Inleiding§

Hier wordt beschreven hoe je rapporten kan gebruiken in Yesplan.

‘Rapporten’ bestaan uit twee delen, namelijk:

We onderscheiden twee soorten rapporten:

Alle sjablonen worden door Yesplan aangeleverd. Wij bieden een catalogus aan van standaardrapporten; je vindt er alle informatie, specificaties, mogelijke parameters, enzovoort in terug omtrent deze standaardrapporten.

Indien je organisatie nood heeft aan rapporten op maat, dan neem je hiervoor best contact op met je accountmanager.

Tip: laat meer detail zien§

De lijsten van rapportsjablonen en gegenereerde documenten worden standaard zo compact mogelijk getoond. Je kan meer details zien van elk bestand, door bovenaan de lijst het rechtse lijsticoontje aan te klikken.

Rapportsjablonen toevoegen§

Een rapportsjabloon is een bestand met extensie .jasper, dat alle informatie over de structuur en de lay-out van het rapport bevat. Een rapportsjabloon kan je downloaden op je computer uit de catalogus van standaardrapporten, of krijg je aangeleverd van Yesplan.

Sjablonen voor algemene rapporten voeg je toe in het zoekvenster voor rapporten, sjablonen voor rapporten voor evenementen voeg je toe in het infovenster van een evenement. Merk op dat je een sjabloon voor rapporten voor evenementen aan om het even welk evenement kan toevoegen. Het is daarna meteen beschikbaar voor álle evenementen.

Om een sjabloon toe te voegen open je een rapporten venster. Klik onderaan in de linkse kolom op “Voeg een sjabloon toe” en kies het rapportsjabloon op je computer. Bevestig door op “Voeg toe” te klikken. De rapportsjabloon is nu beschikbaar in Yesplan.

Tip

Je kan het bestand ook gewoon verslepen vanuit Windows Verkenner of Finder op OS X naar de knop “Bestand kiezen”.

In de detailweergave (zie “Tip: laat meer detail zien”) zie je naast de naam van de sjabloon ook wie dit sjabloon opgeladen heeft, en wanneer.

Genereren van documenten§

De informatie in een gegenereerd document is een momentopname van de informatie die in Yesplan aanwezig is op het moment van genereren. Dit bestand heeft als extensie .pdf of .xlsx.

Als je naast de naam van een rapportsjabloon de knop “Genereer” ziet staan, dan kan het rapport meteen gegenereerd worden, zonder verder iets te hoeven invullen. Klik op de knop en het genereerde document zal verschijnen in de rechtse kolom.

Als je naast de naam van een rapportsjabloon de knop “Genereer…” ziet staan, dan dienen eerst extra parameters ingevuld te worden (zoals een start- en einddatum) alvorens je het document kunt genereren. Klik op deze knop, vul de nodige parameters in, en klik vervolgens op de (blauwe) knop “Genereer” die onderaan de lijst van parameters verschijnt. Het document zal ook weer getoond worden in de rechtse kolom.

Om alle documenten te zien die gegenereerd werden op basis van een bepaald sjabloon, klik je op de knop “Toon gegenereerde” (in de linkse kolom).

In de lijst van gegenereerde documenten (de rechtse kolom) zie je de naam van de gebruiker die het rapport gegenereerd heeft, en wanneer. In de detailweergave (zie “Tip: laat meer detail zien”) kan je het document verwijderen, een beschrijving toevoegen of instellen met wie het document gedeeld wordt. Daarnaast kan je er ook de link naar het gegenereerde document vinden (“Kopieer link”), bijvoorbeeld om de link te delen met anderen, en je kan bepalen of het bestand extern toegankelijk is of niet.

Let op

Bijlagen en andere bestanden die in Yesplan opgeslagen zijn, zijn per standaard enkel toegankelijk voor mensen die beschikken over een gebruikersnaam en wachtwoord voor Yesplan. De bestanden kunnen echter ook extern toegankelijk gemaakt worden. Dit wil zeggen dat iedereen die beschikt over de link naar het bestand, het bestand kan openen zonder zich eerst te hoeven aanmelden in Yesplan.

