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Préférences système

L’onglet « Préférences système » contient deux volets :

  • Les préférences système proprement dites, avec les options permettant de configurer Yesplan selon vos préférences.
  • Les fonctionnalités obsolètes, qui seront supprimées ultérieurement, mais que vous pouvez continuer d’activer temporairement en attendant.

Attention

Cliquez sur le bouton « Enregistrer » (en bas de la liste) pour sauvegarder vos modifications.

Préférences système§

Via « Paramètres du système » > «  Préférences système », vous trouverez plusieurs options permettant de configurer le travail dans Yesplan selon vos préférences :

  • Langue : La langue utilisée pour afficher Yesplan.

  • Format de date : Le mode d’affichage et de saisie des dates dans Yesplan :

    • Jour Mois Année : Ce format est utilisé dans la plupart des pays européens. Par exemple : « 27-02-2023 », « 27 févr. 2023 » ou « lu 27 févr. 2023 ».
    • Mois Jour Année : Ce format est utilisé notamment aux États-Unis. Par exemple : « 02/27/2023 », « févr. 27, 2023 » ou « lu févr. 27, 2023 ».
    • Année Mois Jour : Ce format est utilisé en Suède et n’influence que le format de la date exprimée en chiffres. Par exemple : « 2023-02-27 », « 27 févr. 2023 » ou « lu 27 févr. 2023 ».

    Attention

    Dans le langage de requête et dans les requêtes via l’API, le format attendu est toujours jj-mm-aaaa, soit « 27-02-2023 ».

  • Format horaire : Le mode d’affichage et de saisie des heures dans Yesplan :

    • Format 24 h : par exemple, « 08:30 » ou « 22:15 ». Minuit s’écrit « 00:00 » et midi s’écrit « 12:00 ».
    • Format 12 h : par exemple, « 08:30 AM » ou « 10:15 PM ». Minuit s’écrit « 12:00 AM » et midi s’écrit « 12:00 PM ».

  • Symbole monétaire : Le symbole monétaire affiché dans Yesplan.

  • Adresse e-mail de notification : L’adresse e-mail à laquelle sera adressé le message (avec les informations les plus récentes concernant l’événement sélectionné) envoyé en cliquant sur le bouton « Envoyer une notification via mail » dans la fenêtre d’information de l’événement. Si rien n’a été introduit ici, un clic sur ce bouton restera sans effet.

  • Ligne de changement de jour : Dans Yesplan, vous pouvez faire commencer la journée à l’heure de votre choix plutôt qu’à minuit. Par défaut, cette valeur est réglée à sept heures du matin (« 07:00 »).

    Attention : vous pouvez modifier ce réglage pendant la configuration de Yesplan. Toutefois, la modification de la ligne de changement de jour ayant un impact considérable (notamment sur le calcul des coûts et les conflits de planning), ce réglage ne sera plus modifiable dès que votre organisation se sera mise au travail avec Yesplan. En outre, afin d’éviter toute modification accidentelle, cette valeur ne peut pas être modifiée par un administrateur. Au besoin, contactez votre Customer Success Manager ou le service après-vente de Yesplan.

  • Limitation de publication des horaires : Ce paramètre définit la date ultime que vous pouvez choisir dans le champ « Jusqu’au » lorsque vous publiez une grille horaire. Par défait, cette date est définie à trois mois dans l’avenir à partir d’aujourd’hui. Si nous sommes le 3 mai aujourd’hui, le 2 août sera la date ultime que vous pouvez choisir en publiant les grilles horaires.

    Contactez votre Customer Success Manager ou le service après-vente pour modifier cette valeur. En effet, une limite supérieure risque d’influencer la rapidité de votre installation de Yesplan et doit donc être évaluée au préalable.

  • Limitation des récurrences : Précise un nombre maximum autorisé de répétitions d’un événement, d’un service, d’une indisponibilité… lors de la configuration d’une récurrence. Par défaut, cette valeur est réglée sur 100. Cette valeur doit être comprise entre 1 et 365.

  • Première année disponible dans le sélecteur de date : L’année la plus ancienne affichée dans le menu déroulant permettant de sélectionner l’année dans les sélecteurs de date :

    • Le réglage par défaut de ce paramètre est « 2005 ».
    • Ce paramètre ne s’applique pas lorsque vous ouvrez le sélecteur de date pour un champ de saisie qui contient déjà une date plus ancienne que l’année paramétrée. Par exemple, si le paramètre est défini sur « 2020 » et vous ouvrez le sélecteur de date pour un champ qui contient déjà la date « 23-08-2013 », l’année la plus ancienne disponible dans le menu déroulant du sélecteur de date sera « 2013 ».

  • Les événements sont des productions par défaut : Si vous réglez ce paramètre sur « Oui », tous les nouveaux événements créés seront automatiquement des productions. Le réglage par défaut de ce paramètre est « Non ». Consultez la définition d’une « production » et Configurer une production pour en savoir plus.

