Contracten

Een contract is de definitie van de te presteren werkuren, het aantal vakantiedagen, de afspraken rond overuren en de regels omtrent de rusttijden (zoals bijvoorbeeld opgenomen in een cao).

Je kan zoveel contracten aanmaken in Yesplan als nodig. Je kan een contract toekennen aan één of meerdere medewerkers. Een medewerker kan in de loop der tijd meerdere contracten hebben. Er kan echter slechts één contract tegelijkertijd van toepassing zijn op een medewerker.

Definiëren van contracten§

Een Yesplan-beheerder kan contracten aanmaken in “Systeeminstellingen” > “Teamplanner” > “Contracten”.

Om een nieuw contract aan te maken klik je onderaan de lijst van bestaande contracten op “Voeg nieuw contract toe”. Geef een naam aan het contract door erop te dubbelklikken. Om de parameters van een contract aan te passen klik je op “Open” naast de naam van het contract. Je kan een contract wissen of dupliceren, de acties hiervoor staan onderaan bij het contract.

Opmerking

Je kan een contract steeds aanpassen in de systeeminstellingen, maar indien het contract reeds vóór de wijziging is toegekend aan een of meerdere medewerkers, dan zullen deze medewerkers met de oude definitie van het contract blijven werken. Om de aanpassingen door te voeren naar die medewerkers, klik je op de blauwe knop “Wijzigingen toepassen” bovenaan het contract. Je kan hierbij kiezen of je de wijzigingen toepast voor iedereen, of slechts voor een aantal medewerkers. Deze knop verschijnt enkel als de gewijzigde definitie van het contract niet toegepast is op alle medewerkers.

Bovenaan een contract zie je de globale parameters van het contract:

Werktijd: Het aantal uren dat een medewerker volgens dit contract moet werken. Standaard staat dit op 38 uur per week, maar je kan dit aanpassen.

Je kan de werktijd op drie manieren invoeren:
1. Per week: Het aantal uren dat een medewerker op weekbasis moet presteren.
  
  Voor de dagtellers gaat Yesplan ervan uit dat je medewerkers werken van maandag tot en met vrijdag en niet op zaterdag en zondag. Voor de tellingen op weekbasis maakt het niet uit op welke dagen van de week de prestaties zijn uitgevoerd. Er wordt hierbij enkel gekeken naar het totaal per week.
2. Per dag: Het aantal uren dat per dag dat een medewerker moet presteren.
  
  Yesplan gaat ervan uit dat je medewerkers werken van maandag tot en met vrijdag en niet op zaterdag en zondag. Voor tellingen op weekbasis wordt er gebruik gemaakt van 5x de werktijd per dag.
3. Per dag van de week: Het aantal uren dat een medewerker per dag moet presteren, gedefinieerd voor elke dag van de week.
  
  Deze optie laat het toe om voor elke dag van de week het aantal te presteren uren in te voeren. Dit is handig voor contracten die afwijken van een standaard werkweek van maandag tot vrijdag (bijvoorbeeld werken van woensdag tot en met zondag), voor deeltijdse contracten (bijvoorbeeld werken op maandag, woensdag en vrijdag), of voor contracten waarbij een medewerker niet elke dag even lang werkt (van maandag tot en met donderdag een beetje langer werken en op vrijdag wat vroeger stoppen).
De dagtellers zullen steeds het exacte aantal te presteren uren in rekening brengen voor elke dag van de week, zoals gedefinieerd bij de werktijd.
Start van het jaar werktijd: De datum waarop de tellers gerelateerd aan de werktijd (de jaarteller, de overuren en de overtredingen op de contractregels) terug op nul worden gezet. Standaard staat deze instelling op 1 januari. Voor bepaalde contracten kan het nuttig zijn om de overtredingen bijvoorbeeld per seizoen te tellen.
Niet verondersteld te werken op: De dagen waarop de medewerker normaal gezien niet moet werken (feestdagen bijvoorbeeld, of speciale verlofdagen). Kies de datumdecoraties die staan voor de overeenkomstige dagen.

