Instellen

Yesplan biedt twee manieren aan om op de hoogte te blijven van veranderingen aan items:

Je kan een specifiek item volgen en een update ontvangen van elke wijziging.
Of je kan via regels instellen voor welke concrete wijzigingen of eigenschappen van items je een update wilt ontvangen.

Items volgen§

De verschillende infovensters in Yesplan bevatten rechts bovenaan een ster-icoontje:

Je kan het item in kwestie volgen door op deze ster te klikken: de ster wordt volledig blauw en vanaf dan zal elke aanpassing aan het item verschijnen in “Updates” onder “Toon enkel updates die ik volg”.
Om het item niet langer te volgen volstaat het om opnieuw op de ster te klikken.
Je vindt een overzicht van al de items die je volgt in “Gebruikersinstellingen” > “Updates” > “Updates die ik volg”. Je kan ook daar beslissen om ze niet langer te volgen door op de blauwe ster te klikken.

Op deze manier kan je onderstaande elementen volgen in Yesplan:

evenementen
evenementgroepen (je volgt dan ook de evenementen in de groep)
resources (waaronder ook locaties)
contacten en organisaties
taken

Het nadeel van deze aanpak is dat je updates ontvangt van elke wijziging, en dat kunnen er veel zijn. Daarom is het ook mogelijk om regels in te stellen voor updates.

Regels§

Via regels kan je heel precies bepalen welke wijzigingen je in de updates wilt zien verschijnen. Deze regels bereik je via “Gebruikersinstellingen” > “Updates”. Daar vind je een overzicht van de bestaande regels en voeg je nieuwe toe door te klikken op “Voeg regel toe”.

Regels instellen§

Eens je een regel toegevoegd hebt, kan je die instellen:

Kies een heldere naam zodat je hem later makkelijk terugvindt.
Selecteer het type item dat je wenst te volgen: evenementen en evenementgroepen, resources, contacten, taken of custom data.
Bepaal of je updates wenst te ontvangen indien aan één voorwaarde voldaan is of aan elk van de voorwaarden.
Leg de voorwaarden vast. Er zijn twee soorten voorwaarden:
1. Een eigenschap van het item in kwestie, bijvoorbeeld “Naam”, “Status”, “Profiel”, “Eigenaar” en “Hoofdgroep van de eigenaar” voor evenementen. Je zal updates ontvangen voor elke verandering zolang aan de voorwaarde voldaan is (en niet langer).
2. Een verandering in het item in kwestie. Deze voorwaarde bevat typisch het woord “gewijzigd”. Je zal dan een enkele update ontvangen als bijvoorbeeld voor een evenement de status verandert naar ‘Bevestigd’.
Voeg voorwaarden toe met het ‘+’-icoontje en verwijder ze met het ‘–’-icoontje.

Tip

Maak je een regel voor de eigenschap “Status” of “Profiel” van evenementen en evenementgroepen? Dan kan je kiezen uit twee vergelijkingen:

Met de vergelijking “is exact” krijg je updates over evenementen.
Met de vergelijking “bevat” krijg je updates over evenementen en evenementgroepen.

Door voorwaarden te combineren leg je precies vast voor welke items en welke aanpassingen je updates wenst te ontvangen, bijvoorbeeld voor:

Evenementen waarvan de naam begint met ‘BluesLab’ EN waarvan het profiel exact ‘Concert’ is EN waarvan de status gewijzigd is naar ‘Bevestigd’. Je ontvangt dan één enkele update voor de aanpassing van de status.
Evenementen waarvan het profiel exact ‘Receptie’ is OF de eigenaar de commercieel verantwoordelijke is. Je ontvangt dan updates voor elke aanpassing zolang aan één van de voorwaarden voldaan is.
Resources waarvan de naam begint met ‘beam’ OF ‘project’.

Onderaan elke regel kan je via een checkbox bepalen of je de updates in kwestie via e-mail wilt ontvangen.

Let op

Je zal enkel een update ontvangen als je je e-mailadres ingevuld hebt in “Gebruikersinstellingen” > “Gebruikersprofiel” > “E-mail”.

Regels aanpassen of verwijderen§

Je kan bestaande regels aanpassen door rechts van een regel te klikken op “Wijzigen”:

Voer de gewenste wijziging door en klik op “OK” om die te bewaren.
Klik op “Verwijder” om de regel te verwijderen.