Alfa Export

Je registreert in Yesplan prestaties in de vorm van resourceboekingen, maar je kan geen facturen maken in Yesplan. Dat kan echter wel met software zoals Alfa, gemaakt door Cipal Schaubroeck.

Met deze integratie kan je de volgende acties uitvoeren:

In Yesplan resourceboekingen per evenement(groep) exporteren naar een XML-bestand.
Dat XML-bestand importeren in Alfa.
De facturatie verwerken in Alfa op basis van de gegevens in het XML-bestand.

Concepten§

Alfa en Yesplan gaan anders om met concepten. In de lijst hieronder vind je verschillende begrippen uit Alfa en de manier waarop ze in Yesplan verschijnen:

Klantcode: Dit is een nummer (dat begint met “IR”) waarmee je een klant binnen Alfa identificeert. Registreer deze code in Yesplan manueel op contacten via een customdataveld (van het type “Invulveld”) . Bij het exporteren en importeren van prestaties laat dit nummer je toe om contacten uit Yesplan te koppelen aan klanten in Alfa.
Prestatie: Prestaties zijn in Alfa diensten of producten die je factureert aan een klant. In Yesplan komt dit overeen met geboekte resources op evenementen:
- Voor deze resources moet het veld “Aan te rekenen” geselecteerd zijn.
- Op het evenement moet de klant ingevuld zijn in een customdataveld van het type “Contactboeking”. De klantcode op het geboekte contact zorgt vervolgens voor de juiste identificatie in Alfa bij het exporteren en importeren van gegevens.
Artikel: Dit zijn diensten of producten in Alfa die je in Yesplan kan aanrekenen, met één enkele prijs. Dit correspondeert met de prijsdefinitie van een resource in Yesplan.
Actie, algemene rekening, beleidsitem, kostenplaats: Dit zijn zogenaamde BBC-codes in Alfa die je meegeeft aan individuele artikels. Je kan deze koppelen aan prijsdefinities via het importeren van een CSV-bestand. Zie BBC-codes importeren voor meer informatie.
Budgethouder, budgettaire entiteit, investeringsenveloppe: Dit zijn zogenaamde BBC-codes in Alfa die je meegeeft aan elke prestatie. Je kan deze ingeven in de instellingen van de Alfa-integratie in de systeeminstellingen. Zie Alfa Export instellen voor meer informatie.
Btw: In Alfa kan je aangeven dat een artikel geen btw heeft. In Yesplan kan dat niet, maar je kan de export wel zo instellen dat een btw van 0 % in Yesplan omgezet wordt in “Geen btw” in Alfa. Zie Alfa Export instellen voor meer informatie.

Configuratie§

Om de integratie in te stellen moet je de volgende stappen zetten:

De integratie aanvragen bij je Customer Success Manager.
Een customdataveld aanmaken op het contact voor de klantcode uit Alfa en dit veld invullen voor bestaande klanten.
Customdatavelden aanmaken op evenementen voor het boeken van klanten en het exporteren van prestaties per evenement.
Je human resources correct organiseren.
De BBC-codes op individuele artikels in Alfa importeren in Yesplan.
Je export correct instellen in de systeeminstellingen van Yesplan.

Alfa Export aanvragen§

Je Customer Success Manager kan de integratie met Alfa activeren en je kan dat aanvragen met een e-mail naar support@yesplan.be. Je Customer Success Manager zal je dan verder helpen om de Alfa Export te activeren.

Klantcode toevoegen§

Als je Alfa reeds gebruikt bevat het veel klanten, elk met een klantcode. Om de integratie goed te laten werken, moet je de relevante klanten uit Alfa koppelen aan contacten in Yesplan. Dat gebeurt via een customdataveld op het contact.

Opmerking

De klanten die als contact in Yesplan toegevoegd zijn moeten in Yesplan ook een volledig adres hebben. Indien niet, krijg je een waarschuwing bij het exporteren van het XML-bestand.

