Concepten

Voor je met resources aan de slag gaat, is het niet slecht om de belangrijkste concepten te overlopen. Je vindt hieronder een overzicht.

Type resource

Resources zijn middelen die we toewijzen aan onze evenementen. In Yesplan spreken we over het boeken van resources op evenementen. Het soort middelen, of types, kan zeer divers zijn. In Yesplan onderscheiden we de volgende types:

• materiaal
• medewerkers, resources van het type “Persoon”
• services, zoals bijvoorbeeld een parkeerplaats of catering
• financieel, zoals bijvoorbeeld een waarborg of een verzekering
• locatie

Een type zal je eenmalig kiezen bij het aanmaken van de resource.

Opmerking

Gebruikers zijn altijd gekoppeld met een medewerker (human resource), die op zijn beurt gekoppeld kan zijn met een contact van het type “Persoon”. Zie Contacten, medewerkers en gebruikers voor meer informatie.

Resourcegroepen

Je kan resources onderverdelen in resourcegroepen. Dit zijn categorieën, zoals ‘Podiumtechniek’ of ‘Catering’, waarmee je gerelateerde resources groepeert. Een microfoon, luidspreker, lamp en lichttafel zijn bijvoorbeeld resources die in de resourcegroep ‘Podiumtechniek’ thuishoren.

Resourcesets

Je kan resources ook samenbrengen in een set. Dit zijn verzamelingen van verschillende resources die je samen in één keer kan boeken. Zo kan je bijvoorbeeld een resourceset ‘Klankset’ aanmaken om daarna op eenvoudig wijze de microfoons, de luidsprekers en de kabels in één actie te boeken.

Rollen en plaatshouders

Een resource kan meerdere rollen hebben, en kan geboekt worden op een evenement in één van die rollen. Violet bijvoorbeeld, kan meerdere rollen hebben binnen de organisatie, zoals geluidstechnieker of stagehand, en je kan die in de ene of de andere rol boeken op een evenement.

Je kan echter ook de rol zélf boeken op een evenement, zoals bijvoorbeeld een stagehand. Dit noemen we in Yesplan een plaatshouder. Een plaatshouder is een anonieme boeking, die je later in het planningsproces zal vervangen door een persoon die deze rol kan uitoefenen. Bijvoorbeeld door Violet of Ruth die beiden de rol stagehand hebben.

Prijzen en prijsdefinities

Bij het boeken van resources kan je kosten en opbrengsten in kaart brengen omdat je aan alle resources prijzen kan toewijzen. Een geheel van prijzen (de kostprijs (of inhuurprijs) en de verkoopprijs (of verhuurprijs) en dergelijke) noemen we een prijsdefinitie. Een resource kan een of meerdere verschillende prijsdefinities hebben. Bij het boeken kan je de juiste prijsdefinitie kiezen in functie van het soort evenement, afspraken, bijkomende voorwaarden enz.

Custom data

Naast de standaardgegevens die je kan invullen voor resources is het mogelijk om zelf bijkomende velden te definiëren in Yesplan. Dit noemen wij custom data. Customdatavelden worden aangemaakt door een beheerder, en ze verschijnen op een tabblad naar keuze van het infovenster van de resource. De extra tabbladen hiervoor worden eveneens aangemaakt door een Yesplan-beheerder.

Soms wil je een customdataveld enkel onder bepaalde voorwaarden laten zien. De mogelijke voorwaarden voor resources zijn resourcetype en resourcerol. Zo kan je andere customdatavelden gebruiken voor een mederwerker dan voor materiaal.

Naast deze bijkomende velden die je zelf kunt toevoegen aan een resource, bestaat er ook een speciaal type custom data: het resourceveld. Dit is een customdataveld dat je kan gebruiken voor het boeken van een resource, en dat beschikbaar is voor evenementen.

Alle details omtrent de mogelijkheden en het beheren van custom data vind je in de handleiding van de systeeminstellingen.

Tip

• Als je in een infovenster het keyword van customdatavelden makkelijk wilt achterhalen, druk dan de toetsen Ctrl+Alt (Windows) of Ctrl+Option (macOS) in. Het label van het veld verandert dan in het keyword.
• Als je het keyword wilt kopiëren, klik het label dan aan terwijl je diezelfde toetsen ingedrukt houdt.