Inleiding§

De evenementenkalender is een overzicht van alle evenementen per dag en per locatie. Van hieruit kan je de volledige evenementenplanning beheren: nieuwe evenementen aanmaken, gegevens kopiëren en aanpassen, evenementen verplaatsen en verwijderen, enz.

Per evenement kan je ook het infovenster openen waar alle gegevens van het evenement (de resourceboekingen, het tijdschema, custom data, enz.) ingevoerd en bekeken kunnen worden.

Concepten§

Evenementen§

Een evenement in Yesplan is een boeking van één locatie op één datum. Elk evenement heeft een eigen tijdschema, resourceboekingen, taken, contacten, bijlagen (documenten, afbeeldingen, enz.) en extra gegevens (de zogenaamde ‘custom data’, zie verder). Een evenement dat over meerdere dagen georganiseerd wordt of in meerdere locaties doorgaat, wordt in Yesplan opgebouwd als een evenementgroep.

Een evenement met een leeg tijdschema duurt steeds een volledige dag (24 uur). Een evenement met een ingevuld tijdschema loopt van het eerste tijdstip in het schema tot het laatste.

Evenementgroepen§

Een evenementgroep maakt één geheel van afzonderlijke evenementen. Deze groepering laat toe om een activiteit in te plannen die over meer dan één locatie of dag loopt en de samenhang duidelijk te maken. Bijvoorbeeld, een festival op diverse locaties en op meerdere dagen, of een theatervoorstelling die over een heel seizoen elke week herhaald wordt. Dit soort zaken worden in Yesplan opgebouwd als een evenementgroep.

Een evenementgroep heeft eigen bijlagen, contacten en custom data die automatisch zichtbaar worden op de evenementen die tot de evenementgroep behoren. Daarnaast kan je in het infovenster van de evenementgroep de gemeenschappelijke tijdschemas en resourceboekingen van de afzonderlijke evenementen in de evenementgroep toevoegen en consulteren.

Evenementenstructuren§

Verschillende evenementgroepen kunnen op hun beurt weer gegroepeerd worden in andere evenementgroepen. Je kan evenementgroepen op die manier helemaal uitbouwen tot uitgebreide samenstellingen in de vorm van een boomstructuur (denk aan een stamboom). Dit is vooral handig voor het structureren van grotere evenementen.

Custom data§

Evenementen en evenementgroepen (maar ook resources, contacten, resourceboekingen en contactboekingen) kunnen uitgebreid worden met velden die door een Yesplan-beheerder worden ingesteld. Tekstvelden, numerieke invulvelden, datumvelden, keuzelijsten, checkboxen, contactvelden en resourcevelden zijn maar enkele van de mogelijke types van velden die toegevoegd kunnen worden. Deze velden worden geordend en getoond op afzonderlijke tabbladen van het infovenster van het evenement. Deze tabbladen worden door een beheerder ingesteld.

Invullen van custom data op een evenementgroep§

De customdatavelden die je invult op een evenementgroep worden automatisch zichtbaar gemaakt op de evenementen (of evenementgroepen) die deel uitmaken van die evenementgroep. De evenementen erven de customdatagegevens van de evenementgroep.

Wanneer een evenement wordt verwijderd uit de evenementgroep, zal dat evenement deze gegevens niet meer erven en zullen deze dus verdwijnen van het evenement.

Je kan de geërfde customdatavelden bij een evenement wél steeds overschrijven, waardoor de geërfde gegevens van de evenementgroep genegeerd worden voor dat evenement. Op die manier kan je gemeenschappelijke gegevens voor een hele evenementgroep invullen en uitzonderingen per evenement noteren.

Productie§

Een evenement of een evenementgroep kan gemarkeerd worden als een productie. Dit is een manier om een evenement of een hele evenementgroep duidelijker voor te stellen als één conceptueel geheel binnen een grotere evenementenstructuur.

Het instellen van producties heeft ook invloed op de prijsberekening. De kortingsformules van de resourceboekingen worden toegepast voor de gehele productie waarbinnen ze vallen (zie resources).

Een evenementgroep kan meerdere producties bevatten. Echter, elk evenement of evenementgroep kan slechts tot één productie behoren.

Status en profiel§

Elk evenement heeft exact één status en één profiel. De status geeft aan in welke fase van het planningsproces het evenement zich bevindt (bijv. optie, bevestigd, afgesloten, afgelast, enz.). Het profiel geeft de soort van het evenement aan (bijv. cultureel, verhuur, concert, enz.). Status en profiel worden in de kalender met kleuren aangeduid (zie verder).

De mogelijke statussen en profielen, alsook de kleuren, zijn volledig configureerbaar door een Yesplan-beheerder.

De status en het profiel van een evenement hebben een invloed op gebruikersrechten, optiebehandeling en prijzen:

Tijdschema§

Elk evenement heeft een tijdschema. Dit is een reeks tijdstippen, voorzien van korte beschrijvingen, die het verloop van het evenement weergeven. Bepaalde tijdstippen in het tijdschema kunnen afzonderlijke elementen zijn (bijv. openen deuren om 20 uur). Ze kunnen echter ook het begin én het einde van eenzelfde deelactiviteit aangeven (bijv. soundcheck van 16 tot 18 uur).

Uren binnen het tijdschema kunnen als een absolute tijd ingevoerd worden (bijv. afbouw om 22 uur) maar ook in relatie met elkaar gedefinieerd worden (bijv. afbouw begint één uur na het einde van de voorstelling).

De beschrijvingen in het tijdschema kunnen vrij ingevuld worden door de gebruikers of kunnen door een Yesplan-beheerder vastgelegd worden (zie Suggestielijsten beheren). In het tijdschema kunnen ook de getoonde start- en einduren (typisch de publieksuren) van het evenement aangeduid worden; deze worden dan getoond in de evenementenkalender.

Een evenement met een leeg tijdschema duurt steeds een volledige dag (24 uur). Een evenement met een ingevuld tijdschema loopt van het eerste tijdstip in het schema tot het laatste.

Verplaatste daglijn§

Een dag begint om 00:00 en eindigt om 24:00. In Yesplan kan je dit aanpassen. Evenementen kunnen starten vóór middernacht en duren tot ettelijke uren erna. Het zou onhandig zijn als dergelijke evenementen in kalenders steeds opgesplitst worden weergegeven over twee kalenderdagen. Daarom werkt Yesplan overal met een verplaatste daglijn. Dit betekent dat het moment waarop een evenement tot de volgende dag gerekend wordt niet vastligt op middernacht, maar op een later tijdstip.

Met een daglijn die verplaatst is naar 7 uur, bijvoorbeeld, zal Yesplan alle evenementen van 7 uur ’s ochtends tot 7 uur de daaropvolgende ochtend tot dezelfde dag rekenen en tonen. Een evenement dat om 20 uur begint en eindigt de volgende ochtend om 5 uur wordt dus binnen één dag weergegeven.

Merk op dat de daglijn niet zomaar aangepast kan worden bij een bestaande installatie. Deze instelling wordt juist gezet bij het inrichten van Yesplan; eens je Yesplan volop in gebruik genomen hebt is het niet aangewezen om de daglijn aan te passen. De systeeminstelling ‘daglijn’ wordt getoond, maar deze kan niet gewijzigd worden.

Evenementenkalender§

Evenementen in de kalender§

Alle evenementen zijn zichtbaar in een cel in de kalender en voor elk evenement worden de volgende gegevens getoond:

Optievolgorde§

Evenementen die een status hebben van het type ‘optie’ worden gerangschikt op basis van het moment waarop het evenement geboekt werd in Yesplan. Deze volgorde wordt expliciet gemaakt door deze evenementen te nummeren in de kalender (het getal in het gele cirkeltje bij het evenement), zodat je later nog weet welke optie eerst in de kalender kwam. Merk op dat ‘opties’ dus niet gesorteerd worden volgens het aanvangsuur van de voorstelling. Ze worden bovendien getoond in een aparte sectie onder de ‘bevestigde’ evenementen op die dag.

