Generieke ticketing module

Yesplan heeft een module gebouwd waarmee externe ticketing partners makkelijk een integratie kunnen bouwen, zodat je in Yesplan onderstaande acties kan uitvoeren:

Bepaalde gegevens doorsturen naar je ticketingsysteem.
Externe gegevens weergeven uit je ticketingsysteem, bijv. het aantal verkochte tickets.
Keuzelijsten gerelateerd aan ticketing opvullen met waarden uit het ticketingsysteem (mapping).

Tip

Ben je een ontwikkelaar? Leer dan meer over de API voor het bouwen van een ticketing koppeling in onze sectie voor developers.

Concepten§

Externe gegevens: Als je vanuit Yesplan gegevens van een evenement doorstuurt naar je ticketingsysteem, kunnen die gegevens daar nog verder verwerkt worden en kunnen extra waarden toegevoegd worden. Dankzij customdatavelden van het type “Externe gegevens” kan je deze extra waarden tonen in Yesplan (maar niet bewerken). Dit is handig om bijv. het aantal verkochte tickets, het aantal vrijkaarten of een korting weer te geven in Yesplan. Je ticketingsysteem moet dit wel expliciet voorzien voor specifieke velden.
Mapping: Om gegevens uit te wisselen moeten Yesplan en je ticketingsysteem soms dezelfde velden en waarden bevatten. Dit heeft als nadeel dat deze waarden identiek moeten zijn en dat je deze waarden op twee plaatsen moet onderhouden. Via mapping kan je ticketingsysteem een keuzelijst in Yesplan vullen met waarden, waardoor je deze waarden up-to-date kan houden in beide systemen met één druk op de knop. Je ticketingsysteem bepaalt dus de inhoud van die keuzelijsten, maar dit moet wel expliciet voorzien zijn voor specifieke velden.
Protocol: Hiermee geef je in Yesplan aan wat de conventies en afspraken zijn bij het uitwisselen van gegevens tussen Yesplan en je ticketingsysteem. Het gaat dan bijvoorbeeld over het ophalen van gegevens, het verwijderen van evenementen enz.
Publicatieknop: Deze knop zorgt ervoor dat evenementen uit Yesplan naar je ticketingsysteem gestuurd worden. Je moet deze zelf aanmaken.

Voor je begint§

Om je integratie in te stellen heb je gegevens nodig van de producent van je ticketingsysteem of integratie. Zorg dus dat je onderstaande informatie bij de hand hebt voor je begint. Eens je deze informatie hebt, kan je de integratie instellen.

Authenticatie§

Yesplan ondersteunt twee protocollen om veilig verbinding te maken met externe ticketingsystemen: “Basic Auth” en “OAuth 2.0” (Password Grant). De producent van je ticketingsysteem kan je vertellen welke van de twee je moet gebruiken en zal je de correcte gegevens bezorgen.

Voor Basic Auth heb je onderstaande gegevens nodig:

URL: Het internetadres dat Yesplan moet gebruiken om gegevens uit te wisselen met je ticketingsysteem.
Gebruikersnaam: De gebruikersnaam om via de URL toegang te krijgen tot je ticketingsysteem.
Wachtwoord: Het wachtwoord om via de URL toegang te krijgen tot je ticketingsysteem.

Voor OAuth 2.0 ondersteunen we de Grant types “Password Credentials” en “Client Credentials”, waarbij een zogenaamd access token aangemaakt wordt:

Grant type: Dit is het type authenticatie binnen OAuth 2.0. We ondersteunen de types “Password Credentials” en “Client Credentials”.
URL van resources server: Het internetadres dat Yesplan gebruikt om gegevens over evenementen door te sturen en op te halen.
URL van authorisatieserver: Het internetadres van de server die je access token aanmaakt.
Gebruikersnaam: De gebruikersnaam om een access token aan te vragen.
Wachtwoord: Het wachtwoord om een access token aan te vragen.
Client ID: De unieke ID om je Yesplan-installatie te identificeren.
Client secret: Een tekenreeks die dient als wachtwoord van je installatie bij het aanvragen van een access token.
Verbinding met ticketingsysteem: Klik op “Verifieer authenticatie” om na te gaan of de toegangsgegevens correct zijn.

