Cevi Export

Je registreert in Yesplan prestaties in de vorm van resourceboekingen, maar je kan geen facturen maken in Yesplan. Dat kan echter wel met software zoals Cevi.

Met deze integratie kan je de volgende acties uitvoeren:

In Yesplan resourceboekingen per evenement(groep) exporteren naar een XML-bestand.
Dat XML-bestand importeren in Cevi.
De facturatie verwerken in Cevi op basis van de gegevens in het XML-bestand.

Je kan de gegevens op verschillende manieren structureren in je export:

Je kan exporteren op het niveau van resourceboekingen, resourcegroepen of evenementen. Dit bepaalt wat verschijnt in je factuurlijnen en het wordt vastgelegd in de systeeminstellingen.
Je kan per export vervolgens beslissen hoe je deze factuurlijnen groepeert:
- Per evenement en evenementgroep: het exportbestand bevat een factuur per evenement en evenementgroep. Dat is handig als je bijvoorbeeld facturen wilt aanmaken voor afzonderlijke evenementen in een bepaalde periode.
- Per klant: het exportbestand bevat een factuur per klant. Dat is handig als je één factuur wilt aanmaken voor alle evenementen van een klant in een bepaalde periode.

Concepten§

Cevi en Yesplan gaan anders om met concepten. In de lijst hieronder vind je verschillende begrippen uit Cevi en de manier waarop ze in Yesplan verschijnen:

Rijksregisternummer en ondernemingsnummer: Je kan het rijksregisternummer (natuurlijke personen) en btw- of ondernemingsnummer (organisaties) opnemen in de export. Registreer deze nummers in Yesplan manueel op contacten via het systeemveld “Btw-nummer” of een customdataveld (van het type “Invulveld”).
Ontvangstartikel: Ontvangstartikels zijn in Cevi diensten of producten die je factureert aan een klant. In Yesplan komt dit overeen met geboekte resources op evenementen:
- Voor deze resources moet de checkbox “Aan te rekenen” geselecteerd zijn.
- Op het evenement moet de klant ingevuld zijn in een customdataveld van het type “Contactboeking”. Het rijksregister-, btw- of ondernemingsnummer op het geboekte contact zorgt vervolgens voor de juiste identificatie in Cevi bij het exporteren en importeren van prestaties.
Rubriek: Cevi bevat diensten of producten die je kan aanrekenen, met één enkele prijs. Dit correspondeert met de prijsdefinitie van een resource in Yesplan. Je moet de waarde van het veld “Rubriek” uit Cevi overnemen in het veld “Boekhoudcode” van de corresponderende prijsdefinitie in Yesplan. Op die manier koppel je de producten/diensten uit Cevi gekoppeld aan prijsdefinities uit Yesplan.

Configuratie§

Om de integratie in te stellen moet je de volgende stappen zetten:

De integratie aanvragen bij je Customer Success Manager.
Customdatavelden en/of adrestype aanmaken voor het identificeren van de klant: rijksregisternummer, ondernemingsnummer, en adres controleren.
Customdatavelden aanmaken op evenementen voor het boeken van de klant en het exporteren van de prestaties per evenement.
Optioneel: customdatavelden aanmaken op evenementen voor de factuurdatum.
Je human resources correct organiseren.
De rubriek invullen op prijsdefinities.
Je export instellen in de Systeeminstellingen van Yesplan.

Cevi Export aanvragen§

Je Customer Success Manager kan de integratie met Cevi activeren en je kan dat aanvragen door een e-mail te sturen naar support@yesplan.be. Je Customer Success Manager zal je dan verder helpen om de Cevi Export te activeren.

Klanten identificeren§

Om de facturatie vlot te laten verlopen, is het een goed idee om de contacten van Yesplan te koppelen aan debiteurs in Cevi. Hoe gaat dat in zijn werk?

Yesplan stuurt voor elk evenement de Yesplan ID mee van het contact dat geboekt is als debiteur op het evenement.
Als je deze Yesplan ID wilt koppelen aan een debiteur in het klassement van Cevi, dan moet je voor dat contact in Yesplan ook het rijksregisternummer (op personen) of ondernemingsnummer/btw-nummer (op organisaties) invullen.
Cevi zal vervolgens het contact en de debiteur koppelen in het klassement, via de unieke combinatie van Yesplan ID en rijksregisternummer (natuurlijke personen) of Yesplan ID en ondernemingsnummer (rechtspersonen).

Opmerking

De klanten die als contact in Yesplan toegevoegd zijn moeten in Yesplan ook een volledig adres hebben. Indien niet, krijg je een waarschuwing bij het exporteren van het XML-bestand.