Dit betekent niet dat medewerkers niet mogen werken op die dagen, maar dat – indien ze werken – dit als extra werktijd zal tellen.

De tellers voor contracttijd (“Dag contracttijd”, “Week contracttijd”) houden rekening met deze dagen. Bijvoorbeeld: indien de werktijd van een normale werkweek bestaat uit 38 uur, dan zal een week met één dag waarop een medewerker niet moet werken slechts uit 30.4 te presteren uren bestaan. Met andere woorden: werken op een dergelijke dag zal leiden tot overuren voor die bewuste dag. Merk ook op dat bij contracten waarbij de werktijd “Per week” of “Per dag” gedefinieerd is, weekends sowieso dagen zijn waarop medewerkers niet moeten werken, zonder dat je die dagen daarvoor moet markeren.
Tip

Datumdecoraties kunnen een grote invloed hebben op het berekenen van werkuren. Zorg er dan ook voor dat enkel beheerders datumdecoraties aan kunnen passen:
1. Ga als beheerder naar “Systeeminstellingen” > “Systeemvoorkeuren” > “Systeemvoorkeuren”.
2. Kies “Enkel beheerders” in de keuzelijst naast “Gebruikers die datumdecoraties kunnen aanpassen”.
Gemiddeld aantal uren per maand: Het (gemiddeld) aantal uren dat een medewerker normaal gezien moet presteren per maand. Deze waarde is niet verplicht. De maandteller gebruikt deze waarde – indien ingevuld – om te berekenen hoeveel de geplande of gewerkte tijd voor de maand afwijkt van de gemiddelde werktijd.
Gemiddeld aantal uren per jaar: Het (gemiddeld) aantal uren dat een medewerker normaal gezien moet presteren per jaar. Deze waarde is niet verplicht. De jaarteller gebruikt deze waarde – indien ingevuld – om te berekenen hoeveel de geplande of gewerkte tijd voor het jaar afwijkt van de gemiddelde werktijd.
Toon ‘geboekt buiten dienst’ conflicten: Met deze instelling kan je aangeven of je de conflicten voor boekingen buiten een dienst wenst te zien. Als je geen gebruik maakt van diensten of contractregels, dan zijn deze conflicten niet nuttig.

Let wel, indien het contract contractregels bevat, dan verschijnt deze instelling niet en zal je steeds de conflicten voor boekingen buiten een dienst te zien krijgen. Het is immers aan de hand van de diensten en pauzes dat het respecteren van de werktijden en rusttijden geverifieerd wordt.
Vakantie (in uren): Het totaal aantal vakantiedagen waar de medewerker recht op heeft, uitgedrukt in uren. Je kan per medewerker de waarde van het aantal uren vakantie op een bepaalde datum ten alle tijden aanpassen via het “Contracten” tabblad van het infovenster van de medewerker (zie hoofdstuk Vakantietellers).
Start van het jaar vakantie De datum waarop de tellers gerelateerd aan vakantie terug op nul worden gezet. Standaard staat deze instelling op 1 januari.

Bijkomende overuren§

In sommige gevallen kunnen werknemers bijkomende overuren verkrijgen ter compensatie van bepaalde uitzonderlijke werktijden. Denk bijvoorbeeld aan een regel die stelt dat uren die een medewerker presteert op een zondag, dubbel meetellen in de verwerking van de overuren.

In Yesplan is het mogelijk om regels toe te voegen aan contracten zodat de tellers voor de overuren hiermee rekening houden. Je kan regels toevoegen die de prestaties op dagbasis of op weekbasis evalueren.