Maak eerst het customdataveld aan:

Ga in Yesplan als beheerder naar “Systeeminstellingen” > “Contacten” > “Custom data”.
Maak een nieuwe groep aan voor Alfa, of je kan er ook voor kiezen om het veld toe te voegen aan een bestaande groep.
Maak het veld aan:
- Kies het type “Invulveld”.
- Kies zelf een duidelijk label, bijv. ‘Klantcode Alfa’.
- Klik op “Voeg toe”.
- Dubbelklik op het keyword van het veld en geef het een heldere naam die duidelijk weergeeft wat het doet, bijv. ‘alfaexport_klantcode’.

Tip

Je kan de zichtbaarheid van customdatavelden nog verder aanpassen en bepalen waar ze moeten verschijnen. Zie Zichtbaarheid van customdatavelden voor meer informatie.

Nu kan je de klantcode uit Alfa toevoegen aan Yesplan:

Zoek voor elke klant in Alfa het contact op in Yesplan. Zorg dat je het juiste contact selecteert (bijv. de organisatie en niet de persoon of de link).
Open het infovenster voor het contact en navigeer naar het customdataveld dat je net aangemaakt hebt.
Vul de klantcode in. In Alfa begint die met “IR”, bijv. ‘IR10326’, maar in Yesplan moet je enkel de cijfers invullen (bijv. ‘10326’).

Tip

Je kan de klantgegevens ook exporteren uit Alfa en omvormen naar een importbestand voor contacten in Yesplan. We raden wel aan om dit eerst te bespreken met je Customer Success Manager, aangezien dit een grote impact kan hebben. Zie Importeren van contacten voor meer informatie.
Eens je Alfa en Yesplan naast elkaar gebruikt, moet je de contacten ook up to date houden. Zie Contacten beheren voor meer informatie.

Klantboeking en exportknop toevoegen§

Als je in Yesplan een evenement organiseert, moet je daar ook kunnen invullen aan wie je het uiteindelijk wilt factureren in Alfa. Dat doen we via een customdataveld op het evenement.

Je kan daarnaast op het evenement een knop toevoegen om enkel de resourceboekingen van dat evenement te exporteren:

Ga in Yesplan als beheerder naar “Systeeminstellingen” > “Evenementen” > “Custom data”.
Maak een nieuwe groep aan voor Alfa, of je kan er ook voor kiezen om het veld toe te voegen aan een bestaande groep.
Maak het contactveld aan:
- Kies het type “Contactveld”.
- Kies zelf een duidelijk label, bijv. ‘Factureren aan klant’.
- Klik op “Voeg toe”.
- Dubbelklik op het keyword van het veld en geef het een heldere naam die duidelijk weergeeft wat het doet, bijv. ‘alfaexport_klant’.
Maak de knop aan:
- Kies het type “Alfa exportknop”.
- Kies zelf een duidelijk label, bijv. ‘Exporteren’.
- Klik op “Voeg toe”.

Tip

Je kan de zichtbaarheid van customdatavelden nog verder aanpassen en bepalen waar ze moeten verschijnen. Zie Zichtbaarheid van customdatavelden voor meer informatie.

Bij een export van de prestaties zal Yesplan kijken naar de contactboeking op het evenement:

Als dat contact een klantcode van Alfa heeft, zal dat in het exportbestand staan, zodat je in Alfa de prestaties kan koppelen aan de juiste klant.
Als dat contact een contactlink is, zal Yesplan de klantcode van de gekoppelde organisatie gebruiken.

Opmerking

Eens je Alfa en Yesplan naast elkaar gebruikt, is het ook mogelijk dat sommige contacten (nog) géén klantcode van Alfa hebben. Zie Contacten beheren voor meer informatie over wat er dan gebeurt.

Human resources organiseren§

Je kan instellen op welke manier resources verschijnen in het exportbestand (en dus in Alfa). Zie Alfa Export instellen voor meer informatie.

Je zal hiervoor bijna altijd de naam van de resource gebruiken. Voor human resources is dit echter niet zo handig: dan verschijnt immers de naam van de human resource (bijv. ‘Violet Trudeau’) en dat wil je waarschijnlijk niet. Daarom raden we je aan om de human resources op onderstaande manier te organiseren.

