Version normale

Calendrier annuel

Cette variante est plus compacte et affiche une police de caractère plus petite. Elle est pratique pour établir des rapports sur une période plus longue.

Calendrier d’un groupe d’événements

Ce rapport présente un calendrier avec les événements dans un groupe d’événements. La date et les salles sont configurées automatiquement sur base des événements dans ce groupe. Un paramètre order supplémentaire permet de définir l’ordre des salles.

Attention, il s’agit d’un rapport d’événements, qui est donc généré à partir de la fenêtre d’information d’un événement.

Calendrier détaillé avec horaire, nom, profil ou statut§

Ce rapport présente une vue d’ensemble détaillée du calendrier des événements, classés par lieu, pour une période sélectionnée. En fonction des paramètres sélectionnés, ce rapport contient des informations supplémentaires, telles que l’horaire, le profil, le nom, le nom du groupe ou le statut.

Chaque cellule du calendrier contient un ou plusieurs événements et affiche :

  • le nom de l’événement
  • le profil de l’événement
  • le statut de l’événement
  • les heures de début et de fin de l’événement (les puces rouges dans l’horaire)

En outre :

  • l’indisponibilité des lieux est affichée
  • les événements annulés sont barrés (en option)
Paramètre Explication
title le titre affiché dans le rapport
startdate date à partir de laquelle vous voulez établir le rapport
enddate date jusqu’à laquelle vous voulez établir le rapport
show time choix d’afficher les horaires de l’événement
show name choix d’afficher le nom de l’événement
show group choix d’afficher le nom de groupe de l’événement
show profile choix d’afficher le profil de l’événement
show status choix d’afficher le statut de l’événement
statuses (*) les statuts pour lesquels vous voulez établir le rapport
profiles (*) les profils pour lesquels vous voulez établir le rapport
locations les lieux pour lesquels vous voulez établir le rapport
cancelled le nom du statut des événements annulés ; les événements portant ce statut sont barrés à l’affichage
unavailability choix d’afficher l’indisponibilité d’un lieu pour une journée

(*) Vous pouvez laisser vierge ce paramètre si vous ne souhaitez pas filtrer sur l’une des valeurs.

Calendrier de la saison§

Ce calendrier est une représentation succincte des événements pour une période de 6 mois. L’aperçu n’affiche que 3 événements par jour dans une présentation compacte, permettant de réaliser facilement de grandes vues d’ensemble. Les événements avec le statut « option » ou « annulé » sont représentés visuellement. Vous pouvez aussi mettre en évidence les événements avec un profil déterminé, qui auront alors une couleur d’arrière-plan jaune clair.

Chaque cellule du calendrier contient un ou plusieurs événements et affiche :

  • le nom de l’événement
  • le lieu de l’événement

En outre :

  • les options sont affichées en italique
  • les événements annulés sont barrés et ne sont pas affichés lorsqu’il y a plus de 3 événements par jour
  • les événements correspondant à un profil sélectionné sont représentés en gras sur fond jaune clair
Paramètre Explication
title le titre affiché dans le rapport
startdate date à partir de laquelle vous voulez établir le rapport
enddate date jusqu’à laquelle vous voulez établir le rapport
statuses (*) les statuts pour lesquels vous voulez établir le rapport
profiles (*) les profils pour lesquels vous voulez établir le rapport
locations (*) les lieux pour lesquels vous voulez établir le rapport
option le nom du statut des événements sous option ; les événements qui ont ce statut sont représentés en italique
cancelled le nom du statut des événements annulés ; les événements portant ce statut sont barrés à l’affichage
highlight le nom d’un profil au choix ; les événements qui ont ce profil sont représentés en caractères gras sur fond jaune clair

(*) Vous pouvez laisser vierge ce paramètre si vous ne souhaitez pas filtrer sur l’une des valeurs.

Horaires visuels§

Ce rapport est une représentation visuelle des horaires des événements.

