Inleiding§

In Yesplan kunnen contacten bijgehouden en beheerd worden. Een contact kan een persoon zijn of een organisatie, en de relaties tussen beide kunnen gedefinieerd worden. Contacten kunnen gesegmenteerd worden aan de hand van labels. Contacten kunnen bovendien geboekt worden bij evenementen, resources en zelfs bij contacten.

Opleidingsvideo§

Concepten§

Een contact kan een persoon zijn, of een organisatie. Beide worden verbonden door de contactlink, de functie van de persoon bij een organisatie. Deze link is zowel te zien bij de persoon als bij de organisatie, maar het betreft dezelfde link. Anne is bijvoorbeeld choreograaf bij Rosas, en dat is te zien bij de links van Anne en bij de links van Rosas.

Een persoon of organisatie kan meerdere links hebben. Anne is bijvoorbeeld choreograaf bij Rosas, maar ook directeur van P.A.R.T.S. En bij P.A.R.T.S. doet Marieke de productie.

Personen, organisaties en links noemen we types van contacten.

Koppeling met medewerkers en gebruikers§

Mensen in Yesplan zijn in de eerste plaats een type resource; medewerkers (de ‘human resources’). Deze medewerkers kunnen gegroepeerd worden in een of meerdere teams, en je kan ook taken toewijzen aan medewerkers.

Gebruikers bestaan ook. Dit zijn mensen die een gebruikersnaam hebben om zich aan te melden bij Yesplan. Gebruikers krijgen bevoegdheden om bepaalde zaken binnen Yesplan te zien, of niet te zien, of aan te passen, of te verwijderen. Gebruikers zijn stééds gekoppeld aan een medewerker.

Contacten tenslotte, kunnen ook gekoppeld worden aan medewerkers, maar doorgaans zijn er een pak meer contacten die je moet bijhouden dan mensen waarmee je samenwerkt of die je inplant. Met andere woorden: niet alle contacten zullen een medewerker als tegenhanger hebben.

Labels§

Labels kunnen gebruikt worden voor alles wat helpt om de contacten verder te beschrijven of te segmenteren, zoals ‘klant’, ‘vrijwilliger’, of ‘partner’, enzovoort.

Een of meerdere labels kunnen rechtstreeks toegevoegd worden aan de persoon, of aan de organisatie. Labels kunnen echter ook specifiek toegevoegd worden aan de link, dus aan de persoon binnen de organisatie.

De labels kunnen gebruikt worden om contacten op te zoeken en die vervolgens eventueel ook te exporteren.

Boekingen§

Contacten kunnen geboekt worden bij evenementen. Je kan ze ook toevoegen aan resources, geboekte resources, en zelfs aan contacten en geboekte contacten.

Boekingen van contacten omvatten, in tegenstelling tot boekingen van medewerkers, geen tijden en ook geen prijzen.

Contacten beheren§

Aanmaken persoon§

Een nieuwe persoon kan aangemaakt worden door te klikken op het menu-item “Nieuwe persoon…” van het navigatiemenu-item “Contacten”.

Op het tabblad “Contact” van het infovenster dat geopend wordt kunnen meteen de basisgegevens van de persoon ingevuld worden. Dit zijn de persoonlijke gegevens van deze persoon; zijn naam, aanspreekvorm, adres, taal en bijhorende contactinformatie (zoals e-mailadres, telefoonnummer, enz.), enzovoort. Je kan ook een afbeelding toegevoegen aan deze persoon.

Opmerking

In Yesplan kunnen de aanspreekvormen voor de personen (zoals Mevrouw, Mijnheer, Juffrouw, enzovoort) vrij aangemaakt en aangevuld worden door een Yesplan beheerder, bij de systeeminstellingen, onder het tabblad “Contacten”.

Een willekeurige aanspreekvorm kan aangeduid worden als standaard. Op deze manier zal deze keuze automatisch ingevuld worden bij het aanmaken van een nieuwe persoon. Het kiezen van een standaard is overigens optioneel. Indien er geen standaard aangeduid werd zal het veld aanspreekvorm bij het aanmaken van een nieuwe persoon gewoon leeg zijn.