Tip

Deze werkwijze maakt gebruik van plaatshouders/rollen. Je vindt meer informatie hierover in de handleiding:

Zet de volgende stappen:

Maak op elke relevante plaatshouder (bijv. met de naam ‘Geluidstechnieker’) een prijsdefinitie aan met de naam van de plaatshouder (dus: ‘Geluidstechnieker’). Zie Prijsdefinities voor meer informatie.
Voor elke human resource die ingewisseld kan worden met die plaatshouder, zet je de volgende stappen:
- Open het infovenster van de human resource (bijv. ‘Violet Trudeau’).
- Voeg de rol van de plaatshouder toe in het tabblad “Info” als dat nog niet gebeurd zou zijn. In dit geval zou dat dan ‘Geluidstechnieker’ zijn.
- Voeg in het tabblad “Prijzen” een prijsdefinitie toe met de naam van de rol/plaatshouder (dus: ‘Geluidstechnieker’).

Als je Violet Trudeau inwisselt bij een boeking, dan gebruikt Yesplan de naam van de rol (dus ‘Geluidstechnieker’) in de export. Als er geen rol ingevuld is op de human resource, dan verschijnt een waarde die je kan meegeven in de instellingen, bijv. ‘Personeel’. Zie Alfa Export instellen voor meer informatie.

BBC-codes importeren§

Alfa bevat voor elk artikel zogenaamde BBC-codes: “actie”, “algemene rekening”, “beleidsitem” en “kostenplaats”. Je moet deze gegevens koppelen aan de prijsdefinities van resources in Yesplan. We doen dit via het importeren van een CSV-bestand.

Opmerking

Een artikel in Alfa komt overeen met een prijsdefinitie in Yesplan. Je koppelt deze aan elkaar via de accountcode.
Als je werkt met meerdere budgethouders in Alfa zal je voor elke budgethouder een CSV-bestand moeten voorbereiden en importeren. Of deze CSV-bestanden onderling verschillen hangt af van de manier waarop je artikels en budgethouders georganiseerd zijn in Alfa.

Je zal van je Customer Success Manager een sjabloon ontvangen voor de import:

Het CSV-bestand bevat vijf kolommen: “account”, “actie”, “beleidsitem”, “algemene_rekening” en “kostenplaats”:
- Elke rij zal een artikel uit Alfa bevatten.
- In de eerste kolom moet je een zelfgekozen code invullen voor elk artikel. Je vult in Yesplan diezelfde code ook in op de prijsdefinitie van resources, met name in het veld “Boekhoudcode”.
- De andere vier kolommen bevatten de BBC-codes uit Alfa.
Bij de import zal Yesplan voor elke rij de prijsdefinitie zoeken met de waarde uit de kolom “account” en de BBC-codes aan die prijsdefinitie koppelen.

Je kan dit bestand gebruiken om de import voor te bereiden:

In het bestand bevat de eerste rij de hoofdingen van de kolommen: je mag deze mag niet aanpassen of verwijderen.
Exporteer in Alfa de lijst met BBC-codes naar een Excelbestand.
Bewerk het Excelbestand uit Alfa zodat enkel de kolommen voor actie, beleidsitem, algemene_rekening en kostenplaats overblijven, in die volgorde.
Kopieer deze kolommen (zonder de hoofding) in het Excelbestand: selecteer in het sjabloon dat we je bezorgd hebben cel B2 en kies voor “Plak”.
Het sjabloon bevat nu al de artikels uit Alfa met hun BBC-codes. Nu gaan we die koppelen aan Yesplan:
- Voeg voor elke rij een unieke code toe in de kolom “account” (bijv. ‘ALFA082’). Deze code mag letters en cijfers bevatten, maar moet uniek zijn.
- Voeg die unieke code ook toe aan de juiste prijsdefinitie in Yesplan, in het veld “Boekhoudcode”.
Bewaar het sjabloon als een CSV-bestand.

Let op

Microsoft Excel kan voorstellen om het bestand op te slaan als een Excel-bestand, maar je moet het wel degelijk opslaan als een CSV-bestand. Je zal een Excel-bestand niet kunnen importeren.

Alfa Export instellen§

Eens de Alfa Export geactiveerd is en je de stappen hierboven uitgevoerd hebt, kan je de export instellen.