Pour chaque événement, l’horaire est représenté visuellement et affiche, pour chaque jour, l’heure de début affichée (la première puce rouge de l’horaire) et l’heure de fin affichée (la deuxième puce rouge de l’horaire) de l’événement affiché à ce jour.

Paramètre Explication
startdate date à partir de laquelle vous voulez établir le rapport
enddate date jusqu’à laquelle vous voulez établir le rapport
locations (*) les lieux pour lesquels vous voulez établir le rapport ; l’ordre des paramètres détermine l’ordre des lieux dans le rapport
profiles (*) les profils pour lesquels vous voulez établir le rapport
statuses (*) les statuts pour lesquels vous voulez établir le rapport

(*) Vous pouvez laisser vierge ce paramètre si vous ne souhaitez pas filtrer sur l’une des valeurs.

Occupation des salles§

Ce rapport présente une liste des utilisations des salles, pour des lieux déterminés, pendant une période donnée. Une application typique de ce rapport est l’information destinée au réglage des systèmes de gestion des bâtiments comme le chauffage, la climatisation etc.

L’utilisation des salles est affichée dans un tableau (sous Excel). Les colonnes représentent les jours. Pour chaque lieu, une ligne indique, pour chaque jour, l’heure de début affichée (la première puce rouge de l’horaire) et l’heure de fin affichée (la deuxième puce rouge de l’horaire) d’un événement affiché à ce jour.

Paramètre Explication
startdate date à partir de laquelle vous voulez établir le rapport
enddate date jusqu’à laquelle vous voulez établir le rapport
locations (*) les lieux pour lesquels vous voulez établir le rapport ; l’ordre des paramètres détermine l’ordre des lieux dans le rapport
profiles (*) les profils pour lesquels vous voulez établir le rapport
statuses (*) les statuts pour lesquels vous voulez établir le rapport
default schedule choix d’afficher les heures de début et de fin affichées (puces rouges dans l’horaire) plutôt que les horaires des événements.

(*) Vous pouvez laisser vierge ce paramètre si vous ne souhaitez pas filtrer sur l’une des valeurs.

Tâches§

Liste des tâches§

Ce rapport présente une liste de toutes les tâches pour une période donnée.

Les tâches sont affichées dans un tableau (sous Excel) présentant les colonnes suivantes :

  • statut de la tâche
  • date d’échéance de la tâche
  • date de début de la tâche
  • durée de la tâche
  • nom de l’événement auquel la tâche est associée (optionnel)
  • nom du groupe auquel appartient cette tâche (optionnel)
  • nom de la tâche
  • description de la tâche
  • personne à laquelle la tâche a été confiée
  • équipe de la personne à laquelle la tâche a été confiée
  • personne qui a assigné la tâche
  • coût de la tâche
Paramètre Explication
startdate date à partir de laquelle vous voulez établir le rapport
enddate date jusqu’à laquelle vous voulez établir le rapport

Teamplanner§

Calendrier mensuel§

Ce rapport présente un aperçu des heures qui doivent être prestées par les collaborateurs ou équipes choisis, lors d’une période déterminée.

Pour chaque collaborateur, l’heure de début minimale et l’heure de fin maximale de tous ses services ou réservations sont affichées par jour. C’est également ici que s’affiche l’absence éventuelle du collaborateur si celle-ci dure toute la journée, ainsi que le motif de l’absence.

En bas de l’écran, vous trouvez un aperçu, par jour, des réservations, services, pauses et absences. Sur la base des quatre paramètres booking?, shift?, break? et unavailability?, vous déterminez les éléments affichés dans l’aperçu :

  • Si summary? est configuré sur « Oui », la première heure de début, la dernière heure de fin et le total des heures à prester du collaborateur sont affichés sur une ligne pour les réservations
  • Si booking? est configuré sur « Oui », tous les événements pour lesquels le collaborateur a été réservé sont affichés. Cette option est souvent intéressante si le service ne correspond pas aux réservations ou quand le collaborateur est actif sur plusieurs événements par jour.
  • Si shift? est configuré sur « Oui », tous les services du collaborateur sont affichés. Cette option est intéressante uniquement si vous travaillez avec plusieurs services par jour ; dans le cas contraire, les informations affichées seront probablement identiques à celles de la première ligne de la journée.
  • Si break? est configuré sur « Oui », toutes les pauses du collaborateur sont affichées.
  • Si unavailability? est configuré sur « Oui », toutes les indisponibilités du collaborateur sont affichées.
  • Si only planned? est configuré sur « Oui », tous les collaborateurs non planifiés sont masqués.