Bijkomende overuren per dag§

Het tellen van de bijkomende overuren per dag ondersteunt drie soorten regels, die je hieronder ziet aan de hand van een voorbeeld:

Als de medewerker langer dan 10 uur werkt op een dag (‘10:00’), dan tellen de werkuren ná die 10 uren aan 175 % (‘× 1.75’).
Als de medewerker op een zondag werkt, dan komt er steeds 1 uur extra bij het aantal werkuren (‘+ 1:00’).
Als de medewerker werkt op een dag die gemarkeerd is als een feestdag (door middel van een datumdecoratie), dan tellen alle werkuren dubbel (‘× 2.00’).

Tip

Datumdecoraties kunnen een grote invloed hebben op het berekenen van overuren. Zorg er dan ook voor dat enkel beheerders datumdecoraties aan kunnen passen:

Ga als beheerder naar “Systeeminstellingen” > “Systeemvoorkeuren” > “Systeemvoorkeuren”.
Kies “Enkel beheerders” in de keuzelijst naast “Gebruikers die datumdecoraties kunnen aanpassen”.

Je kan meerdere regels toevoegen. Elke regel bevat een aantal parameters, en je kan de waardes in de regel naar wens aanpassen. Je kan een regel verwijderen door te klikken op het ‘–’-icoontje helemaal rechts van de regel.

Indien er voor een bepaalde dag meerdere regels van toepassing zijn, dan zal de overurenteller de regel gebruiken die de meeste overuren voor de medewerker oplevert. Bijvoorbeeld, met de bovenstaande regels zal werken op een zondag die eveneens een feestdag is, resulteren in het verdubbelen van alle werkuren op die dag.

Bijkomende overuren per week§

Het tellen van de bijkomende overuren per week ondersteunt twee soorten regels, die je hieronder ziet aan de hand van een voorbeeld:

Als de medewerker langer dan 38 uur werkt per week (‘38:00’), dan tellen alle werkuren bovenop die 38 uur aan 150 % (‘x 1.50’).
Als de prestaties per week over méér dan 5 dagen verspreid zijn (‘5’), dan zal elke bijkomende dag waarop de medewerker werkt resulteren in 7 uur en 36 minuten bijkomende overuren (‘+ 7:36’).

Je kan meerdere regels toevoegen. Elke regel bevat een aantal parameters, en je kan de waardes in de regel naar wens aanpassen. Je kan een regel verwijderen door te klikken op het ‘–’-icoontje helemaal rechts van de regel.

Indien er voor een bepaalde week meerdere regels van toepassing zijn, dan zal de overurenteller alle regels gebruiken die van toepassing zijn. Het aantal bijkomende overuren van de week zal de som zijn van het aantal overuren van elk van de regels die van toepassing zijn.

Opmerking

Je kan de regels per week ook in combinatie met de regels per dag gebruiken. Echter, de regels voor bijkomende overuren per week zijn steeds in functie van het aantal gewerkte uren. Eventuele bijkomende overuren per dag worden dus niet gebruikt in de berekening van de overuren per week.

Overwerktoeslag§

Overwerktoeslag is een toeslag op het salaris waarop een medewerker recht heeft wanneer hij meer heeft gewerkt dan gepland.

Het aantal uren dat in aanmerking komt voor de toeslag, zijn de meeruren die gewerkt zijn ten opzichte van de geplande tijd. Het eerste half uur afwijking komt hiervoor niet in aanmerking.

Bijvoorbeeld:

Violet was gepland van 14:00 tot 22:00.
Violet heeft gewerkt van 14:00 tot 23:00.
Ze heeft 1 uur langer gewerkt dan gepland.
Een half uur komt in aanmerking voor een toeslag.

De hoogte van de toeslag is afhankelijk van de lengte van de werkelijke dienst en het tijdstip waarop de werkelijke dienst eindigt. De toeslag is uitgedrukt in een percentage.