Protocol en velden§

Daarnaast heb je onderstaande gegevens nodig van de producent van je ticketingsysteem:

Protocol: Welke delen van het protocol ondersteund worden. Zie Protocol instellen voor meer informatie.
Externe gegevens: Een lijst van velden in je ticketingsysteem (met hun technische naam) die in Yesplan kunnen verschijnen. Je kan voor deze velden dan customdatavelden aanmaken van het type “Externe gegevens”.
Extra velden: Een lijst van velden in je ticketingsysteem die je kan vullen met waarden uit Yesplan als je een evenement doorstuurt. Deze lijst bevat minstens:
- de technische naam van het veld in je ticketingsysteem
- het type dat het customdataveld in Yesplan moet hebben (invulveld, tekstveld, numeriek invulveld, keuzelijst of checkboxen)
- of mapping ondersteund wordt voor dat veld (enkel relevant voor keuzelijsten)

De integratie voorbereiden§

Voor je de integratie effectief aanmaakt, moet je de customdatavelden aanmaken die je nodig hebt:

de publicatieknop
extra velden
externe gegevens

Hieronder overlopen we de stappen voor elk van deze velden.

Tip

Je kan de zichtbaarheid van customdatavelden nog verder aanpassen en bepalen waar ze moeten verschijnen. Zie Zichtbaarheid van customdatavelden voor meer informatie.
We raden aan om al de customdatavelden voor je ticketingsysteem samen te brengen op één tabblad in het infovenster voor evenementen, bijvoorbeeld met de naam ‘Ticketing’.

Publicatieknop aanmaken§

Je kan vanuit Yesplan informatie doorsturen naar je ticketingsysteem. Daarvoor moet je wel eerst een knop toevoegen aan evenementen om deze actie uit te voeren:

Ga in Yesplan als beheerder naar “Systeeminstellingen” > “Evenementen” > “Custom data”.
Maak een nieuwe groep aan voor je ticketingsysteem, of je kan er ook voor kiezen om het veld toe te voegen aan een bestaande groep.
Maak de knop aan door te klikken op “Voeg een veld toe”:
- Kies het type “Publicatieknop”.
- Kies zelf een duidelijk label, bijv. ‘Publicatie tickets’.
- Klik op “Voeg toe”.
- Dubbelklik op het keyword van het veld en geef het een heldere naam die duidelijk weergeeft wat het doet, bijv. ‘ticketing_publicatieknop’.

Extra velden aanmaken§

Yesplan stuurt sowieso altijd vier velden door naar het ticketingsysteem, en die krijgen ook standaardwaarden uit Yesplan. Je kan echter de integratie zo instellen dat je de waarde van een customdataveld doorstuurt in plaats van de standaardwaarde. De tabel hieronder geeft een overzicht van het veld in het ticketingsysteem en de standaardwaarde die Yesplan opstuurt:

Veld in ticketingsysteem	Standaardwaarde verstuurd door Yesplan
name	De naam van het evenement.
location	De locatie van het evenement.
starttime	De starttijd van het evenement.
endtime	De eindtijd van het evenement.

De tabel hieronder geeft aan welk type customdataveld je moet gebruiken als je geen standaardwaarde wilt doorsturen:

Veld in ticketingsysteem	Type customdataveld
name	Invulveld
location	Keuzelijst
starttime	Tijdveld
endtime	Tijdveld

Tip

Als een customdataveld geen waarde bevat, zal Yesplan terugvallen op de standaardwaarde voor dat veld.

Bijvoorbeeld:

Maak een customdataveld aan van het type “Keuzelijst”.
Voeg de waarde ‘Filmzaal’ toe aan het veld.
Koppel dat veld aan het veld “location” (zie De gegevens koppelen).

Als de waarde ‘Filmzaal’ geselecteerd is in de keuzelijst, zal die waarde doorgestuurd worden naar het ticketingsysteem. Als niets geselecteerd is in de keuzelijst, zal de standaardwaarde (bijv. ‘Theaterzaal’ of ‘Danszaal’) doorgestuurd worden. Dit laat je toe om in Yesplan te beslissen welke locatienaam je doorstuurt voor bepaalde evenementen.

Naast deze vier velden kan Yesplan nog veel meer velden doorsturen naar je ticketingsysteem, maar dat hangt af van de mogelijkheden van dat systeem en van je eigen noden:

Vraag aan de producent van je ticketingsysteem of integratie een lijst van extra velden die ze ondersteunen (zie Voor je begint. Je moet ook weten welk type de gekoppelde customdatavelden in Yesplan moeten hebben.
Vraag je af welke informatie je in welk systeem wenst te beheren (prijzen, capaciteit, genre enz.). Hou er rekening mee dat je de waarden van velden overschrijft in je ticketingsysteem als je nieuwe waarden doorstuurt vanuit Yesplan. Maak dus vooraf een grondige analyse.
Customdatavelden van het type “Keuzelijst” ondersteunen mapping, maar je ticketingsysteem moet dat wel aanbieden voor die velden.

