Roosters en timesheets

Roosterplanners§

Roosterplanners zijn gebruikers die de roosters beheren van de leden van hun teams. Ze kunnen roosters publiceren en timesheets goedkeuren. Indien timesheets gebruikt worden, dan kunnen enkel roosterplanners (en beheerders) de werkelijke tijden van roosteritems bewerken.

Een Yesplan-beheerder kan het gebruik van roosterpublicatie of timesheets instellen in de systeeminstellingen: zie Roosters en timesheets voor meer informatie.

Roosters publiceren§

Als je roosterplanner bent van een team, kan je het rooster publiceren voor elk van de medewerkers in dat team. Concreet selecteer je een specifieke datum en zullen de gekozen roosters verschijnen in de iCalendar feed en de Yesplan App tot die datum (en niet later).

Hieronder vind je de verschillende stappen om roosters te publiceren.

Opmerking

In de Teamplanner, iCalendar feed, zoektaal en API verschijnen onbeschikbaarheden altijd. In de Yesplan App verschijnen ze voor medewerkers pas bij het publiceren van de roosters waarin ze voorkomen.

Voor je roosters kan publiceren, moet je roosterplanner zijn voor het betreffende team. Als je een roosterplanner bent zullen een aantal elementen veranderen in de Teamplanner:

Een optieknop (met drie verticale puntjes) verschijnt naast de namen van medewerkers waarvan je roosterplanner bent.
Linksboven in de Teamplanner verschijnt een knop “Publiceer…”.
Sommige cellen krijgen een gearceerde verticale lijn aan de rechterkant. Dit geeft aan dat ze ongepubliceerd (klad) zijn.

Let op

Op zondagavond publiceert Yesplan automatisch de roosters van medewerkers voor de komende zeven dagen. Dat gebeurt in twee gevallen:

Als de roosterplanner de roosters van die medewerkers nog niet vóór zondagavond gepubliceerd heeft.
Als die medewerkers geen roosterplanner hebben in de systeeminstellingen.

Je kan roosters op twee manieren publiceren:

Door te klikken op de optieknop (met drie verticale puntjes) naast de medewerker, bovenaan de Teamplanner. Kies vervolgens “Rooster publiceren…” en dan publiceer je enkel het rooster van die medewerker.
Door te klikken op de knop “Publiceer…” linksboven in de Teamplanner. Dan publiceer je het rooster van alle medewerkers die op dat moment weergegeven zijn in de Teamplanner en waarvan jij roosterplanner bent.

Vervolgens opent een venster om de publicatie verder te verfijnen. Hieronder overlopen we de verschillende onderdelen van dat venster.

Geselecteerde roosters§

Bovenaan het publicatievenster staat de lijst met medewerkers waarvan je het rooster gaat publiceren. Door de checkbox links van een medewerker te deselecteren, zal je het rooster van die medewerker niet meer publiceren.

Publicatiedatum kiezen§

In de kalender van het publicatievenster kan je de datum kiezen tot wanneer je roosters wilt publiceren:

De datum met een cirkel errond is de datum van vandaag.
De datums met een grijze achtergrond zijn de datums tot wanneer roosters momenteel gepubliceerd zijn voor medewerkers. Door de muis te bewegen over die datums krijg je meer informatie.
De datum met een blauwe achtergrond is de laatste datum tot wanneer één of meer roosters momenteel gepubliceerd zijn. Door de muis te bewegen over die datum krijg je meer informatie.

Klik op een datum na de datum met de blauwe achtergrond om een nieuwe publicatiedatum te kiezen.

Conflicten§

Als er nog conflicten zijn in de roosters voor de gekozen periode, dan vind je die onder de kalender van het publicatievenster:

Je kan de roosters publiceren met conflicten.
Of je kan de publicatie annuleren en eerst de conflicten oplossen.

Publiceren§

Je kan de roosters op twee manieren publiceren:

Onmiddellijk publiceren door te klikken op “Publiceer”.
Later publiceren door te klikken op “Inplannen voor later”. Kies de gewenste datum uit de kalender die verschijnt en klik dan op “Inplannen”.

De medewerkers met een geplande publicatiedatum krijgen in de Teamplanner een oranje icoon van een kalender naast hun naam. Als je de muis beweegt over dit icoon, krijg je meer informatie.