De tabel die je te zien krijgt bij het toevoegen van de overwerktoeslagdefinitie, geeft de mogelijke combinaties weer van de voorwaarden waaraan de diensten moeten voldoen, en de bijhorende overwerktoeslagpercentages. Elke rij bevat een aantal parameters, en je kan de werkelijke waardes en percentages naar wens aanpassen.

Het toepassen van deze regels is optioneel. Het is mogelijk om de overwerktoeslag te definiëren per contract (door te klikken op “Voeg een definitie toe”). Je kan de overwerktoeslagdefinitie verwijderen door te klikken op het ‘–’-icoontje helemaal rechts van de definitie.

Opmerking

De resultaten van de overwerktoeslag verschijnen nergens in de Teamplanner. De overwerktoeslag heeft geen invloed op de overurenteller of andere tellers. De resultaten kan je enkel zien aan de hand van een rapport op maat.

Toekennen van contracten§

Je kan een contract toekennen aan een medewerker via het tabblad “Contracten” van het infovenster van de medewerker. Elk contract heeft een startdatum en optioneel ook een einddatum. Deze datums geven de periode aan waarbinnen het contract en zijn optionele contractregels van toepassing zijn.

Je kan een contract aan één of meerdere medewerkers toekennen. Een medewerker kan in de loop der tijd meerdere contracten hebben. Er kan echter slechts één contract tegelijkertijd van toepassing zijn op een medewerker.

Contractregels§

Door het optioneel toevoegen van contractregels aan een contract, zorg je ervoor dat Yesplan de regels omtrent werktijden en rusttijden (zoals bijvoorbeeld opgenomen in een cao) aftoetst voor de medewerkers die onder dit contract valt. Bij overtredingen zal Yesplan een waarschuwing plaatsen in de planning.

Contractregels gelden enkel voor werktijden in de planning (diensten en pauzes). Boekingen die buiten diensten vallen kunnen wel een conflict opleveren, maar worden niet in rekening gebracht voor de evaluatie van de contractregels. Als je contractregels gebruikt is het dus belangrijk om de boekingen steeds binnen diensten in te plannen.

Opmerking

Contracten zijn een standaard onderdeel van de Yesplan Teamplanner (inclusief de werkuren, het aantal vakantiedagen en de afspraken rond overuren), maar contractregels en de bijhorende waarschuwingen maken deel uit van een optionele uitbreiding van de Teamplanner, de Teamplanner+.

Een contract heeft standaard geen contractregels, deze set van regels zijn optioneel. Het is mogelijk om een of meerdere contractregels te toe te voegen per contract (door te klikken op “Voeg contractregels toe”).

Na het in gebruik nemen van contractregels bij een contract verschijnen meteen twee definities die globaal gebruikt worden bij het aftoetsen van de regels:

Definitie nachtdienst: Bij elk contract kan je bepalen wat een nachtdienst inhoudt. Indien je geen contractregels zou gebruiken die betrekking hebben op nachtdiensten, dan kan je dit negeren.
Definitie weekend: Bij elk contract kan je bepalen wat beschouwd moet worden als weekend. Standaard start het weekend op zaterdag om 06:00 uur in de ochtend en eindigt het op maandag om 06:00 uur in de ochtend. Het weekend duurt dus standaard 48 uur, maar begint standaard niet om middernacht. Dit wil zeggen dat indien je werkt op vrijdag van 20:00 uur ‘s avonds tot 01:00 uur ‘s nachts, we dit ene uur na middernacht niet beschouwen als weekendwerk. Indien je organisatie een andere definitie hanteert kan je dit hier aanpassen.