Automatisch verwijderen algemene rapporten§

Algemene rapporten - de rapporten die in het zoekvenster van de rapporten gegenereerd worden - worden automatisch verwijderd na zes maanden. Voor alle duidelijkheid: dit is niet zo voor de rapporten die gegenereerd worden in het infovenster van de evenementen.

Indien je een bepaald rapport wenst bij te houden voor onbepaalde duur, dan kan je dit per gegenereerd document aangeven. Dit doe je door te klikken op “Niet automatisch verwijderen”.

Uiteraard kan je een gegenereerd document nog steeds op elk moment manueel verwijderen.

Door een gegenereerd document te verwijderen, verwijder je enkel de momentopname. Je kan aan de hand van de bijhorende rapportsjabloon opnieuw een document genereren om een geüpdatet versie te verkrijgen. Een rapportsjabloon verwijderen is steeds definitief.

Rapportparameters instellen§

Wat doen parameters?§

Een rapportsjabloon is een bestand dat de structuur en de lay-out van het rapport bevat. Dit sjabloon wordt bij het genereren van het document gevuld met de gegevens zoals die op dat moment aanwezig zijn in Yesplan.

Doorgaans wil je niet álle gegevens uit Yesplan op een rapport zien, maar slechts een deel ervan. Aan de hand van parameters wordt bepaald welke gegevens te zien zijn op het gegenereerde document, aan welke kenmerken deze moeten voldoen.

Bijvoorbeeld, je wilt een overzicht van alle bevestigde concerten binnen een bepaalde periode.

Bij het genereren van het rapport wordt nu rekening gehouden met de kenmerken die je opgegeven hebt. Enkel de evenementen die voldoen aan al deze parameters worden uiteindelijk weergeven in het gegenereerde document.

Instellingen voor parameters§

De parameters worden vastgelegd in de rapportsjabloon. De parameters krijgen via dit sjabloon een standaardlabel. Elke parameter heeft ook een commentaarveld. Je kan het label van een parameter wijzigen en er – indien gewenst – ook commentaar aan toevoegen.

Om de parameters te beheren klap je eerst de lijst van rapportsjablonen open, zodat je meer details te zien krijgt van elk rapportsjabloon (Zie Tip: laat meer detail zien). Klik vervolgens op “Inspecteer” onder de rapportsjabloon om het infovenster te openen.

Op het tabblad “Parameters” zal je de lijst zien met de parameters van de sjabloon. Als je hiertoe rechten hebt kan je waardes aanpassen.

De naam van de parameter en de beschrijving kan je aanpassen door erop te dubbelklikken of door op het potlood-icoontje te klikken dat verschijnt als de muisaanwijzer zich boven de naam bevindt. Als je de naam van de parameter leeg maakt, dan zal de standaardnaam terug gebruikt worden. Als je de beschrijving leeg maakt, dan zal er geen beschrijving te zien zijn bij die parameter.

Naast elke parameter staat ook een oog-icoontje. Het oogje geeft je 2 mogelijkheden (door erop te klikken wissel je tussen beide):

Merk op dat je, door het onzichtbaar maken van parameters, verhindert dat gebruikers deze parameters kunnen invullen na het klikken op “Genereer…” bij de sjabloon. Maar je dient bij het delen van het rapportsjabloon de rechten in te stellen op het gewenste niveau als je wilt verhinderen dat gebruikers de parameters niet kunnen aanpassen in het infovenster van het rapportsjabloon (door op “Inspecteer” te klikken in de lijst). Zie “Rapporten delen” voor meer details over het beperken van de mogelijkheden van bepaalde gebruikers.