Rijksregisternummer en ondernemingsnummer toevoegen§

Om contacten in Yesplan te koppelen aan debiteurs in Cevi, moet je het rijksregisternummer en het ondernemingsnummer invullen op het contact:

Voor het rijksregisternummer moet je sowieso een customdataveld aanmaken.
Voor het ondernemingsnummer kan je kiezen: ofwel maak je een customdataveld aan, ofwel vul je het btw-nummer in en wordt daar het ondernemingsnummer van afgeleid.

Tip

Je kan er ook voor beslissen om contacten uit Yesplan niet te koppelen aan debiteurs in Cevi, maar dan vergroot je de kans op dubbele derden in Cevi. Zie de handleiding van Cevi voor meer informatie.

Maak eerst de customdatavelden aan:

Ga in Yesplan als beheerder naar “Systeeminstellingen” > “Contacten” > “Custom data”.
Maak een nieuwe groep aan voor Cevi, of je kan er ook voor kiezen om het veld toe te voegen aan een bestaande groep.
Maak het veld voor het rijksregisternummer aan:
- Kies het type “Invulveld”.
- Kies zelf een duidelijk label, bijv. ‘Rijksregisternummer Cevi’.
- Klik op “Voeg toe”.
- Dubbelklik op het keyword van het veld en geef het een heldere naam die duidelijk weergeeft wat het doet, bijv. ‘cevi_export_rijksregisternummer’.
Maak een veld voor het ondernemingsnummer aan (optioneel):
- Kies het type “Invulveld”.
- Kies zelf een duidelijk label, bijv. ‘Ondernemingsnummer Cevi’.
- Klik op “Voeg toe”.
- Dubbelklik op het keyword van het veld en geef het een heldere naam die duidelijk weergeeft wat het doet, bijv. ‘cevi_export_ondernemingsnummer’.

Tip

Je kan de zichtbaarheid van customdatavelden nog verder aanpassen en bepalen waar ze moeten verschijnen. Zie Zichtbaarheid van customdatavelden voor meer informatie.

Nu kan je deze nummers uit Cevi toevoegen aan Yesplan:

Zoek voor elke klant in Cevi het contact op in Yesplan. Zorg dat je het juiste contact selecteert (bijv. de organisatie en niet de persoon of de link).
Open het infovenster voor het contact:
- Vul voor een persoon het rijksregisternummer in.
- Vul voor een organisatie het ondernemingsnummer of het btw-nummer in.

Tip

Je kan de klantgegevens ook exporteren uit Cevi en omvormen naar een importbestand voor contacten in Yesplan. We raden wel aan om dit eerst te bespreken met je Customer Success Manager, aangezien dit een grote impact kan hebben. Zie Importeren van contacten voor meer informatie.
Eens je Cevi en Yesplan naast elkaar gebruikt, moet je de contacten ook up to date houden. Zie Contacten beheren voor meer informatie.

Adres toevoegen§

Wanneer je gegevens exporteert naar Cevi, dan moeten de adresgegevens in het exportbestand overeenkomen met de gegevens in Cevi. Daarom moet je zeker zijn dat de adresgegevens in Yesplan perfect overeenkomen met die in Cevi. Je kan dit doen op twee manieren:

Controleer of het standaard adrestype het correcte adres bevat. Hou er wel rekening mee dat je aanpassingen aan dat adres in Yesplan ook moet doorvoeren in Cevi.
Maak een nieuw adrestype aan in “Systeeminstellingen” > “Contacten” > “Adrestypes”, bijv. ‘Cevi’. Voeg vervolgens voor elk contact een adres toe van het type ‘Cevi’, met daarin de adresgegevens zoals die in Cevi staan.

Tip

Je kan de klantgegevens ook exporteren uit Cevi en omvormen naar een importbestand voor contacten in Yesplan. We raden wel aan om dit eerst te bespreken met je Customer Success Manager, aangezien dit een grote impact kan hebben. Zie Importeren van contacten voor meer informatie.
Eens je Cevi en Yesplan naast elkaar gebruikt, moet je de contacten ook up to date houden. Zie Contacten beheren voor meer informatie.

Klantboeking en exportknop toevoegen§

Als je in Yesplan een evenement organiseert, moet je daar ook kunnen invullen aan wie je het uiteindelijk wilt factureren in Cevi. Dat doen we via een customdataveld op het evenement.