Algemene velden§

Ga als beheerder naar “Systeeminstellingen” > “Integraties” > “Alfa Export” en vul de verschillende velden in:

Exporteer op het niveau van:
- Evenementen: Alle boekingen op één evenement worden samengeteld en in één lijn weergegeven in het exportbestand.
- Resourcegroepen: De boekingen worden samengeteld per resourcegroep. Het exportbestand bevat dan een lijn per resourcegroep.
- Resourceboekingen: Het exportbestand bevat een lijn per resourceboeking. We raden aan om deze optie te kiezen.
Alfa klantcode op contact: Vul hier het keyword in dat je gebruikt hebt in de stap Klantcode toevoegen. In ons voorbeeld was dat ‘alfaexport_klantcode’.
Klant op evenement: Vul hier het keyword in dat je gebruikt hebt in de stap Klantboeking en exportknop toevoegen. In ons voorbeeld was dat ‘alfaexport_klant’.

Let op

Als je voor “Exporteer op het niveau van” kiest voor “evenementen” of “resourcegroepen”, zullen de boekingen samengeteld en samengevat worden op één lijn in het exportbestand, met name voor het evenement en de resourcegroep. Dat betekent wel dat al de resources op het evenement of in de resourcegroep hetzelfde btw-tarief moeten hebben: je kan immers niet meer dan één btw-tarief weergeven op één lijn.

Daarom raden we ten sterkste aan om voor de Alfa Export te kiezen voor exports op het niveau van boekingen.

Velden voor budgethouder(s)§

Alfa Export laat je toe om één of meerdere budgethouders te definiëren, afhankelijk van de manier waarop je Alfa gebruikt:

Eén budgethouder: geef de budgethouder een naam door te klikken op “Hernoem” en vul de velden correct in.
Meerdere budgethouders: voeg een budgethouder toe door onderaan te klikken op “Voeg budgethouder toe”. Geef de nieuwe budgethouder een naam en vul voor elke budgethouder de velden correct in.

Voor elke budgethouder moet je onderstaande velden invullen:

Budgethouder, Budgettaire entiteit en Investeringsenveloppe: Dit zijn BBC-codes uit Alfa die verschijnen in elk artikel. Je kan die gewoon overnemen uit Alfa.
Beschrijving ‘personeel’ zonder rol in Yesplan: Als een human resource geboekt is zonder rol, kan je hier ingeven wat de naam van die prestatie moet zijn. De standaardwaarde is “Personeel”.
Vervang 0% btw door ‘GEEN’: In Yesplan kan je 0 % btw ingeven in de prijsdefinitie van resources, maar Alfa kent dit concept niet: daar wordt “GEEN” gebruikt. Als je deze checkbox selecteert wordt de 0 % btw uit Yesplan in het XML-bestand vervangen door “GEEN”.
Negeer boekingen met een aantal en prijs van 0: Je evenement zou boekingen kunnen bevatten met een aantal en prijs van 0, bijvoorbeeld als je een resourceset boekt voor catering maar niet alle boekingen in die set gebruikt zijn. Als je deze checkbox selecteert neem je deze boekingen niet mee in de export.
Exporteer correctielijnen: Yesplan toont voor elke resourceboeking een afgeronde prijs, maar gebruikt voor de berekening van totalen de werkelijke, niet-afgeronde prijs. Dit kan leiden tot een verschil in de berekening van de totalen.
- Als je deze checkbox selecteert zal het XML-bestand een lijn bevatten die dit verschil expliciet maakt.
- Als je de checkbox niet selecteert, wordt deze lijn niet toegevoegd aan het XML-bestand en zal je het verschil kunnen oplossen in Alfa zelf.
Cipal Schaubroeck zelf raadt het gebruik van correctielijnen af. Zie Correctielijnen voor een voorbeeld.
Beschrijving boekingslijn: Je kan bepalen hoe een resourceboeking omschreven wordt en je kan daarbij – naast tekst – onderstaande variabelen gebruiken:
- $amount: Het aantal van de resourceboeking, gevolgd door “x”, bijv. ‘3x’.
- $resource: De naam van de resource.
- $date: De datum van de boeking in het correcte formaat, bijv. ‘op 28-05-2020’ of ‘van 28-05-2020 tot 30-05-2020’.
- $time: De tijden van de boeking in het correcte formaat, bijv. ‘van 09:00 tot 22:00’.
- $datetime: De datum en de tijden van de boeking in het correcte formaat, bijv. ‘op 28-05-2020 van 09:00 tot 22:00’ of ‘van 28-05-2020 – 09:00 tot 30-05-2020 – 22:00’.
- $keyword: Het keyword van een customdataveld op de resourceboeking. De inhoud van dat customdataveld zal weergegeven worden.
De standaardwaarde is $amount $resource ($time) maar je kan dit zelf aanpassen naar bijvoorbeeld $time: $amount $resource, en dat wordt dan ‘van 09:00 tot 11:00: 10x Koffie’.
Importeer BBC-codes: Hier kan je het bestand uploaden dat je voorbereid hebt in de stap BBC-codes importeren.

