Dataviews beheren

In deze sectie leer je meer over het beheren van dataviews: bewaren, beschrijven, delen en dupliceren.

Dataviews bewaren§

Dataviews gedragen zich wat ongewoon binnen Yesplan omdat ze niet automatisch opgeslagen worden: eens je er één aangemaakt hebt, moet je de wijzigingen altijd expliciet bewaren door te klikken op “Bewaar”. Dit heeft als voordeel dat je kan experimenteren in een dataview en dat Yesplan je wijzingen dan niet automatisch opslaat in de achtergrond.

Je kan steeds een kopie van de dataview bewaren door op “Bewaar als…” te klikken en een naam te kiezen. Je kan dataviews ook dupliceren op de overzichtspagina (zie Een nieuwe dataview maken).

Dataviews beschrijven§

Het doel van een dataview is niet altijd makkelijk in een naam samen te vatten. Je kan daarom ook een beschrijving toevoegen.

Op de overzichtspagina:

Klik op de knop met drie puntjes naast de naam van de dataview.
Kies “Beschrijving aanpassen” in het contextmenu.
Pas de beschrijving aan en klik op “OK”.

In de dataview zelf:

Klik op het informatie-icoontje naast de naam van de dataview om het detailvenster te openen.
Vul de beschrijving in.
Sluit het detailvenster.

Bij een zoekopdracht in de overzichtspagina van dataviews doorzoek je zowel de titel, eigenaar als de beschrijving. Een beschrijving gebruiken helpt dus om makkelijk de juiste dataview terug te vinden.

Dataviews vergrendelen§

Dataviews kunnen een belangrijke rol spelen in je organisatie en je kan ze gebruiken in integraties en rapporten. Door een dataview te vergrendelen voorkom je onopzettelijke wijzigingen, maar Yesplan vergrendelt dataviews ook automatisch als ze gebruikt worden in de parameter van een rapport.

Eens vergrendeld, moet je de dataview ontgrendelen om onderstaande aanpassingen op te kunnen slaan:

de dataview hernoemen
de beschrijving aanpassen
de instellingen aanpassen voor het delen van de dataview
filters en/of kolommen wijzigen
de dataview verwijderen

Let op

Het vergrendelen van de dataview biedt geen sluitende bescherming tegen wijzigingen: het is slechts een bescherming tegen onopzettelijke wijzigingen.
Zie Dataviews delen als je de toegang tot de dataview wenst te beperken.

Onderstaande acties zijn beschikbaar:

Een dataview vergrendelen: Klik links boven in de dataview op diens naam en klik vervolgens op “Vergrendel dataview”. Sla vervolgens de dataview op om het vergrendelen te bewaren.
Een dataview ontgrendelen:
- Klik links boven in de dataview op diens naam en klik vervolgens op “Ontgrendel”.
- Klik in de lijst van dataviews op het slotje aan de rechterkant. Op die manier maak je de acties beschikbaar in het menu naast het slotje.
De vergrendeling verwijderen: Klik links boven in de dataview op diens naam en klik vervolgens op “Verwijder vergrendeling”. Sla vervolgens de dataview op om deze aanpassing te bewaren.

Let op

Je moet de dataview expliciet opslaan na het aanmaken van een nieuwe vergrendeling of het verwijderen van een vergrendeling.
Je moet het recht “Kan wijzigen” hebben om een dataview te vergrendelen, ontgrendelen of de vergrendeling te verwijderen.
Als de dataview gebruikt wordt in de parameter van een rapport zal Yesplan deze dataview automatisch vergrendelen. In dat geval moet je de dataview weghalen uit de parameter in kwestie om de vergrendeling te verwijderen. Zie Geavanceerde parameters voor meer informatie.

Dataviews delen§

Dataviews verschijnen in eerste instantie enkel voor jezelf en beheerders. Om ze te laten verschijnen voor andere gebruikers of gebruikersgroepen, moet je ze delen.

Op de overzichtspagina:

Klik op de knop met drie puntjes naast de naam van de dataview.
Kies “Deel” in het contextmenu.

In de dataview zelf:

Klik op de tekst “Niet gedeeld” of “Gedeeld met X gebruikers” naast de naam van de eigenaar.
In het infovenster kan je de dataview delen met een andere gebruiker of gebruikersgroep:
- Klik op “Voeg gebruikersgroep of gebruiker toe”.
- Vul in het zoekveld de naam van de gebruiker of groep in.
- Klik op de gewenste gebruiker of groep in de suggesties.
- Kies wat de gebruiker kan doen met de dataview.

Volgende opties zijn beschikbaar bij het delen van een dataview:

Kan bekijken:
- De dataview bekijken.
- Parameters invullen.
- Als de gebruiker iets anders wijzigt, moet de dataview gedupliceerd worden (bijvoorbeeld via “Bewaar als…”).
Kan wijzigen:
- Alle acties onder “Kan bekijken”.
- De dataview wijzigen en bewaren zonder dupliceren: filters, kolommen, parameters, naam en beschrijving.
Kan wijzigen en verwijderen:
- Alle acties onder “Kan wijzigen”.
- De dataview verwijderen.
Eigenaar maken:
- Alle acties onder “Kan wijzigen en verwijderen”.
- De dataview delen.