Eens je beslist hebt welke customdatavelden je zou willen gebruiken, kan je ze ook effectief aanmaken:

Ga in Yesplan als beheerder naar “Systeeminstellingen” > “Evenementen” > “Custom data”.
Maak een nieuwe groep aan voor je ticketingsysteem, of je kan er ook voor kiezen om het veld toe te voegen aan een bestaande groep.
Maak de knop aan door te klikken op “Voeg een veld toe”:
- Het type hangt af van het veld. Kijk voor standaardwaarden in de tabel hierboven en vraag een lijst van extra velden aan de producent van je ticketingsysteem of integratie.
- Kies zelf een duidelijk label, bijv. ‘Capaciteit ticketing’.
- Klik op “Voeg toe”.
- Dubbelklik op het keyword van het veld en geef het een heldere naam die duidelijk weergeeft wat het doet, bijv. ‘ticketing_capaciteit’.

Opmerking

Extra velden kunnen enkel één van de volgende types hebben:

Invulveld
Tekstveld
Numeriek invulveld
Keuzelijst
Checkboxen

Je zal deze velden in de stap De gegevens koppelen koppelen aan de juiste velden in je ticketingsysteem.

Velden voor externe gegevens aanmaken§

Je kan niet alleen velden doorsturen naar je ticketingsysteem, je kan ook velden uit je ticketingsysteem tonen in Yesplan (maar niet bewerken). Welke velden je toont in Yesplan hangt af van je eigen noden en van de mogelijkheden van je ticketingsysteem:

Vraag aan de producent van je ticketingsysteem of integratie een lijst van gegevens die getoond kunnen worden in Yesplan.
Vraag je af welke informatie je nodig hebt om vlot te kunnen werken. Als je meer informatie toont moet je ook meer informatie lezen in Yesplan.

Eens je beslist hebt welke externe gegevens je zou willen tonen, kan je er ook customdatavelden voor aanmaken:

Ga in Yesplan als beheerder naar “Systeeminstellingen” > “Evenementen” > “Custom data”.
Maak een nieuwe groep aan voor je ticketingsysteem, of je kan er ook voor kiezen om het veld toe te voegen aan een bestaande groep.
Maak de knop aan door te klikken op “Voeg een veld toe”:
- Kies het type “Externe gegevens”.
- Kies het correcte gegevenstype voor de gegevens in kwestie.
- Kies zelf een duidelijk label, bijv. ‘Aantal verkocht’.
- Klik op “Voeg toe”.
- Dubbelklik op het keyword van het veld en geef het een heldere naam die duidelijk weergeeft wat het doet, bijv. ‘ticketing_extern_sold’.

Je zal deze velden in de stap Gegevens koppelen koppelen aan de juiste velden in je ticketingsysteem.

Tip

Zie Externe gegevens voor meer informatie over de beschikbare gegevenstypes.

De integratie aanmaken§

Als je de customdatavelden aangemaakt hebt, kan je de integratie aanmaken:

Ga naar “Systeeminstellingen” > “Integraties”.
Klik op het ‘+’-icoontje om een integratie toe te voegen. Geef de koppeling een naam, bijvoorbeeld ‘Ticketing’ of het merk van je ticketingsysteem.
Klik op “Voeg toe” en kies bij “Type integratie” voor “Generic Ticketing”.

Je kan vervolgens de gegevens van je ticketingsysteem invullen. Selecteer hiervoor het type authenticatie voor je ticketingsysteem, met name “Basic Auth” of “OAuth 2.0”:

Basic Auth:
- De waarden voor “URL”, “Gebruikersnaam” en “Wachtwoord” ontvang je van de producent van je ticketingsysteem. Zie Voor je begint voor meer informatie.
- Klik op de knop “Bijwerken” om Yesplan te koppelen aan je ticketingsysteem.
OAuth 2.0:
- Kies de juiste waarde voor het veld “Grant type”: “Password Credentials” of “Client Credentials”.
- De waarden voor “URL van resources server”, “URL van authorisatieserver”, “Gebruikersnaam”, “Wachtwoord”, “Client ID” en “Client secret” krijg je van de producent van je ticketingsysteem. Zie Voor je begint voor meer informatie.
- Klik op “Verifiëren” om je toegangstoken aan te vragen bij het ticketingsysteem.
- Klik vervolgens op de knop “Bijwerken” om Yesplan te koppelen aan je ticketingsysteem.