  • Toujours ouvrir la fenêtre d’information de l’événement à l’onglet : Activer l’événement concerné ou plutôt sa production au sein de groupe d’événements (le cas échéant).

  • Ordre de tri des événements avec type de statut « Option » : Les événements ayant pour type de statut « Option » sont numérotés et triés dans l’affichage du calendrier, pour vous aider à vous rappeler quelle option a été inscrite au calendrier en premier lieu. Si ce paramètre est réglé sur « Selon l’heure de création de l’événement », les événements seront triés chronologiquement, selon l’heure de leur première apparition dans le calendrier. Si ce paramètre est réglé sur « Selon l’heure de création de la réservation dans le lieu », les événements seront triés chronologiquement, selon l’heure de leur première réservation dans ce lieu.

    Par exemple :

    • L’option A a été réservée dans la Grande Salle avant-hier.
    • L’option B a été réservée dans la Petite Salle hier.
    • L’option A est déplacée de la Grande Salle vers la Petite Salle aujourd’hui.

    Si l’ordre de tri est « Selon l’heure de création de l’événement », l’option A figurera avant l’option B dans la Petite Salle ; elle a en effet été créée avant l’option B. Si l’ordre de tri est « Selon l’heure de création de la réservation dans le lieu », l’option A figurera après l’option B dans la Petite Salle ; elle a en effet été réservée dans cette salle après l’option B.

    Remarque

    Les options ne sont donc pas triées en fonction de l’heure de début de la représentation. Elles figurent en outre dans une section distincte, sous les événements de la même journée qui n’ont pas le statut « Option ».

  • Unité par défaut pour les nouvelles définitions de prix : L’unité par défaut qui sera sélectionnée lors de la création d’une nouvelle définition de prix et lors de la réservation d’une ressource ad hoc. Les options de cette valeur sont « Fixe », « Heure », « Jour », « Semaine » et « Mois ».

  • Taux de TVA par défaut des ressources : Le taux de TVA par défaut configuré lors de la création de définitions de prix pour les ressources. Bien entendu, les utilisateurs peuvent aussi modifier le taux de TVA au niveau de la ressource, lors de la définition des prix. Par défaut, ce paramètre est réglé sur 21 % (« 21.0 ») et il peut contenir n’importe quelle valeur située entre 0 % et 100 %.

  • Paramètres du filtre pour les recherches : Détermine si et comment apparaît le filtre dans la fenêtre de recherche générale (permettant de chercher dans tous les éléments de Yesplan) :

    • Désactiver : Les touches de filtrage ne seront pas activées. L’utilisateur verra toujours tous les résultats pour lesquels il dispose des droits de consultation.
    • Activer et tout afficher par défaut : Les touches de filtrage seront actives dans la fenêtre de recherche générale et la valeur initiale du filtre sera réglée sur « Tous les groupes ». L’utilisateur verra donc initialement tous les résultats pour lesquels il dispose des droits de consultation.
    • Activer et afficher par défaut seulement les éléments dont un membre du groupe d’utilisateurs principal est le propriétaire : Les touches de filtrage seront actives dans la fenêtre de recherche générale et la valeur initiale du filtre est réglée sur « Seulement mon groupe ». L’utilisateur verra donc initialement seulement les éléments dont le propriétaire est membre du même groupe d’utilisateurs principal.

    Si le filtre est actif, c’est ce paramètre qui vous permet de définir la valeur initiale du filtre, la première fois que l’utilisateur voit ce filtre. Un utilisateur pourra cependant toujours configurer ce filtre comme il le souhaite. Le réglage est enregistré pour chaque utilisateur. Le dernier réglage utilisé reste en vigueur lors de la prochaine connexion de l’utilisateur.

  • Paramètres du filtre pour les événements : Détermine si et comment apparaît le filtre dans la fenêtre de recherche des événements :

    • Désactiver : Les touches de filtrage ne seront pas actives. L’utilisateur verra toujours tous les résultats pour lesquels il dispose des droits de consultation.
    • Activer et tout afficher par défaut : Les touches de filtrage seront actives dans la fenêtre de recherche des événements et la valeur initiale du filtre sera réglée sur « Tous les groupes ». L’utilisateur verra donc initialement tous les résultats pour lesquels il dispose des droits de consultation.
    • Activer et afficher par défaut seulement les éléments dont un membre du groupe d’utilisateurs principal est le propriétaire : Les touches de filtrage seront actives dans la fenêtre de recherche des événements et la valeur initiale du filtre est réglée sur « Seulement mon groupe ». L’utilisateur verra donc initialement seulement les éléments dont le propriétaire est membre du même groupe d’utilisateurs principal.

    Si le filtre est actif, c’est ce paramètre qui vous permet de définir la valeur initiale du filtre, la première fois que l’utilisateur voit ce filtre. Un utilisateur pourra cependant toujours configurer ce filtre comme il le souhaite. Le réglage est enregistré pour chaque utilisateur. Le dernier réglage utilisé reste en vigueur lors de la prochaine connexion de l’utilisateur.