Standaard parametertypes§

Alle parametertypes, behalve datumvelden en ja/nee-velden, bestaan in twee varianten. Bij de eerste variant kan je slechts één waarde invullen, bij de tweede variant kan je een of meerdere waardes invullen.

Indien je meerdere parameterwaardes ingevuld hebt, kan je de volgorde aanpassen door een bepaalde waarde vast te pakken en die te verslepen. Een waarde verwijderen doe je door op het verwijderknopje (een ‘-’ symbooltje) te klikken rechts van de waarde.

Startdatum en einddatum§

Deze parameters bepalen voor welke periode evenementen weergegeven worden in het gegenereerde document. Deze parameters laat je het best zichtbaar staan; de datums kunnen dan bij het genereren van het rapport aangepast worden. Je kan bij het invullen een datum kiezen met de datumkiezer.

Dit veld mag niet leeg zijn.

Statussen§

Deze parameter beperkt de lijst van evenementen tot deze met de opgegeven statussen. Kies een of meerdere waardes uit de keuzelijst, of kies ze allemaal (met “Selecteer alles”).

Dit veld mag niet leeg zijn.

Profielen§

Deze parameter beperkt de lijst van evenementen tot deze met de opgegeven profielen. Kies een of meerdere waardes uit de keuzelijst, of kies ze allemaal (met “Selecteer alles”).

Dit veld mag niet leeg zijn.

Locaties§

Deze parameter beperkt de lijst van evenementen tot deze in de opgegeven locaties. Geef in dit parameterveld de locaties op in die je in het gegenereerde document wenst te zien. Kies een of meerdere waardes uit de keuzelijst, of kies ze allemaal (met “Selecteer alles”). Je kan de volgorde van de locaties wijzigen door ze te verslepen; ze zullen in die volgorde op het gegenereerde document verschijnen.

Dit veld mag niet leeg zijn.

Resourcerollen§

Deze parameter beperkt de lijst van resources tot deze die de opgegeven rollen hebben. Kies een of meerdere waardes uit de keuzelijst.

Dit veld mag niet leeg zijn.

Resourcetypes§

Deze parameter beperkt de lijst van resources tot deze die de opgegeven types hebben. Deze parameter bepaalt welke resourcetypes weergegeven worden in het rapport. Kies een of meerdere waardes uit de keuzelijst.

Dit veld mag niet leeg zijn.

Contacten§

Deze parameter bepaalt welke contacten weergegeven worden in het gegenereerde document. Kies een of meerdere waardes uit de keuzelijst.

Dit veld mag niet leeg zijn.

Contactlabels§

Deze parameter beperkt de lijst van contacten tot deze die de opgegeven labels hebben. Deze parameter bepaalt welke contactlabels weergegeven worden in het gegenereerde document. Kies een of meerdere waardes uit de keuzelijst.

Dit veld mag niet leeg zijn.

Evenementlabels§

Deze parameter beperkt de lijst van evenementen tot deze die de opgegeven labels hebben. Deze parameter bepaalt welke evenementlabels weergegeven worden in het gegenereerde document. Kies een of meerdere waardes uit de keuzelijst.

Dit veld mag niet leeg zijn.

Medewerkers§

Deze parameter bepaalt welke medewerkers weergegeven worden in het gegenereerde document. Kies een of meerdere waardes uit de keuzelijst.

Dit veld mag niet leeg zijn.

Teams§

Deze parameter bepaalt welke teams weergegeven worden in het gegenereerde document. Kies een of meerdere waardes uit de keuzelijst.

Dit veld mag niet leeg zijn.

Ja/nee-velden§

Deze parameter laat toe het gedrag van het rapport te sturen. Zo kan je door middel van condities bepaalde zaken tonen of verbergen, of afhankelijk van bepaalde condities bepaalde zaken anders weergeven.

Dit veld mag niet leeg zijn.

Tekstvelden§

Deze parameter laat toe om een tekst naar keuze in te voeren.

Zoekopdracht§

Deze parameter laat toe je eigen zoekopdracht samen te stellen.