Je kan daarnaast op het evenement een knop toevoegen om enkel de resourceboekingen van dat evenement te exporteren:

Ga in Yesplan als beheerder naar “Systeeminstellingen” > “Evenementen” > “Custom data”.
Maak een nieuwe groep aan voor Cevi, of je kan er ook voor kiezen om het veld toe te voegen aan een bestaande groep.
Maak het contactveld aan:
- Kies het type “Contactveld”.
- Kies zelf een duidelijk label, bijv. ‘Factureren aan klant’.
- Klik op “Voeg toe”.
- Dubbelklik op het keyword van het veld en geef het een heldere naam die duidelijk weergeeft wat het doet, bijv. ‘cevi_export_klant’.
Maak de knop aan:
- Kies het type “Cevi exportknop”.
- Kies zelf een duidelijk label, bijv. ‘Exporteren’.
- Klik op “Voeg toe”.

Tip

Je kan de zichtbaarheid van customdatavelden nog verder aanpassen en bepalen waar ze moeten verschijnen. Zie Zichtbaarheid van customdatavelden voor meer informatie.

Bij een export van de prestaties zal Yesplan kijken naar de contactboeking op het evenement:

Als dat contact een rijksregister-, btw- of ondernemingsnummer heeft, zal dat in het exportbestand staan zodat je in Cevi de prestaties kan koppelen aan de juiste klant.
Als dat contact een contactlink is, zal Yesplan de klant identificeren aan de hand van het nummer in de gekoppelde organisatie.

Optioneel – externe budgetcode§

We raden aan om een exportbestand te creëren op het niveau van resourceboekingen, omdat je de boekingen vervolgens in Cevi kan koppelen aan rubrieken (zie Rubriek invullen voor meer informatie).

Yesplan laat je echter ook toe om een exportbestand te creëren op het niveau van het evenement of de resourcegroep. In dat geval moet je op het evenement een externe budgetcode invullen, zodat je die in Cevi kan koppelen aan een rubriek.

Zet de volgende stappen enkel als je het exportbestand zal creëren op het niveau van het evenement of de resourcegroep:

Ga in Yesplan als beheerder naar “Systeeminstellingen” > “Evenementen” > “Custom data”.
Maak een invulveld aan in de groep voor Cevi:
- Kies het type “Invulveld”.
- Kies zelf een duidelijk label, bijv. ‘Externe budgetcode’.
- Klik op “Voeg toe”.
- Dubbelklik op het keyword van het veld en geef het een heldere naam die duidelijk weergeeft wat het doet, bijv. ‘cevi_externe_budgetcode’.

Optioneel – factuurdatum toevoegen§

Je kan optioneel ook aan evenementen een customdataveld toevoegen voor het ingeven van de factuurdatum. Die kan dan op elk evenement ingevuld worden. Als het veld ingevuld is, wordt het opgenomen in het exportbestand voor Cevi. Voeg het veld als volgt toe:

Ga in Yesplan als beheerder naar “Systeeminstellingen” > “Evenementen” > “Custom data”.
Maak een nieuwe groep aan voor Cevi, of je kan er ook voor kiezen om het veld toe te voegen aan een bestaande groep.
Maak het veld voor de factuurdatum aan:
- Kies het type “Datumveld”.
- Kies zelf een duidelijk label, bijv. ‘Factuurdatum Cevi’.
- Klik op “Voeg toe”.
- Dubbelklik op het keyword van het veld en geef het een heldere naam die duidelijk weergeeft wat het doet, bijv. ‘cevi_export_factuurdatum’.

Let op

Het veld voor de factuurdatum wordt niet automatisch gesynchroniseerd met Cevi: het wordt simpelweg opgenomen in het exportbestand voor Cevi.

Human resources organiseren§

Je kan instellen op welke manier resources verschijnen in het exportbestand (en dus in Cevi). Zie Cevi Export instellen voor meer informatie.

Je zal hiervoor bijna altijd de naam van de resource gebruiken. Voor human resources is dit echter niet zo handig: dan verschijnt immers de naam van de human resource (bijv. ‘Violet Trudeau’) en dat wil je waarschijnlijk niet. Daarom raden we je aan om de human resources op onderstaande manier te organiseren.

Tip

Deze werkwijze maakt gebruik van plaatshouders/rollen. Je vindt meer informatie hierover in de handleiding:

Zet de volgende stappen:

Maak op elke relevante plaatshouder (bijv. met de naam ‘Geluidstechnieker’) een prijsdefinitie aan met de naam van de plaatshouder (dus: ‘Geluidstechnieker’). Zie Prijsdefinities voor meer informatie.
Voor elke human resource die ingewisseld kan worden met die plaatshouder, zet je de volgende stappen:
- Open het infovenster van de human resource (bijv. ‘Violet Trudeau’).
- Voeg de rol van de plaatshouder toe in het tabblad “Info” als dat nog niet gebeurd zou zijn. In dit geval zou dat dan ‘Geluidstechnieker’ zijn.
- Voeg in het tabblad “Prijzen” een prijsdefinitie toe met de naam van de rol/plaatshouder (dus: ‘Geluidstechnieker’).