De definitie van ‘het moment waarop het evenement geboekt werd’ kan ingesteld worden bij de systeemvoorkeuren: ofwel geldt het moment waarop het evenement voor de eerste keer in de kalender verscheen, ofwel het moment waarop het evenement in de locatie geboekt werd. Meer hierover lees je in de handleiding van de systeeminstelling, bij Sorteervolgorde van evenement met het statustype ‘optie’.

Vergrendelde evenementen§

Vergrendelde evenementen zijn evenementen waarvan de datum, locatie en naam niet zomaar aangepast kan worden, en die niet zomaar verwijderd kunnen worden. Een evenement wordt vergrendeld als het een status heeft van het type ‘vergrendeld’. Dit zal je typisch willen gebruiken voor evenementen die bevestigd zijn.

Gebruikers met de rechten om te ontgrendelen kunnen vooralsnog de naam, locatie of datum van deze evenementen aanpassen door het slotje open te klikken. Deze gebruikers kunnen het evenement ook verwijderen na het ontgrendelen, áls ze daar bijkomend de rechten voor gekregen hebben.

Vergrendelde evenementen worden aangeduid met een grijs slotje. In de kalender zal dit slotje verschijnen als je de muisaanwijzer over het desbetreffende evenement brengt. In het infovenster van het evenement verschijnt het slotje naast de naam, datum en locatie. Deze slotjes worden overigens ook getoond in de boomweergaves van evenementgroepen.

Evenementgroepen die een of meerdere evenementen bevatten die een status hebben van het type ‘vergrendeld’ worden ook beschermd. De naam van een dergelijke groep kan niet gewijzigd worden (tenzij het slotje ontgrendeld wordt). Een groep die een of meerdere vergrendelde evenementen bevat kan ook niet in zijn geheel verwijderd worden. De evenementen binnen deze groep die géén vergrendelde status hebben kunnen wel gewoon verplaatst of verwijderd worden.

Opmerking

Van een evenement die vergrendeld is omdat er reeds werkelijke tijden toegevoegd werden aan een of meerdere resourceboekingen, worden eveneens de naam, datum, locatie en het verwijderen ervan beschermd. Een dergelijk evenement kan enkel ontgrendeld worden door de werkelijke tijden terug te verwijderen.

Ook de naam van een evenementgroep die evenementen bevat die vergrendeld zijn omwille van werkelijke tijden zal beschermd worden. Maar je kan het slotje van de evenementengroep wel gewoon openen als je daartoe de rechten hebt.

Onbeschikbaarheden§

Naast het tonen van de evenementen, worden locaties in de kalender ook als onbeschikbaar aangeduid aan de hand van rode cellen. De onbeschikbaarheid van locaties werkt identiek aan de onbeschikbaarheid van resources (zie handleiding resources). Je kan in de kalender bovendien een beschrijving toevoegen, om bijvoorbeeld de reden aan te geven waarom de locatie op die dag niet beschikbaar is.

Door op het uurwerk-symbool te klikken bij een onbeschikbaarheid, open je het infovenster van de locatie. Je kan er de uren van de onbeschikbaarheid instellen (zie handleiding resources).

Kalenderweergaven§

In de standaard weergave zie je per datum en per locatie al de evenementen. Door links bovenaan de kalender te kiezen voor een dichtgeklapte weergave, wordt slechts één evenement per cel weergegeven en zijn de andere verborgen onder dit evenement. Je kan dan kiezen welk evenement zichtbaar is door:

Bovendien kan je links bovenaan de kalender kiezen tussen een beperkte, compacte of ruime weergave van evenementen. In de beperke weergave wordt de naam van de evenementgroep waartoe een evenement behoort niet getoond.

Locaties§

Je kan de zichtbare locaties en hun volgorde zelf bepalen. Dit is een persoonlijke instelling voor elke gebruiker en heeft dus geen invloed op de kalenderweergave van andere gebruikers.

Volgende acties zijn mogelijk:

Yesplan bewaart automatisch de zichtbare locaties bij het afmelden en zal deze terug tonen wanneer je volgende keer terug aanmeldt.

Weergave van locaties aanpassen§

Om een locatie zichtbaar te maken klik je naast de meest rechtse kolom op het ‘+’-icoontje. Je kan de gewenste locatie selecteren uit de keuzelijst.

Om een locatie te verbergen klik je in de hoofding van de kolom op het ‘-’-icoontje. Deze verschijnt naast de locatienaam als je de muisaanwijzer over de hoofding brengt.

Om de volgorde van de locaties aan te passen versleep je de volledige kolom. Dit doe je door de hoofding (met de locatienaam) vast te pakken.

Locatiesets§

Je kan een reeks zichtbare locaties én hun volgorde bewaren als een set. De bewaarde sets zijn persoonlijk en laten toe om snel te wisselen tussen vaak geconsulteerde locaties in je kalender.

Een set aanmaken doe je via het menu waarmee je ook een locatie kan toevoegen aan de zichtbare locaties (via het ‘+’-icoontje naast de meest rechtse kolom). Geef de set een naam zodat je die ook snel kan terugvinden. Wanneer je een bewaarde set aanklikt in de keuzelijst, worden de huidig zichtbare locaties verborgen. Enkel de locaties in de set zullen getoond worden.

Je Yesplan beheerder kan ook een standaard locatieset instellen:

Tip

Zie Locaties beheren voor meer informatie over de standaard set.

Verborgen locaties§

Naast de meest rechtse locatie geeft Yesplan per datum aan of er evenementen gepland zijn in de voor de gebruiker onzichtbare locaties. Door de cel in deze extra kolom aan te klikken, zullen alle locaties met evenementen getoond worden. Deze locaties worden tijdelijk zichtbaar gemaakt; de zichtbaarheid wordt niet onthouden bij het afmelden.

Tip

Je kan de tijdelijk zichtbare locaties zelf terug verbergen door een icoontje van de kalenderweergave aan te klikken (ruime weergave, compacte weergave of beperkte weergave).

Zonder locatie§

Er is een speciale kolom “Zonder locatie” die kan getoond worden in de evenementenkalender. Evenementen zonder locatie verschijnen hier. In deze kolom kunnen evenementen zonder locatie aangemaakt worden. De kolom kan ook tussen de andere locaties geplaatst worden.

Filters§

Met de filter kan je de zichtbare evenementen in je kalender beperken op basis van status, profiel of label, en je kan kiezen om onbeschikbaarheden te verbergen. Wanneer een kalender gefilterd weergegeven wordt, kleurt het filter-icoontje linksboven rood.

Om een filter in te stellen klik je linksboven op het filter-icoontje en vervolgens op “Voeg een filter toe”. Kies de gewenste optie uit de keuzelijst. Vervolgens kan je een extra optie toevoegen aan de filter door nogmaals op “Voeg een filter toe” te klikken. Als je tevreden bent met de opties klik je op “Pas wijziging toe”. Nu worden enkel die evenementen getoond die de gekozen status, profiel of label hebben.

Om de filter uit te schakelen klik je op het filter-icoontje; de kalender zal terug álle evenementen tonen.

De instellingen van de filter worden onthouden, ook bij het afmelden. Je kan de laatst gebruikte filter terug inschakelen door nogmaals op het filter-icoontje te klikken. Als je de opties wijzigt, dan zal dit de nieuwe bewaarde filter worden.

Om naar een andere datum te navigeren zijn er verschillende mogelijkheden:

Werkdatum§

De kalender opent standaard op vandaag. Je kan echter instellen dat de kalender opent op de ‘werkdatum’, de datum waar je laatst aan het werk was in Yesplan.

De werkdatum wordt telkens ingesteld bij het selecteren van een evenement in de kalender, of door met de datumkiezer naar een andere datum te springen, of door een datum of een boeking te selecteren in de Teamplanner. Dit helpt je om op verschillende plaatsen in Yesplan rond dezelfde datum te blijven werken. Bijvoorbeeld, als je van de evenementenkalender naar de dagweergave van de Teamplanner gaat, zal je merken dat deze dagweergave opent op de werkdatum.

