Rapporten aanvragen§

Bij het maken of het wijzigen van een rapport is het belangrijk dat we helder kunnen communiceren over de inhoud en de vormgeving. We moeten daarnaast elk rapport grondig kunnen testen om problemen te voorkomen. Als je de rapportaanvraag goed voorbereidt, zal het uiteindelijk ook minder (tijd) kosten om het rapport te maken.

Om je aanvraag zo vlot mogelijk te verwerken, vragen we je daarom om ons de volgende informatie te bezorgen:

  1. Testgegevens: gebruik hiervoor een Yesplan evenement in het verleden.
  2. Voorbeeld: hoe het eindresultaat eruitziet.
  3. Mock-up: een technische beschrijving van het rapport met keywords, parameters enz.

We bespreken elk van deze punten hieronder in meer detail. We kunnen je verzoek pas inplannen als we alle gegevens ontvangen hebben.

Voor je aanvraag§

Controleer voor de aanvraag even of er al een standaard bestaat waarop je verder kunt bouwen. Neem hiervoor een kijkje bij de standaardrapporten.

Mogelijk kan je het rapport zelf al bouwen met een dataview? Meer informatie over dataviews.

Heb je vragen? Raadpleeg gerust je accountmanager of contacteer support@yesplan.be zodat we je verder kunnen helpen.

Testgegevens§

Het aanmaken van testgegevens is noodzakelijk om tijdens het bouwen van het rapport te kunnen testen of alle data correct worden weergegeven. Zonder testgegevens krijgt onze reporting engineer bij het bouwen van het rapport een leeg blad: hij/zij kan dan niet controleren of het rapport werkt zoals gewenst.

Let op

  • De testgegevens moeten altijd blijven bestaan (ook na de oplevering van het rapport).
  • Gebruik daarom voor de testdata een evenement (of periode) in een ver verleden.

We gebruiken de testgegevens ook als er zich in de toekomst problemen voordoen met het rapport of als je later wijzigingen zou aanvragen. Als de testdata werden verwijderd, kunnen we minder snel een probleem opsporen en zal je zelf de testgegevens opnieuw moeten aanmaken. Maak de testdata daarom aan in Yesplan in een ver verleden, zodat ze niet per ongeluk verwijderd kunnen worden en er geen conflict is met de huidige of toekomstige planning.

Evenementrapporten§

Vraag je een evenementrapport aan? Zorg dan voor onderstaande testdata in Yesplan:

Overzichtsrapporten:§

Gaat het om overzichtsrapporten? Doe dan het volgende:

Afbeeldingen§

Bevat het rapport afbeeldingen? Hou dan rekening met het volgende:

Testgegevens communiceren§

Geef bij je aanvraag de periode mee waarin we de evenementen met testgegevens kunnen vinden. Gaat het om een enkel evenement? Geef dan de Yesplan ID mee, die vind je onderaan het tabblad “Info” van het infovenster van dat evenement.

Voorbeeld en mock-up§

Het voorbeeld en de mock-up kan je beschouwen als de afspraak tussen jou en Yesplan over wat er gemaakt zal worden. Hoe concreter en preciezer je het voorbeeld en de mock-up maakt, hoe sneller (en goedkoper) het rapport opgeleverd kan worden. Aandachtspunten zullen sneller opgespoord worden en het is ook makkelijker om te communiceren over concrete - visuele - zaken.

Voorbeeld§

Het voorbeelddocument is een realistische weergave van hoe het rapport er uiteindelijk uit zal zien:

Let op

Hou er rekening mee dat we in het rapport de witruimte niet tot op de millimeter kunnen overnemen uit jouw voorbeelddocument. We kunnen voor de layout dus niet altijd een exacte kopie maken.

Mock-up§

De mock-up is een conceptuele doorslag van het voorbeelddocument. Voor elk stukje tekst of beeld uit het voorbeelddocument bevat de mock-up meer informatie over de herkomst, wanneer het moet verschijnen, het type enz. Op die manier bevat de mock-up een beschrijving van de gegevens die gebruikt worden in het rapport.

Dat helpt de reporting engineer om de juiste informatie in het rapport te zetten, op de juiste plaats en in het correcte formaat. Hoewel bepaalde zaken voor jou evident kunnen lijken, zijn ze dat niet altijd voor iemand die de interne werking van je organisatie niet kent.

De Account Manager zal deze mock-up samen met jou opstellen. Hieronder vind je alvast een leidraad die kan helpen bij de voorbereiding:

Als je de mock-up helder opbouwt, zal de reporting engineer snel kunnen werken. Maar jij zal later ook makkelijk kunnen inpikken op het ontwerp en je collega’s zullen de het rapport beter begrijpen als ze zelf een aanpassing aanvragen. Op die manier bespaar je ook tijd in de toekomst.

Tip

Heb je vragen? Spreek dan zeker je Account Manager aan. Hij/zij zal je verder helpen.

Keywords§

De keywords van customdatavelden zijn uniek en laten je toe om de inhoud van deze velden in rapporten te laten verschijnen.

Tip

Nieuw in v27 Wil je in een infovenster het keyword van customdatavelden makkelijk achterhalen? Druk dan de toetsen CTRL-ALT (Windows) of CTRL-Option (macOS) in: het label van het veld verandert in het keyword. Wil je het keyword kopiëren? Klik het label dan aan terwijl je diezelfde toetsen ingedrukt houdt.

Keywords worden bij het aanmaken van een customdataveld automatisch ingesteld, maar je kan ze wel overschrijven en zelf een keyword kiezen: zie Keywords voor meer informatie.

Let op

Eens je een keyword gebruikt in rapporten, mag je dat keyword niet meer overschrijven in de Systeeminstellingen. Doe je dat toch, dan zal het customdataveld in kwestie niet meer verschijnen in deze rapporten.

Kortom: maak intern heldere afspraken over het beheer van keywords om problemen in rapporten te voorkomen.

Aanvraag§

Heb je al de informatie verzameld? Dan kan je je aanvraag indienen bij support@yesplan.be. We kijken vervolgens of je aanvraag volledig is en vragen misschien om nog wat zaken te verduidelijken. Je aanvraag komt in de wachtrij terecht als ze al de nodige informatie bevat en we geen verdere vragen hebben:

Bij de oplevering zal gevraagd worden om het rapport te controleren. Eventuele feedback kan je bezorgen als antwoord op dit bericht.

Let op

  • Zorg ervoor dat bij wijzigingen alle informatie aanwezig is (testgegevens, relevante Yesplan ID, mock-up, voorbeeld).
  • We beschouwen het rapport als ‘opgeleverd’ na drie weken zonder feedback.

Wat als het rapport niet voldoet na oplevering?§

Werkt een rapport niet zoals gewenst, ziet het er anders uit dan je verwachtte, of lukt het je niet om het aan de praat te krijgen? Ook dan is het belangrijk om je feedback te bezorgen via support@yesplan.be.

Indien het rapport niet werd gebouwd zoals aangegeven in de mock-up en beschrijving, zullen we dit met prioriteit aanpassen en opnieuw opleveren. Indien je nieuwe vereisten hebt die niet waren opgenomen in de oorspronkelijke mock-up, zullen we deze vereisten opnieuw inplannen volgens bovenstaand proces voor aanvragen. Daarom is het belangrijk dat je mock-up zo correct en gedetailleerd mogelijk is.

Je kan uiteraard later nog wijzigingen vragen aan bestaande rapporten. Volg daarbij steeds de werkwijze hierboven.