Het selecteren van de naam gebeurt als volgt:

Als je Violet Trudeau inwisselt bij een boeking, dan verschijnt de naam van de rol in de export (dus ‘Geluidstechnieker’).
Als er geen rol ingevuld is op de human resource, gebruikt Yesplan de waarde “Personeel”.

Rubriek invullen§

Cevi bevat voor elke dienst en elk product een identificatiecode: de rubriek. Deze diensten en producten hebben slechts één prijs, en ze corresponderen bijgevolg met prijsdefinities in Yesplan. Daarom moet je hun rubriek manueel koppelen aan de prijsdefinities van resources in Yesplan:

Zoek voor elk product en elke dienst in Cevi de corresponderende prijsdefinitie in Yesplan.
Neem de rubriek uit Cevi over in het veld “Boekhoudcode”.

Bij een export zal Yesplan voor elke resourceboeking de boekhoudcode van de geselecteerde prijsdefinitie in het exportbestand vermelden, zodat je in Cevi via de rubriek de resourceboeking kan koppelen aan de juiste dienst of het juiste product.

Cevi Export instellen§

Eens de Cevi Export geactiveerd is en je de stappen hierboven uitgevoerd hebt, kan je de export instellen.

Let op

Als je voor “Exporteer op het niveau van” kiest voor “evenementen” of “resourcegroepen”, zullen de boekingen samengeteld en samengevat worden op één lijn in het exportbestand, met name voor het evenement en de resourcegroep. Dat betekent wel dat al de resources op het evenement of in de resourcegroep hetzelfde btw-tarief moeten hebben: je kan immers niet meer dan één btw-tarief weergeven op één lijn.

Daarom raden we ten sterkste aan om voor de Cevi Export te kiezen voor exports op het niveau van boekingen.

Ga als beheerder naar “Systeeminstellingen” > “Integraties” > “Cevi Export” en vul de verschillende velden in.

Algemene instellingen§

Deze instellingen zijn altijd van toepassing, ongeacht hoe je de export groepeert:

Exporteer op het niveau van: Kies hier op welk niveau Yesplan boekingen moet exporteren:
- Evenementen: Alle boekingen op één evenement worden samengeteld en in één lijn weergegeven in het exportbestand.
- Resourcegroepen: De boekingen worden samengeteld per resourcegroep. Het exportbestand bevat dan een lijn per resourcegroep.
- Resourceboekingen: Het exportbestand bevat een lijn per resourceboeking. We raden aan om deze optie te kiezen.
Adrestype van het contact: Vul hier het adrestype in dat de correcte adresgegevens bevat voor Cevi. In ons voorbeeld was dat het adrestype ‘Cevi’.
Negeer boekingen met een aantal en prijs van 0: Je evenement zou boekingen kunnen bevatten met een aantal en prijs van 0, bijvoorbeeld als je een resourceset boekt voor catering maar niet alle boekingen in die set gebruikt zijn. Als je deze checkbox selecteert verschijnen deze boekingen niet in de export.
Exporteer correctielijnen: Yesplan toont voor elke resourceboeking een afgeronde prijs, maar gebruikt voor de berekening van totalen de werkelijke, niet-afgeronde prijs. Dit kan leiden tot een verschil in de berekening van de totalen.
- Als je deze checkbox selecteert zal Yesplan de niet-afgeronde prijs gebruiken voor de berekening van het totaal, en zal het XML-bestand een lijn bevatten die het verschil tussen de totalen expliciet maakt.
- Als je de checkbox niet selecteert, zal Yesplan de prijs afronden tot 4 cijfers na de komma en deze prijs gebruiken voor de berekening van het totaal. Bovendien zal het XML-bestand dan geen correctielijnen bevatten.
Cevi zelf raadt het gebruik van correctielijnen af. Zie Correctielijnen voor een voorbeeld.