Krijg je een foutmelding? Neem dan contact op met de producent van je ticketingsysteem of integratie. Als de systemen goed gekoppeld zijn, kan je de integratie verder instellen.

Protocol instellen§

Bij integraties is het belangrijk dat de twee systemen van elkaar weten wat ze ondersteunen en wat niet. Dit kan je aangeven in het onderdeel “Protocol support”. Vraag aan de producent van je ticketingsysteem of integratie wat je hier moet selecteren:

Server ondersteunt producties: In Yesplan kan je een evenementgroep instellen als “Productie”. Als het ticketingsysteem producties ondersteunt, dan worden de evenementen in deze groep er omgezet naar voorstellingen in een reeks, meerdere opvoeringen van één evenement enz. Dit hangt af van de werkwijze en de concepten van je ticketingsysteem.
Server ondersteunt verwijderen: Als je in Yesplan klikt op de publicatieknop, kan je daarna op dezelfde knop klikken om die publicatie te herroepen. Als je deze optie selecteert dan ondersteunt je ticketingsysteem deze actie. Wat er precies gebeurt hangt af van systeem tot systeem: het evenement verwijderen, enkel de koppeling verbreken tussen Yesplan en het evenement in het ticketingsysteem enz.
Server ondersteunt ophalen van evenementen per maand: Als je deze optie selecteert, kan Yesplan elke nacht de meest recente informatie ophalen voor alle toekomstige evenementen die gekoppeld zijn tussen Yesplan en het ticketingsysteem. Yesplan haalt daarbij de gegevens op van alle actieve evenementen in de toekomst, en van de actieve evenementen in het verleden tot één jaar terug.

Publicatieknop instellen§

In deze stap bepaal je welke publicatieknop je wilt gebruiken voor het doorsturen van evenementen in deze integratie. Selecteer in de keuzelijst het keyword van de publicatieknop die je eerder aangemaakt hebt. In ons voorbeeld was dat ‘ticketing_publicatieknop’.

De gegevens koppelen§

In deze stap bepaal je welke gegevens uitgewisseld worden bij:

het publiceren van een evenement
het publiceren van een productie
het ophalen van externe gegevens

Gegevens voor het publiceren van een evenement§

Onder “Evenementen publiceren – Gegevensstroom van Yesplan naar ticketingsysteem” vind je eerst de vier velden die Yesplan altijd doorstuurt: “name”, “location”, “starttime” en “endtime”. Als je een andere waarde wilt doorsturen dan de standaardwaarde, kan je het keyword voor het juiste customdataveld selecteren uit de keuzelijst.

Als je nog extra velden wilt doorsturen, kan je die toevoegen als volgt:

Typ onderaan de kolom “Veld in ticketingsysteem” de technische naam van het veld in het ticketingsysteem, bijv. ‘tickets_capacity’.
Selecteer in de kolom “Veld in Yesplan” in de keuzelijst het keyword van het customdataveld waarvan je de waarde wilt doorsturen voor dat veld, bijv. ‘ticketing_capaciteit’. Het gaat hier om de velden die je aangemaakt hebt in de stap Extra velden aanmaken. Zorg dat dit customdataveld het juiste type heeft.
Als het customdataveld in kwestie een keuzelijst is, dan wordt de keuzelijst actief in de kolom “Mapping”:
- Ondersteunt het ticketingsysteem mapping voor bepaalde velden? Dan kan je zo’n veld selecteren in de keuzelijst.
- Als mapping niet ondersteund wordt, kan je enkel de waarde “Standaard” selecteren.
Klik op “Voeg toe”.

Opmerking

Als mapping ingesteld is voor een keuzelijst, dan wordt de inhoud van deze keuzelijst beheerd in je ticketingsysteem. Zie Mapping beheren voor meer informatie.

Gegevens voor het publiceren van een productie§

Het onderdeel “Producties publiceren – Gegevensstroom van Yesplan naar ticketingsysteem” verschijnt enkel als je in “Protocol support” de optie “Server ondersteunt producties” geselecteerd hebt. Yesplan stuurt één veld altijd mee: “name”, met als waarde de naam van het evenement of de evenementgroep in kwestie. Als je een andere waarde wilt doorsturen voor dit veld, kan je het keyword voor het juiste customdataveld selecteren uit de keuzelijst.