Bij het aanmaken van een persoon kan ook meteen een gekoppelde medewerker, een resource, mee aangemaakt worden.

Optioneel kan ook gekozen worden om de persoon te koppelen aan een reeds bestaande medewerker, op voorwaarde dat de naam overeenkomt. Indien gekoppeld wordt met een bestaande medewerker die op zijn beurt reeds aan een contact gekoppeld was, dan zal de koppeling met het oude contact hierdoor verbroken worden.

Let op

Als deze nieuwe koppeling met de medewerker terug verbroken wordt, zal het oude contact niet terug gekoppeld worden. Dit zal manueel hersteld moeten worden.

Indien een contact gekoppeld wordt met een medewerker die op zijn beurt aan een gebruiker gekoppeld is, dan wordt deze koppeling doorgezet en is het contact dus ook gekoppeld aan de gebruiker (via de medewerker). Bij het verwijderen van een contact die aan een gebruiker gekoppeld is zal de koppeling tussen de medewerker en de gebruiker nog steeds blijven bestaan.

Gekoppelde contacten worden ook gemarkeerd met een icoontje in het zoekvenster voor contacten en het infovenster van het contact. Contacten die gekoppeld zijn met een gebruiker (en dus ook met een medewerker) krijgen een zwart icoontje dat een gebruiker voorstelt, contacten die enkel met een medewerker gekoppeld zijn worden aangeduid door een groen cirkeltje met daarin de letter H (van ‘human resource’).

Opmerking

Een aantal bijkomende zaken omtrent contacten kunnen naar voorkeur ingesteld worden door een Yesplan beheerder. Zo kan ingesteld worden of er - naast voornaam en achternaam - ook gebruik gemaakt wordt van initialen (voorletters) en tussenvoegsels (zoals gebruikelijk is in Nederland). In de handleiding van de systeeminstellingen vind je meer informatie omtrent de diverse voorkeursinstellingen.

Aanmaken organisatie§

Een nieuwe organisatie kan aangemaakt worden door te klikken op het menu-item “Voeg nieuwe organisatie toe” van het navigatiemenu-item “Contacten”.

Op het tabblad “Contact” van het infovenster dat geopend wordt kunnen meteen de basisgegevens van de organisatie ingevuld worden. Dit zijn de gegevens van de organisatie zelf; de naam, rechtsvorm, adres, BTW-nummer en bijhorende algemene contactinformatie (zoals e-mailadres, telefoonnummer, enz.), enzovoort. Je kan ook een afbeelding toegevoegen aan deze organisatie.

Opmerking

In Yesplan kunnen de rechtsvormen voor de organisaties (zoals NV, BVBA, VZW, enzovoort) vrij aangemaakt en aangevuld worden door een Yesplan beheerder, bij de systeeminstellingen, onder het tabblad “Contacten”.

Een willekeurige rechtsvorm kan aangeduid worden als standaard. Op deze manier zal deze keuze automatisch ingevuld worden bij het aanmaken van een nieuwe organisatie. Het kiezen van een standaard is overigens optioneel. Indien er geen standaard aangeduid werd zal het veld rechtsvorm bij het aanmaken van een nieuwe organisatie gewoon leeg zijn.

Meerdere adressen voor contacten§

Bij een contact - een persoon of organisatie - kan je meerdere adressen bijhouden. Elk adres is van een bepaald adrestype, bijvoorbeeld “Postbus” of “Facturatieadres”. Een Yesplan beheerder bepaalt welke adrestypes beschikbaar zijn (zie handleiding van de systeeminstellingen, bij het hoofdstuk Adrestypes beheren).

Elk contact heeft minstens één adres (van een adrestype naar keuze). Er kan van elk adrestype (exact) één adres toegevoegd worden aan een contact, maar dat hoeft niet.

Er is per contact ook steeds één adres die als “standaard” gemarkeerd wordt, het zogenaamde standaardadres van dat contact. Indien een contact slechts één adres heeft, dan is dat automatisch het standaardadres.