Algemene gelinkte gegegevens voor exports§

Budgetcode extern: Als je een exportbestand aanmaakt op het niveau van het evenement of de resourcegroep moet je de externe budgetcode invullen op het evenement. Selecteer hier het keyword dat je gebruikt hebt in de stap Optioneel – externe budgetcode. In ons voorbeeld was dat ‘cevi_externe_budgetcode’.
Omschrijving boekingslijn: Je kan bepalen hoe een resourceboeking omschreven wordt en je kan daarbij – naast tekst – onderstaande variabelen gebruiken:
- $amount: Het aantal van de resourceboeking, gevolgd door “x”, bijv. ‘3x’.
- $resource: De naam van de resource.
- $date: De datum van de boeking in het correcte formaat, bijv. ‘op 28-05-2020’ of ‘van 28-05-2020 tot 30-05-2020’.
- $time: De tijden van de boeking in het correcte formaat, bijv. ‘van 09:00 tot 22:00’.
- $datetime: De datum en de tijden van de boeking in het correcte formaat, bijv. ‘op 28-05-2020 van 09:00 tot 22:00’ of ‘van 28-05-2020 – 09:00 tot 30-05-2020 – 22:00’.
- $keyword: Het keyword van een customdataveld op de resourceboeking. De inhoud van dat customdataveld zal weergegeven worden.
De standaardwaarde is $resource maar je kan dit zelf aanpassen naar bijvoorbeeld $time: $amount $resource. Dat wordt dan ‘van 09:00 tot 11:00: 10x Koffie’.
Klant op evenement: Selecteer hier het keyword dat je gebruikt hebt in de stap Klantboeking en exportknop toevoegen. In ons voorbeeld was dat ‘cevi_export_klant’.
Rijksregisternummer op contact: Selecteer hier het keyword in dat je gebruikt hebt voor het rijksregisternummer in de stap Rijksregisternummer en ondernemingsnummer toevoegen. In ons voorbeeld was dat ‘cevi_export_rijksregisternummer’. Dit veld is optioneel.
Ondernemingsnummer op contact: Selecteer “Btw-nummer” of het keyword dat je gebruikt hebt voor het ondernemingsnummer in de stap Rijksregisternummer en ondernemingsnummer toevoegen. In ons voorbeeld was dat ‘cevi_export_ondernemingsnummer’. Dit veld is optioneel.

Let op

De velden voor rijksregister- en ondernemingsnummer staan hierboven aangegeven als optioneel. Ze zijn niet per se nodig voor de export, maar er is er wel meer kans op dubbele derden in Cevi als je ze niet gebruikt. Zie de handleiding van Cevi voor meer informatie.

Gelinkte gegevens voor exports gegroepeerd per evenement en evenementgroep§

Deze instellingen zijn enkel van toepassing als je de export groepeert per evenement of evenementgroep.

Factuurdatum op evenement: Vul hier het keyword in dat je gebruikt hebt voor de factuurdatum in de stap Optioneel – factuurdatum toevoegen. In ons voorbeeld was dat ‘cevi_export_factuurdatum’. Als je dit veld niet gebruikt of het leeg laat zal Yesplan de datum gebruiken waarop je het exportbestand aanmaakt.
Vrije mededeling op evenement: Je kan de vrije mededeling van de factuur bepalen en je kan daarbij – naast tekst – onderstaande variabelen gebruiken:
- $event: de naam van het evenement
- $date: de datum van het evenement in het correcte formaat, bijv. ‘op 28-05-2020’ of ‘van 28-05-2020 tot 30-05-2020’
- $time: de tijden van het evenement in het correcte formaat, bijv. ‘van 09:00 tot 22:00’
- $datetime: de datum en de tijden van het evenement in het correcte formaat, bijv. ‘op 28-05-2020 van 09:00 tot 22:00’ of ‘van 28-05-2020 – 09:00 tot 30-05-2020 – 22:00’
- $keyword: het keyword van een customdataveld op het evenement. De inhoud van dat customdataveld zal weergegeven worden.
De standaardwaarde is $event maar je kan dit zelf aanpassen naar bijvoorbeeld Factuur voor $event $date. Dat wordt dan ‘Factuur voor Hamlet op 01-10-2020’.
Extra mededeling op evenement: Je kan optioneel de extra mededeling van de factuur bepalen via een customdataveld op het evenement. Maak hiervoor een customdataveld voor evenementen aan, en selecteer het keyword ervan in de keuzelijst.
Omschrijving factuur op evenement: Je kan optioneel de omschrijving van de factuur bepalen via een customdataveld op het evenement. Maak hiervoor een customdataveld voor evenementen aan, en selecteer het keyword ervan in de keuzelijst.

Gelinkte gegevens voor exports gegroepeerd per klant§

Deze instellingen zijn enkel van toepassing als je de export groepeert per klant.

Factuurdatum: Selecteer de datum die gebruikt moet worden als factuurdatum:
- Datum van export: De datum waarop je de evenementen exporteert.
- Datum van laatste evenement: De datum van het laatste evenement in je export.
Vrije mededeling: Je kan de naam van de factuur bepalen en je kan daarbij – naast tekst – verwijzen naar een customdataveld:
- De omschrijving van de factuur krijgt automatisch de waarde van het customdataveld dat je gekozen hebt voor “Klant op evenement”. In ons geval was dat ‘$cevi_export_klant’.
- Je kan ook de waarde van een ander customdataveld gebruiken door het keyword ervan in te vullen, voorafgegaan door een dollarteken.
Extra mededeling op klant: Je kan optioneel de extra mededeling van de factuur bepalen via een customdataveld op het contact voor de klant. Maak hiervoor een customdataveld voor contacten aan, en selecteer het keyword ervan in de keuzelijst.
Omschrijving factuur op klant: Je kan optioneel de omschrijving van de factuur bepalen via een customdataveld op het contact voor de klant. Maak hiervoor een customdataveld voor contacten aan, en selecteer het keyword ervan in de keuzelijst.