Een rooster herroepen§

Het is mogelijk dat je een rooster ongewild gepubliceerd hebt. In dat geval kan je een rooster herroepen. Klik daarvoor op de optieknop (met drie verticale puntjes) naast de naam van de medewerkers en kies “Rooster herroepen…”.

Vervolgens opent een venster om een nieuwe publicatiedatum te kiezen. Je krijgt eerst nog een waarschuwing te zien aangezien het herroepen van een rooster gevolgen heeft voor de medewerker. Kies “Toch herroepen” als je het rooster wilt herroepen.

In de kalender kan je een nieuwe publicatiedatum kiezen tot wanneer je het rooster wilt publiceren:

De datum met een cirkel errond is de datum van vandaag.
De datum met een blauwe achtergrond is de datum tot wanneer het rooster momenteel gepubliceerd is. Door de muis te bewegen over die datum krijg je meer informatie.

Klik op een datum vóór de datum met de blauwe achtergrond om een nieuwe publicatiedatum te kiezen. Klik vervolgens op de knop “Herroepen” rechts onderaan het venster.

Een gepubliceerd rooster aanpassen§

Je moet geen speciale acties ondernemen om een rooster aan te passen dat al gepubliceerd is. Hou er wel rekening mee dat aanpassingen bij je medewerkers terechtkomen als meldingen in de Yesplan App. Veel aanpassingen zullen dus resulteren in veel meldingen.

Je medewerker zal meldingen ontvangen over gepubliceerde roosters bij onderstaande aanpassingen:

Boekingen, diensten, pauzes en onbeschikbaarheden worden toegevoegd of verwijderd.
Boekingen en onbeschikbaarheden veranderen (datum, tijdstip of naam).
De locatie van een evenement verandert.
De rol op een boeking verandert.
De reden voor een onbeschikbaarheid verandert.

Roosters raadplegen§

Medewerkers kunnen hun roosters digitaal raadplegen door:

De Yesplan App te gebruiken.
Zich op een iCalendar feed te abonneren.
Zich in te schrijven op meldingen via e-mail.

De Yesplan App gebruiken§

In de Yesplan App open je je roosters door te klikken op “Rooster”. Navigeer vervolgens door de weken en dagen om je rooster te bekijken. Meldingen over aanpassingen vind je onder elke dag.

Een overzicht van alle meldingen is beschikbaar via het icoontje met de klok rechts bovenaan de Yesplan App. Je vindt er een overzicht van gepubliceerde roosters en eventuele aanpassingen erin. Je kan meldingen markeren als “Gelezen” door in het blauwe cirkeltje te klikken.

Abonneren op de iCalendar feed§

Elke medewerker heeft twee iCalendar feeds waarop hij/zij zich kan abonneren via een agenda-applicatie naar keuze (Outlook, Apple Calendar, Google Calendar, enz.). Er is een iCalendar feed voor de werktijden (de diensten en pauzes) en er is een iCalendar feed voor de boekingen (de zaken die gedaan moeten worden). Je vindt deze links op het “Resource” tabblad van het infovenster van de medewerker.

Meldingen via e-mail§

Wil je de meldingen ook ontvangen via e-mail? Dan kan je dat op twee manieren instellen:

Klik in de Yesplan App op je naam links bovenaan in de thuispagina om naar de instellingen te gaan. Schakel vervolgens de knop naast “Ontvang per e-mail” in.
Ga in Yesplan naar “Gebruikersinstellingen” > “Gebruikersvoorkeuren” en kies voor “Ja” bij “Ontvang meldingen van de Yesplan App via e-mail”.

Let op

Je zal enkel meldingen via e-mail ontvangen als je een e-mailadres ingevuld hebt in Yesplan zelf. Dat kan je daar toevoegen in “Gebruikersinstellingen” > “Gebruikersprofiel” > “E-mail”.

Werkelijke tijden§

Naast de geplande start- en eindtijd kan je voor een dienst, pauze, boeking of onbeschikbaarheid ook werkelijke tijden invullen. Deze kunnen gelijk zijn aan de geplande tijd, of korter of langer zijn dan gepland.

Werkelijke tijden invoeren doe je in het detailvenster door te klikken op “Voeg werkelijke tijd toe”. Standaard worden hierbij de geplande tijden overgenomen. Je kan deze vervolgens wijzigen indien nodig.