Als je nog extra velden wilt doorsturen, kan je die toevoegen als volgt:

Typ onderaan de kolom “Veld in ticketingsysteem” de technische naam van het veld in het ticketingsysteem, bijv. ‘capaciteit’. Het gaat hier om de velden die je aangemaakt hebt in de stap Extra velden aanmaken.
Selecteer in de kolom “Veld in Yesplan” in de keuzelijst het keyword van het customdataveld waarvan je de waarde wilt doorsturen voor dat veld, bijv. ‘ticketing_capaciteit’.
Als het customdataveld in kwestie een keuzelijst is, dan wordt de keuzelijst actief in de kolom “Mapping”:
- Ondersteunt het ticketingsysteem mapping voor bepaalde velden? Dan kan je zo’n veld selecteren in de keuzelijst.
- Als mapping niet ondersteund wordt, kan je enkel de waarde “Standaard” selecteren.
Klik op “Voeg toe”.

Opmerking

Als mapping ingesteld is voor een keuzelijst, dan kan je de inhoud van deze keuzelijst beheren in je ticketingsysteem. Zie Mapping beheren voor meer informatie.

Externe gegevens – Gegevensstroom van ticketingsysteem naar Yesplan§

In het onderdeel “Externe gegevens – Gegevensstroom van ticketingsysteem naar Yesplan” kan je velden uit het ticketingsysteem koppelen aan customdatavelden in Yesplan, zodat je de waarden van de velden uit je ticketingsysteem in Yesplan ziet:

Typ onderaan de kolom “Veld in ticketingsysteem” de technische naam van het veld in het ticketingsysteem, bijv. ‘sold’.
Selecteer in de kolom “Veld in Yesplan” in de keuzelijst het keyword van het customdataveld waarvan je de waarde wilt doorsturen voor dat veld, bijv. ‘ticketing_extern_sold’. Het gaat hier om de velden die je aangemaakt hebt in de stap Velden voor externe gegevens aanmaken.
Klik op “Voeg toe”.

De integratie gebruiken§

Eens alles correct ingesteld is, kan je de integratie gebruiken om de gegevens van evenementen door te sturen naar je ticketingsysteem. Hieronder geven we enkele algemene richtlijnen, die kunnen verschillen voor het ticketingsysteem dat jij gebruikt.

Een alleenstaand evenement publiceren§

Als je een alleenstaand evenement wilt publiceren naar je ticketingsysteem raden we je aan om minstens onderstaande gegevens in te vullen:

Naam van het evenement
Tijdschema’s

Tip

Als je de standaardvelden gebruikt voor de tijdstippen, volgt Yesplan onderstaande logica:

Als het evenement een tijdschema heeft met een getoonde start- en eindtijd (de rode bolletjes), dan stuurt Yesplan die getoonde start- en eindtijd door. We raden aan om op deze manier te werken.
Als het evenement een tijdschema bevat met één tijdstip en daarop enkel de getoonde starttijd (rood bolletje), dan stuurt Yesplan de getoonde starttijd en het tijdstip van de eerstvolgende daglijn door.
Als het evenement een tijdschema heeft met meerdere tijdstippen en enkel de getoonde starttijd (rood bolletje), dan stuurt Yesplan de getoonde starttijd en de laatste tijd in het tijdschema door. Als de getoonde starttijd zelf de laatste tijd is, zal die ook als eindtijd gekozen worden en kan je de tijden niet doorsturen omdat de start- en eindtijd verschillend moeten zijn.
Als het evenement geen tijdschema bevat, dan stuurt Yesplan de tijdstippen van de daglijn door.

Als Yesplan de daglijn doorstuurt zijn de tijden afhankelijk van de instelling van de verplaatste daglijn in Yesplan. Bij een daglijn om 07:00 uur zal de starttijd 07:00 uur ‘s morgens zijn en de eindtijd 07:00 uur ‘s morgens van de volgende dag.

Als je extra velden verstuurt naar je ticketingsysteem moet je die nog invullen op het tabblad voor ticketing. Eens dat gebeurd is kan je op de publicatieknop klikken.

Tip

Na de publicatie worden alle velden automatisch opnieuw doorgestuurd naar je ticketingsysteem als je een gekoppeld veld wijzigt: Yesplan leidt dan in de integratie. Daarbij worden bestaande waarden in je ticketingsysteem overschreven. Wijzig gekoppelde extra velden dus enkel in Yesplan.

Meerdere evenementen publiceren in één keer§

Je kan ook meerdere evenementen publiceren in één keer door ze samen te brengen in een evenementgroep. Ze komen dan in je ticketingsysteem terecht als afzonderlijke evenementen:

Maak eerst de verschillende evenementen aan. We raden aan om minstens onderstaande gegevens in te vullen:
- Naam van het evenement
- Tijdschema’s
Als je extra velden doorstuurt naar het ticketingsysteem moet je die nog invullen op het tabblad voor ticketing.
Groepeer vervolgens de evenementen of voeg ze toe aan een bestaande groep. Zie de sectie Evenementen groeperen voor meer informatie.
Publiceer de evenementen door op de publicatiekop te klikken:
- Doe dit op het niveau van de evenementgroep, met de knop “Alle evenementen publiceren”, om al de evenementen samen door te sturen.
- Doe dit op het niveau van de evenementen, met de knop “Evenement publiceren”, om ze afzonderlijk door te sturen.

