Importeren

Als je veel evenementen, contacten of resources moet toevoegen aan Yesplan is het soms handiger om ze aan te maken in een CSV-bestand en dan te importeren.

Contacten bijwerken§

Wil je geen nieuwe contacten importeren maar bestaande contacten in bulk aanpassen? Lees dan de gids voor het aanpassen van contactgegevens in externe software.

Contacten importeren§

Yesplan laat je toe om contacten te importeren aan de hand van een importbestand. Dit bestand maak je zelf aan op je computer en upload je vervolgens naar Yesplan. Je vindt hieronder de verschillende stappen voor het importeren van contacten.

Importbestand aanmaken§

Contacten worden geïmporteerd door middel van een CSV-bestand. Je kan dit CSV-bestand creëren aan de hand van de sjabloon voor het importeren van contacten. Deze sjabloon is een Excel-bestand met daarin de uitleg over de structuur van het verwachte formaat en enkele voorbeelden die je op weg moeten helpen.

Let op

Datum- en tijdvelden in het CSV-bestand moeten het datumformaat en de tijdnotatie van je Yesplan-installatie volgen, die je kan instellen in “Systeeminstellingen” > “Systeemvoorkeuren”.

De formaten voor datums:
- “Dag Maand Jaar”: dd-mm-jjjj
- “Maand Dag Jaar”: mm/dd/jjjj
- “Jaar Maand Dag”: jjjj-mm-dd
De tijdnotaties:
- “24-uursnotatie”: uu:mm
- “12-uursnotatie”: u:mm a

De sjabloon bevat de volgende werkbladen:

Handleiding: Dit werkblad geeft aan de hand van een aantal voorbeelden een overzicht van de kolommen die je moet invullen om personen, organisaties en links te importeren. Voor elk van de kolommen vind je er ook uitleg over de verwachte waardes.
Custom data: Dit werkblad legt uit hoe je customdatavelden kan importeren.
Meerdere adressen: Yesplan ondersteunt meerdere adressen per contact. Dit werkblad legt uit hoe je voor elk contact meerdere adressen kan importeren.
Lijst van landen: Dit werkblad geeft een overzicht van alle landen die in Yesplan gekend zijn en de overeenkomstige landencodes.
Lijst van talen: Dit werkblad geeft een overzicht van alle talen die in Yespan gekend zijn en de overeenkomstige taalcodes.
Lege invulsheet: Dit werkblad bevat alle kolommen die geïmporteerd kunnen worden. Je kan met dit werkblad beginnen om je contacten in te vullen en vervolgens de kolommen aanvullen met je eigen customdatavelden, indien nodig.

Let op

Yesplan verwacht een CSV-bestand bij het importeren en géén Excel-bestand. Je dient het werkblad dat de contacten bevat eerst te exporteren naar het CSV-formaat. In Excel doe je dit door in het menu “Bestand” de optie “Opslaan als…” te kiezen en vervolgens als formaat “CSV” te selecteren.

Importeren in Yesplan§

Contacten importeren in Yesplan doe je in “Systeeminstellingen” > “Importeren” > “Contacten”.

Bij het uploaden van het bestand moet je volgende velden invullen:

Encodering: De character encoding (teken-encodering of tekst-encodering) van het CSV-bestand dat als invoer dient. Yesplan ondersteunt drie encoderingen: “CSV (UTF-8)”, “MS-DOS CSV (Latin1)” en “Macintosh CSV (MacRoman)”. De juiste keuze van encodering is belangrijk om ervoor te zorgen dat speciale karakters (zoals bijvoorbeeld é, è, ç, ø enz.) correct ingelezen worden. Indien deze karakters na het importeren foutief verschijnen in Yesplan probeer je best de import opnieuw met de juiste encodering.
Importeer als gebruiker: De Yesplan gebruiker die de eigenaar zal zijn van de geïmporteerde contacten.
Selecteer bestand: Kies het CSV-bestand met de contacten op je computer. Klik vervolgens op “Importeer”.

Opmerking

Yesplan zal het importeren van de contacten op de achtergrond uitvoeren. Je zal dus niet onmiddellijk het resultaat van de import te zien krijgen.

Resultaten bekijken§

Zodra het importbestand verwerkt is, kan je het resultaat raadplegen onder het formulier. Je ziet er de details en de eventuele waarschuwingen of foutboodschappen van de import.