Let op

Bij het gebruik van timesheets kunnen enkel roosterplanners (en beheerders) de werkelijke tijden van roosteritems bewerken.

Bij een dienst of pauze kan je ook de status van de werkelijke tijd aangeven. Deze status laat toe om aan te geven dat een dienst die gepland was, niet uitgevoerd is door de medewerker.

Er zijn twee mogelijkheden:

Een dienst wordt gewoon geannuleerd, bijvoorbeeld bij een last-minute wijziging, of als een medewerker de dienst geruild heeft met iemand anders (gepland maar niet uitgevoerd, de tijd zal niet meetellen als werktijd).
De dienst is niet uitgevoerd omwille van ziekte (de tijd telt wél mee als werktijd).

De reden waarom een dienst niet is uitgevoerd heeft invloed op de verwerking van de tellers en de contractregels.

Yesplan biedt de volgende drie statussen:

Werkelijke tijd: Dit is de standaard status en laat toe de werkelijke tijd van de dienst of pauze vrij in te voeren.
Geannuleerd: Deze status geeft aan dat de medewerker de geplande dienst niet heeft uitgevoerd. De werkelijke tijd van deze dienst komt op nul te staan. De dienst zal niet meetellen als (werkelijke) werktijd of bij het aftoetsen van contractregels.
Ziekteverlof: Deze status geeft aan dat de medewerker de dienst niet kon uitvoeren omwille van ziekte. De dienst telt echter wel mee in de berekening van de (werkelijke) werktijd en bij het aftoetsen van contractregels. De geplande tijd wordt hierbij overgenomen als werkelijke tijd.

Timesheets§

Nieuw in Yesplan 32

Opmerking

Timesheets maakt deel uit van de optionele uitbreiding van Teamplanner, Teamplanner+.

Indien je interesse hebt in de module Teamplanner+, neem dan contact op met support@yesplan.be.

Met timesheets kunnen medewerkers hun gewerkte uren registreren via de Yesplan App. Optioneel kan je ervoor kiezen om deze uren te laten goedkeuren door roosterplanners.

Je bepaalt per team of timesheets worden gebruikt en of je voor dat team goedkeuring wil gebruiken. Zie Roosters en timesheets voor meer informatie.

Indien je ervoor kiest om timesheets te gebruiken zónder goedkeuring, dan worden de tijden die de medewerker indient automatisch omgezet naar werkelijke tijden en dus meteen in rekening gebracht voor de tellers en contractregels.

Indien je ervoor kiest om timesheets te gebruiken mét goedkeuring, dan worden de tijden die de medewerker indient pas bij het goedkeuren omgezet naar werkelijke tijden. Dan pas worden deze in rekening gebracht voor de tellers en contractregels.

Bij het gebruik van timesheets kunnen enkel roosterplanners (en beheerders) de werkelijke tijden van roosteritems toevoegen, aanpassen of verwijderen, ook als je de optionele goedkeuring niet gebruikt. Dit laat de roosterplanners toe om werkelijke tijden alsnog toe te voegen of aan te passen indien nodig, bijvoorbeeld als de medewerker onbeschikbaar is.

Gewerkte uren indienen§

Het registreren van de gewerkte uren gebeurt in de Yesplan App. Elke medewerker waarvoor timesheets geactiveerd zijn, zal in de Yesplan App een overzicht zien van alle timesheets tot vandaag, gegroepeerd per week. Vanuit dat overzicht ga je naar de timesheet van een bepaalde dag, die in zijn geheel ingediend moet worden.

Elke timesheet start vanaf de planning: alle diensten, pauzes en boekingen worden getoond met hun geplande tijden. Als de medewerker langer of minder lang werkt, kan die de tijden eenvoudig aanpassen door zelf een tijd in te vullen, of door gebruik te maken van de plus- en min-knopjes, waarbij de tijden telkens met 15 minuten aangepast worden.

Zolang een timesheet niet ingediend is, kan de medewerker de tijden nog aanpassen. Ingevulde tijden worden ook tussentijds bewaard zodat je de timesheet gaandeweg kan aanvullen. In de timesheet kan de medewerker geen items toevoegen of verwijderen.

Indien er diensten gebruikt worden, dan dienen deze de andere boekingen steeds volledig te omsluiten. Zo ben je zeker dat de contractregels correct geverifieerd worden.

