Boeken
Je kan contacten boeken op evenementen, bijvoorbeeld als contactpersoon of als coördinator van een voorstelling.
Contacten boeken op evenementen§
Je kan contacten boeken op evenementen. Dit kan via het tabblad “Contact” van het evenement, of via customdatavelden van het type “Contact” (de contactvelden) die een Yesplan-beheerder kan plaatsen op een tabblad naar keuze. De contacten die je toevoegt via het tabblad “Contact” verschijnen in een aparte lijst, en hebben enkele speciale mogelijkheden (zie Contactentabblad van het evenement).
Opmerking
Boekingen van contacten omvatten geen tijden en ook geen prijzen, in tegenstelling tot boekingen van medewerkers.
Bij het boeken van contacten kan je een persoon, een organisatie of een link kiezen door te zoeken op naam. Je kan ook meteen een nieuwe persoon of organisatie aanmaken, indien gewenst.
Indien een contact toegevoegd is dat een of meerdere links heeft, dan krijg je een bijkomende optie “Wijzigen”. Dit laat je toe om snel een andere link te kiezen voor dit contact. Indien een contactlink geboekt werd kan je hiermee ook meteen switchen naar de persoon óf de organisatie zelf.
Rol van het contact§
Je kan ook een rol toevoegen aan de contactboeking. Deze rollen zijn optioneel, puur informatief, en je kan ze (naast de link) gebruiken om aan te geven wat deze persoon geacht wordt te doen. Er wordt geen lijst bijgehouden van de rollen van alle geboekte contacten en je kan er ook niet op zoeken. Deze rollen voor contactboekingen verschillen dus aanzienlijk van de rollen van resources. Rollen van resources hebben meer mogelijkheden, en je kan ze beheren en bevragen.
Contactentabblad van het evenement§
Contacten die je toegevoegt via het tabblad “Contacten” van het infovenster van een evenement verschijnen in een aparte lijst. Deze lijst staat los van de contacten die je boekt via custom data op het evenement. Deze laatste komen niet terug in de lijst op het tabblad “Contacten”.
Opmerking
Je kan de lijst van contacten die toegevoegd zijn via het tabblad “Contacten” opvragen via de API, maar niet via de zoektaal. De lijst van contacten die geboekt zijn via custom data kan je zowel via de API als via de zoektaal opvragen.
Als je een contact toevoegt via het tabblad “Contacten”, dan kan je zien of het toegevoegd is aan een evenementgroep of aan het evenement zelf. Als je de evenementgroep bekijkt, dan zie je enkel de contacten van die groep. Als je een evenement bekijkt, dan zie de contacten van het evenement én van de bovenliggende evenementgroep. Deze twee lijsten verschijnen apart zodat je steeds ziet waar het contact toegevoegd is: aan het evenement zelf of aan de evenementgroep.
Als je contacten toevoegt aan een evenement via het tabblad “Contacten”, dan kan je ze sorteren in een volgorde naar keuze door ze te verslepen naar de gewenste positie. Je kan contacten echter enkel verslepen binnen de eigen lijst. Een contact dat toegevoegd is op een evenementgroep kan je niet tussen de contacten sorteren die toegevoegd zijn op het evenement zelf. Deze volgorde blijft behouden als je deze contacten opvraagt via de web API (/event/{id}/contactbookings).
Contacten boeken op resources of contacten§
Je kan contacten ook boeken op resources. Dit gebeurt op gelijkaardige wijze als het boeken op evenementen. De resource heeft ook een tabblad “Contacten” zoals een evenement, de resourceboekingen hebben dit niet. Beiden hebben echter de mogelijkheid om contactvelden te gebruiken als customdatavelden op aparte tabbladen.
Je kan contacten bovendien boeken op contacten en contactboekingen, zij het énkel via custom data. Dit gebeurt op gelijkaardige wijze als het boeken op evenementen of resources.
Je kan de contactboekingen ook opvragen via de zoektaal. In het hoofdstuk zoektaal vind je de beschrijving van de mogelijkheden van specifieke zoekopdrachten voor de boekingen van contacten.
Opmerking
Bij het zoeken naar boekingen van contacten op een resource, contact of evenement verschijnen ook de boekingen die toegevoegd zijn via custom data op die elementen.
Overzicht contactboekingen§
Je vindt alle boekingen van een contact in het infovenster van het contact, op het tabblad “Boekingen”. Bij het openen van het tabblad toont de lijst standaard enkel de boekingen van dat contact op evenementen. De boekingen staan ook standaard gesorteerd op de datum van het evenement (recentste bovenaan). Je kan het zoeken beperken in de tijd (voor, na, of tussen bepaalde datums).
Je kan ook de contacten opvragen die geboekt zijn op resources of contacten (door de filter aan te passen). Je kan de resultaten bovendien sorteren op de naam of op de datum van aanmaak van de boeking. De boekingen op het evenement kan je sorteren op de datum van het evenement, of op de boekingsdatum van het contact (door “Sorteer evenementen op boekingsdatum van contact” te selecteren).
Opmerking
Om dit tabblad te kunnen zien, moet je daartoe de mogelijkheid hebben. Dit wordt ingesteld door een Yesplan-beheerder.
Je kan de contactboekingen ook opvragen via de zoektaal. In het hoofdstuk zoektaal vind je de beschrijving van de mogelijkheden van specifieke zoekopdrachten voor de boekingen van contacten.
Opmerking
Bij het zoeken naar boekingen van contacten op een resource, contact of evenement verschijnen ook de boekingen die toegevoegd zijn via custom data op die elementen.