Bijvoorbeeld, de zoekopdracht contact:label:vrijwilliger + contact:label:vip zal resulteren in alle contacten met label ‘vrijwilliger’ én alle contacten met label ‘vip’ samen.

Een zoekopdracht als rapportparameter kan je ook testen. Klik hiervoor op de “Test” knop. Dit opent het zoekvenster, wat je toelaat om interactief de resultaten na te kijken. Indien je de zoekopdracht bijstuurt in het zoekvenster, dan wordt deze zoekopdracht netjes overgenomen in het parameterveld bij het sluiten van het zoekvenster.

Meer info vind je in de handleiding van de zoektaal.

Geavanceerde parameters§

Titel§

Met deze parameter kan je de titel in de hoofding van het gegenereerde document aanpassen. Hou hierbij rekening met de ruimte die in het rapport voorzien is voor de titel. Je kan dit best testen alvorens deze parameter te sluiten voor gebruikers.

Dit parameterveld is een tekstveld waar je de URL (het webadres van het bestand) van het gewenste logo invoert. Logo’s van je eigen organisatie zitten vaak in Yesplan als bijlage van de organisatie in Contacten. Doe het volgende om zo’n logo toe te voegen aan je rapport:

Zorg ervoor dat je logo een voldoende hoge resolutie heeft. Test dit, en voorzie desnoods een ander logo of voorzie een aangepast logo op een speciale plaats op je webserver.

YP_LOCALE_STRING§

Deze parameter zorgt ervoor dat datums en getallen in de gewenste taal afgedrukt worden.

Bijvoorbeeld:

Enkele vaak voorkomende codes:

Code Taal (Land)
da-DK Deens (Denemarken)
de-DE Duits (Duitsland)
en-US Engels (Amerikaans)
es-ES Spaans (Spanië)
fr-BE Frans (België)
fr-FR Frans (Frankrijk)
it-IT Italiaans (Italië)
nl-BE Nederlands (België)
nl-NL Nederlands (Nederland)
pt-PT Portugees (Portugal)

Contacteer support indien je een andere taalinstelling nodig hebt.

Prefix§

Organisaties die met verschillende deelorganisaties werken, geven hun locaties soms een prefix mee, zoals bijvoorbeeld “PIA_Concertzaal”. Om in te stellen dat je enkel “Concertzaal” wenst te zien in het rapport, vul je in dit parameterveld “PIA_” in. Op het rapport zal vervolgens enkel “Concertzaal” verschijnen.

Rapporten delen§

Rapporten worden gedeeld met andere gebruikers, en bij het delen wordt bepaald wat die andere gebruikers ermee kunnen doen (bekijken, wijzigen of verwijderen).

Dit wijkt af van het toepassen van rechten voor evenementen, resources, prijzen, contacten en taken. Bij deze elementen worden rechten hoofdzakelijk ingesteld in de systeeminstellingen, en dat voor alle elementen met een bepaalde eigenaar. De rapporten worden gedeeld bij de rapporten zelf, door de eigenaar (of, door een beheerder). Met andere woorden, rechten op rapporten worden niet op basis van de eigenaar van de rapporten bepaald, maar worden bepaald door de eigenaar van de rapporten, en dit per rapport.

De eigenaar van de rapportsjablonen kan zijn sjablonen delen met andere gebruikers. Dit gebeurt steeds rechtstreeks bij de sjabloon zelf. De eigenaar beslist ook wat de gebruikers hiermee kunnen doen.

Voor de gegenereerde documenten wordt dit ingesteld op de rapportsjabloon (door de eigenaar van de sjabloon), maar kan dit daarenboven aangepast worden per gegenereerd document (door de eigenaar van het gegenereerde document).

Een beheerder heeft dezelfde mogelijkheden als de eigenaar.

