Basisacties

In de evenementenkalender kan je via het contextmenu en via verslepen evenementen en evenementgroepen aanmaken, statussen en profielen toewijzen, evenementen verplaatsen en kopiëren enz.

Evenementen aanmaken

Een nieuw evenement aanmaken in Yesplan kan op verschillende manieren:

• Via het contextmenu van de cel op de gewenste datum en locatie kies je “Nieuw evenement”.
• Door te dubbelklikken in een lege cel op de gewenste datum en locatie.
• Door het kopiëren en plakken van een bestaand evenement. Hiermee maak je een nieuw evenement aan dat een kopie van een bestaand evenement is. Je kopieert dan alle gegevens, inclusief resourceboekingen, custom data, contacten enz. Kopiëren en plakken doe je via het contextmenu.

Evenementen groeperen

Om een nieuwe evenementgroep aan te maken moet je eerst de evenementen aanmaken die deel zullen uitmaken van de groep. Daarna kan je de evenementgroep aanmaken als volgt:

1. Selecteer de evenementen.
2. Kies “Groepeer” in het contextmenu dat je opent op één van de evenementen van de selectie.
3. Dubbelklik op de naam van de nieuwe groep (“Nieuwe groep”) in de cel van één van de evenementen om de nieuwe groep te hernoemen.

Indien je een groep wil maken met slechts één onderliggend evenement, hoef je geen selectie uit te voeren. Open gewoon het contextmenu op het evenement.

Tip

Een evenementgroep met één evenement aanmaken en benoemen kan je sneller doen door in het contextmenu van het evenement de optie “Voeg toe aan groep…” te kiezen en de naam van een onbestaande evenementgroep in te typen. Yesplan zal een nieuwe evenementgroep aanmaken met de opgegeven naam en het evenement erin plaatsen.

Evenementgroepen groeperen

In de kalender kan je ook evenementgroepen groeperen om complexere evenementenstructuren op te bouwen. Hiervoor moet je éérst de evenementgroepen selecteren alvorens je “Groepeer” toepast. Je selecteert een evenementgroep door één van de evenementen in de groep aan te klikken terwijl je de toets Alt (Windows) of Option (macOS) ingedrukt houdt. Je kan dit ook doen via het contextmenu, door middel van de optie “Selecteer” (zie Evenementen selecteren), maar dit kan niet door de afzonderlijke evenementen één voor één te selecteren.

Tip

Een complexe evenementenstructuur opbouwen kan eenvoudiger via de boomweergave.

Evenementen toevoegen aan bestaande evenementgroep

Je kan een evenement of een evenementgroep toevoegen aan een bestaande evenementgroep. Dit doe je door in het contextmenu van het evenement de optie “Voeg toe aan groep…” te kiezen, vervolgens de naam van een bestaande evenementgroep in te typen, en de juiste suggestie uit de lijst te kiezen. Het evenement zal dan toegevoegd worden aan de gekozen evenementgroep.

Indien het evenement reeds tot een evenementgroep behoorde, dan wordt het eerst uit deze evenementgroep verwijderd alvorens tot de gekozen evenementgroep toegevoegd te worden.

Tip

De suggestielijst heeft een filterknop met als opties “in mijn locaties” en “in alle locaties”. Indien deze filterknop op “in mijn locaties” staat, dan zal de suggestielijst enkel evenementgroepen bevatten die plaatsvinden in de locaties die weergegeven zijn in je huidige kalenderweergave. Indien de filterknop op “in alle locaties” staat, dan zal je steeds álle evenementgroepen te zien krijgen.

Evenementen verwijderen uit een evenementgroep

Selecteer het evenement of de evenementen (zie Evenementen selecteren). Open het contextmenu en kies vervolgens voor “Verwijderen uit groep”. De geselecteerde evenementen maken dan geen deel meer uit van de evenementgroep.