Deze instelling om de evenementenkalender te openen op de werkdatum is te vinden onder “Gebruikersinstellingen” op het tabblad “Gebruikersvoorkeuren”. Kies bij de instelling “Open kalender steeds op” voor de optie “laatst gebruikte werkdatum” uit het keuzemenu. Klik vervolgens op “Bewaar” onderaan de lijst om de wijziging op te slaan.

Datumdecoraties§

Datums kunnen een speciale status krijgen in de kalender. Bijvoorbeeld feestdagen, schoolvakanties, drukke periodes, verlofperiodes, enzovoort. In Yesplan kan je deze speciale datums markeren door middel van datumdecoraties. In de kalender worden deze datums in de linkerkolom aangeduid met een andere randkleur, tekstkleur en een beschrijving.

Opmerking

Datumdecoraties zijn per standaard enkel aan te passen door een beheerder. Dit kan gewijzigd worden in de Systeemvoorkeuren zodat elke gebruiker datumdecoraties kan aanpassen in de kalender. Hou er rekening mee dat datumdecoraties ook gebruikt kunnen worden in de contracten in de Teamplanner om de dagen aan te geven waarop men niet verondersteld is te werken (feestdagen en dergelijke).

Je kan een datum markeren met één of meerdere datumdecoraties. In de kalender doe je dit door in de kolom met de datums te klikken op de naam van de reeds ingestelde datumdecoraties, of – indien er nog geen datumdecoraties ingesteld zijn – door te klikken op ‘Gewone dag’ (dat verschijnt als de muisaanwijzer zich boven de datumcel bevindt). Er verschijnt vervolgens een lijst met beschikbare datumdecoraties. Door datumdecoraties aan of uit te vinken, bepaal je welke datumdecoraties van toepassing zijn voor de datum. Wanneer je een datumdecoratie aanpast, is deze verandering steeds zichtbaar is voor alle gebruikers en niet enkel voor jezelf.

De beschikbare datumdecoraties en de bijhorende kleuren worden ingesteld door een Yesplan-beheerder (zie Datumdecoraties beheren). Merk op dat een beheerder een datumdecoratie ook kan koppelen aan een iCalendar-bestand (met daarin bijvoorbeeld de wettelijke feestdagen). Datumdecoraties die op deze manier toegevoegd werden, kunnen niet afgevinkt worden in de kalender voor die bepaalde datum. Je kan voor die datum wel nog steeds andere decoraties aanvinken.

Basisacties evenementen§

In de evenementenkalender kan je via het contextmenu en via verslepen evenementen en evenementgroepen aanmaken, statussen en profielen toewijzen, evenementen verplaatsen en kopiëren, enzovoort.

Evenementen aanmaken§

Een nieuw evenement aanmaken in Yesplan kan op verschillende manieren:

Groeperen van evenementen§

Om een nieuwe evenementgroep aan te maken moet je eerst de evenementen aanmaken die deel zullen uitmaken van de groep. Daarna kan je de evenementgroep aanmaken als volgt:

Indien je een groep wil maken met slechts één onderliggend evenement, hoef je geen selectie uit te voeren. Open gewoon het contextmenu op het evenement.

Tip

Een evenementgroep met één evenement aanmaken en benoemen kan je sneller doen door in het contextmenu van het evenement de optie “Voeg toe aan groep” te kiezen en de naam van een onbestaande evenementgroep in te typen. Yesplan zal een nieuwe evenementgroep aanmaken met de opgegeven naam en het evenement erin plaatsen.

Groeperen van evenementgroepen§

In de kalender kan je ook evenementgroepen groeperen om complexere evenementenstructuren op te bouwen. Hiervoor moet je éérst de evenementgroepen selecteren alvorens je “Groepeer” toepast. Een evenementgroep selecteren doe je door een van de evenementen van de evenementgroep aan te klikken terwijl je de ALT-toets ingedrukt houdt. Je kan dit ook doen via het contextmenu, door middel van de optie “Selecteer” (zie Evenementen selecteren), maar dit kan niet door de afzonderlijke evenementen een voor een te selecteren.

Tip

Een complexe evenementenstructuur opbouwen kan eenvoudiger via de boomweergave.

Evenementen toevoegen aan bestaande evenementgroep§

Je kan een evenement of een evenementgroep toevoegen aan een bestaande evenementgroep. Dit doe je door in het contextmenu van het evenement de optie “Voeg toe aan groep” te kiezen, vervolgens de naam van een bestaande evenementgroep in te typen, en de juiste suggestie uit de lijst te kiezen. Het evenement zal dan toegevoegd worden aan de gekozen evenementgroep.

Let op: indien het evenement reeds tot een evenementgroep behoorde, dan wordt deze eerst uit deze evenementgroep verwijderd alvorens tot de gekozen evenementgroep toegevoegd te worden.

Tip

De suggestielijst heeft een filterknop met als opties ‘in mijn locaties’ en ‘in alle locaties’. Indien deze filterknop op ‘in mijn locaties’ staat, dan zullen alle evenementgroepen die (enkel) doorgaan in de locaties die niet zichtbaar zijn in je huidige kalenderweergave, niet getoond worden in de suggestielijst. Indien de filterknop op ‘in alle locaties’ staat, dan zal je steeds álle evenementgroepen te zien krijgen.

Evenementen verwijderen uit een evenementgroep§

Selecteer het evenement of de evenementen (zie Evenementen selecteren). Open het contextmenu en kies vervolgens voor “Groepering opheffen”. De geselecteerde evenementen worden dan uit de evenementgroep gehaald.

Indien je een volledige evenementgroep selecteert (door een van de evenementen van de evenementgroep aan te klikken terwijl je de ALT-toets ingedrukt houdt) die ook onderliggende evenementgroepen bevat, dan worden de onderliggende evenementgroepen behouden. Deze evenementen van de onderliggende evenementgroepen kunnen op hun beurt met een bijkomende “Groepering opheffen” uit de evenementgroep verwijderd worden.

Onbeschikbaarheid instellen§

Om aan te geven dat een locatie niet beschikbaar is op een bepaalde dag, en dus niet geboekt zou mogen worden, gebruik je de actie “Instellen als onbeschikbaar” (via het contexmenu). Een onbeschikbaarheid wordt in de kalender aangeduid met een rode cel.

Evenementen hernoemen§

Deze naam van een evenement of evenementgroep kan gewijzigd worden door erop te dubbelklikken. Wijzig de naam en druk op ENTER.

Wanneer een evenement beschermd wordt door een slotje, moet je eerst op het slotje klikken om het evenement te ontgrendelen. Merk op dat een gebruiker hiertoe over voldoende rechten dient te beschikken.

Evenementen selecteren§

Je kan een selectie maken van meerdere evenementen, waarna je een actie kan uitvoeren op al de geselecteerde evenementen. De geselecteerde evenementen worden in het donkerblauw gekleurd.

Selecteren van evenementen kan op verschillende manieren:

De selectie ongedaan maken doe je door in een lege cel te klikken.

Tip

Wanneer je het contextmenu opent op een evenement wordt deze automatisch geselecteerd. Indien je het contextmenu opent op een bestaande selectie, dan blijft de selectie behouden.

Evenementen verwijderen§

Een evenement verwijderen doe je door de optie “Verwijder” te kiezen uit het contextmenu.

Wanneer een evenement beschermd wordt door een slotje, moet je eerst op het slotje klikken om het evenement te ontgrendelen. Merk op dat een gebruiker hiertoe over voldoende rechten dient te beschikken. Let op, het verwijderen van een evenement verwijdert alle boekingen en andere gegevens die deel uitmaken van het evenement.

Je kan meerdere evenementen in één keer verwijderen door ze eerst te selecteren en vervolgens te klikken op “Verwijder” in het contextmenu.

Evenementen verplaatsen§

Je kan evenementen en evenementgroepen verplaatsen van datum en locatie. Losse evenementen kan je eenvoudigweg verslepen van de ene cel naar een andere cel in de kalender. Wanneer een evenement beschermd wordt door een slotje, moet je eerst op het slotje klikken om het evenement te ontgrendelen. Merk op dat een gebruiker hiertoe over voldoende rechten dient te beschikken.