Er wordt eveneens een rij toegevoegd aan de historiek van de imports (in de rechterkolom). Vanuit die historiek kan je ten allen tijde de resultaten opvragen, imports ongedaan maken of items verwijderen uit de lijst:

Toon resultaten: Bekijk de details en de eventuele waarschuwingen of foutboodschappen van de import.
Verwijder X contacten: Maak de import ongedaan door alle X nieuwe contacten terug te verwijderen. Vermits dit een grote impact kan hebben, zal je de actie moeten bevestigen.
Verwijder uit historiek: Verwijder de rij uit de lijst van imports. Dit kan enkel voor imports waarbij geen contacten werden toegevoegd. Merk ook op dat Yesplan op geregelde tijdststippen oude imports automatisch uit de lijst zal verwijderen.

Let op

Yesplan zal automatisch een detectie van duplicaten uitvoeren voor de contacten die je importeert. Aangezien deze berekening vrij intensief kan zijn, zal deze detectie ‘s nachts plaatsvinden om de optimale werking van Yesplan niet te hinderen. Bij een import waarvoor de duplicaten nog gedetecteerd moeten worden zal er “Duplicaten zullen vannacht berekend worden.” staan in de kolom “Resultaten”. Als de duplicaten gedetecteerd zijn zal er niets staan.

Bij een geslaagde import wordt het aantal geïmporteerde contacten getoond, met eventuele waarschuwingen. De waarschuwingen tonen welke informatie niet geïmporteerd kon worden door een fout in het importbestand. Indien nodig pas je het bestand aan en importeer je het opnieuw.

Let op

Zorg dat je in de historiek bij de mislukte import eerst op “Verwijder X contacten” klikt zodat je met een schone lei kan herbeginnen. Indien je dit niet doet, zullen dezelfde contacten nogmaals geïmporteerd worden.

Sommige fouten zorgen ervoor dat de import helemaal niet uitgevoerd kan worden (bijvoorbeeld omdat verplichte velden ontbreken). Consulteer de lijst van waarschuwingen en pas het bestand aan waar nodig.

Opmerking

Bevat je CSV-bestand contactlabels die nog niet aanwezig zijn in Yesplan? Dan zullen deze toch geïmporteerd worden in Yesplan, ook al heb je in “Systeeminstellingen” > “Contacten” > “Labels” gekozen voor “Gebruikers mogen geen nieuwe labels toevoegen”.

Yesplan meldt dit wel bij de resultaten na het importeren. Als je deze labels toch niet wenst toe te voegen, kan je het volgende doen:

Ofwel in de historiek de contacten verwijderen die je toegevoegd hebt met het importbestand en vervolgens het importbestand aanpassen.
Ofwel de onbekende labels verwijderen van de geïmporteerde contacten.

Resources bijwerken§

Wil je geen nieuwe resources importeren maar de prijsdefinities van bestaande resources in bulk aanpassen? Lees dan de gids voor het bijwerken van prijsdefinities in bulk.

Resources importeren§

Yesplan laat je toe om resources te importeren aan de hand van een importbestand. Dit bestand maak je zelf aan op je computer en upload je vervolgens naar Yesplan. Je vindt hieronder de verschillende stappen voor het importeren van resources.

Opmerking

De bijhorende resourcegroepen en resourcerollen dienen reeds te bestaan vóór het importeren van de evenementen: ze worden niet mee gecreëerd bij het importeren van resources.

Importbestand aanmaken§

Resources worden geïmporteerd door middel van een CSV-bestand. Je kan dit CSV-bestand creëren aan de hand van de sjabloon voor het importeren van resources. Deze sjabloon is een Excel-bestand met daarin de uitleg over de structuur van het verwachte formaat en enkele voorbeelden die je op weg moeten helpen.

Let op

Datum- en tijdvelden in het CSV-bestand moeten het datumformaat en de tijdnotatie van je Yesplan-installatie volgen, die je kan instellen in “Systeeminstellingen” > “Systeemvoorkeuren”.

De formaten voor datums:
- “Dag Maand Jaar”: dd-mm-jjjj
- “Maand Dag Jaar”: mm/dd/jjjj
- “Jaar Maand Dag”: jjjj-mm-dd
De tijdnotaties:
- “24-uursnotatie”: uu:mm
- “12-uursnotatie”: u:mm a

De sjabloon bevat de volgende werkbladen:

Handleiding: Dit werkblad legt uit hoe je het importsjabloon moet gebruiken om resources te importeren.
Invulsheet met uitleg: Dit werkblad geeft aan de hand van een aantal voorbeelden een overzicht van de kolommen die je moet invullen om resources te importeren. Voor elk van de kolommen vind je er ook uitleg over de verwachte waardes.
Custom data: Dit werkblad legt uit hoe je customdatavelden kan importeren.
Lege invulsheet: Dit werkblad bevat alle kolommen die geïmporteerd kunnen worden. Je kan met dit werkblad beginnen om je resources in te vullen en vervolgens de kolommen aanvullen met je eigen customdatavelden, indien nodig.