Indien je een volledige evenementgroep selecteert (door één van de evenementen van de evenementgroep aan te klikken terwijl je de toets Alt (Windows) of Option (macOS) ingedrukt houdt) die ook onderliggende evenementgroepen bevat, dan zal je de onderliggende evenementgroepen niet verwijderen. Je kan deze evenementen van de onderliggende evenementgroepen op hun beurt met een bijkomende “Verwijderen uit groep” uit de evenementgroepen verwijderen.

Onbeschikbaarheid instellen

Om aan te geven dat een locatie op een bepaalde dag niet beschikbaar is voor boekingen, gebruik je de actie “Instellen als onbeschikbaar” (via het contexmenu). Een onbeschikbaarheid verschijnt in de kalender met een rode cel.

Evenementen hernoemen

Wijzig de naam van een evenement of evenementgroep door erop te dubbelklikken. Vul een nieuwe naam in en druk op Enter.

Wanneer een evenement beschermd is door een slotje, moet je eerst op het slotje klikken om het evenement te ontgrendelen. Een gebruiker moet hiervoor over voldoende rechten beschikken.

Evenementen selecteren

Je kan een selectie maken van meerdere evenementen, waarna je een actie kan uitvoeren op al de geselecteerde evenementen. De geselecteerde evenementen krijgen een donkerblauwe kleur.

Selecteren van evenementen kan op verschillende manieren:

• Één enkel evenement selecteren doe je met één enkele muisklik.
• Een evenement toevoegen aan de selectie doe je met één enkele muisklik, terwijl je de Ctrl-toets (op Windows) of Cmd-toets (op macOS) ingedrukt houdt.
• Verschillende evenementen tegelijk selecteren kan ook door een kader te trekken rond de evenementen. Klik eerst in de kalender buiten een evenement en sleep vervolgens een kader rond de evenementen die je wenst te selecteren.
• Je selecteert een evenementgroep door één van de evenementen in de groep aan te klikken terwijl je de Alt-toets (Windows) of Option-toets (macOS) ingedrukt houdt. Een evenementgroep wordt niet automatisch geselecteerd als je de afzonderlijke evenementen binnen die groep één voor één selecteert.
• Als je rechts klikt op een evenement kan je via de actie “Selecteer” in het contextmenu evenementen of evenementgroepen selecteren die deel uitmaken van de structuur rond dit evenement.

De selectie ongedaan maken doe je door in een lege cel te klikken.

Tip

Als je het contextmenu opent op een evenement, dan selecteer je het evenement ook automatisch. Indien je het contextmenu opent op een bestaande selectie, dan blijft de selectie behouden.

Evenementen verwijderen

Een evenement verwijderen doe je door de optie “Verwijder” te kiezen uit het contextmenu.

Wanneer een evenement beschermd is door een slotje, moet je eerst op het slotje klikken om het evenement te ontgrendelen. Een gebruiker moet hiervoor over voldoende rechten beschikken.

Let op

Het verwijderen van een evenement verwijdert alle boekingen en andere gegevens die deel uitmaken van het evenement.

Je kan meerdere evenementen in één keer verwijderen door ze eerst te selecteren en vervolgens te klikken op “Verwijder” in het contextmenu.

Evenementen verplaatsen

Je kan de datum en locatie van evenementen en evenementgroepen veranderen. Losse evenementen kan je eenvoudigweg verslepen van de ene cel naar een andere cel in de kalender. Wanneer een evenement beschermd is door een slotje, moet je eerst op het slotje klikken om het evenement te ontgrendelen. Een gebruiker moet hiervoor over voldoende rechten beschikken.

Om een volledige evenementgroep te verplaatsen moet je eerst de evenementgroep selecteren (zie Evenementen selecteren), en vervolgens moet je de Alt-toets (Windows) of Option-toets (macOS) blijven ingedrukt houden tijdens het verslepen. Om een groep te kunnen verslepen moeten alle evenementen in die groep in dezelfde locatie doorgaan.

Wanneer een evenement beschermd is door een slotje, moet je eerst op het slotje klikken om het evenement te ontgrendelen. Dit moet dus óók gebeuren voor alle evenementen in de groep alvorens je de groep kan verplaatsen.