Je hebt nu alles ingesteld om de integratie met Alfa te gebruiken.

Gebruik§

In deze integratie exporteer je een XML-bestand met de gewenste prestaties uit Yesplan, en importeer je dat bestand vervolgens in Alfa. Je kan het bestand op twee manieren exporteren:

via het zoekvenster “Alfa Export”
via het infovenster van het evenement

Opmerking

Hou er rekening mee dat enkel de resourceboekingen geëxporteerd worden waarvoor “Aan te rekenen” geselecteerd is.

Zoekvenster Alfa Export§

Als je de prestaties voor meerdere evenementen wenst te exporteren is het zoekvenster “Alfa Export” het meest aangewezen:

Ga naar “Rapporten” > “Alfa Export”.
Geef in de zoekbalk bovenaan een zoekopdracht in, bijvoorbeeld event:date:21-09-2020 voor al de evenementen die op 21 september 2020 plaatsvinden. Zie de Zoektaal voor meer informatie over zoekopdrachten.
Je krijgt dan een lijst te zien van alle evenementen op die dag. Selecteer links de checkbox voor de evenementen die je zou willen exporteren.
Nu kan je de geselecteerde evenementen exporteren:
- Heb je slechts één budgethouder gedefinieerd? Klik dan op “Exporteer…”.
- Heb je meerdere budgethouders gedefinieerd? Klik dan op “Exporteer” en selecteer in de keuzelijst de gewenste budgethouder.
In het volgende scherm kan je een overzicht bekijken van de velden die geëxporteerd zullen worden. Klik op “Exporteer” als alles correct is. Yesplan zal één XML-bestand aanmaken waarin elk evenement een aparte factuur is.

Tip

Je kan in het zoekvenster ook het infovenster voor een evenement openen op twee manieren:

Door dubbel te klikken op de rij voor dat evenement.
Of door rechts te klikken op de rij en in het contextmenu “Toon info” te kiezen.

Op die manier kan je evenementen nog aanpassen alvorens ze te exporteren.

Infovenster van het evenement§

Als je in de stap Klantboeking en exportknop toevoegen een knop aangemaakt hebt, zal die verschijnen in het infovenster van het evenement. Gebruik deze knop om de prestaties van individuele evenementen of evenementgroepen te exporteren:

Open het infovenster voor het evenement en navigeer naar het tabblad waar de knop zich bevindt. Dit hangt af van de manier waarop je de zichtbaarheid van deze knop ingesteld hebt. Zie Zichtbaarheid van customdatavelden voor meer informatie.
Exporteer het evenement:
- Heb je slechts één budgethouder gedefinieerd? Klik dan op “Exporteer…”.
- Heb je meerdere budgethouders gedefinieerd? Klik dan op “Exporteer” en selecteer in de keuzelijst de gewenste budgethouder.
In het volgende scherm kan je een overzicht bekijken van de velden die geëxporteerd zullen worden. Klik op “Exporteer” als alles correct is. Yesplan zal het XML-bestand aanmaken en je zal het automatisch downloaden.

Veelgestelde vragen§

Hieronder beantwoorden we enkele vragen over het beheer en gebruik van de integratie.

Contacten beheren§

Contacten en klanten zijn geen statisch gegeven. Ze bestaan echter in Alfa én Yesplan, hoe beheer je ze dan?

Nieuwe klanten§

Eens je de integratie ingesteld hebt, zullen er nieuwe klanten bijkomen. Hoe voeg je die toe?