Je hebt nu alles ingesteld om de integratie met Cevi te gebruiken.

Gebruik§

In deze integratie exporteer je een XML-bestand met de gewenste prestaties uit Yesplan, en importeer je dat bestand vervolgens in Cevi. Je kan het bestand op twee manieren exporteren:

via het zoekvenster “Cevi Export”
via het infovenster van het evenement

Opmerking

Hou er rekening mee dat enkel de resourceboekingen geëxporteerd worden waarvoor “Aan te rekenen” geselecteerd is.

Zoekvenster Cevi Export§

Als je de prestaties voor meerdere evenementen wenst te exporteren is het zoekvenster “Cevi Export” het meest aangewezen:

Ga in het navigatiemenu naar “Rapporten” > “Cevi Export”.
Geef in de zoekbalk bovenaan een zoekopdracht in, bijvoorbeeld event:date:21-09-2020 voor al de evenementen die op 21 september 2020 plaatsvinden. Zie de Zoektaal voor meer informatie over zoekopdrachten.
Je krijgt dan een tabel te zien van alle evenementen op die dag. Je kan op twee manieren evenementen exporteren:
- Alles exporteren: klik op “Exporteer alles…”. De tabel mag dan geen enkel evenement met een fout bevatten.
- Een selectie exporteren: selecteer links in de tabel de checkbox voor elk evenement dat je wilt exporteren en klik op “Exporteer selectie…”.
In het volgende scherm kan je een overzicht bekijken van de velden die geëxporteerd zullen worden. Je kan deze lijst op twee manieren groeperen via het keuzemenu onderaan het scherm:
- Groepeer per evenement en evenementgroep: Het overzicht toont facturen per evenement en evenementgroep. Dat is handig als je bijvoorbeeld afzonderlijke facturen wilt aanmaken voor evenementen.
- Groepeer per klant: Het overzicht toont facturen per klant. Dat is handig als je bijvoorbeeld één factuur wilt aanmaken voor alle evenementen van een klant.
Klik op “Exporteer” als alles correct is. Yesplan zal één XML-bestand aanmaken, met ofwel facturen per klant ofwel facturen per evenement of evenementgroep, afhankelijk van je keuze in het overzichtscherm.

Tip

We raden aan om in de filter links van de zoekbalk enkel “Evenementen” te selecteren. Zie Evenementen of evenementgroepen voor meer informatie.
Als je de resultaten in de tabel oplopend sorteert per klant, zullen de evenementen met fouten bovenaan verschijnen. Klik daarvoor op de hoofding voor de kolom “Klant”.
Als je nog evenementen wilt aanpassen vanuit deze tabel kan je het infovenster voor een evenement openen:
- Klik dubbel op de rij voor dat evenement.
- Of klik rechts op de rij en kies “Toon info” in het contextmenu.

Infovenster van het evenement§

Als je in de stap Klantboeking en exportknop toevoegen een knop aangemaakt hebt, zal die verschijnen in het infovenster van het evenement. Gebruik deze knop om de prestaties van individuele evenementen of evenementgroepen te exporteren:

Open het infovenster voor het evenement of de evenementgroep en navigeer naar het tabblad waar de knop zich bevindt. Dit hangt af van de manier waarop je de zichtbaarheid van deze knop ingesteld hebt. Zie Zichtbaarheid van customdatavelden voor meer informatie.
In het volgende scherm kan je een overzicht bekijken van de velden die geëxporteerd zullen worden. Je kan deze lijst op twee manieren groeperen via het keuzemenu onderaan het scherm:
- Groepeer per evenement en evenementgroep: Het overzicht toont facturen per evenement en evenementgroep. Dat is handig als je bijvoorbeeld afzonderlijke facturen wilt aanmaken voor evenementen in een groep.
- Groepeer per klant: Het overzicht toont facturen per klant. Dat is handig als je bijvoorbeeld één factuur wilt aanmaken voor alle evenementen van een klant.
Klik op “Exporteer” als alles correct is. Yesplan zal één XML-bestand aanmaken, met ofwel facturen per klant ofwel facturen per evenement of evenementgroep, afhankelijk van je keuze in het overzichtscherm.