Tip

Als je de standaardvelden gebruikt voor de tijdstippen, volgt Yesplan de onderstaande logica:

Als het evenement een tijdschema heeft met een getoonde start- en eindtijd (de rode bolletjes), dan stuurt Yesplan die getoonde start- en eindtijd door. We raden aan om op deze manier te werken.
Als het evenement een tijdschema bevat met één tijdstip en daarop enkel de getoonde starttijd (rood bolletje), dan stuurt Yesplan de getoonde starttijd en het tijdstip van de eerstvolgende daglijn door.
Als het evenement een tijdschema heeft met meerdere tijdstippen en enkel de getoonde starttijd (rood bolletje), dan stuurt Yesplan de getoonde starttijd en de laatste tijd in het tijdschema door. Als de getoonde starttijd zelf de laatste tijd is, zal die ook als eindtijd gekozen worden en kan je de tijden niet doorsturen omdat de start- en eindtijd verschillend moeten zijn.
Als het evenement geen tijdschema bevat, dan stuurt Yesplan de tijdstippen van de daglijn door.

Als Yesplan de daglijn doorstuurt zijn de tijden afhankelijk van de instelling van de verplaatste daglijn in Yesplan. Bij een daglijn om 07:00 uur zal de starttijd 07:00 uur ‘s morgens zijn en de eindtijd 07:00 uur ‘s morgens van de volgende dag.

Een productie publiceren§

Je kan meerdere evenementen groeperen onder een productie, zodat ze in je ticketingsysteem verschijnen als voorstellingen in een reeks, meerdere opvoeringen van één evenement enz. De exacte interpretatie van een productie hangt helemaal af van je ticketingsysteem en we hebben daar vanuit Yesplan geen vat op. We beschrijven hieronder enkel hoe je een evenementgroep markeert als een productie en die verstuurt:

Maak eerst de verschillende evenementen aan. We raden aan om minstens onderstaande gegevens in te vullen:
- Naam van het evenement
- Tijdschema’s
Groepeer vervolgens de evenementen of voeg ze toe aan een bestaande groep. Zie de sectie Evenementen groeperen voor meer informatie.
Klik links onderaan het infovenster voor evenementen op “Stel productie in” en selecteer de checkbox naast de evenementgroep.
Klik nogmaals op “Stel productie in” om je aanpassingen op te slaan.
Vul – indien nodig – nog extra velden in op het tabblad ‘Ticketing’.
Publiceer de productie door op de publicatiekop te klikken (op het niveau van de evenementgroep).

Let op

Om producties te versturen moet de optie “Server ondersteunt producties” geselecteerd zijn in “Protocol support”. Zie Protocol instellen voor meer informatie.
Je dient de productie aan te geven vóór je gegevens doorstuurt.
Je kan geen producties verleggen nadat je gegevens hebt doorgestuurd.
Ticketingsystemen kunnen extra vereisten opleggen aan evenementen die je als productie verstuurt. Vraag zeker na bij de producent van je ticketingsysteem of integratie wat de correcte werkwijze is.

Evenementen wijzigen§

Als er wijzigingen nodig zijn aan gekoppelde velden, dan moet je die in Yesplan doorvoeren. Als je een veld wijzigt, stuurt Yesplan al de velden opnieuw door naar je ticketingsysteem.

Let op

Pas gekoppelde evenementen dus niet aan in je ticketingsysteem. Als je dat toch doet, zullen deze waarden overschreven worden bij de volgende aanpassing in Yesplan.

Evenementen kopiëren§

Je kan in Yesplan evenementen kopiëren die al gekoppeld zijn met je ticketingsysteem. Deze nieuwe evenementen zijn echter niet automatisch gekoppeld:

Klik na het kopiëren op de publicatieknop om ze door te sturen naar je ticketingsysteem.
Volg vervolgens de instructies in je ticketingsysteem.

Tip

Pas ook eventueel gewijzigde speeltijden aan als dat nodig is.

Evenementen verwijderen§

We raden af om gekoppelde evenementen te verwijderen in Yesplan. Je kan ze beter een bepaalde status toekennen, bijvoorbeeld ‘Geannuleerd’. Afhankelijk van je werkwijze kan je ook de koppeling tussen Yesplan en je ticketingsysteem verbreken voor het evenement in kwestie.