Als je de klant eerst invoert in Alfa, moet je hem vervolgens toevoegen als contact in Yesplan en de klantcode uit Alfa manueel invullen in het correcte veld op het contact. In het voorbeeld van de stap Klantcode toevoegen was dit het veld ‘Klantcode Alfa’.
Als je de klant eerst invoert in Yesplan, dan wordt de Yesplan-ID van die klant meegestuurd als waarde voor het veld ‘Klantcode Alfa’:
- Als deze klantcode (de Yesplan-ID) nog niet bestaat in Alfa, wordt een nieuwe klant aangemaakt met die klantcode en de gegevens van het contact in Yesplan.
- Als deze klantcode (de Yesplan-ID) wel zou bestaan in Alfa, wordt gewoon deze klant gebruikt. De contactgegevens worden dan niet overschreven.

Aanpassingen bestaande klanten§

Wat als het adres van een klant verandert? Waar moet je dit dan aanpassen?

Aangezien er geen automatische koppeling is tussen Yesplan en Alfa, zal je deze gegevens manueel in Alfa én Yesplan moeten aanpassen.

BBC-codes beheren§

Hoe koppel je nieuwe artikels uit Alfa aan prijsdefinities in Yesplan?

Voeg eerst de artikels toe in Alfa en de corresponderende prijsdefinities in Yesplan.
Exporteer de BBC-codes van de artikels uit Alfa.
Bewerk het Excelbestand uit Alfa zodat:
- Enkel de kolommen voor actie, beleidsitem, algemene_rekening en kostenplaats overblijven, in die volgorde.
- Enkel de BBC-codes van de nieuwe artikels in het bestand staan.
Ga in Yesplan als beheerder naar “Systeeminstellingen” > “Integraties” > “Alfa Export”.
Download onder “Importeer codes” het CSV-bestand met de codes zoals die nu in Yesplan opgeslagen zijn.
Voeg onderaan dit CSV-bestand rijen toe voor de nieuwe artikels en voeg daar de nieuwe BBC-codes in die je net uit Alfa geëxporteerd hebt, in de juiste volgorde: “actie”, “beleidsitem”, “algemene_rekening” en “kostenplaats”.
Voeg nu de unieke code toe:
- Vul voor elke rij een unieke code toe in de kolom “account” (bijv. ‘ALFA082’). Deze code mag letters en cijfers bevatten, maar moet uniek zijn.
- Vul die unieke code ook in op de juiste prijsdefinitie in Yesplan, in het veld “Boekhoudcode”.
Bewaar het CSV-bestand.
Ga naar “Systeeminstellingen” > “Integraties” > “Alfa Export” en klik voor de juiste budgethouder op de knop “Browse” naast “Importeer codes”. Kies het aangepaste CSV-bestand dat je net bewaard hebt.
De nieuwe codes zullen gekoppeld worden aan de resources in Yesplan.

Opmerking

Als je meerdere budgethouders gedefinieerd hebt moet je deze stappen mogelijk herhalen voor elke budgethouder. Dat hangt af van de manier waarop je budgethouders en arikels georganiseerd zijn in Alfa.

Ontbrekende BBC-codes§

In het overzicht van de export kunnen voor resourceboekingen streepjes (---) verschijnen in de kolommen voor “Actie”, “Beleidsitem”, “Algemene rekening” en “Kostenplaats”. Waarom?

Dit betekent dat de resource in kwestie geen waardes heeft voor deze velden en dat je de BBC-codes nog moet importeren. Zie BBC-codes beheren voor meer informatie.

Resourcesets§

Stel dat je een resourceset geboekt hebt. Die bestaat uit verschillende resources, maar hoe zal die set dan geëxporteerd worden?

Als de prijs van de resourceset berekend wordt aan de hand van de onderliggende resources, zullen de individuele boekingen van de resources als prestaties doorgestuurd worden.
Als de resourceset zelf een prijsdefinitie bevat, zal deze prijs als prestatie doorgestuurd worden. De onderliggende resourceboekingen zullen niet doorgestuurd worden. Je kan dus prijsdefinities toevoegen aan een resourceset, en er ook BBC-codes uit Alfa aan koppelen.