Veelgestelde vragen§

Hieronder beantwoorden we enkele vragen over het beheer en gebruik van de integratie.

Contacten beheren§

Contacten en klanten zijn geen statisch gegeven. Ze bestaan echter in Cevi én Yesplan, hoe beheer je ze dan?

Nieuwe klanten§

Eens je de integratie ingesteld hebt, zullen er nieuwe klanten bijkomen. Hoe voeg je die toe?

Maak de klant aan in Cevi én Yesplan. Neem het rijksregister-, btw- of ondernemingsnummer en het adres uit Cevi over in het juiste veld in Yesplan.

Aanpassingen bestaande klanten§

Wat als het adres van een klant verandert? Waar moet je dit dan aanpassen?

Pas deze gegevens manueel aan in Cevi én Yesplan.

Btw-nummer en ondernemingsnummer§

Wat is de verhouding tussen het ondernemings- en btw-nummer in de export?

Bij het instellen van de integratie moet je kiezen welke waarde je meegeeft in de export: de waarde in het customdataveld voor het ondernemingsnummer of de waarde in het systeemveld “Btw-nummer”.
Als je kiest voor het customdataveld met het ondernemingsnummer, dan wordt dat doorgestuurd. Als het veld leeg is, zal Yesplan echter kijken of het veld “Btw-nummer” een waarde bevat. Als dat het geval is, wordt alsnog het btw-nummer doorgestuurd.

Resourcesets§

Stel dat je een resourceset geboekt hebt. Die bestaat uit verschillende resources, maar hoe zal die set dan geëxporteerd worden?

Als de prijs van de resourceset berekend wordt aan de hand van de onderliggende resources, zullen de individuele boekingen van de resources als prestaties doorgestuurd worden.
Als de resourceset zelf een prijsdefinitie bevat, zal deze prijs als prestatie doorgestuurd worden. De onderliggende resourceboekingen zullen niet doorgestuurd worden. Je kan dus prijsdefinities toevoegen aan een resourceset, en er ook de rubriek uit Cevi aan koppelen.

Opmerking

Je kan de integratie zo instellen dat je resourceboekingen met een aantal en een prijs van 0 niet exporteert als prestaties. Zie Cevi Export instellen voor meer informatie.

Evenementen of evenementgroepen§

Als je exporteert via het zoekvenster, kan je in de filter links van de zoekbalk bepalen of de resultaten evenementen of evenementgroepen mogen bevatten. We raden aan om hier enkel “Evenementen” te selecteren.

Je export bevat sowieso evenementen, en geen evenementgroepen. Dan is het een goed idee om enkel evenementen op te nemen in je tabel met resultaten.
Als je naar evenementgroepen zoekt in een bepaalde periode, dan verschijnt een evenementgroep als resultaat als die minstens één evenement bevat in die periode. Bijgevolg kunnen de resultaten ook evenementgroepen bevatten waarvan niet alle evenementen binnen die periode vallen. Je kan dit echter niet zien in de tabel met resultaten. Als je zo’n groep selecteert en exporteert, dan exporteer je alle evenementen in de groep, en kan je export evenementen bevatten die buiten de periode liggen waarvoor je initieel wenste te factureren.
Als je evenementen én evenementgroepen in je zoekopdracht opneemt, kan het gebeuren dat je een evenement twee keer selecteert voor export: één keer door de evenementgroep te selecteren en één keer door het evenement te selecteren. Yesplan zal deze duplicaten wel automatisch verwijderen omdat je anders hetzelfde evenement twee keer exporteert en dus factureert. Toch is het een situatie die je misschien liever vermijdt.

Prijzen overschrijven§

In Yesplan kan je prijzen overschrijven op verschillende niveaus. In dat geval zal je voor deze prijs wel een rubriek moeten meegeven. Die is echter niet altijd voorhanden. Wat wordt dan meegestuurd in het exportbestand?

Overschrijven op evenement§

Je kan de prijs van resources in Yesplan overschrijven op het niveau van het evenement, maar evenementen hebben geen prijsdefinities en ook geen veld voor “Boekhoudcode”.

Yesplan zal dan de naam van het evenement meegeven als waarde voor rubriek. Dat betekent dat je in Cevi een product/dienst moet aanmaken met deze rubriek.

Overschrijven op resourcegroep§

Je kan de prijs van resources in Yesplan overschrijven op het niveau van de resourcegroep, maar resourcegroepen hebben geen prijsdefinities en ook geen veld voor “Boekhoudcode”.

Yesplan zal dan de naam van de resourcegroep meegeven als waarde voor rubriek. Dat betekent dat je in Cevi een product/dienst moet aanmaken met deze rubriek.

