Concepten
Voor je met contacten aan de slag gaat, is het niet slecht om de belangrijkste concepten te overlopen. Je vindt hieronder een overzicht.
Personen, organisaties en links§
Een contact kan een persoon zijn, of een organisatie. Ze zijn verbonden door de contactlink, de functie van de persoon bij een organisatie. Deze link is zowel te zien bij de persoon als bij de organisatie, maar het betreft dezelfde link. Anne is bijvoorbeeld choreograaf bij Rosas, en dat is te zien bij de links van Anne en bij de links van Rosas.
Een persoon of organisatie kan meerdere links hebben. Violet is bijvoorbeeld technieker bij ‘RockIt’, maar ook vrijwilliger bij ‘Shakespeare Company’.
Personen, organisaties en links noemen we types van contacten.
Contacten, medewerkers en gebruikers§
Je verzameling contacten bevat vooral personen en organisaties die geen deel uitmaken van je eigen organisatie: klanten, artiesten, leveranciers enz. De personeelsleden van je eigen organisatie kunnen echter ook contacten zijn, en ze zijn bovendien meestal gekoppeld met een medewerker (human resource) en een gebruiker van Yesplan.
Kortom, een personeelslid van je organisatie kan op drie manieren in Yesplan verschijnen:
- Gebruiker: Omvat alles wat te maken heeft met het aanmelden in Yesplan (e-mailadres, wachtwoord) en het gebruik van Yesplan (gebruikersgroep, rechten, voorkeuren).
- Medewerker: Zorgt ervoor dat je iemand als resource kan boeken op evenementen, met een prijsdefinitie, toegewezen teams, onbeschikbaarheden, diensten en pauzes in de Teamplanner enz. Een medewerker bevat echter geen contactgegevens.
- Contact: Van het type “Persoon”. Het bevat al de contactgegevens, en eventuele contactlinks met de organisatie.
Deze drie aspecten zijn in Yesplan meestal gekoppeld om ze naar één enkele persoon te laten verwijzen:
- Gebruiker 🔗 Medewerker (🔗 Contact):
- Een gebruiker is altijd gekoppeld met een medewerker. Je kan deze koppeling enkel verbreken door een gebruiker te verwijderen.
- Een medewerker kan gekoppeld zijn met een contact, maar dit is niet verplicht. We raden het wel aan, omdat je dan ook bijv. het telefoonnummer of het e-mailadres van een geboekte medewerker kan opzoeken.
- Als je een contact inspecteert zal Yesplan de eventuele koppelingen met een gebruiker en/of medewerker weergeven (en vice versa).
- Als je de naam en de voornaam van een contact aanpast, dan veranderen ze ook op de medewerker en de gebruiker (en vice versa).
Opmerking
Een gebruiker is altijd gekoppeld met een medewerker, maar niet elke medewerker moet per se gekoppeld zijn met een gebruiker. Je kan met andere woorden medewerkers aanmaken die geen toegang hebben tot Yesplan: vrijwilligers, freelance techniekers enz.
Labels§
Je kan labels gebruiken voor alles wat helpt om de contacten verder te beschrijven of te segmenteren, zoals ‘klant’, ‘vrijwilliger’, ‘partner’ enz.
Je kan één of meerdere labels rechtstreeks toevoegen aan de persoon, of aan de organisatie. Je kan labels echter ook specifiek toevoegen aan de link, dus aan de functie van de persoon binnen de organisatie. Geselecteerde labels verschijnen in alfabetische volgorde.
Je kan de labels gebruiken om contacten op te zoeken en die vervolgens eventueel ook te exporteren.
Boekingen§
Je kan contacten boeken bij evenementen. Je kan ze ook toevoegen aan resources, geboekte resources, en zelfs aan contacten en geboekte contacten.
Boekingen van contacten omvatten, in tegenstelling tot boekingen van medewerkers, geen tijden en ook geen prijzen.
Custom data§
Je kan custom data toevoegen aan contacten. Dit zijn bijkomende velden die je naast de standaardgegevens kan toevoegen op een apart tabblad van het infovenster van contacten en contactboekingen.
Daarenboven bestaan er ook customdatavelden van het type “Contact”, de contactvelden. Dit zijn specifieke invulvelden die je toelaten om contacten toe te voegen aan evenementen, resources of contacten. Lees meer over de mogelijkheden van custom data.
Tip
- Als je in een infovenster het keyword van customdatavelden makkelijk wilt achterhalen, druk dan de toetsen Ctrl+Alt (Windows) of Ctrl+Option (macOS) in. Het label van het veld verandert dan in het keyword.
- Als je het keyword wilt kopiëren, klik het label dan aan terwijl je diezelfde toetsen ingedrukt houdt.