Om een volledige evenementgroep te verplaatsen moet je eerst de evenementengroep selecteren (zie Evenementen selecteren), en vervolgens moet je de ALT-toets blijven ingedrukt houden tijdens het verslepen. Let op, om een groep te kunnen verslepen, moeten alle evenementen in die groep in dezelfde locatie doorgaan.

Wanneer een evenement beschermd wordt door een slotje, moet je eerst op het slotje klikken om het evenement te ontgrendelen. Dit moet dus óók gebeuren voor alle evenementen in de groep alvorens je de groep kan verplaatsen.

Evenementen kopiëren§

Je kan evenementen kopiëren via het contextmenu. Nadat je een of meerdere evenementen hebt gekopieerd (kies “Kopieer” uit het contextmenu) kan je een kopie aanmaken door die ergens te plakken (kies “Plak” uit het contextmenu).

Kopiëren werkt op alle geselecteerde evenementen. Plakken kan verschillende keren herhaald worden om telkens een nieuwe kopie van het evenement aan te maken.

Wanneer je een evenement kopieert worden alle gegevens die deel uitmaken van dat evenement mee gekopieerd. Echter, bij het plakken wordt het evenement niet in de oorspronkelijke groep geplaatst. Indien je de kopie van het evenement in dezelfde groep wil plaatsen als het origineel gekopieerde evenement, gebruik je de optie “Plak in Groep” van het contextmenu.

Om volledige evenementgroepen te kopiëren moet je éérst de evenementgroep selecteren en dan pas kopiëren. Een evenementgroep selecteren doe je door een van de evenementen binnen de evenementgroep aan te klikken terwijl je de ALT-toets ingedrukt houdt. Een evenementgroep selecteren kan ook via de optie “Selecteer” van het contextmenu (zie Evenementen selecteren), maar dit kan niet door de afzonderlijke evenementen een voor een te selecteren.

Bij het plakken van een evenementgroep wordt rekening gehouden met de ‘focus’ bij het kopiëren. Het evenement waarop je de actie “Kopieer” uitvoert krijgt de focus. Het evenement dat de focus heeft zal gekopieerd worden op de datum waarop je de actie “Plak” uitvoert; de andere evenementen in de groep zullen vervolgens ten opzichte van deze focus gepositioneerd worden.

Evenementen herhalen§

Een evenement kan herhaald worden volgens bepaalde instellingen (elke dag, om de twee weken, de eerste van de maand, tot aan een bepaalde datum, enzovoort). Dit doe je via de optie “Herhaal” van het contextmenu.

Alle herhaalde evenementen zijn kopieën van het te herhalen evenement.

Tip

Als het evenement dat je herhaalt in een evenementgroep zit, zullen alle herhalingen van dat evenement binnen dezelfde evenementgroep geplaatst worden. Het is dus vaak handiger dat je een te herhalen evenement eerst in een evenementgroep plaatst, alvorens het evenement te herhalen.

Profiel en status toewijzen§

Bij het aanmaken van een evenement wordt er automatisch een standaard status en profiel toegekend, een evenement dient immers steeds een status en een profiel te hebben. Deze standaardkeuzes zijn in te stellen bij de systeeminstellingen. Het standaard profiel kan bovendien ingesteld worden per gebruiker (bij de “Gebruikersinstellingen”, onder het tabblad “Gebruikersvoorkeuren”).

Het wijzigen van het profiel en de status kan op verschillende manieren:

Merk op dat het niet mogelijk is om de status van evenementen waaraan werkelijke tijden toegevoegd werden, te wijzigen naar een status die niet van het type “Toestaan werkelijke waardes” is.

Evenementlabels toewijzen§

Je kan evenementen bijkomend typeren door het toewijzen van labels. De labels kunnen vrij ingevuld worden door de gebruikers of kunnen door een Yesplan-beheerder vastgelegd worden (zie Suggestielijsten beheren).

Er zijn twee manieren om event labels toe te kennen aan een evenement:

Detailvenster evenement§

In het detailvenster van een evenement zie je een aantal basiseigenschappen: naam, datum, locatie, status, profiel en labels. Deze basiseigenschappen kunnen ook aangepast worden in het detailvenster als je over de juiste rechten beschikt. Let wel: de naam, datum en locatie kunnen niet zomaar aangepast worden indien het evenement vergrendeld is; deze velden worden dan beschermd door een slotje die je eerst dient te ontgrendelen (en waarvoor je de juiste rechten nodig hebt).

Het detailvenster verschijnt nadat de muisaanwijzer gedurende korte tijd stil gehouden wordt boven het info-icoontje (de “i”) in de rechterbovenhoek van de cel van het evenement in de kalender. Het detailvenster verdwijnt vanzelf als de muisaanwijzer weggehaald wordt van het info-icoontje of van het detailvenster zelf. Wanneer je het detailvenster versleept zal het zichtbaar blijven en moet je het zelf terug sluiten.

Indien het evenement deel uitmaakt van een productie zal het detailvenster deze ook de naam, de status en het profiel van de productie tonen. Merk op dat er ‘n.v.t.’ (niet van toepassing) staat bij de status of het profiel van de productie indien niet alle evenementen binnen de productie dezelfde status of hetzelfde profiel hebben. Het profiel of de status van de productie hier aanpassen betekent dat je het profiel en de status van al de evenementen binnen deze productie ineens mee aanpast.

Indien het evenement deel uitmaakt van een evenementgroep wordt ook de evenementenstructuur getoond (in de vorm van een boomstructuur).

Tijdschema evenement§

Het tijdschema van een evenement wordt getoond door te klikken op het klok-icoontje in de cel van het evenement in de kalender (dit opent een detailvenster). Je kan het tijdschema ook bekijken op het tabblad “Tijdschema’s” van het infovenster van het evenement.

Als je het tijdschema opent in de kalender, wordt een detailvenster van het tijdschema geopend. Het gedraagt zich identiek aan het detailvenster van het evenement; het zal vanzelf sluiten als je de muisaanwijzer van het venster afhaalt maar van zodra men het venster versleept of een wijziging doorvoert aan de tijdschema’s, blijft het venster staan tot je het zelf terug sluit.

Bepaalde tijdstippen in het tijdschema kunnen afzonderlijke elementen zijn (bijv. “Deuren” om 20 uur). Ze kunnen echter ook het begin én het einde van eenzelfde deelactiviteit aangeven (bijv. “Soundcheck” van 16 tot 18 uur). Tijdstippen die een startuur én een einduur krijgen zijn met elkaar verbonden en worden in het tijdschema getoond met respectievelijk “(start)” en “(stop)” naast hun beschrijving (bijv. “16:00 Soundcheck (start)” en “18:00 Soundcheck (stop)”).

Gelinkte tijden§

Uren binnen het tijdschema kunnen als een absolute tijd ingevoerd worden (bijv. deuren openen om 20.30 uur) maar ze kunnen ook in relatie tot elkaar gedefinieerd worden (bijv. deuren openen een half uur voor de voorstelling). Merk op dat ook de eindtijd in relatie tot de begintijd kan gedefinieerd worden, door middel van het opgeven van de duur (bijv. de voorstelling begint om 21 uur en duurt 45 minuten)

Onderstaande voorbeelden maken het verschil duidelijk tussen tijdschema’s met absolute tijden en tijdschema’s met gelinkte tijden.

Voorbeeld van een tijdschema met enkel absolute tijden:

Indien “Concert deel 1” een half uur later zal starten (dus om 21.30 uur), dan zal je alle tijden in bovenstaand schema moeten aanpassen naar de nieuwe situatie. Om dit te voorkomen, kunnen we hetzelfde schema ook definiëren in functie van de relaties tussen de tijden:

Indien we in dit tijdschema het beginuur van “Concert deel 1” wijzigen naar 21.30 uur, dan zullen alle gelinkte tijdstippen automatisch mee aangepast worden.

