Teams

Teams zijn een verzameling van medewerkers (human resources). Ontdek hieronder hoe je ze kan configureren in de systeeminstellingen.

Let op

Als de module Teamplanner of Teamplanner+ geactiveerd is op jouw installatie zal je in de navigatie van de systeeminstellingen niet “Teams” maar “Teamplanner” zien.
Als de module Teamplanner of Teamplanner+ niet geactiveerd is op jouw installatie zal je niet alle opties hebben die hier vermeld worden.

Teams§

Medewerkers (human resources) kunnen ingedeeld worden in teams. Teams komen typisch overeen met de diverse afdelingen die bestaan bij een organisatie. Teams staan volledig los van gebruikersgroepen en het rechtensysteem van Yesplan.

Teams worden enerzijds gebruikt in de Teamplanner om snel een groep van medewerkers op te roepen. Ze worden ook gebruikt bij het toewijzen van taken.

Je kan teams beheren in “Systeeminstellingen” > “Teamplanner” > “Teams”.

Yesplan laat toe om een hiërarchie van teams te definiëren. Bovenaan de hiërarchie bevindt zich het globale team dat standaard “Yesplan” heet. Je kan dit team niet verwijderen, maar wel hernoemen. Alle andere teams die aangemaakt worden zijn rechtstreeks of onrechtstreeks een subteam van dit globale team.

De leden van een team§

Indien een team leden bevat, staat er een driehoekje naast de naam van het team. Door op dit driehoekje te klikken worden de leden van het team getoond. Een medewerker die gekoppeld is aan een gebruiker verschijnt met een zwart gebruikers-icoontje. Door op de naam van de medewerker te klikken open je het infovenster van de medewerker.

Teams toevoegen§

Je kan teams op twee manieren toevoegen:

Klik op de knop “Voeg een team toe” (helemaal onderaan de lijst). Het nieuwe team zal toegevoegd worden als subteam van het globale team (“Yesplan”).
Beweeg de muisaanwijzer over een team, en een aantal opties verschijnen vervolgens naast de naam van het team. Klik op “Voeg team toe” om een subteam toe te voegen aan het team in kwestie.

De naam van een team wijzigen§

Je kan de naam van een team wijzigen door erop te dubbelklikken. Je kan het globale team ook hernoemen, bijvoorbeeld naar de naam van de organisatie.

Teams verwijderen§

Je kan teams verwijderen via de acties die verschijnen als je de muisaanwijzer over het team beweegt:

Verwijder: Deze optie zal het team verwijderen. Eventuele subteams worden hierbij niet verwijderd, maar worden hierna onderdeel van het team dat boven het verwijderde team lag.
Verwijder team en subteams: Dit is enkel beschikbaar als er subteams zijn. Deze optie zal het geselecteerde team samen met alle subteams verwijderen.

Indien het team dat verwijderd wordt nog medewerkers bevat, dan zal je een waarschuwing krijgen om het verwijderen van het team te bevestigen. Het verwijderen van het team resulteert niet in het verwijderen van de medewerkers. Deze medewerkers zullen eenvoudigweg geen deel meer uitmaken van het team nadat het verwijderd is (ze zullen ook niet verhuizen naar het bovenliggende team).

Teams herschikken§

Het is mogelijk om de hiërarchie van teams te wijzigen door een team te verslepen. Je kan een team kan op een ander team slepen, en je kan het ook tussen twee andere teams plaatsen. Indien je een team versleept dat subteams bevat, dan zullen zowel het team als de subteams verplaatst worden. Indien je enkel het geselecteerde team zónder de subteams wenst te verplaatsen, druk dan de toets Alt (Windows) of Option (macOS) in bij het slepen.

Teamleden§

In het infovenster van de medewerker kan je instellen tot welk teams die medewerker behoort (op het “Info” tabblad).

Voor medewerkers die gekoppeld zijn aan Yesplan-gebruikers kan je dit ook beheren in “Systeeminstellingen” > “Teamplanner” > “Teamleden”. Je krijgt er een alfabetisch gesorteerd overzicht van alle medewerkers die gekoppeld zijn aan een gebruiker. In de rechterkolom kan je voor die medewerkers teams toevoegen of verwijderen.