Let op

Yesplan verwacht een CSV-bestand bij het importeren en géén Excel-bestand. Je dient het werkblad dat de resources bevat eerst te exporteren naar het CSV-formaat. In Excel doe je dit door in het menu “Bestand” de optie “Opslaan als…” te kiezen en vervolgens als formaat “CSV” te selecteren.

Importeren in Yesplan§

Resources importeren in Yesplan doe je in “Systeeminstellingen” > “Importeren” > “Resources”.

Bij het uploaden van het bestand moet je de volgende velden invullen:

Encodering: De character encoding (teken-encodering of tekst-encodering) van het CSV-bestand dat als invoer dient. Yesplan ondersteunt drie encoderingen: “CSV (UTF-8)”, “MS-DOS CSV (Latin1)” en “Macintosh CSV (MacRoman)”. De juiste keuze van encodering is belangrijk om ervoor te zorgen dat speciale karakters (zoals bijvoorbeeld é, è, ç, ø enz.) correct ingelezen worden. Indien deze karakters na het importeren foutief verschijnen in Yesplan probeer je best de import opnieuw met een andere encodering.
Importeer als gebruiker: De Yesplan gebruiker die de eigenaar zal zijn van de geïmporteerde resources.
Selecteer bestand: Kies het CSV-bestand met de resources op je computer. Klik vervolgens op “Importeer”.

Opmerking

Yesplan zal het importeren van de resources op de achtergrond uitvoeren. Je zal dus niet onmiddellijk het resultaat van de import te zien krijgen.

Resultaten bekijken§

Zodra het importbestand verwerkt is, kan je het resultaat raadplegen onder het formulier. Je ziet er de details en de eventuele waarschuwingen of foutboodschappen van de import.

Er wordt eveneens een rij toegevoegd aan de historiek van de imports (in de rechterkolom). Vanuit die historiek kan je ten allen tijde de resultaten opvragen, imports ongedaan maken of items verwijderen uit de lijst:

Toon resultaten: Bekijk de details en de eventuele waarschuwingen of foutboodschappen van de import.
Verwijder X resources: Maak de import ongedaan door alle X nieuwe resources terug te verwijderen. Vermits dit een grote impact kan hebben, zal je de actie moeten bevestigen.
Verwijder uit historiek: Verwijder de rij uit de lijst van imports. Dit kan enkel voor imports waarbij geen resources werden toegevoegd. Merk ook op dat Yesplan op geregelde tijdststippen oude imports automatisch uit de lijst zal verwijderen.

Bij een geslaagde import wordt het aantal geïmporteerde resources getoond, met eventuele waarschuwingen. De waarschuwingen tonen welke informatie niet geïmporteerd kon worden door een fout in het importbestand. Indien nodig pas je het bestand aan en importeer je het opnieuw.

Let op

Zorg dat je in de historiek bij de mislukte import eerst op “Verwijder X resources” klikt zodat je met een schone lei kan herbeginnen. Indien je dit niet doet, zullen dezelfde resources nogmaals geïmporteerd worden.

Sommige fouten zorgen ervoor dat de import helemaal niet uitgevoerd kan worden (bijvoorbeeld omdat verplichte velden ontbreken). Consulteer de lijst van waarschuwingen en pas het bestand aan waar nodig.

Evenementen importeren§

Yesplan laat je toe om evenementen te importeren aan de hand van een importbestand. Dit bestand maak je zelf aan op je computer en upload je vervolgens naar Yesplan. Je vindt hieronder de verschillende stappen voor het importeren van evenementen.

Opmerking

De bijhorende locaties en profielen dienen reeds te bestaan vóór het importeren van de evenementen: ze worden niet mee gecreëerd bij het importeren van evenementen.

Importbestand aanmaken§

Evenementen worden geïmporteerd door middel van een CSV-bestand. Je kan dit CSV-bestand creëren aan de hand van de sjabloon voor het importeren van evenementen. Deze sjabloon is een Excel-bestand met daarin de uitleg over de structuur van het verwachte formaat en enkele voorbeelden die je op weg moeten helpen.

Let op

Datum- en tijdvelden in het CSV-bestand moeten het datumformaat en de tijdnotatie van je Yesplan-installatie volgen, die je kan instellen in “Systeeminstellingen” > “Systeemvoorkeuren”.