De zoektaal voorziet, naast het bevragen van het standaardadres van een contact, ook specifieke keywords voor alle verschillende types van adressen die bij een contact kunnen voorkomen. Je leest er alles over in de handleiding van de zoektaal bij het hoofdstuk Bevragen van adressen van contacten.

De contactlink stelt de functie voor van een persoon bij een organisatie.

Links kunnen toegevoegd worden bij de persoon of de organisatie. Waar dit toegevoegd wordt maakt niet uit want deze links zijn steeds symmetrisch; als Bart Verkoper is bij De Theaterlampenshop, dan zal dit te zien zien bij de links van Bart alsook bij de links van De Theaterlampenshop.

Merk op dat een persoon enkel gelinkt kan worden met een organisatie, en omgekeerd. Een persoon linken met een andere persoon, of een organisatie met een andere organisatie, kan niet.

Maak een link aan door “Voeg een link toe” aan te klikken op het tabblad “Links” van de persoon (of de organisatie) onderaan de lijst. Zoek vervolgens naar de organisatie (of de persoon) waarmee het contact gelinkt moet worden. Indien deze nog niet zou bestaan kan die meteen aangemaakt worden. Indien gevonden, kan een bestaande gekozen worden uit de suggestielijst.

Vervolgens kunnen de contactgegevens van de persoon bij de organisatie aangevuld worden; zijn functie bij de organisatie, zijn afdeling, de contactgegevens in functie van de organisatie (bijvoorbeeld e-mailadres of telefoonnummer), enzovoort.

Je kan links ook toevoegen aan personen en organisaties in het zoekvenster voor contacten.

Labels toevoegen§

Een of meerdere labels kunnen rechtstreeks toegevoegd worden aan de persoon, of aan de organisatie. Dit wordt gedaan op het “Contact” tabblad van het infovenster van het contact.

Afhankelijk van de instellingen kunnen de labels gekozen worden uit de suggestielijst en/of zelf ingetypt worden in het invulveld dat verschijnt. Door te beginnen typen ga je de lijst die eventueel getoond wordt ook verfijnen.

Opmerking

De mogelijkheden van labels kunnen worden ingesteld door een Yesplan beheerder bij de systeeminstellingen, onder het tabblad “Contacten”.

Labels kunnen ook specifiek toegevoegd worden aan de link, dus aan de persoon binnen de organisatie. Dit wordt gedaan op het “Links” tabblad van het infovenster van het contact, bij de desbetreffende link, op dezelfde manier als voor personen en organisaties.

Indien het label toegevoegd werd op de juiste plaats (de persoon, de organisatie of de link), dan laat dit toe om specifiek te zoeken naar de juiste contactinformatie.

Bijvoorbeeld:

In het hoofdstuk zoektaal vind je een uitgebreide beschrijving van de mogelijkheden van specifieke zoekopdrachten naar personen, organisaties, de links tussen beide, de boekingen van contacten, of combinaties van dit alles.

Contacten verwijderen§

Een contact kan verwijderd worden. Hierdoor zal het contact niet langer in zoekresultaten en suggestielijsten verschijnen. De eventuele boekingen van dit contact blijven intact, bijvoorbeeld op evenementen. Op een boeking van een verwijderd contact kan je nog steeds doorklikken naar het contact. De gegevens van dit contact kan je evenwel enkel bekijken, je kan ze niet niet meer aanpassen.

Je kan een contact ook definitief wissen.

Contacten verwijderen doe je vanuit het zoekvenster voor contacten. Zoek het desbetreffende contact en kies vervolgens in het contextmenu (het menu dat geopend wordt door te rechtsklikken) voor “Verwijderen”. Merk op dat je meerdere items kunt selecteren door erop te klikken terwijl je de CTRL-toets (op Windows) of CMD-toets (op macOS) ingedrukt houdt.

Contacten definitief wissen§

Een contact kan definitief gewist worden. Hierbij worden alle persoonsgegevens van het contact en van alle boekingen ervan definitief weggegooid. De referenties naar het desbetreffende contact worden eveneens uit de lijst van updates – die je vanuit het navigatiemenu kunt raadplegen – verwijderd. Je kan enkel personen definitief wissen, geen organisaties. Bij het verwijderen van de persoon, worden ook alle bijhorende links verwijderd. Dit kan niet ongedaan gemaakt worden.