Delen van rapportsjablonen§

Hoe en met wie een rapportsjabloon gedeeld wordt, wordt ingesteld in het infovenster van de rapportsjabloon. Dit kan je openen door in de lijst met sjablonen, in de detailweergave (zie “Tip: laat meer detail zien”), te klikken op “Inspecteer”. Op het tabblad “Delen” zie je de lijst van de gebruikers of gebruikersgroepen.

In de linkerkolom zie je met welke gebruikers de sjabloon gedeeld wordt, en wat de gebruikers daarmee kunnen doen: bekijken, wijzigen of verwijderen. In de rechterkolom zie je hoe de gegenereerde documenten initieel gedeeld zullen worden (dit kan aangepast worden door de eigenaar van het gegenereerde document, zie “Delen van gegenereerde documenten”).

De eigenaar kan de opties bij het delen aanpassen (die toelaten om te bekijken, wijzigen of verwijderen), een gebruiker of gebruikersgroep verwijderen uit de lijst (door middel van het ‘vuilnisbak’-icoontje in beide kolommen), of de bestanden met bijkomende gebruikersgroepen of gebruikers delen (door te klikken op “Voeg gebruikersgroep of gebruiker toe” onderaan de tabel).

De opties bij het delen zijn de volgende:

De eigenaar (of een beheerder) kan ervoor kiezen om een andere gebruiker eigenaar te maken van de rapportsjabloon door te kiezen voor “Eigenaar maken” uit de keuzelijst. Een eigenaar kan – naast ‘wijzigen en verwijderen’ – ook bepalen met welke gebruikers het bestand gedeeld wordt, en wat die daarmee kunnen doen.

Let op

Rapporten kunnen gedeeld worden met gebruikers, maar ook met gebruikersgroepen. Een gebruiker zal steeds de rechten erven van de gebruikersgroep waarin die zit.

Bijvoorbeeld, Jan krijgt in de tabel het recht om te bekijken. Echter, Jan behoort ook tot de gebruikersgroep Techniekers, en die groep kan wijzigen en verwijderen. Het resultaat zal zijn dat Jan het bestand zal kunnen wijzigen en verwijderen, vermits hij die rechten verwerft via de gebruikersgroep waar hij deel van uitmaakt. Dit zal in de tabel aangegeven worden door middel van een waarschuwing.

Merk op dat deze manier van rechten combineren afwijkt van het rechtensysteem voor andere Yesplan elementen.

Tip

Onderaan de tabel kunnen de instellingen van een ander rapportsjabloon worden overgenomen door middel van de actie “Dupliceer de rechten van een ander sjabloon”. Je kiest een ander rapportsjabloon, en de gehele lijst wordt vervangen door een kopie van de lijst van het gekozen sjabloon. Let wel: de eigenaar van het sjabloon wordt hierbij níet overschreven. De gebruiker die in de gedupliceerde sjabloon eigenaar was, wordt in de linkerkolom ingesteld op de optie “Kan wijzigen en verwijderen”.

Delen van gegenereerde documenten§

Hoe en met wie een gegenereerd document gedeeld wordt, wordt ingesteld in het infovenster van het gegenereerde document. Dit kan je openen door in de lijst met documenten, in de detailweergave (zie “Tip: laat meer detail zien”), te klikken op “Inspecteer”. Op het tabblad “Delen” zie je de lijst van de gebruikers of gebruikersgroepen. Let wel, het gegenereerde document wordt gedeeld met de gebruikers zoals het in het infovenster van de sjabloon ingesteld is. Echter, de eigenaar van het gegenereerde document kan de standaard rechten aanpassen én het document delen met bijkomende gebruikers.

Het is de gebruiker die het document genereert, die de eigenaar wordt van dat document. Dit kan dus afwijken van de eigenaar van het rapportsjabloon waarop het document gebaseerd is.