Overzicht contractregels§

Je kan elke gewenste regel uit het keuzemenu “Voeg een regel toe” gebruiken. Elke regel bevat een aantal parameters die je naar wens kan aanpassen:

MAX GEM. 48:00 uur per week over een periode van 13 weken

De gemiddelde werktijd per werkweek, berekend over een periode van 13 weken, mag maximaal 48 uur bedragen.
MIN duurtijd 3:00 per dienst

Een dienst moet minstens 3 uur duren.
MAX 12:00 per dienst + MAX 26 overtredingen per jaar + voor/na overtredingen verplicht 24:00 RUST + overtredingen mogen NIET LANGER duren dan 14:00

Een dienst mag maximaal 12 uur duren. Er mogen maximaal 26 overtredingen zijn van deze regel per jaar (het beginpunt van een jaar bepaal je in het contract). In geval van een overtreding moet er steeds 24 uur rusttijd zijn vóór en ná de dienst die in overtreding is. De dienst in overtreding mag niet langer duren dan 14 uur.
MAX 36 nachtdiensten per 16 weken eindigend na 02:00

Gedurende een periode van 16 weken mag de medewerker maximaal 36 nachtdiensten presteren die eindigen na 02:00 uur. De definitie van een nachtdienst bepaal je in het contract.
MAX 7 opeenvolgende nachtdiensten eindigend na 01:00

De medewerker mag maximaal 7 opeenvolgende nachtdiensten presteren die eindigen na 01:00 uur. De definitie van een nachtdienst bepaal je in het contract.
MINSTENS 46:00 aaneensluitend RUST na 3 of meer opeenvolgende nachtdiensten (met maximum 7 opeenvolgende nachtdiensten) eindigend na 01:00

Er moeten minstens 46 aaneensluitende uren rust volgen op 3 of meer opeenvolgende nachtdiensten die eindigen na 01:00 uur. Bovendien mag de medewerker maximaal 7 opeenvolgende nachtdiensten presteren. De definitie van een nachtdienst bepaal je in het contract.
MINSTENS 14:00 aaneensluitend RUST na een nachtdienst eindigend na 02:00 + MAX 4 overtredingen per 4 weken + na overtredingen MINSTENS 8:00 rust

Er moeten minstens 14 aaneensluitende uren rust volgen op een nachtdienst die eindigt na 02:00 uur, met maximaal 4 overtredingen in een periode van 4 weken. Er moet bovendien steeds 8 uur rust zijn na de nachtdienst in overtreding. De definitie van een nachtdienst bepaal je in het contract.
Pauzes mogen MAX 03:00 duren

Een pauze mag maximaal 3 uur duren.
Pauzes

Je kan de minimale totale tijd van alle pauzes opgenomen gedurende een dienst instellen in functie van de duur van de dienst. Hierbij telt de lengte van de pauze zelf niet mee bij de lengte van de dienst. In onderstaande voorbeeld zie je de volgende voorwaarden:
- Er moet minimaal een pauze van 30 minuten zijn voor een dienst met een duur tussen 5:30 en 8 uur.
- Voor diensten met een duur tussen 8 en 10 uur duren moeten er minstens 45 minuten pauze zijn.
- Voor diensten langer dan 10 uur moet er minstens 1 uur pauze zijn.
MINSTENS 36:00 aaneensluitend RUST per 7 x 24u

Er moeten minstens 36 aaneensluitende uren rust zijn voor elke periode van 7 x24 uur.
MINSTENS 60:00 aaneensluitend RUST per 14 x 24u + MAX 8 overtredingen per jaar

Er moeten minstens 60 aaneensluitende uren rust zijn voor elke periode van 14 x 24 uur met maximaal 8 overtredingen per jaar (het beginpunt van een jaar bepaal je in het contract).
MINSTENS 11:00 aaneensluitend RUST per 24:00 + MAX 4 overtredingen per 4 weken + na overtredingen MINSTENS 8:00 rust

Er moeten minstens 11 aaneensluitende uren rust zijn voor elke periode van 24 uur met maximaal 4 overtredingen in een periode van 4 weken. Bij alle overtredingen moeten er minstens 8 uur aaneensluitend rust zijn.
(MINSTENS 36:00 aaneensluitend RUST per 7 x 24u) OF (MINSTENS 60:00 aaneensluitend RUST per 9 x 24u)