Roosters en timesheets§

Je beheert het gebruik van roosterpublicatie en timesheets in “Systeeminstellingen” > “Teamplanner” > “Roosters en timesheets”. Je bepaalt er eveneens welke gebruikers roosterplanner zijn van bepaalde teams.

Let op

Als de module Teamplanner of Teamplanner+ niet geactiveerd is op jouw installatie zal je het tabblad “Roosters en timesheets” niet zien in de navigatie van de systeeminstellingen.
Als de module Teamplanner+ niet geactiveerd is op jouw installatie zal je in de navigatie van de systeeminstellingen “Roosterpublicatie” zien in plaats van “Roosters en timesheets”.

Roosterplanners toewijzen§

Roosterplanners zijn gebruikers die de roosters beheren van de leden van hun teams. Ze kunnen roosters publiceren en timesheets goedkeuren. Indien timesheets gebruikt worden, dan kunnen enkel roosterplanners (en beheerders) de werkelijke tijden van roosteritems bewerken.

Voeg gebruikers toe in de kolom “Roosterplanners” voor de desbetreffende teams.
Een team kan meer dan één roosterplanner hebben.
Als je een gebruiker als roosterplanner toewijst aan een team, dan is die roosterplanner voor al de leden van dat team en van de subteams.

Opmerking

Enkel de gebruikers die de Teamplanner kunnen zien worden weergegeven in de keuzelijst voor roosterplanners. Je kan de zichtbaarheid van de Teamplanner instellen in de rechtensjablonen. Zie Zichtbaarheid van tabbladen en Teamplanner voor meer informatie.

Roosterpublicatie gebruiken§

Met roosterpublicatie kunnen roosterplanners beslissen wanneer roosters gepubliceerd worden, waarna deze verschijnen in de Yesplan App en de iCalendar feed.

In “Systeeminstellingen” > “Teamplanner” > “Roosters en timesheets” (of “Roosterpublicatie” indien je enkel de Teamplanner module hebt) bepaal je per team of je roosterpublicatie wil gebruiken:

Selecteer de checkbox in de kolom “Gebruik roosterpublicatie” als je roosterpublicatie voor dat team wilt activeren.
Op zondagavond publiceert Yesplan automatisch de roosters van medewerkers voor de komende zeven dagen. Dat gebeurt in twee gevallen:
- Als de roosterplanner de roosters van die medewerkers nog niet vóór zondagavond gepubliceerd heeft.
- Als die medewerkers geen roosterplanner hebben in de systeeminstellingen.

Tip

Lees meer over roosters:

Roosters publiceren voor meer informatie over de roosters, de Yesplan App en de iCalendar feed.
De gids over roosterpublicatie voor de stappen om roosterpublicatie te activeren.

Timesheets gebruiken§

Opmerking

Timesheets maken deel uit van de optionele uitbreiding van Teamplanner, Teamplanner+.

Indien je interesse hebt in de module Teamplanner+, neem dan contact op met support@yesplan.be.

Met timesheets kunnen medewerkers hun gewerkte uren registreren via de Yesplan App. Optioneel kan je ervoor kiezen om deze uren te laten goedkeuren door roosterplanners.

In “Systeeminstellingen” > “Teamplanner” > “Roosters en timesheets” bepaal je per team of je timesheets wil gebruiken en of je voor dat team goedkeuring wil gebruiken:

Selecteer de checkbox in de kolom “Gebruik timesheets” als je timesheets voor dat team wilt activeren.
Selecteer de checkbox in de kolom “Gebruik goedkeuring van timesheets” als je eveneens goedkeuring voor dat team wilt activeren. Dit is enkel mogelijk als je timesheets gebruikt voor dat team.
Bij het gebruik van timesheets kunnen enkel roosterplanners (en beheerders) de werkelijke tijden van roosteritems toevoegen, aanpassen of verwijderen, ook als je de optionele goedkeuring niet gebruikt.

Contracten§

Let op

Als de module Teamplanner of Teamplanner+ niet geactiveerd is op jouw installatie zal je het tabblad “Contracten” niet zien in de navigatie van de systeeminstellingen.

Je kan contracten beheren in “Systeeminstellingen” > “Teamplanner” > “Contracten”.