De formaten voor datums:
- “Dag Maand Jaar”: dd-mm-jjjj
- “Maand Dag Jaar”: mm/dd/jjjj
- “Jaar Maand Dag”: jjjj-mm-dd
De tijdnotaties:
- “24-uursnotatie”: uu:mm
- “12-uursnotatie”: u:mm a

De sjabloon bevat de volgende werkbladen:

Handleiding: Dit werkblad legt uit hoe het importsjabloon gebruikt moet worden om evenementen te importeren.
Invulsheet met uitleg: Dit werkblad geeft aan de hand van een aantal voorbeelden een overzicht van de kolommen die je moet invullen om evenementen te importeren. Voor elk van de kolommen wordt er ook uitleg gegeven over de verwachte waardes.
Custom data: Dit werkblad legt uit hoe je customdatavelden kan importeren.
Lege invulsheet: Dit werkblad bevat alle kolommen die geïmporteerd kunnen worden. Je kan met dit werkblad beginnen om je evenementen in te vullen en vervolgens de kolommen aanvullen met je eigen customdatavelden, indien nodig.

Let op

Yesplan verwacht een CSV-bestand bij het importeren en géén Excel-bestand. Je dient het werkblad dat de evenementen bevat eerst te exporteren naar het CSV-formaat. In Excel doe je dit door in het menu “Bestand” de optie “Opslaan als…” te kiezen en vervolgens als formaat “CSV” te selecteren.

Importeren in Yesplan§

Evenementen importeren in Yesplan doe je in “Systeeminstellingen” > “Importeren” > “Evenementen”.

Bij het uploaden van het bestand dienen volgende velden ingevuld te worden:

Encodering: De character encoding (teken-encodering of tekst-encodering) van het CSV-bestand dat als invoer dient. Yesplan ondersteunt drie encoderingen: “CSV (UTF-8)”, “MS-DOS CSV (Latin1)” en “Macintosh CSV (MacRoman)”. De juiste keuze van encodering is belangrijk om ervoor te zorgen dat speciale karakters (zoals bijvoorbeeld é, è, ç, ø enz.) correct ingelezen worden. Indien deze karakters na het importeren foutief verschijnen in Yesplan probeer je best de import opnieuw met de juiste encodering.
Importeer als gebruiker: De Yesplan gebruiker die de eigenaar zal zijn van de geïmporteerde evenementen.
Selecteer bestand: Kies het CSV-bestand met de evenementen op je computer. Klik vervolgens op “Importeer”.

Opmerking

Yesplan zal het importeren van de evenementen op de achtergrond uitvoeren. Je zal dus niet onmiddellijk het resultaat van de import te zien krijgen.

Resultaten bekijken§

Zodra het importbestand verwerkt is, wordt het resultaat getoond onder het formulier. Je ziet er de details en de eventuele waarschuwingen of foutboodschappen van de import.

Er wordt eveneens een rij toegevoegd aan de historiek van de imports (in de rechterkolom). Vanuit die historiek kan je ten allen tijde de resultaten opvragen, imports ongedaan maken of items verwijderen uit de lijst:

Toon resultaten: Bekijk de details en de eventuele waarschuwingen of foutboodschappen van de import.
Verwijder X evenementen: Maak de import ongedaan door alle X nieuwe evenementen terug te verwijderen. Vermits dit een grote impact kan hebben, zal je de actie moeten bevestigen.
Verwijder uit historiek: Verwijder de rij uit de lijst van imports. Dit kan enkel voor imports waarbij geen evenementen werden toegevoegd. Merk ook op dat Yesplan op geregelde tijdststippen oude imports automatisch uit de lijst zal verwijderen.

Bij een geslaagde import wordt het aantal geïmporteerde evenementen getoond, met eventuele waarschuwingen. De waarschuwingen tonen welke informatie niet geïmporteerd kon worden door een fout in het importbestand. Indien nodig pas je het bestand aan en importeer je het opnieuw.

Let op

Zorg dat je in de historiek bij de mislukte import eerst op “Verwijder X evenementen” klikt zodat je met een schone lei kan herbeginnen. Indien je dit niet doet, zullen dezelfde evenementen nogmaals geïmporteerd worden.

Sommige fouten zorgen ervoor dat de import helemaal niet uitgevoerd kan worden (bijvoorbeeld omdat verplichte velden ontbreken). Consulteer de lijst van waarschuwingen en pas het bestand aan waar nodig.

Opmerking

Bevat je CSV-bestand evenementlabels die nog niet aanwezig zijn in Yesplan? Dan zullen deze toch geïmporteerd worden in Yesplan, ook al heb je in “Systeeminstellingen” > “Evenementen” > “Labels” gekozen voor “Gebruikers mogen geen nieuwe labels toevoegen”.

Yesplan meldt dit wel bij de resultaten na het importeren. Als je deze labels toch niet wenst toe te voegen, kan je het volgende doen:

Ofwel in de historiek de evenementen verwijderen die je toegevoegd hebt met het importbestand en vervolgens het importbestand aanpassen.
Ofwel de onbekende labels verwijderen van de geïmporteerde evenementen.