Astuces :

  • Pour obtenir un aperçu compact, activez summary? et désactivez booking?, shift?, break? et unavailability?.
  • Pour obtenir un aperçu compact de tous les collaborateurs absents, activez uniquement unavailability? et only planned?.
Paramètre Explication
title le titre affiché dans le rapport
startdate date à partir de laquelle vous voulez établir le rapport
enddate date jusqu’à laquelle vous voulez établir le rapport
humans (*) les collaborateurs pour lesquels vous voulez établir le rapport
teams (*) les équipes pour lesquelles vous voulez établir le rapport
summary? détermine si le résumé est affiché
booking? détermine si les événements pour lesquels le collaborateur est réservé sont affichés
shift? détermine si les services du collaborateur sont affichés
shift label nom utilisé pour un service dans le rapport (si ce paramètre est laissé vierge, « Shift » est utilisé)
break? détermine si les pauses du collaborateur sont affichées
break label nom utilisé pour une pause dans le rapport (si ce paramètre est laissé vierge, « Break » est utilisé)
unavailability? détermine si les indisponibilités sont affichées
only planned? détermine si le rapport affiche seulement les collaborateurs avec des réservations

(*) vous devez obligatoirement compléter humans ou teams. Vous pouvez aussi remplir les deux, auquel cas les deux se complètent.

Aperçu par semaine§

Ce rapport présente un aperçu des services, des réservations et des indisponibilités des collaborateurs ou des équipes sélectionnés pour une semaine donnée. Cette période s’étend toujours du lundi au lundi suivant compris. Ce rapport comprend tous les éléments du Teamplanner (services, pauses, réservations et indisponibilités) et vous laisse la possibilité de configurer les éléments que vous souhaitez afficher ou masquer.

Paramètre Explication
title le titre affiché dans le rapport
semaine un jour de la semaine pour laquelle vous voulez établir un rapport
humans (*) les collaborateurs pour lesquels vous voulez établir le rapport
teams (*) les équipes pour lesquelles vous voulez établir le rapport
booking? détermine si les événements pour lesquels le collaborateur est réservé sont affichés
shift? détermine si les services du collaborateur sont affichés
shift label nom utilisé pour un service dans le rapport (si ce paramètre est laissé vierge, « Shift » est utilisé)
break? détermine si les pauses du collaborateur sont affichées
break label nom utilisé pour une pause dans le rapport (si ce paramètre est laissé vierge, « Break » est utilisé)
unavailability? détermine si les indisponibilités sont affichées
only planned? détermine si le rapport affiche seulement les collaborateurs avec des réservations

(*) vous devez obligatoirement compléter humans ou teams. Vous pouvez aussi remplir les deux, auquel cas les deux se complètent.

Grille horaire§

Ce rapport présente une grille des heures de début et de fin des collaborateurs ou des équipes sélectionnés pour une période donnée. Il prend en compte les services, les réservations et les indisponibilités. Le total du temps de travail planifié est également mentionné.

Paramètre Explication
title le titre affiché dans le rapport
semaine un jour de la semaine pour laquelle vous voulez établir un rapport
humans (*) les collaborateurs pour lesquels vous voulez établir le rapport
teams (*) les équipes pour lesquelles vous voulez établir le rapport
booking? détermine si les événements pour lesquels le collaborateur est réservé sont affichés
shift? détermine si les services du collaborateur sont affichés
unavailability? détermine si les indisponibilités sont affichées
only planned? détermine si le rapport affiche seulement les collaborateurs avec des réservations

(*) vous devez obligatoirement compléter humans ou teams. Vous pouvez aussi remplir les deux, auquel cas les deux se complètent.