Als de roosterplanner de ingediende timesheet voor een bepaalde dag afkeurt, dan kan de medewerker de tijden aanpassen waar nodig, en de timesheet terug indienen.

Onbeschikbaarheden worden enkel ter informatie getoond. Deze hoef je niet in te dienen.

Ingediende uren goedkeuren§

Het nakijken van de ingediende uren gebeurt door een roosterplanner via “Teamplanner” > “Timesheets goedkeuren”. Het scherm toont per dag een overzicht van alle gebruikers die lid zijn van de teams van de roosterplanner, en waarvoor goedkeuring gebruikt wordt. Resources die niet ook gebruiker zijn worden niet getoond.

Bij alle medewerkers die hun timesheet ingediend hebben zie je een samenvatting van de totaal gewerkte tijd en de totale pauzetijd zoals gepland en zoals ingediend, en het eventuele verschil tussen beide. Je kan een detailoverzicht oproepen door te klikken op de naam van de medewerker. Dit detailoverzicht toont per roosteritem de geplande tijden, de ingediende tijden, en de eventuele afwijking tussen beide. Je kan de timesheet goedkeuren bij akkoord, of afkeuren indien nog aanpassingen gewenst zijn.

Bij het goedkeuren van een timesheet worden de werkelijke tijden ingevuld met de tijden zoals ingediend door de medewerker. De timesheet is dan afgehandeld en de tijden worden in rekening gebracht voor de tellers en contractregels.

Bij het afkeuren van een timesheet zal de medewerker de tijden terug kunnen aanpassen en opnieuw moeten indienen ter goedkeuring.

Let op

Werkelijke tijden die ingevuld worden vóór het goedkeuren, zullen bij het goedkeuren overschreven worden door de tijden zoals ingediend door de medewerker.

Historiek§

Yesplan houdt voor elke timesheet een historisch overzicht bij van toevoegingen en wijzigingen vanaf de dag van de timesheet. Zo is er steeds een duidelijk zicht op wie wat wanneer heeft gedaan.

De historiek bevat acties zoals het indienen, goedkeuren of afkeuren van de timesheet. Maar ook toevoegingen of aanpassingen aan geplande tijden of werkelijke tijden sinds de dag van de timesheet, worden bijgehouden. Bij elke actie verschijnt het tijdstip en de naam van de gebruiker die de actie uitgevoerd heeft.

Deze historiek verschijnt zowel in de Yesplan App als in het overzicht waar timesheets worden goedgekeurd.

Meldingen§

Medewerkers ontvangen een melding in de Yesplan App als de timesheet afgekeurd wordt en als de werkelijke tijden aangepast worden nadat de timesheet ingediend werd.

Wil je de meldingen ook ontvangen via e-mail? Dan kan je dat op twee manieren instellen:

Klik in de Yesplan App op je naam links bovenaan in de thuispagina om naar de instellingen te gaan. Schakel vervolgens de knop naast “Ontvang per e-mail” in.
Ga in Yesplan naar “Gebruikersinstellingen” > “Gebruikersvoorkeuren” en kies voor “Ja” bij “Ontvang meldingen van de Yesplan App via e-mail”.

Let op

Je zal enkel meldingen via e-mail ontvangen als je een e-mailadres ingevuld hebt in Yesplan zelf. Dat kan je daar toevoegen in “Gebruikersinstellingen” > “Gebruikersprofiel” > “E-mail”.

Yesplan App§

De Yesplan App is een webapplicatie die geoptimaliseerd is voor browsers op smartphones en tablets.

Yesplan detecteert automatisch je type toestel. Op een mobiel toestel zal je je automatisch aanmelden in de mobiele versie van Yesplan (de Yesplan App). Op een computer klik je op de loginpagina eerst op “Ga naar App” als je je wil aanmelden in de mobiele versie. Je kan de mobiele versie ook openen vanuit Yesplan: beweeg de muis over je gebruikersnaam in het navigatiemenu en klik vervolgens op “Yesplan App”.

In de Yesplan App kan je evenementen raadplegen, je rooster bekijken en timesheets indienen. Je ontvangt er meldingen over aanpassingen aan je gepubliceerde rooster, als een timesheet afgekeurd wordt, of als de werkelijke tijden aangepast worden nadat een timesheet ingediend werd.