Er moeten minstens 36 aaneensluitende uren rust zijn voor een periode van 7 x 24 uur, óf er moeten minstens 60 uur aaneensluitende rust zijn voor een periode van 9 x 24 uur. Eén van beide voorwaarden moet altijd vervuld zijn.
(MINSTENS 36:00 aaneensluitend RUST per 7 x 24u) OF (HOOGSTENS 8 keer per jaar MINSTENS 72:00 aaneensluitend RUST per 14 x 24u)

Er moeten minstens 36 aaneensluitende uren rust zijn voor een periode van 7 x 24 uur. Hoogstens 8 keer per jaar mag deze voorwaarde vervallen, maar dan moet er wel ten minste 72 uur aaneensluitend rust zijn voor elke periode van 14 x 24 uur. Het beginpunt van een jaar bepaal je in het contract.
MINSTENS 12:00 aaneensluitend RUST per 24u waarbij de periode tussen 22u en 6u of 23u en 7u inbegrepen is

Er moeten minstens 12 aaneensluitende uren rust zijn per 24 uur, waarbij ofwel de periode tussen 22:00 en 06:00 ofwel de periode tussen 23:00 en 07:00 inbegrepen is in de rusttijd.
MINSTENS 12:00 aaneensluitend RUST per 24u waarbij de periode tussen 23u en 6u inbegrepen is

Er moeten minstens 12 aaneensluitende uren rust zijn per 24 uur, waarbij de periode tussen 23:00 en 06:00 inbegrepen is in de rusttijd. Met andere woorden, voor elke periode van 24 uur moet de medewerker vrij zijn tussen 23:00 uur ‘s avonds en 06:00 uur ‘s ochtends.
MINSTENS 3 ZA+ZO rust per 13 weken + MAX 1 overtredingen waar ZA verwisseld is met MA

Er moeten minstens 3 vrije weekends (zaterdag en zondag) zijn in elke periode van 13 weken, met maximaal 1 overtreding waarbij de zaterdag vervangen is door een maandag.

Overtredingen van contractregels§

Contractregels gelden enkel voor werktijden in de planning (diensten en pauzes). Boekingen die buiten diensten vallen zullen wel een conflict opleveren, maar worden niet in rekening gebracht voor de evaluatie van de contractregels. Indien men contractregels gebruikt is het dus belangrijk om de boekingen steeds binnen diensten in te plannen.

Bij de evaluatie van de contractregels zie je een onderscheid tussen een overtreding (aangegeven met een uitroepteken) en een waarschuwing (aangegeven met een vraagteken).

Overtredingen van contractregels verschijnen bij al de diensten die betrokken zijn in de overtreding. Vermits contractregels vaak een invloed hebben op langere periodes, kan één enkele overtreding bij meerdere diensten verschijnen. Het volstaat bijvoorbeeld dat je één dienst toevoegt aan het rooster van een medewerker, waardoor er een overtreding volgt van de minimale rusttijd gedurende die maand. Deze overtreding zal echter gelden voor álle diensten in die maand. Immers, er is niet één oorzaak voor het tekort aan rusttijd, dit gebrek aan rusttijd wordt opgebouwd gedurende de gehele planning van de maand. De overtreding zal bijgevolg verschijnen bij ál de diensten in die maand. Het is aan de planner om te bepalen welke dienst er vervolgens best aangepast wordt om de overtreding te verhelpen.

Een waarschuwing verschijnt wanneer de dienst een toegelaten uitzondering is op een contractregel, maar waarbij het maximaal aantal uitzonderingen nog niet is bereikt. Door de muisaanwijzer over het vraagteken-icoontje te houden krijg je te zien om de hoeveelste toegelaten uitzondering het gaat. Dit stelt een planner is staat om te anticiperen op een overtreding door het overschrijden van de toegelaten uitzonderingen.