Opmerking

In het tijdschema worden de tijden steeds weergegeven als absolute tijden, ook indien ze ingevoerd werden als duur, of afhankelijk zijn van een andere tijd. Bij het aanpassen (of inspecteren) van de tijden worden de gedefinieerde relaties terug getoond en kunnen ze als dusdanig aangepast worden.

Tijdstippen toevoegen en aanpassen§

Een tijdstip toevoegen doe je door te klikken op “Voeg tijdstip toe”. Je kan een bestaand tijdstip wijzigen door te klikken op “Wijzigen” (dit verschijnt wanneer de muisaanwijzer zich over de rij van het tijdstip bevindt), door te dubbelklikken op de tijd, of door te dubbelklikken op de beschrijving van het tijdstip. Er opent vervolgens een formulier waar je de nodige gegevens kan invullen en wijzigen.

Tijd en duur kan ingevoerd worden als uu:mm, uu of uumm. Bijvoorbeeld, 8 uur ’s avonds kan ingevoerd worden als 20, 20:00 of 2000. Half negen vul je in als 20:30 of 2030. Duur kan bovendien ook als mm' ingevoerd worden, gebruik makend van ' voor minuten. Bijvoorbeeld, een duur van 90 minuten kan ingevoerd worden als 1:30, 01:30, 0130 of 90'.

Let op

Wijzigingen in dit formulier worden niet onmiddellijk doorgevoerd maar worden pas opgeslagen wanneer je op de “OK”-knop klikt of wanneer je op ENTER drukt.

Het formulier bevat de volgende velden:

Opmerking

In de kalender zal het evenement enkel getoond worden op de oorspronkelijke datum van het evenement. Indien het tijdschema van het evenement tijdstippen bevat die op een andere datum vallen dan de kalenderdag van het evenement, dan zal dit evenement in de kalender niet getoond worden op die andere datums. Er zal wel een conflict verschijnen indien het evenement de verplaatste daglijn overschrijdt.

Opmerking

Per standaard zal Yesplan ervan uitgaan dat je tijden invult die vallen op de datum van het evenement. Let wel, er wordt hierbij rekening gehouden met de verplaatste daglijn. Dit wil zeggen dat Yesplan de tijden tussen middernacht en de verplaatste daglijn zal interpreteren als aansluitend aan de datum van het evenement. Voordeel: als je een dergelijke tijd invult hoef je niet eerst de datum aan te passen; Yesplan zal dit automatisch doen voor jou.

Bijvoorbeeld: een evenement gaat door op 14 februari van 20 tot 22 uur. Indien ik een tijd na middernacht wil toevoegen aan het tijdschema, bijvoorbeeld om 1 uur, dan volstaat het om gewoon 01:00 in te vullen bij “Start”. Yesplan zal dit interpreteren als ‘1 uur tijdens de nacht van 14 op 15 februari’ (wat dus feitelijk 15 februari om 1 uur is). Ik hoef hierbij dus niet eerst de datum aan te passen.

Om duidelijk te maken dat je een tijdstip op de volgende datum aan het invoeren bent, zal de datum (in de ‘datumkiezer’ boven het “Start”-veld) hierbij automatisch veranderen naar 15 februari.

Merk op dat Yesplan de gewenste datum óók zal interpreteren als ‘de datum van het evenement’ indien je het tijdstip wijzigt naar een uur vóór middernacht. Indien je in het bovenstaande voorbeeld het uur wijzigt van 01:00 naar 22:00, dan zal de datum eveneens automatisch aangepast worden, namelijk naar de datum van het evenement, 14 februari.

Als je daarentegen een tijdstip wilt toevoegen om 22 uur op 15 februari, dan moet je eerst manueel de volgende datum selecteren in de ‘datumkiezer’ boven het “Start”-veld (door te klikken op het pijltje rechts van de getoonde datum). Gelijkaardig, als je een tijdstip wilt toevoegen om 1 uur op 14 februari, dan dien je manueel de vorige datum te selecteren in de datumkiezer (door te klikken op het pijltje links van de getoonde datum).

Van zodra je de datum manueel aangepast hebt in de ‘datumkiezer’ boven het “Start”-veld (door te klikken op een van de pijltjes), zal Yesplan niet langer automatisch de datum aanpassen voor jou wanneer je een starttijd invoert.

Indien gewenst kan je het automatisch aanpassen van datum voor tijden tussen middernacht en de verplaatste daglijn afzetten. Dit doe je bij de “Gebruikersinstellingen” op het tabblad “Gebruikersvoorkeuren” door de instelling “Gebruik verplaatste dagtijd in de invoervelden voor tijdschema’s” op false te zetten.

Een link met een ander tijdstip leggen doe je door op het ‘pijltje’ te klikken naast het invulveld. In het keuzemenu dat verschijnt selecteer je vervolgens het gewenste tijdstip. Merk op dat dit keuzemenu alleen maar beschikbaar zal zijn indien er reeds een ander tijdstip in het tijdschema bestaat. Als je een link legt met een ander tijdstip, dan kan je hieraan bijkomend een bepaalde tijd toevoegen (bijvoorbeeld, “de afbouw begint 15 minuten na het concert”). Dit word in detail beschreven bij “Voeg tijd toe”, hieronder.

Indien er naar deze starttijd gelinkt wordt door een ander tijdstip uit het tijdschema, dan verschijnt de actie “Toon links”. Hierop klikken opent een lijst van alle tijdstippen die met deze starttijd gelinkt zijn.

Opmerking

Tijd en duur kan ingevoerd worden als uu:mm, uu of uumm. Bijvoorbeeld, 8 uur ’s avonds kan ingevoerd worden als 20, 20:00 of 2000. Half negen vul je in als 20:30 of 2030. Duur kan bovendien ook als mm' ingevoerd worden, gebruik makend van ' voor minuten. Bijvoorbeeld, een duur van 90 minuten kan ingevoerd worden als 1:30, 01:30, 0130 of 90'.

De ‘toegevoegde tijd’ (bij een gelinkte starttijd) kan zowel opgeteld als afgetrokken worden. Wil je de duur aftrekken, dan voeg je een - toe aan de duur, bijvoorbeeld -02:30. Je mag een + toevoegen om aan te geven dat de tijd opgeteld dient te worden, maar dat is optioneel. Voer je een duur in zonder een + of -, dan zal dit immers steeds als + beschouwd worden.

Opmerking

Per standaard staat het invulveld klaar voor de invoer van absolute tijden. Dit wordt naast het invulveld aangegeven door een klok-icoontje en een indicator met een ‘knopje’ naar boven. Door op het klokje te klikken kan je het invulveld wijzigen naar een invulveld voor duur. Dit wordt aangegeven door een wekker-icoontje en een indicator met een ‘knopje’ naar beneden. Door op het wekkertje te klikken kan je het invulveld terug wijzigen naar een invulveld voor absolute tijden.

Je kan zo vaak wisselen tussen beide posities als nodig. Indien er een waarde ingevuld is in het veld, dan zal de eindtijd automatisch wijzigen van absolute tijd naar de juiste duur, of omgekeerd.

Bijvoorbeeld, om aan te geven dat de afbouw 2,5 uur duurt, klik je, indien nodig, eerst op het klok-icoontje, en vul je de gewenste duur in, 2:30.

Tijd en duur kan ingevoerd worden als uu:mm, uu of uumm. Bijvoorbeeld, 8 uur ’s avonds kan ingevoerd worden als 20, 20:00 of 2000. Half negen vul je in als 20:30 of 2030. Duur kan bovendien ook als mm' ingevoerd worden, gebruik makend van ' voor minuten. Bijvoorbeeld, een duur van 90 minuten kan ingevoerd worden als 1:30, 01:30, 0130 of 90'.

Aan de duur mag je een + toevoegen, zoals bijvoorbeeld +2:30, maar dat is optioneel.

De eindtijd wordt steeds verondersteld ná de starttijd te vallen. De duur is beperkt tot 24 uur en het absolute uur mag maximaal 24 uur na het startuur liggen.