Compteurs par semaine§

Ce rapport présente un aperçu détaillé des compteurs par collaborateur et par jour, avec des totaux par semaine et par mois.

Remarque

Ce rapport n’est utilisable que si votre organisation utilise le Teamplanner.

Chaque collaborateur est affiché sur une feuille à part dans Excel. Par collaborateur, vous disposez des compteurs par jour des heures planifiées, des heures réelles, des heures supplémentaires et non prestées par rapport au planning, des heures supplémentaires (par semaine), des pauses prévues et des pauses réelles.

Paramètre Explication
title le titre affiché dans le rapport
startdate date à partir de laquelle vous voulez établir le rapport
enddate date jusqu’à laquelle vous voulez établir le rapport
humans (*) les collaborateurs pour lesquels vous voulez établir le rapport
teams (*) les équipes pour lesquelles vous voulez établir le rapport

(*) vous devez obligatoirement compléter humans ou teams. Vous pouvez aussi remplir les deux, auquel cas les deux se complètent.

Compteurs par année§

Ce rapport présente un aperçu des totaux des compteurs par collaborateur et par semaine, par mois et par année.

Remarque

Ce rapport n’est utilisable que si votre organisation utilise le Teamplanner.

Chaque collaborateur est affiché sur une feuille à part dans Excel. Par collaborateur, vous disposez des compteurs par semaine des heures planifiées, des heures réelles, des heures supplémentaires et non prestées par rapport au planning, des heures supplémentaires (par semaine), des jours de congé utilisés et des jours de congé disponibles.

Paramètre Explication
title le titre affiché dans le rapport
startdate date à partir de laquelle vous voulez établir le rapport
enddate date jusqu’à laquelle vous voulez établir le rapport
humans (*) les collaborateurs pour lesquels vous voulez établir le rapport
teams (*) les équipes pour lesquelles vous voulez établir le rapport

(*) vous devez obligatoirement compléter humans ou teams. Vous pouvez aussi remplir les deux, auquel cas les deux se complètent.

Heures planifiées et réelles des collaborateurs§

Ce rapport présente un aperçu des heures de travail planifiées et des heures de travail réelles des collaborateurs sélectionnés, et des événements pour lesquels ils ont été réservés.

Les ressources sont affichées dans un tableau (sous Excel) présentant les colonnes suivantes :

  • date
  • nom de l’événement
  • heures de travail planifiées (heures de début et de fin)
  • heures de travail réelles (heures de début et de fin)
Paramètre Explication
startdate date à partir de laquelle vous voulez établir le rapport
enddate date jusqu’à laquelle vous voulez établir le rapport
humans (*) les collaborateurs pour lesquels vous voulez établir le rapport
teams (*) les équipes pour lesquelles vous voulez établir le rapport
booking? détermine si les événements pour lesquels le collaborateur est réservé sont affichés
shift? détermine si les services du collaborateur sont affichés
shift label nom utilisé pour un service dans le rapport (si ce paramètre est laissé vierge, « Shift » est utilisé)
break? détermine si les pauses du collaborateur sont affichées
break label nom utilisé pour une pause dans le rapport (si ce paramètre est laissé vierge, « Break » est utilisé)
unavailability? détermine si les indisponibilités sont affichées

(*) vous devez obligatoirement compléter humans ou teams. Vous pouvez aussi remplir les deux, auquel cas les deux se complètent.

Aperçu des équipes§

Ce rapport présente une liste de tous les collaborateurs des équipes sélectionnées.

Les ressources sont affichées dans un tableau (sous Excel) présentant les colonnes suivantes :

  • nom de l’équipe
  • nom du collaborateur
  • rôles du collaborateur
  • numéro de téléphone
Paramètre Explication
teams les équipes pour lesquelles vous voulez établir le rapport