Let op

Heb je toch een gekoppeld evenement verwijderd in Yesplan? Dan moet je alsnog de corresponderende opvoering in je ticketingsysteem manueel verwijderen.

Gegevens uit je ticketingsysteem bekijken§

Je kan in Yesplan ook gegevens uit je ticketingsysteem zien (bijv. aantal verkochte tickets) als je er customdatavelden voor aangemaakt hebt. Zie Velden voor externe gegevens aanmaken voor meer informatie.

De gegevens worden automatisch opgehaald als het langer dan een uur geleden is dat het tabblad met customdatavelden in kwestie is geopend.
Je kan de gegevens ook manueel ophalen via de knop “Vernieuwen” rechts van het veld.
De gegevens van alle actieve evenementen worden automatisch elke nacht opgehaald uit je ticketingsysteem als de optie “Server ondersteunt ophalen van evenementen per maand” geselecteerd is in “Protocol support”. Zie Protocol instellen voor meer informatie. Yesplan haalt daarbij de gegevens op van alle actieve evenementen in de toekomst, en van de actieve evenementen in het verleden tot één jaar terug.

Veelgestelde vragen§

Mapping beheren§

Hoe beheer je velden waarvan de waarden ingevuld worden via mapping?

Let op

Je ticketingsysteem moet vanzelfsprekend mapping ondersteunen om het te kunnen gebruiken in Yesplan.

Mapping aanmaken§

Je wilt bijvoorbeeld dat Yesplan de opties in de keuzelijst voor de zaalverdeling uit je ticketingsysteem ophaalt. Voer dan onderstaande stappen uit in Yesplan:

Maak een customdataveld aan van het type “Keuzelijst” in “Systeeminstellingen” > “Evenementen” > “Custom data”, met het keyword ‘ticketing_zaalverdeling’.
Navigeer naar de instellingen van je integratie onder “Systeeminstellingen” > “Integraties”.
Doe het volgende onder “Evenementen publiceren – Gegevensstroom van Yesplan naar ticketingsysteem”:
- Typ onderaan de kolom “Veld in ticketingsysteem” de technische naam van het veld in het ticketingsysteem, bijv. ‘Hall_Setup’.
- Selecteer in de kolom “Veld in Yesplan” het veld ‘ticketing_zaalverdeling’ in de keuzelijst. Je zal enkel customdatavelden in de lijst kunnen selecteren die een keuzelijst zijn zonder een waarde.
- Vul in de kolom “Mapping” het gewenste veld in uit je ticketingsysteem in de keuzelijst. Dit is het veld in je ticketingsysteem dat de opties bevat, bijv. het veld ‘Hall_Setup’ met de waarden ‘Staand’, ‘Kleine tribune’, ‘Grote tribune’.
- Klik op “Voeg toe”.
Publiceer je evenementen als producties naar je ticketingsysteem? Herhaal dan deze stappen in de tabel onder “Producties publiceren – Gegevensstroom van Yesplan naar ticketingsysteem”.
Klik bovenaan de pagina, onder “Instellingen”, op de knop “Bijwerken”.

De keuzelijst in Yesplan zal nu de waarden ‘Staand’, ‘Kleine tribune’ en ‘Grote tribune’ bevatten.

Gemapt veld aanpassen§

Je hebt de mapping al ingesteld voor een keuzelijst in Yesplan, maar je wilt de opties in deze keuzelijst aanpassen.

Je hebt bijv. een keuzelijst ‘ticketing_zaalverdeling’ in Yesplan, die de waarden ‘Staand’, ‘Kleine tribune’ en ‘Grote tribune’ bevat. Deze zijn gedefinieerd in het veld ‘Hall_Setup’ van je ticketingsysteem. Nu wil je nog de waarde ‘Club’ toevoegen:

Voeg de optie ‘Club’ toe aan het veld ‘Hall_Setup’ in je ticketingsysteem.
Navigeer in Yesplan naar de instellingen van je integratie onder “Systeeminstellingen” > “Integraties”.
Klik bovenaan de pagina, onder “Instellingen”, op de knop “Bijwerken”.

De keuzelijst in Yesplan zal nu de waarden ‘Staand’, ‘Kleine tribune’, ‘Grote tribune’ en ‘Club’ bevatten.