Indien je een gelinkte starttijd hebt gekozen, dan is het niet mogelijk om een absolute eindtijd in te voeren. In dergelijke gevallen zal je steeds de duur moeten invoeren bij de eindtijd.

Je kan een eindtijd verwijderen door te klikken op “Verwijder eindtijd”.

Bepalen van de getoonde start- en einduren§

In het tijdschema kunnen de getoonde start- en einduren (typisch de publieksuren) van het evenement aangeduid worden; deze worden dan getoond in de evenementenkalender. Je kan deze uren aanduiden door in het tijdschema bij het gewenste tijdstip (aan de rechterkant van de rij) op het linkse of rechtse bolletje te klikken (zodat het rood wordt). Als een bolletje rood gemaakt wordt in de eerste kolom slaat dit op het startuur dat weergegeven wordt in de kalender, het bolletje in de tweede kolom slaat op het einduur.

Tijdstippen verwijderen§

Je kan tijdstippen in hun geheel verwijderen door op de knop “Verwijder” te klikken in het formulier waar je de tijdstippen aanpast (zie “Tijdstippen toevoegen en aanpassen”). Je kan echter ook individuele start- of eindtijden verwijderen. Dit doe je door in het tijdschema aan de rechterkant op het ‘-’-icoontje te klikken dat verschijnt wanneer de muisaanwijzer zich over de rij van de desbetreffende tijd bevindt.

Opmerking

Tijdstippen die in gebruik zijn bij boekingen kunnen niet verwijderd worden. Bijvoorbeeld, indien Jan geboekt is voor de “Soundcheck” van 17.30 tot 18.30 uur, dan zal het tijdstip “Soundcheck” niet verwijderd kunnen worden. Om het tijdstip alsnog te verwijderen dien je eerst de boekingen te verwijderen. Dergelijke tijdstippen worden aangeduid met een slotje in de rechter bovenhoek van het formulier waar je de tijdstippen aanpast. Merk op dat de tijden (en de beschrijving) ervan wél kunnen aangepast worden.

Indien er voor de boekingen bovendien werkelijke tijden ingevuld zijn, dan is het ook onmogelijk om de tijden van het tijdstip aan te passen (de beschrijving kan wel nog aangepast worden). Bij dergelijke tijdstippen wordt er een blauw slotje getoond in de rechter bovenhoek van het formulier.

Naast het slotje staat de link “Waarom is dit vergrendeld?”. Als je hierop klikt krijg je een lijst van alle boekingen van het tijdstip.

Wanneer je een tijdstip probeert te verwijderen waarnaar gelinkt wordt door een ander tijdstip uit het tijdschema, dan zal er een bevestiging gevraagd worden. Dergelijke tijdstippen kunnen verwijderd worden, maar het gevolg is dat de tijden die ernaar linken omgezet worden naar absolute tijden. De samenhang van een gelinkt tijdschema wordt op deze manier mogelijk teniet gedaan, vandaar dat je hier extra op gewezen wordt.

Bijvoorbeeld, volgend gelinkt tijdschema:

Indien je het tijdstip “Receptie (stop)” verwijdert, dan zal het tijdschema herleid worden naar absolute tijden:

Conflicten§

Yesplan verhindert je niet om een locatie te overboeken en je kan ook méér dan de beschikbare resources toewijzen aan een evenement. Echter, Yesplan zal dit melden via een conflict bij het evenement. Een evenement met een conflict is een evenement waarvan de planning waarschijnlijk niet zal kloppen, volgens de gegevens die Yesplan heeft. Een conflict vermeldt ook steeds de nodige informatie waarom er een planningsprobleem zou zijn.

Je kan er zelf voor kiezen om een conflict te negeren en te verbergen (door te klikken op “verberg” bij het betreffende conflict).

Vanuit de navigatiebalk onderaan het scherm kan je een venster openen met een lijst van alle conflicten voor evenementen in de toekomst, door te klikken op het navigatiemenu-item “Conflicten”. Je kan in dit venster ook alle verborgen conflicten bekijken (door te klikken op de knop “Toon verborgen conflicten”) en, indien gewenst, een verborgen conflict terug zichtbaar maken (door op het bolletje te klikken aan de rechterkant van de rij van een conflict).

Infovenster van het evenement§

Vanuit de kalender kan je het infovenster van een evenement openen door te dubbelklikken op een lege plaats in de cel van het evenement, of door te klikken op het info-icoontje (de “i”) in de rechterbovenhoek van de cel van het evenement.

Het infovenster van een evenement is een overzicht van alle gegevens van het evenement en de evenementgroep waartoe het behoort. Het infovenster bestaat uit verschillende tabbladen. Links van het infovenster wordt de evenementenstructuur getoond van de evenementgroep waartoe het evenement behoort.

Op elk tabblad staat de basisinformatie van het geselecteerde evenement of evenementgroep in de titel. Door in deze titel te dubbelklikken op de naam van het evenement of groep, kan deze aangepast worden. Voor evenementen, maar niet voor evenementgroepen, kan ook de locatie en datum op deze manier snel aangepast worden.

Het evenement waarvan de gegevens getoond worden op de tabbladen van het infovenster, is het evenement waarvan de tekst rood gekleurd is in de evenementenstructuur links. We zeggen dat dit evenement de focus is van het infovenster.

De naam van het evenement die de focus heeft wordt tevens getoond in de hoofding van elk tabblad, samen met de datum(s), de locaties(s), de status en het profiel. Je kan de naam aanpassen door erop te dubbelklikken. De status en het profiel kan je wijzigen door erop te klikken en vervolgens een andere optie te kiezen uit het keuzemenu.

De focus van het infovenster kan ook een evenementgroep zijn. Op die manier kan je gegevens voor alle evenementen van de volledige evenementgroep tegelijk invullen (zie verder).

Bij het openen van het infovenster van een evenement die tot een productie behoort zal de focus standaard de productie zijn. Indien het evenement dat geopend wordt niet tot een productie behoort, zal de focus bij het openen het evenement zelf zijn. Een Yesplan-beheerder kan wel instellen dat de focus bij het openen van het infovenster steeds het evenement zelf is, ongeacht of het evenement tot een productie behoort of niet. Deze parameter “Infovenster van het evenement opent steeds met focus op” kan ingesteld worden bij de systeeminstellingen, op het tabblad “Systeemvoorkeuren”.

Door te klikken op een evenement of evenementgroep in de evenementenstructuur links, verplaats je zelf de focus van het infovenster. Op die manier kan je navigeren tussen de verschillende evenementen en evenementgroepen die tot dezelfde evenementenstructuur behoren.

Tabbladen§

Naast de systeem-tabbladen (“Info”, “Tijdschema’s”, “Locatie”, “Team”, “Resources”, “Taken”, “Prijzen”, “Contacten”, “Bijlagen”, “Historiek”, “Rapporten” en “Rechten”) kunnen er tabbladen voor custom data toegevoegd worden door een Yesplan-beheerder. De customdatavelden (die ook door een beheerder worden ingesteld) worden op deze tabbladen getoond. Customdatavelden kunnen echter ook in de rechterkolom van een aantal systeem-tabbladen getoond worden. Merk ook op dat een beheerder een of meerdere tabbladen kan verbergen voor bepaalde gebruikers. Het is dus mogelijk dat niet alle tabbladen die vermeld worden zichtbaar zijn.

In de volgende hoofdstukken beschrijven we kort de inhoud en de werking van elk van de systeem-tabbladen. De werking van custom data wordt daarna beschreven.

Info§

Dit tabblad bevat slechts één vast veld met het Yesplan ID van het evenement of de evenementgroep die de focus heeft. Alle andere velden zijn customdatavelden en worden door een beheerder aangemaakt.

Tijdschema’s§

De linkerkolom van dit tabblad toont het tijdschema van het evenement of de evenementgroep die de focus heeft. Indien de focus op één enkel evenement ligt, is de inhoud en werking van dit tabblad identiek aan het detailvenster van het tijdschema in de kalender.