In de lijst worden de rijen die overgenomen worden uit de rapportsjabloon gemarkeerd met een slotje. Indien de instelling voor het desbetreffende gegenereerde document gewijzigd werd, dan wordt de rij gemarkeerd met een open slotje. De eigenaar van het gegenereerde document kan bijkomende gebruikersgroepen of gebruikers toevoegen aan de lijst; deze worden niet gemarkeerd met een slotje.

Een rij die overgenomen wordt van de rapportsjabloon kan overschreven worden door middel van de actie “Overschrijven”. Dit kan terug ongedaan gemaakt worden door middel van de actie “Terugzetten naar…” (dit verschijnt pas ná het overschrijven).

De opties bij het delen zijn de volgende:

De eigenaar (of een beheerder) kan ervoor kiezen om een andere gebruiker eigenaar te maken van het gegenereerde document door te kiezen voor “Eigenaar maken” uit de keuzelijst. Een eigenaar kan – naast ‘wijzigen en verwijderen’ – ook bepalen met welke gebruikers het bestand gedeeld wordt, en wat die daarmee kunnen doen.

Tip

Rapporten kunnen gedeeld worden met gebruikers, maar ook met gebruikersgroepen. Een gebruiker zal steeds de rechten erven van de gebruikersgroep waarin die zit.

Bijvoorbeeld, Jan krijgt in de tabel het recht om te bekijken. Echter, Jan behoort ook tot de gebruikersgroep Techniekers, en die groep kan wijzigen en verwijderen. Het resultaat zal zijn dat Jan het bestand zal kunnen wijzigen en verwijderen, vermits hij die rechten verwerft via de gebruikersgroep waar hij deel van uitmaakt. Dit zal in de tabel aangegeven worden door middel van een waarschuwing.

Merk op dat deze manier van rechten combineren afwijkt van het rechtensysteem voor andere Yesplan elementen.

Documenten die gegenereerd werden voor de introductie van ‘delen’§

Het rechtensysteem dat voor alle andere Yesplan elementen wordt gebruikt, werd vóór versies 1.22 van Yesplan ook gebruikt voor rapportsjablonen en gegenereerde documenten. Bij de overgang naar versie 1.22 werden de rechten voor rapportsjablonen omgezet naar het nieuwe systeem van ‘delen’, maar voor de op dat moment reeds bestaande gegenereerde documenten werden de rechten behouden (volgens het voorgaande systeem).

Deze ‘behouden’ rechten voor de gegenereerde documenten kunnen echter niet meer worden gewijzigd. Je kan per gegenereerd document wel beslissen om over te stappen naar het nieuwe systeem van ‘delen’ (bijvoorbeeld, nadat je geverifieerd hebt dat dit geen nadelige gevolgen heeft), waarna wijzigen weer mogelijk wordt.

Dit doe je op het tabblad “Delen” van het infovenster van het gegenereerde document. Dit infovenster open je door in de lijst met documenten, in de detailweergave (zie “Tip: laat meer detail zien”), te klikken op “Inspecteer”. Klik op “Toon hoe het document zou gedeeld worden” (de instellingen zullen worden gelijkgesteld met de rechterkolom van het rapportsjabloon), evalueer de resultaten, en klik op “Overstappen naar delen” om te voltooien.

Je kan dit overigens ook in één keer doen voor álle ‘oude’ gegenereerde documenten van eenzelfde sjabloon.

Dit doe je op het tabblad “Delen” van het infovenster van het rapportsjabloon. Dit infovenster open je door in de lijst met sjablonen, in de detailweergave (zie “Tip: laat meer detail zien”), te klikken op “Inspecteer”. Indien er documenten zijn die nog gebruik maken van de ‘behouden’ rechten, dan verschijnt onderaan de tabel een waarschuwing. Klik op “Overstappen naar delen voor allemaal” om de instellingen zoals die getoond worden in de rechterkolom van de tabel ook toe te passen op al die ‘oude’ documenten.

Hou er rekening mee dat overstappen naar het ‘delen’ voor die gegenereerde documenten, niet ongedaan kan gemaakt worden.