Dit laat je toe om bijvoorbeeld op verzoek van een klant, haar gegevens definitief uit je Yesplan databank te verwijderen.

Een contact definitief wissen doe je vanuit het zoekvenster voor contacten. Zoek de desbetreffende persoon en kies vervolgens in het contextmenu (het menu dat geopend wordt door te rechtsklikken) voor “Definitief wissen”. Merk op dat je meerdere items kunt selecteren door erop te klikken terwijl je de CTRL-toets (op Windows) of CMD-toets (op macOS) ingedrukt houdt. Er wordt een extra bevestiging gevraagd vermits deze actie niet kan ongedaan gemaakt worden, de verwijderde gegevens zijn daarna niet meer te recupereren.

Een contact dat reeds verwijderd werd, zal niet meer in het zoekvenster voor contacten verschijnen. Het contact kan echter nog steeds voorkomen in de databank als deze geboekt werd op bijvoorbeeld een evenement. Je kan de persoon vooralsnog definitief wissen via een van zijn boekingen.

Contacten exporteren§

Contacten kunnen op twee manieren geëxporteerd worden:

Contacten importeren§

Contacten kunnen geïmporteerd worden door een Yesplan beheerder. In het hoofdstuk systeeminstellingen vind je een uitgebreide beschrijving omtrent het importeren van contacten.

Duplicaten§

Bij het aanmaken of wijzigen van een persoon of organisatie wordt er nagegaan of die mogelijk voorheen al werd ingevoerd. Op basis van een berekening wordt gekeken naar de mate van gelijkheid met bestaande contacten. Indien de gelijkenis treffend is, dan worden beide contacten als potentiële duplicaten aangeduid; op het “Contact” tabblad verschijnt dan een melding. Duplicaten worden ook gemarkeerd met een icoontje in het zoekvenster voor contacten en in de suggestielijsten van de contactvelden; ze krijgen een rood cirkeltje met de letter D naast hun naam.

Alle potentiële duplicaten verschijnen op het tabblad “Duplicaten” waar je beide duplicaten kunt samenvoegen of aanduiden dat dit geen duplicaten zijn. Contacten die aangeduid werden als “geen duplicaat” worden nog steeds bijgehouden; je kan deze later terug opvragen door te klikken op “Toon contacten aangeduid als ‘geen duplicaat’” en de vervolgens vooralsnog gaan samenvoegen.

Merk op dat de potentiële duplicaten ook kunnen verdwijnen door de gelijkenis tussen beide contacten weg te nemen. Als je bijvoorbeeld de naam wijzigt zodat de gelijkenis niet meer treffend is, zal de duplicatenbereking dit voortaan niet meer als een potentiëel duplicaat gaan beschouwen.

Je kan de duplicaten ook opvragen via de zoektaal. In het hoofdstuk zoektaal vind je de beschrijving van de mogelijkheden van specifieke zoekopdrachten voor de duplicaten van contacten.

Duplicaten samenvoegen§

Het is mogelijk om de gegevens van duplicaten samen te voegen. Het samenvoegen doe je vanuit het tabblad “Duplicaten” in het infovenster van het contact.

Na het klikken op “Samenvoegen” krijg je een venster met daarin twee kolommen die de verschillen tussen beide aangeven. Voor elk veld kan je aanvinken welke waarde je wenst over te houden na het samenvoegen. Merk op dat na het samenvoegen van de gegevens, de boekingen van beide contacten ook samengevoegd worden.

Na het samenvoegen zullen alle contactlinks van beide contacten behouden worden.

Het samenvoegen van customdatavelden gaat als volgt:

Opmerking

Het samenvoegen van contacten waarbij een van de twee contacten een gekoppelde medewerker (of gebruiker) heeft, kan maar in één richting. Je dient steeds te vertrekken vanuit het contact met de koppeling. De koppeling wordt na het samenvoegen behouden.