Indien de focus op een evenementgroep ligt wordt er een overzicht van de tijdschema’s van de volledige evenementgroep getoond. Dit overzicht bestaat uit een gemeenschappelijk tijdschema (de elementen die voor de gehele groep identiek zijn) en een lijst van de afzonderlijke tijdschema’s van alle evenement in de groep.

Overzicht§

In het gemeenschappelijk tijdschema worden enkel de tijdstippen getoond die voorkomen in de tijdschema’s van alle onderliggende evenementen. Tijdstippen zijn gemeenschappelijk indien ze hetzelfde uur én beschrijving hebben. Indien er naast de gemeenschappelijke tijdstippen nog andere tijdstippen voorkomen op bepaalde evenementen, dan wordt dit aangeduid met de actie “Toon de evenementen binnen deze evenementgroep die nog andere tijdstippen bevatten”. Door hierop te klikken zullen de evenementen met niet-gemeenschappelijke tijdstippen opengeklapt worden.

In de tijdschema’s van de afzonderlijke evenementen wordt bij elk tijdstip een cirkelvormig icoontje getoond dat aangeeft in welke mate dat tijdstip voorkomt bij de andere evenementen van de evenementgroep die de focus heeft:

In het detailvenster dat verschijnt wanneer je de muisaanwijzer over het cirkelvormig icoontje houdt, zie je een lijst van de evenementen waarbij dit tijdstip ook voorkomt.

Acties§

Tijdstippen kunnen toegevoegd en aangepast worden op dezelfde manier als beschreven voor het detailvenster van het tijdschema in de kalender. Wanneer je tijdstippen toevoegt terwijl de focus op een evenementgroep ligt, dan voeg je dit tijdstip toe aan alle onderliggende evenementen. Je maakt dus een nieuw gemeenschappelijk tijdstip aan.

Bij het kopiëren en plakken kan je een volledig tijdschema van een evenement toepassen op een ander evenement in dezelfde groep. Opgelet: je verwijdert bij het plakken de bestaande tijdstippen van het evenement waarop je plakt. Indien je plakt op een groepsniveau (de focus ligt op een evenementgroep), dan komt dit op hetzelfde neer als het plakken op alle onderliggende evenementen.

Indien het niet mogelijk is om bepaalde tijdstippen te verwijderen bij een evenement (omdat er nog resources geboekt zijn op dat tijdstip), dan kan je ook geen tijschema plakken op het evenement en zal deze actie niet actief zijn.

Door meerdere tijdstippen te selecteren (door middel van de checkboxen aan de linkerkant in de lijst), kan je via het contextmenu meerdere tijdstippen tegelijk verwijderen.

Locatie, team en resources§

De tabbladen “Locatie”, “Team” en “Resources” hebben een gelijkaardige werking: het zijn de tabbladen waar de resources van het evenement worden beheerd. Het verschil is dat het tabblad “Locatie” enkel over de locatie(s) gaat, “Team” enkel over de medewerkers gaat, en “Resources” over álle resources gaat (inclusief locaties en medewerkers).

Net zoals bij het tabblad “Tijdschema’s” toont de linkerkolom van dit tabblad de resources die geboekt werden op het evenement dat de focus heeft. Indien de focus op één enkel evenement ligt, zien we de boekingen op dat evenement. Indien de focus op een evenementgroep ligt wordt er een overzicht van de boekingen van de volledige groep getoond. Dit overzicht bestaat uit de gemeenschappelijke boekingen voor de groep, en een lijst van alle afzonderlijke boekingen per evenement in die groep.

Overzicht§

Bij de gemeenschappelijk boekingen voor de groep worden enkel de boekingen getoond die voorkomen bij alle onderliggende evenementen. Boekingen zijn gemeenschappelijk indien ze dezelfde resource én hetzelfde aantal betreffen. Hier wordt ook het aantal keer getoond dat deze resources binnen de groep geboekt zijn, wat meteen weergeeft over hoeveel evenementen het gaat. Bijvoorbeeld, een evenementgroep met vijf evenementen waarbij telkens twee stage hands geboekt zijn zal weergegeven worden als “(5x) Stage Hand x 2”

Indien er naast de gemeenschappelijke boekingen nog andere boekingen voorkomen op bepaalde evenementen, dan wordt dit aangeduid met de actie “Toon de evenementen binnen deze evenementgroep die nog andere resources bevatten”. Door hierop te klikken zullen de evenementen met niet-gemeenschappelijke boekingen opengeklapt worden.

Bij de lijst van boekingen op de afzonderlijke evenementen wordt voor elke boeking een cirkelvormig icoontje getoond dat aangeeft in welke mate die resource voorkomt bij de andere evenementen van de evenementgroep die de focus heeft:

In het detailvenster dat verschijnt wanneer je de muisaanwijzer over het cirkelvormig icoontje houdt, zie je een lijst van de evenementen waarbij die resourceboeking ook voorkomt.

De prijzen die getoond worden bij de resourceboekingen kunnen zowel inclusief als exclusief btw weergegeven worden. Om te wisselen tussen de weergave met of zonder btw, kan je bovenaan het tabblad de gewenste optie kiezen.

Acties§

Resources kunnen geboekt worden per evenement, maar ook voor een volledige evenementgroep. Het boeken en beheren van resources wordt uitvoerig beschreven in de handleiding van de resources.

Taken§

Op dit tabblad worden de taken getoond van het evenement dat de focus heeft. Je kan nieuwe taken toevoegen aan een evenement en bestaande taken verwijderen.

Je kan taken ook toewijzen aan een evenementgroep. Deze taken zijn eigen aan de evenementgroep en niet zichtbaar op de onderliggende evenementen in die groep.

Prijzen§

Op dit tabblad staat een overzicht van de kosten en opbrengsten van het evenement dat de focus heeft. De kostprijs, de verkoopprijs en de winstmarge van alle resourceboekingen wordt per resourcegroep samengeteld. Je ziet er ook de netto totalen, de bruto totalen en de diverse btw totalen.

De prijzen die getoond worden bij elke resourcegroep kunnen zowel inclusief als exclusief btw weergegeven worden. Om te wisselen tussen de weergave met of zonder btw, kan je bovenaan het tabblad de gewenste optie kiezen.

Acties§

Je kan via dit tabblad ook een ad hoc financiële resource boeken (enkel op een evenement). Klik hiervoor op “Voeg een bedrag toe”.

Het boeken en beheren van resources wordt uitvoerig beschreven in de handleiding van de resources.

Contacten§

In de linkerkolom van dit tabblad worden de contacten getoond die geboekt werden op het evenement dat de focus heeft. Je kan contacten zowel boeken op een evenement als op een evenementgroep. Contacten die geboekt worden op een evenementgroep zijn ook zichtbaar op de onderliggende evenementen van die groep.

Acties§

De contacten die geboekt worden op een evenement kunnen gesorteerd worden in een volgorde naar keuze. Dit doe je door een contact te verslepen naar de gewenste positie. Let wel, contacten kunnen enkel versleept worden binnen de eigen lijst; een contact dat toegevoegd werd aan een evenementgroep kan je niet tussen de contacten sorteren die toegevoegd werden op het evenement zelf.

Bijlagen§

Dit tabblad toont de bijlagen van het evenement dat de focus heeft. Je kan nieuwe bijlagen toevoegen aan een evenement en bestaande verwijderen. Je kan bijlagen ook toewijzen aan een evenementgroep; deze bijlagen zijn dan ook zichtbaar op de onderliggende evenementen in die groep.

Je kan de link naar een bijlage kopiëren naar het klembord, bijvoorbeeld om de link te delen met anderen, en je kan bepalen of het bestand extern toegankelijk is of niet.

De maximum bestandsgrootte voor uploads in Yesplan is 15MB.

Extern toegankelijke bestanden§

Bijlagen en andere bestanden die in Yesplan opgeslagen zijn, zijn per standaard enkel toegankelijk voor mensen die beschikken over een gebruikersnaam en wachtwoord voor Yesplan. De bestanden kunnen echter ook extern toegankelijk gemaakt worden. Dit wil zeggen dat iedereen die beschikt over de link naar het bestand, het bestand kan openen zonder zich eerst te hoeven aanmelden in Yesplan.