Opmerking

Je kan de integratie zo instellen dat je resourceboekingen met een aantal en een prijs van 0 niet exporteert als prestaties. Zie Alfa Export instellen voor meer informatie.

Prijzen overschrijven§

In Yesplan kan je prijzen overschrijven op verschillende niveaus. In dat geval zal je voor deze prijs wel een boekhoudcode moeten meegeven. Die is echter niet altijd voorhanden. Wat wordt dan meegestuurd in het exportbestand?

Overschrijven op evenement§

Je kan de prijs van resources in Yesplan overschrijven op het niveau van het evenement, maar evenementen hebben geen prijsdefinities en ook geen veld voor “Boekhoudcode”.

Yesplan zal dan de naam van het evenement meegeven als waarde. Dat betekent dat je in Alfa een product/dienst moet aanmaken met deze code.

Overschrijven op resourcegroep§

Je kan de prijs van resources in Yesplan overschrijven op het niveau van de resourcegroep, maar resourcegroepen hebben geen prijsdefinities en ook geen veld voor “Boekhoudcode”.

Yesplan zal dan de naam van de resourcegroep meegeven als waarde. Dat betekent dat je in Alfa een product/dienst moet aanmaken met deze code.

Overschrijven op resourceset§

Als een resourceset geen eigen prijsdefinitie heeft en je overschrijft de prijs op het niveau van de set, dan zal er geen veld zijn voor “Boekhoudcode”.

Yesplan zal dan geen enkele waarde meegeven voor de boekhoudcode.

Opmerking

We raden deze manier van werken af. Het is een goed idee om:

Ofwel resourcesets een prijsdefinitie toe te kennen (met een “account” code) en dan de prijs te overschrijven indien gewenst.
Ofwel resourcesets géén prijsdefinitie toe te kennen. De onderliggende resources in de set bepalen dan de prijs. In dit geval overschrijf je de prijs beter niet op het niveau van de resourceset.

Kortingen§

In Yesplan kan je kortingen toevoegen voor het aantal en de duur van een resourceboeking. Zie Kortingen voor meer informatie. Hoe wordt deze korting echter geëxporteerd?

Yesplan zal de kortingen op een resourceboeking steeds correct berekenen. De korting zal evenwel niet zichtbaar zijn op de uiteindelijke prijs. Dit betekent dat je de korting niet kan exporteren naar Alfa en ze niet op de factuur zal verschijnen.

We raden daarom aan om een keuze te maken:

Ofwel gebruik je de kortingen op resourceboekingen. Deze zullen dan niet zichtbaar zijn in Alfa.
Ofwel gebruik de kortingen op resourceboekingen niet. Je kan dan wel bijvoorbeeld de prijs overschrijven op de resourceboeking zelf, of een resourceboeking toevoegen met een negatieve prijs (i.e. de korting). Dit zal wel verschijnen in Alfa.

Let op

We raden ten sterkste af om deze twee methodes te combineren, aangezien ze tot verwarring en fouten kunnen leiden in de facturatie.

Correctielijnen§

De instellingen van de integratie laten je toe om correctielijnen toe te voegen (zie Alfa Export instellen) voor meer informatie. Maar wat is een correctielijn precies?

Stel dat twee resources op een evenement geboekt zijn:

Naam	Prijs	Afgeronde prijs
Microfoon 1	119.775	119.78
Microfoon 2	110.215	110.22
Totaal	229.99	230

Yesplan gebruikt de volgende logica in de berekeningen:

Voor de prijzen van individuele resources verschijnt steeds de afgeronde prijs.
Voor de berekening van de totale prijs van alle resources samen wordt echter de niet-afgeronde prijs gebruikt.
Dit kan zorgen voor een verschil tussen het totaal van enerzijds de afgeronde prijs en anderzijds de niet-afgeronde prijs. In het voorbeeld hierboven is dat verschil 0.01.

Yesplan kan in de export een correctielijn toevoegen om dit verschil expliciet te maken: de correctielijn zal in dit voorbeeld “–0.01” bevatten. Als je beslist om geen correctielijnen toe te voegen aan het exportbestand, dan zal je dit verschil op kunnen lossen in Alfa zelf, waar het automatisch gedetecteerd zal worden.