Custom data§

Aan contacten kan custom data toegevoegd worden. Dit zijn bijkomende velden die naast de standaardgegevens toegevoegd kunnen worden op een apart tabblad van het infovenster van contacten en contactboekingen.

Daarenboven bestaan er ook customdatavelden van het type contact, de contactvelden. Dit zijn specifieke invulvelden die je toelaten om contacten toe te voegen aan evenementen, resources of contacten.

In het hoofdstuk systeeminstellingen vind je een uitgebreide beschrijving van de mogelijkheden van custom data.

Contacten zoeken§

Zoekvenster contacten§

Het zoekvenster voor de contacten wordt geopend door te klikken op het menu-item “Zoek contacten…” van het navigatiemenu-item “Contacten”.

Bovenaan het zoekvenster kan je een zoekopdracht invoeren en filters instellen. De gevonden contacten worden getoond in een tabel, waarbij je kan kiezen welke eigenschappen van de contacten te zien zijn door kolommen toe te voegen of te verwijderen.

Zoeken naar contacten§

In het zoekvenster voor contacten kan je eenvoudigweg zoeken door (een deel van) de naam in het zoekveld te typen (start het zoeken door middel van ENTER of door op het vergrootglas te klikken naast het zoekveld).

Wanneer een zoekopdracht veel resultaten oplevert, dan zal maar een beperkt deel van die resultaten tegelijkertijd getoond worden. Als je door de tabel met zoekresultaten scrolt, dan zal je bij een lange lijst op een schijnbaar leeg deel van de tabel terecht komen. Wanneer je stopt met scrollen echter, dan zal dat deel van de tabel automatisch gevuld worden met contacten.

Het infovenster van het contact kan je openen door te dubbelklikken op een rij in de tabel met resultaten of door “Toon info” te kiezen uit het contextmenu (het menu dat geopend wordt door te rechtsklikken op de rij).

Je kan ook specifieke zoekopdrachten gebruiken, zoals label:vrijwilliger.

Merk op dat het hier niet nodig is om de scope contact op te geven; deze is impliciet in dit zoekvenster. Echter, Naast de scope contact kan er hier ook gezocht worden binnen andere scopes, namelijk person_or_organization, person, organization, contactlink. Deze scopes dien je dan wél expliciet op te geven.

In het hoofdstuk zoektaal vind je een uitgebreide beschrijving van de mogelijkheden van specifieke zoekopdrachten naar personen, organisaties, de links tussen beide, de boekingen van contacten, of combinaties van dit alles.

Filters in zoekvenster contacten§

Er zijn twee verschillende filters beschikbaar in het zoekvenster voor contacten waarmee je de zoekresultaten kan beperken: een filter voor het type van contact en een filter op basis van de eigenaar van het contact.

De filter voor het type van contact – personen, organisaties of links – is handig wanneer je alleen geïnteresseerd bent om bepaalde types van contacten te zien in je zoekresultaten (bijvoorbeeld enkel organisaties en links). Deze filter wordt ingesteld in het keuzemenu aan de linkerkant van het zoekveld. Door een type van contact aan of uit te vinken, zal dit type wel of niet opgenomen worden in de zoekresultaten.

De filter op basis van de eigenaar van het contact kan door een beheerder uitgezet worden, en verschijnt dus eventueel niet bij je installatie. Het staat rechts van het zoekveld en heeft als opties “Enkel van mijn groep” en “Van alle groepen”. Bij de optie “Enkel van mijn groep” worden de zoekresultaten beperkt tot de contacten waarvan de eigenaar lid is van jouw hoofdgebruikersgroep. Bij de optie “Van alle groepen” worden de zoekresultaten niet beperkt.

Werken met de zoekresultaten§

Personen, organisaties en links worden door elkaar getoond in de zoekresultaten. Je kan organisaties en links herkennen aan hun specifieke icoontjes (een kantoorgebouw voor organisaties en een schakel van een ketting voor links). Personen die tevens een medewerker (‘human resource’) of gebruiker zijn hebben ook elk een specifiek icoontje (een ‘H’ in een groen cirkeltje voor medewerkers en een silhouet van een persoon voor gebruikers).