Historiek§

Dit tabblad toont een lijst van alle acties die werden uitgevoerd op het evenement dat de focus heeft. Wanneer je de historiek van een evenementgroep bekijkt, zal je er ook de acties terugzien van de onderliggende evenementen.

Naast de systeemhistoriek, die automatisch aangemaakt wordt, kan je ook zelf items toevoegen aan de historiek van een evenement of een evenementgroep. De items die je toevoegt aan een evenementgroep zijn eigen aan de groep en niet zichtbaar op de onderliggende evenementen.

Rapporten§

Rapporten die gegenereerd worden bij een evenement zijn enkel zichtbaar bij dat evenement. Rapporten die gegenereerd worden bij een evenementgroep zijn enkel zichtbaar bij die evenementgroep.

Rechten§

De rechten die van toepassing zijn voor een evenement worden getoond en zijn volledig aanpasbaar (voor de gebruikers die hiertoe rechten hebben). Elk evenement en elke evenementgroep heeft een eigenaar en bijhorende specifieke rechten die van toepassing zijn voor alle gebruikers. Voor een uitgebreid overzicht van de rechten verwijzen we naar de handleiding van de rechten.

Acties§

Je kan de eigenaar wijzigen van het evenement of de evenementgroep die de focus heeft.

Let op

Wanneer je de eigenaar wijzigt kunnen de rechten voor dat evenement wijzigen, aangezien deze bepaald worden door de eigenaar.

Om de eigenaar te wijzigen klik je op “Verander eigenaar” en kies je een andere gebruiker uit de keuzelijst. Wanneer je de eigenaar van alle evenementen van een evenementgroep in één keer wilt aanpassen, moet je eerst de lijst van de evenementen openklappen, waarna je een nieuwe eigenaar kan kiezen voor al de evenementen.

Je kan rechten instellen die enkel voor een evenement gelden door:

Werking van custom data§

Bij het toewijzen en aanpassen van custom data op een evenement of evenementgroep moet er worden rekening gehouden met de boomstructuur van een evenement. Custom data die wordt ingevuld op het niveau van een groep wordt namelijk automatisch zichtbaar bij alle onderliggende evenementen. Dit laat je toe om custom data in één keer toe te voegen aan een hele reeks evenementen. Je kan daarna ook nog uitzonderingen maken bij een of meerdere evenementen zelf.

We beschrijven aan de hand van een voorbeeld hoe dit werkt.

Voorbeeld§

We vertrekken van evenementengroep “Dylan concert” in de kalender. We openen het infovenster en zien de structuur van het evenement. De focus ligt in dit geval bij het openen op de groep “Dylan concert”. We kunnen de focus verleggen door een ander evenement of evenementgroep aan te klikken, bijv. “Dylan concert 1”.

In dit voorbeeld is er ook custom data toegevoegd op het tabblad “Info”. Als we nu het (custom data) contactveld “Permanentie” invullen met “Tim” dan geven we aan dat “Tim” de permanentie verzorgt tijdens “Dylan concert 1” op zaterdag. Door op “Dylan concert 2” te klikken kunnen we voor dat concert een andere permanentieverantwoordelijke ingeven.

We willen ook aangeven wie de verantwoordelijke programmeur is, namelijk “Koen”. Vermits dit dezelfde persoon is voor beide concerten verleggen we eerst de focus naar de evenementgroep “Dylan concert” en wijzen dan het contact toe. Op dezelfde manier geven we ook aan dat er voor beide concerten bloemen nodig zijn en de temperatuurregeling van de zaal op “auto” moet staan.

In het bovenstaande voorbeeld staat er bij “Permanentie” een slotje. Dit betekent dat er op een onderliggend niveau (“Dylan concert 1” en “Dylan concert 2”) verschillende permanentieverantwoordelijken ingevuld zijn. Je kan het slot openen door erop te klikken, en nu kan je een nieuwe permanentieverantwoordelijke ingeven die de twee verschillende personen die reeds ingevuld waren bij “Dylan concert 1” en “Dylan concert 2” vervangen door de nieuwe. De eerder gemaakte contactboekingen worden hierbij dus verwijderd en er wordt een nieuwe contactboeking aangemaakt op de evenementgroep “Dylan concert”.

Hieronder zie je dat we voor “Dylan concert 1” een wijziging aanbrengen omdat er toch geen bloemen nodig zijn voor het eerste concert. Omdat we eerder op het bovenliggend niveau “Dylan concert” hadden aangegeven dat er voor beide concerten bloemen nodig waren verschijnt er een pijltje naast.

Als we op dit pijltje klikken keren we terug naar de oorspronkelijke waarde (“ja”) die toegekend werd op het hoger niveau, de evenementgroep “Dylan concert”. We maken met andere woorden de uitzondering ongedaan.

Samengevat§

Custom data kan zowel ingevuld worden op een evenementgroep als op afzonderlijke evenementen. Door een waarde op een evenementgroep in te vullen zorgen we ervoor dat deze automatisch doorsijpelt naar (of geërfd wordt door) de onderliggende evenementen.

Je kan op de onderliggende evenementen uitzonderingen maken door deze overgëerfde waarde te verwijderen en een nieuwe (eigen) waarde in te vullen. Je kan deze uitzondering terug ongedaan maken door op het pijltje te klikken die bij een dergelijke uitzondering getoond wordt.

Wanneer er een slotje staat bij een custom data veld op het niveau van een evenementgroep, dan betekent dit dat er verschillende waarden werden ingevuld bij de onderliggende evenementen. Door te klikken op het slotje kan je de waarde wijzigen waardoor alle bestaande waarden bij de onderliggende evenementen verwijderd worden, en de nieuw ingevulde waarde overgeërfd wordt door die evenementen.

Opgelet: Wanneer je een evenement uit een evenementgroep haalt, verliest deze alle gegevens van custom data die het van de evenementgroep overerfde. Wanneer je een evenement toevoegt aan de evenementgroep zal deze alle bestaande custom data van de evenementgroep automatisch overerven.

Opmerking

Customdatavelden kunnen wel of niet van toepassing zijn op een evenement. Dit is afhankelijk van de status of het profiel van het evenement. Deze condities worden ingesteld door een Yesplan beheerder. Het is dus mogelijk dat een bepaald customdataveld ‘verdwijnt’ wanneer het evenement van status of profiel veranderd. Echter, deze gegevens worden op de achtergrond wel bijgehouden zodat ze netjes terug verschijnen indien het customdataveld wél terug van toepassing is, bijv. door terug van status of profiel te veranderen.

Instellen van producties binnen een evenementgroep§

Bij een evenementgroep kan aangegeven worden welke evenementen tot eenzelfde productie behoren. Een evenement of evenementgroep kan slechts tot één productie behoren.

Alle evenementen die deel uitmaken van eenzelfde evenementgroep lichten samen op in de kalender als je met de muisaanwijzer over één van de evenementen komt. De gewone evenementgroepen lichten op in het licht blauw, producties daarentegen lichten op in het donker blauw.

Hieronder zie je een voorbeeld van evenementgroep “Shakespeare” in de kalender, met twee producties “Hamlet” en “Othello” met elk drie voorstellingen.

Het instellen van de producties binnen de evenementgroep kan via het detailvenster of via het infovenster van een evenement. In het detailvenster klik je op het potlood-icoontje en vervolgens kan je de producties aanvinken. In het infovenster van het evenement werkt dit op gelijkaardige manier, door te klikken op de knop “Stel productie in”.

Je kan de productie ook aanduiden in de boomweergave.

Onderstaand voorbeeld toont hoe je binnen de evenementgroep “Shakespeare” de productie “Othello” aanduidt en, in een tweede stap, hoe je de productie “Hamlet” aanduidt.

Een Yesplan beheerder kan instellen of nieuwe evenementen standaard als een productie worden aangeduid of niet (zie systeemvoorkeuren).