Let op

Als je in je ticketingsysteem een waarde verwijdert of aanpast, dan zal in Yesplan deze waarde niet automatisch verdwijnen of veranderen op evenementen. Stel dat je ‘Club’ aanpast naar ‘Danszaal’ in je ticketingsysteem en je de mapping bijwerkt:

Je ticketingsysteem bevat nu de waarde ‘Danszaal’.
Als je in het verleden in Yesplan al de waarde ‘Club’ gekozen hebt op een evenement, dan zal er een fout optreden omdat Yesplan die waarde niet meer vindt in het ticketingsysteem.
Door deze fout zal Yesplan voor dat evenement geen gegevens meer kunnen doorsturen en geen externe gegevens kunnen ophalen uit het ticketingsysteem.

Denk dus goed na als je waardes van gemapte velden aanpast in je ticketingsysteem. Evenementen in Yesplan met de oude waarde zullen niet meer kunnen synchroniseren met je ticketingsysteem. Zie Mapping niet gedefinieerd voor meer informatie.

Mapping niet gedefinieerd§

Het is mogelijk dat de integratie met je ticketingsoftware niet werkt omdat er een probleem is met de mapping van een keuzelijst:

Op de publicatieknop van de integratie in het infovenster van het evenement verschijnt “ERROR” als er een probleem is. Als je de cursor beweegt over de publicatieknop, zal je de exacte foutmelding zien.
Je kan deze foutmeldingen ook raadplegen in “Historiek” op de pagina van de integratie in de systeeminstellingen.

Er kunnen twee soorten fouten optreden voor de mapping van een veld:

ERROR: The mapping “Hall_Setup” isn’t defined: Je keuzelijst is gemapt op het veld ‘Hall_Setup’ in je ticketingsysteem, maar Yesplan vindt het veld daar niet.
- Kijk na of het veld wel degelijk bestaat in je ticketingsysteem.
- Kijk de naam van het veld na in Yesplan en je ticketingsysteem. ‘Hall_Setup’ en ‘hall_setup’ zijn bijvoorbeeld verschillende velden.
- Werk de integratie in Yesplan bij door te klikken op de knop “Bijwerken” op de pagina van de integratie.
ERROR: The selected value “Club” in mapping “Hall_Setup” isn’t defined: Je keuzelijst is gemapt op het veld ‘Hall_Setup’ in je ticketingsysteem, en Yesplan vindt dit veld. De keuzelijst in Yesplan bevat echter de waarde ‘Club’, en die is niet meer te vinden in het veld ‘Hall_Setup’ van je ticketingsysteem.
- Voeg de waarde ‘Club’ toe aan het veld ‘Hall_Setup’ in je ticketingsysteem en werk de integratie bij in Yesplan.
- Of kies in Yesplan een andere waarde voor de keuzelijst in kwestie.

Tip

Je kan deze foutmeldingen vermijden door voorzichtig om te gaan met het aanpassen van gemapte velden in je ticketingsysteem.

Je kan zonder zorgen waardes toevoegen aan dergelijke velden, maar het aanpassen of verwijderen van waardes kan leiden tot fouten. Daardoor kan het gebeuren dat je voor bepaalde evenementen geen gegevens meer kan doorsturen of ophalen tot je het probleem met de mapping oplost.

Overzicht (on)gepubliceerde evenementen§

Je kan in Yesplan op twee manieren een overzicht maken van evenementen met hun publicatiestatus in je ticketingsysteem: via dataviews en via de zoektaal.

Via dataviews§

Het proces staat beschreven in de voorbeelden van dataviews: zie Tickets publiceren voor meer informatie.

Voor je ticketingsysteem moet je dan het volgende doen:

De publicatieknop voor je ticketingsysteem toevoegen als kolom.
Filteren op “{Publicatieknop} bevat uit” voor alle evenementen die niet gekoppeld zijn met je ticketingsysteem.
Filteren op “{Publicatieknop} bevat actief” voor alle evenementen die wel gekoppeld zijn met je ticketingsysteem.

Tip

Gebruik ook de datumfilter in je dataview. Als je veel evenementen opvraagt kan het immers even duren voor al de gegevens verschijnen.

Via de zoektaal§

Je kan met onderstaande zoekopdrachten een overzicht opvragen in het algemeen zoekvenster of in het zoekvenster voor evenementen:

event:{keyword-van-de-publicatieknop}:active: Toon al de evenementen die gekoppeld zijn met je ticketingsysteem.
event:{keyword-van-de-publicatieknop}:"": Geef al de evenementen die niet gekoppeld zijn met je ticketingsysteem.
event:{keyword-van-de-publicatieknop}:error: Zoek al de evenementen waar iets fout loopt in de koppeling met je ticketingsysteem.