Je kan de links van personen en organisaties ook zichtbaar maken door te klikken op het driehoekje in de 2de kolom; de links worden dan in een lijst getoond in een extra rij eronder.

De zoekresultaten kunnen gesorteerd worden op elke kolom naar keuze. Je kan kolommen toevoegen, verwijderen en van plaats verwisselen. Om meerdere kolommen gelijktijdig toe te voegen of te verwijderen, klik je op het +-knopje rechts boven de tabel. Dit opent een detailvenster waar de zichtbare kolommen aangevinkt zijn. De kolommen die je wil toevoegen kan je aanvinken en de kolommen die je wil verwijderen kan je uitvinken. Om snel een bepaald veld te vinden, kan je de naam ervan intypen in het zoekveld; de velden in de lijst zullen beperkt worden tot deze die overeenkomen met je zoekopdracht. Klik vervolgens op “Wijzigingen toepassen”.

Bewaarde zoekopdrachten§

Vaak gebruikte zoekopdrachten kunnen ook bewaard worden voor hergebruik. De bewaarde zoekopdrachten kunnen getoond worden door te klikken op “Bewaarde zoekopdrachten” aan de rechterkant van het zoekveld. Je kan hier zelf zoekopdrachten toevoegen, wijzigen en verwijderen. De bewaarde zoekopdrachten zijn persoonlijk.

Klikken op een bewaarde zoekopdracht zal de zoekopdracht meteen uitvoeren.

Opmerking

Een beheerder kan ook zoekopdrachten voordefiniëren, en die op die manier klaarzetten voor gebruikers die ze vervolgens (al dan niet bewerkt) kunnen bijhouden bij hun persoonlijke bewaarde zoekopdrachten. Zie handleiding systeeminstellingen.

Contacten beheren in het zoekvenster voor contacten§

In het zoekvenster voor contacten kunnen eveneens personen en organisaties aangemaakt worden, en bestaande contacten gedupliceerd en verwijderd worden. Dit doe je door het contextmenu te openen op de juiste rij in de tabel met resultaten.

Je kan een persoon ook linken met een bestaande organisatie door middel van de optie “Koppelen met persoon…” of “Koppelen met organisatie…”, naargelang je een persoon of organisatie hebt geselecteerd.

Contactboekingen§

Contacten boeken op evenementen§

Je kan contacten boeken op evenementen. Dit kan via het tabblad “Contact” van het evenement, of via customdatavelden van het type contact (de contactvelden) die op een tabblad naar keuze geplaatst kunnen worden. De contacten die toegevoegd worden via het tabblad “Contact” worden gepresenteerd in een aparte lijst, en hebben enkele speciale mogelijkheden (zie Contactentabblad van het evenement, verderop).

Merk op dat boekingen van contacten, in tegenstelling tot boekingen van medewerkers, geen tijden en ook geen prijzen omvatten.

Bij het boeken van contacten kan je een persoon, een organisatie of een link kiezen door te zoeken op naam. Je kan ook meteen een nieuwe persoon of organisatie aanmaken, indien gewenst.

Indien een contact toegevoegd werd die een of meerdere links heeft, dan krijg je een bijkomende optie “wijzigen”. Dit laat je toe om snel een andere link te kiezen voor dit contact. Indien een contactlink geboekt werd kan je hiermee ook meteen switchen naar de persoon óf de organisatie zelf.

Rol van het contact§

Je kan ook een rol toevoegen aan de contactboeking. Deze rollen zijn optioneel, puur informatief, en kunnen (naast de link) gebruikt worden om aan te geven wat deze persoon geacht wordt te doen. Er wordt geen lijst bijgehouden van de rollen van alle geboekte contacten en je kan er ook niet op zoeken. Deze rollen voor contactboekingen verschillen dus aanzienlijk van de rollen van resources; rollen van resources hebben meer mogelijkheden, en ze kunnen beheerd en bevraagd worden.