Overschrijven op resourceset§

Als een resourceset geen eigen prijsdefinitie heeft en je overschrijft de prijs op het niveau van de set, dan zal er geen veld zijn voor “Boekhoudcode”.

Yesplan zal dan geen enkele waarde meegeven voor rubriek.

Opmerking

We raden deze manier van werken af. Het is een goed idee om:

Ofwel resourcesets een prijsdefinitie toe te kennen (met een rubriek) en dan de prijs te overschrijven indien gewenst.
Ofwel resourcesets géén prijsdefinitie toe te kennen. De onderliggende resources in de set bepalen dan de prijs. In dit geval overschrijf je de prijs beter niet op het niveau van de resourceset.

Kortingen§

In Yesplan kan je kortingen toevoegen voor het aantal en de duur van een resourceboeking. Zie Kortingen voor meer informatie. Hoe wordt deze korting echter geëxporteerd?

Yesplan zal de kortingen op een resourceboeking steeds correct berekenen. De korting zal evenwel niet zichtbaar zijn op de uiteindelijke prijs. Dit betekent dat je de korting niet kan exporteren naar Cevi en ze niet op de factuur zal verschijnen.

We raden daarom aan om een keuze te maken:

Ofwel gebruik je de kortingen op resourceboekingen. Deze zullen dan niet zichtbaar zijn in Cevi.
Ofwel gebruik je de kortingen op resourceboekingen niet. Je kan dan wel bijvoorbeeld de prijs overschrijven op de resourceboeking zelf, of een resourceboeking toevoegen met een negatieve prijs (i.e. de korting). Dit zal wel verschijnen in Cevi.

Let op

We raden ten sterkste af om deze twee methodes te combineren, aangezien ze tot verwarring en fouten kunnen leiden in de facturatie.

Correctielijnen§

In de instellingen van de integratie kan je beslissen om correctielijnen toe te voegen (zie Cevi export instellen voor meer informatie). Correctielijnen laten je toe om expliciet te maken dat Yesplan totalen anders berekent dan Cevi.

Als je een prijs invult in Yesplan, bijvoorbeeld ‘1.00004’, dan zal deze in Yesplan verschijnen als ‘1.00’, dus afgerond tot twee cijfers na de komma. Yesplan slaat echter wel degelijk de volledige, niet-afgeronde prijs ‘1.00004’ op.

Stel dat je een factuur wilt exporteren voor een resource met de prijs ‘1.00004’, die duizend keer geboekt is:

Het overzicht bevat de prijs afgerond tot vier cijfers na de komma, omdat Cevi op die manier afrondt: ‘1.0000’. Als je het totaal berekent op basis van deze prijs, dan is het resultaat ‘1000.00’: 1.0000 x 1000 = 1000.00.
Het totaal onder het overzicht wordt echter berekend met de niet-afgeronde prijs, wat leidt tot het resultaat ‘1000.04’: 1.00004 x 1000 = 1000.04.
Kortom: er is een verschil van ‘0.04’ tussen de berekening met de afgeronde prijs en de berekening met de niet-afgeronde prijs.

De optie “Exporteer correctielijnen” in de instellingen van Cevi laat je toe om te beslissen hoe je dit verschil oplost:

Als je de optie selecteert, dan berekent Yesplan het totaal met de niet-afgeronde prijs en wordt een correctielijn toegevoegd. Dat betekent dat een boekingslijn ‘+0.04’ verschijnt in het overzicht en de export om de totalen weer te doen overeenkomen: 1000.00 + 0.04 = 1000.04.
Als je de optie niet selecteert, dan zal het totaal berekend worden met de prijs die afgerond is tot vier cijfers na de komma. Het totaal in het overzicht en de export zal dus niet langer ‘1000.04’ zijn, maar ‘1000.00’.

Opmerking

Cevi raadt het gebruik van correctielijnen af.
Het totaal in het voorbeeld hierboven is afgerond tot twee cijfers na de komma omdat Cevi totalen op die manier afrondt.

Exportnummer§

Yesplan vult in het geëxporteerde XML-veld een waarde in voor het veld “Factuurnummer”. Elke keer als je een XML-bestand exporteert, zal de waarde van dit veld verhoogd worden:

Cevi eist dat de XML die Yesplan exporteert voor elke factuur een unieke waarde bevat in het veld “Factuurnummer”.
Yesplan kan echter geen factuurnummers toevoegen omdat het geen toegang heeft tot Cevi en niet weet wat daar de laatste waarde is.
Daarom bevat de XML voor dit veld een uniek getal dat bij elke export per factuur verhoogd wordt.
Als je de XML geïmporteerd hebt in Cevi, kan je deze waarde daar vervolgens overschrijven met het correcte factuurnummer.