Concepten
Voor je met de Teamplanner aan de slag gaat, is het niet slecht om de belangrijkste concepten te overlopen. Je vindt hieronder een overzicht.
Teams§
Een team is een groep medewerkers. Je kan je medewerkers onderbrengen in een team, maar dat hoeft niet.
Roosters§
Het rooster van een medewerker is zijn werkplanning. Een rooster kan bestaan uit diensten, pauzes, boekingen en onbeschikbaarheden.
Roosterplanner§
Als je de roosterpublicatie inschakelt, kan je roosterplanners toewijzen aan een team. De roosterplanner beslist of en wanneer een rooster gepubliceerd wordt zodat de medewerker het kan raadplegen in de Yesplan App of de iCalendar feed. Dit laat je toe om een kladversie van een rooster te maken en die pas te publiceren als ze definitief is.
Opmerking
Op zondagavond publiceert Yesplan automatisch het rooster voor de komende zeven dagen als het nog niet eerder gepubliceerd zou zijn.
Als je de roosterpublicatie niet inschakelt, dan zijn er ook geen roosterplanners en zal het volledige rooster altijd verschijnen in de Yesplan App en de iCalendar feed. Concreet betekent dit dat medewerkers steeds de kladversie van een planning kunnen zien.
Tip
Zie Roosterpublicatie voor meer informatie.
Diensten, pauzes, werktijden en rusttijden§
De werktijd bestaat uit diensten en pauzes, en geeft aan wanneer een medewerker aan de slag is. De rusttijd is de periode tussen de werktijden.
Een dienst is een aaneengesloten tijdspanne die de werktijd voorstelt. Een dienst aanmaken voor een medewerker van 09:00 tot 17:00 betekent dat deze medewerker ingepland is om 8 uur te werken.
Opmerking
De dienst bepaalt niet wát een medewerker moet doen, daarvoor gebruik je boekingen.
Een pauze is een tijdspanne die van de dienst wordt afgetrokken wanneer die ermee overlapt. Een dienst kan een of meerdere pauzes bevatten. Zo zal het inplannen van een pauze van 12:00 tot 13:00 tijdens een dienst van 09:00 tot 17:00 resulteren in een geplande werktijd van 7 uur.
De rusttijd is de aaneengesloten tijdspanne die tussen de diensten valt. Een dienst van 09:00 tot 18:00 gevolgd door een dienst van 10:00 tot 17:00 op de volgende dag, heeft daartussen een rusttijd van 16 uren (van 18:00 tot 10:00).
Boekingen en onbeschikbaarheden§
Een boeking is een tijdspanne waarin een medewerker een specifieke activiteit uitvoert, al dan niet voor een evenement. Zo kan je een medewerker boeken voor een bepaalde voorstelling, alsook voor bijvoorbeeld een vergadering.
Een onbeschikbaarheid is een speciale boeking waarbij je de afwezigheid van de medewerker aangeeft, bijvoorbeeld voor het opnemen van vakantie of omwille van ziekte.
Dagdelen§
Je kan dagdelen gebruiken om snel en eenvoudig diensten, pauzes en boekingen in te plannen in vooraf gedefinieerde tijdspannes. In tegenstelling tot een dienst, pauze of boeking houdt een dagdeel dus geen boeking van de medewerker in. Een dagdeel definieert enkel een tijdspanne die klaarstaat om in te vullen.
Een dagdeel is dus een tijdspanne (bijvoorbeeld van 10:00 tot 12:00) die zich herhaalt (bijvoorbeeld elke maandag, of elke weekdag) en een naam krijgt (bijvoorbeeld voormiddag). Je kan verschillende dagdelen combineren, met een brede waaier aan herhalingen, tot een dagdelendefinitie. Aan elke medewerker kan je zo’n dagdelendefinitie toekennen, of ze kunnen een eigen patroon volgen.
Contracten en contractregels§
Een contract is de definitie van de te presteren werkuren, het aantal vakantiedagen, de afspraken rond overuren en de regels omtrent de rusttijden (zoals bijvoorbeeld opgenomen in een cao). Je kan zoveel contracten aanmaken in Yesplan als nodig. Je kan een contract aan één of meerdere medewerkers toekennen. Een medewerker kan in de loop der tijd meerdere contracten hebben. Er kan echter slechts één contract tegelijkertijd van toepassing zijn op een medewerker.
Door het optioneel toevoegen van contractregels aan een contract, zorg je ervoor dat Yesplan de regels omtrent werktijden en rusttijden (zoals bijvoorbeeld opgenomen in een cao) aftoetst voor de medewerkers die onder dit contract vallen. Bij overtredingen zal Yesplan een waarschuwing plaatsen in de planning.
Yesplan toetst contractregels enkel af voor werktijden in de planning (diensten en pauzes). Boekingen die buiten diensten vallen kunnen wel een conflict opleveren, maar tellen niet mee voor de evaluatie van de contractregels. Indien men contractregels gebruikt is het dus belangrijk om de boekingen steeds binnen diensten in te plannen.
Opmerking
Contracten zijn een standaard onderdeel van de Yesplan Teamplanner (inclusief de werkuren, het aantal vakantiedagen en de afspraken rond overuren), maar contractregels en de bijhorende waarschuwingen maken deel uit van een optionele uitbreiding van de Teamplanner, de Teamplanner+.
Verplaatste daglijn§
Werkdagen vallen vaak niet samen met kalenderdagen. Een dienst of een evenement kan starten vóór middernacht en duren tot ettelijke uren erna. Het zou niet handig zijn als dergelijke diensten en evenementen in kalenders steeds opgesplitst zijn over twee kalenderdagen. Daarom werkt Yesplan overal met een verplaatste daglijn. Dit betekent dat het moment waarop een dienst (of evenement) tot de volgende dag behoort niet vastligt op middernacht, maar op een later tijdstip. Met een daglijn die verplaatst is naar 07:00 uur, bijvoorbeeld, zal Yesplan alle evenementen van 07:00 uur ‘s ochtends tot 07:00 uur de daaropvolgende ochtend bij dezelfde dag rekenen en tonen.