Tip

Je kan via de boomweergave een evenementgroep verplaatsen naar een datum in de verre toekomst. Zie Evenementen of evenementgroep wijzigen voor meer informatie.

Evenementen kopiëren

Je kan evenementen kopiëren via het contextmenu. Nadat je een of meerdere evenementen hebt gekopieerd (kies “Kopieer” uit het contextmenu) kan je een kopie aanmaken door die ergens te plakken (kies “Plak” uit het contextmenu).

Kopiëren werkt op alle geselecteerde evenementen. Je kan plakken verschillende keren herhalen om telkens een nieuwe kopie van het evenement aan te maken.

Wanneer je een evenement kopieert, dan kopieer je ook alle gegevens die deel uitmaken van dat evenement. Echter, bij het plakken komt het evenement niet in de oorspronkelijke groep terecht. Indien je de kopie van het evenement in dezelfde groep wil plaatsen als het origineel, gebruik je de actie “Plak in groep” van het contextmenu.

Om volledige evenementgroepen te kopiëren moet je éérst de evenementgroep selecteren en dan pas kopiëren. Een evenementgroep selecteren doe je door een van de evenementen binnen de evenementgroep aan te klikken terwijl je de Alt-toets (Windows) of Option-toets (macOS) ingedrukt houdt. Een evenementgroep selecteren kan ook via de optie “Selecteer” van het contextmenu (zie Evenementen selecteren), maar dit kan niet door de afzonderlijke evenementen één voor één te selecteren.

Het plakken van een evenementgroep gebeurt op basis van de focus bij het kopiëren. Het evenement waarop je de actie “Kopieer” uitvoert krijgt de focus. Het evenement dat de focus heeft zal terechtkomen op de datum waarop je de actie “Plak” uitvoert, en de andere evenementen in de groep zullen vervolgens ten opzichte van deze focus geplakt worden.

Evenementen herhalen

Je kan een evenement herhalen volgens bepaalde instellingen (elke dag, om de twee weken, de eerste van de maand, tot aan een bepaalde datum enz.). Dit doe je via de optie “Herhaal” van het contextmenu.

Alle herhaalde evenementen zijn kopieën van het te herhalen evenement.

Tip

Als het evenement dat je herhaalt in een evenementgroep zit, zullen alle herhalingen van dat evenement binnen dezelfde evenementgroep geplaatst worden. Het is dus vaak handiger dat je een te herhalen evenement eerst in een evenementgroep plaatst, alvorens het evenement te herhalen.

Profiel en status toewijzen

Bij het aanmaken van een evenement wordt er automatisch een standaard status en profiel toegekend, een evenement dient immers steeds een status en een profiel te hebben. Deze standaardkeuzes zijn in te stellen bij de systeeminstellingen. Je kan het standaard profiel bovendien voor jezelf instellen in “Gebruikersinstellingen” > “Gebruikersvoorkeuren”.

Het wijzigen van het profiel en de status kan op verschillende manieren:

• Via het contextmenu door middel van de optie “Wijs status toe” of “Wijs profiel toe”.
• Via het infovenster van het evenement.
• Via het detailvenster van het evenement.

Opmerking

Het is niet mogelijk om de status van evenementen waaraan werkelijke tijden toegevoegd zijn, te wijzigen naar een status die niet van het type “Toestaan werkelijke waardes” is.

Evenementlabels toewijzen

Je kan evenementen bijkomend typeren door het toewijzen van labels. Je kan labels vrij invullen, of een Yesplan-beheerder kan een suggestielijst vastleggen (zie Labels en beschrijvingen). Geselecteerde labels verschijnen in alfabetische volgorde.

Er zijn twee manieren om labels toe te kennen aan een evenement:

1. Via het infovenster van het evenement

   Het exacte tabblad en de plaats waar deze labels verschijnen in het infovenster variëren, aangezien ze ingesteld worden door een Yesplan-beheerder.

2. Via het detailvenster van het evenement