Het beheer van contracten staat uitvoerig beschreven in de handleiding van de Teamplanner.

Onbeschikbaarheid§

Let op

Als de module Teamplanner of Teamplanner+ niet geactiveerd is op jouw installatie zal je het tabblad “Onbeschikbaarheid” niet zien in de navigatie van de systeeminstellingen.

Medewerkers kunnen als onbeschikbaar aangeduid worden, met daarbij een reden (bijv. vakantie, ziek enz.).

Je kan onbeschikbaarheden beheren in “Systeeminstellingen” > “Teamplanner” > “Onbeschikbaarheden”.

Op dit scherm zie je een lijst met de onbeschikbaarheden die aangemaakt zijn in Yesplan. Je kan nieuwe onbeschikbaarheden toevoegen door een naam ervoor in te vullen in het veld onderaan de lijst en op “Voeg toe” te klikken. Wijzig de naam door erop te dubbelklikken. Je kan een onbeschikbaarheid ook verwijderen (door op “Verwijder” te klikken), waarna deze niet meer te gebruiken is. De bestaande onbeschikbaarheden veranderen hierbij echter niet.

Aan een onbeschikbaarheid kan je een of meerdere types toevoegen. Deze types zijn van belang om onbeschikbaarheden juist in rekening te brengen bij de verschillende tellers en bij het controleren van de contractregels.

Je kan kiezen uit drie types:

Vakantie: De medewerker is onbeschikbaar wegens vakantie. De tijd wordt in rekening gebracht voor de vakantieteller.
Compensatieverlof: De medewerker is onbeschikbaar omdat hij verlof neemt ter compensatie van gepresteerde overuren. De tijd wordt in rekening gebracht voor de overurenteller.
Ziekteverlof: De medewerker is onbeschikbaar wegens ziekte. De tijd telt echter mee in de berekening van de werkelijke tijd en bij het controleren van de contractregels.

Werkuren§

Let op

Als de module Teamplanner of Teamplanner+ niet geactiveerd is op jouw installatie zal je het tabblad “Werkuren” niet zien in de navigatie van de systeeminstellingen.

Je kan onregelmatige tijden en dagdelen beheren in “Systeeminstellingen” > “Teamplanner” > “Werkuren”.

Dit scherm heeft twee onderdelen:

Onregelmatige tijden: Hier beheer je de definitie van onregelmatige tijden. Voor elke dag van de week kan de beheerder aangeven welke uren als onregelmatig beschouwd moeten worden.

De onregelmatige tijden verschijnen als blauwe balkjes. Je kan de naam en de uren ervan steeds aanpassen door te klikken op deze blauwe balk. In het detailvenster dat opent kan je de onregelmatige tijden voor die dag verwijderen. Je kan de onregelmatige tijden voor een bepaalde dag ook verwijderen door te klikken op het cirkeltje met de eerste letter van de dag (helemaal links van de tijdslijn). Indien je de onregelmatige tijden voor een bepaalde dag verwijdert, zal er een mogelijkheid verschijnen om terug onregelmatige tijden voor die dag toe te voegen (“Voeg toe”, rechts van de tijdslijn).

Daarnaast kunnen de uren die gepresteerd worden op speciale dagen volledig als onregelmatige werkuren geteld worden, denk bijvoorbeeld aan feestdagen. Speciale dagen worden in Yesplan aangeduid door middel van datumdecoraties. Om alle datums met een bepaalde datumdecoratie toe te voegen aan de definitie van onregelmatige tijden klik je op “Voeg toe” naast “Datumdecoraties” en kies je vervolgens de gewenste datumdecoratie uit de lijst.
Standaard dagdelen voor medewerkers: Dagdelen zijn een manier om snel diensten of boekingen in te plannen in vooraf gedefinieerde tijdspannes. Meer details omtrent deze dagdelen vind je in de handleiding van de Teamplanner.

Deze waardes kunnen voor elke medewerker individueel aangepast worden. De waardes die je hier invult, zullen echter automatisch ingevuld zijn bij het aanmaken van een nieuwe medewerker. Je kan de dagdelen van een medewerker ook steeds terugzetten naar deze standaardwaardes.