Contactentabblad van het evenement§

Contacten, die toegevoegd worden via het tabblad “Contacten” van het infovenster van een evenement, worden gepresenteerd in een aparte lijst. Deze lijst staat los van de contacten die geboekt worden via custom data aan dit evenement; de contacten die geboekt worden via custom data komen niet terug in de lijst op het tabblad “Contacten”.

Opmerking

De lijst van contacten die toegevoegd werden via het tabblad “Contacten” van het infovenster van een evenement, kan opgevraagd worden via de API, maar niet via de zoektaal. De lijst van contacten die geboekt werden via custom data aan een evenement kunnen zowel via de API als via de zoektaal opgevraagd worden.

Maar contacten die toegevoegd worden aan de lijst via het tabblad “Contacten” hebben nóg een bijzonderheid: je kan zien of een contact toegevoegd werd aan een evenementgroep, of aan het evenement zelf. Als de evenementgroep bekeken wordt, dan worden enkel de contacten van die groep getoond. Máár, als het evenement bekeken wordt, dan worden de contacten van het evenement getoond én van de bovenliggende evenementgroep.

Deze worden apart getoond zodat je steeds ziet waar het contact toegevoegd werd, aan het evenement zelf of aan de evenementgroep.

Contacten die toegevoegd worden via het tabblad “Contacten” van het infovenster van een evenement kunnen bovendien ook gesorteerd worden in een volgorde naar keuze. Het sorteren van contacten doe je door die te verslepen naar de gewenste positie. Echter, contacten kunnen enkel versleept worden binnen de eigen lijst. Een contact dat toegevoegd werd op een evenementgroep kan je niet tussen de contacten sorteren die toegevoegd werden op het evenement zelf. Merk op dat deze volgorde gerespecteerd wordt als deze contacten opgevraagd worden via de web API (/event/{id}/contactbookings).

Contacten boeken op resources of contacten§

Contacten kunnen ook geboekt worden op resources. Dit gebeurt op gelijkaardige wijze als het boeken op evenementen. De resource heeft ook een tabblad “Contacten” zoals een evenement, de resourceboekingen hebben dit niet. Beiden hebben echter de mogelijkheid om contactvelden te gebruiken als customdatavelden op aparte tabbladen.

Merk op dat contacten bovendien ook geboekt kunnen worden op contacten en contactboekingen, zij het énkel via custom data. Dit gebeurt op gelijkaardige wijze als het boeken op evenementen of resources.

Je kan de contactboekingen ook opvragen via de zoektaal. In het hoofdstuk zoektaal vind je de beschrijving van de mogelijkheden van specifieke zoekopdrachten voor de boekingen van contacten.

Opmerking

Bij het zoeken naar boekingen van contacten op een resource, contact of evenement worden ook de boekingen getoond die toegevoegd werden via custom data op die elementen.

Overzicht contactboekingen§

Alle boekingen van een contact worden getoond in het infovenster van het contact, op het tabblad “Boekingen”. Bij het openen van het tabblad toont de lijst standaard enkel de boekingen van dat contact op evenementen. De boekingen staan ook standaard gesorteerd op de datum van het evenement (recentste bovenaan). Het zoeken kan ook beperkt worden in tijd (voor, na, of tussen bepaalde datums).

Je kan ook de contacten opvragen die geboekt zijn op resources of contacten (door de filter aan te passen). Je kan de resultaten bovendien sorteren op de naam of op de datum van aanmaak van de boeking. De boekingen op het evenement kan je sorteren op de datum van het evenement, of op de boekingsdatum van het contact (door “Sorteer evenementen op boekingsdatum van contact” aan te vinken).

Opmerking

Om dit tabblad te kunnen zien, moet je daartoe de mogelijkheid hebben. Dit kan ingesteld worden door een Yesplan beheerder.

Je kan de contactboekingen ook opvragen via de zoektaal. In het hoofdstuk zoektaal vind je de beschrijving van de mogelijkheden van specifieke zoekopdrachten voor de boekingen van contacten.

Opmerking

Bij het zoeken naar boekingen van contacten op een resource, contact of evenement worden ook de boekingen getoond die toegevoegd werden via custom data op die elementen.