  • Paramètres du filtre pour les ressources : Détermine si et comment apparaît le filtre dans la fenêtre de recherche des ressources et dans le champ de recherche permettant d’ajouter des ressources (aux événements ou en tant que données personnalisées) :

    • Désactiver : Les touches de filtrage ne seront pas actives. L’utilisateur verra toujours tous les résultats pour lesquels il dispose des droits de consultation.
    • Activer et tout afficher par défaut : Les touches de filtrage seront actives dans la fenêtre de recherche des ressources et dans le champ de recherche permettant d’ajouter des ressources et la valeur initiale du filtre sera réglée sur « Tous les groupes ». L’utilisateur verra donc initialement tous les résultats pour lesquels il dispose des droits de consultation.
    • Activer et afficher par défaut seulement les éléments dont un membre du groupe d’utilisateurs principal est le propriétaire : Les touches de filtrage seront actives dans la fenêtre de recherche des ressources et dans le champ de recherche permettant d’ajouter des ressources, et la valeur initiale du filtre est réglée sur « Seulement mon groupe ». L’utilisateur verra donc initialement seulement les éléments dont le propriétaire est membre du même groupe d’utilisateurs principal.

    Si le filtre est actif, c’est ce paramètre qui vous permet de définir la valeur initiale du filtre, la première fois que l’utilisateur voit ce filtre. Un utilisateur pourra cependant toujours configurer ce filtre comme il le souhaite. Le réglage est enregistré pour chaque utilisateur. Le dernier réglage utilisé reste en vigueur lors de la prochaine connexion de l’utilisateur.

  • Paramètres du filtre pour les contacts : Détermine si et comment apparaît le filtre dans la fenêtre de recherche des contacts et dans le champ de recherche permettant d’ajouter des contacts (aux événements, aux ressources ou en tant que données personnalisées) :

    • Désactiver : Les touches de filtrage ne seront pas actives. L’utilisateur verra toujours tous les résultats pour lesquels il dispose des droits de consultation.
    • Activer et tout afficher par défaut : Les touches de filtrage seront actives dans la fenêtre de recherche des contacts et dans le champ de recherche permettant d’ajouter des contacts, et la valeur initiale du filtre sera réglée sur « Tous les groupes ». L’utilisateur verra donc initialement tous les résultats pour lesquels il dispose des droits de consultation.
    • Activer et afficher par défaut seulement les éléments dont un membre du groupe d’utilisateurs principal est le propriétaire : Les touches de filtrage seront actives dans la fenêtre de recherche des contacts et dans le champ de recherche permettant d’ajouter des contacts, et la valeur initiale du filtre est réglée sur « Seulement mon groupe ». L’utilisateur verra donc initialement seulement les éléments dont le propriétaire est membre du même groupe d’utilisateurs principal.

    Si le filtre est actif, c’est ce paramètre qui vous permet de définir la valeur initiale du filtre, la première fois que l’utilisateur voit ce filtre. Un utilisateur pourra cependant toujours configurer ce filtre comme il le souhaite. Le réglage est enregistré pour chaque utilisateur. Le dernier réglage utilisé reste en vigueur lors de la prochaine connexion de l’utilisateur.

  • Paramètres du filtre pour les événements : Détermine si et comment apparaît le filtre dans la fenêtre de recherche des événements :

    • Désactiver : Les touches de filtrage ne seront pas actives. L’utilisateur verra toujours tous les résultats pour lesquels il dispose des droits de consultation.
    • Activer et tout afficher par défaut : les touches de filtrage seront actives dans la fenêtre de recherche des tâches et la valeur initiale du filtre sera réglée sur « Tous les groupes ». L’utilisateur verra donc initialement tous les résultats pour lesquels il dispose des droits de consultation.
    • Activer et afficher par défaut seulement les éléments dont un membre du groupe d’utilisateurs principal est le propriétaire : Les touches de filtrage seront actives dans la fenêtre de recherche des tâches et la valeur initiale du filtre est réglée sur « Seulement mon groupe ». L’utilisateur verra donc initialement seulement les éléments dont le propriétaire est membre du même groupe d’utilisateurs principal.

    Si le filtre est actif, c’est ce paramètre qui vous permet de définir la valeur initiale du filtre, la première fois que l’utilisateur voit ce filtre. Un utilisateur pourra cependant toujours configurer ce filtre comme il le souhaite. Le réglage est enregistré pour chaque utilisateur. Le dernier réglage utilisé reste en vigueur lors de la prochaine connexion de l’utilisateur.

  • Autoriser l’enregistrement des informations de connexion des utilisateurs : Détermine si les utilisateurs peuvent ou ne peuvent pas utiliser la fonction « se souvenir de moi » en se connectant à l’aide d’un mot de passe.

  • Afficher l’abréviation du lieu dans l’affichage en arbre : Détermine si le nom abrégé du lieu est ou n’est pas affichée dans l’affichage en arbre.

    Si le champ « Abréviation » a été complété dans la fenêtre d’information du lieu, cette abréviation figurera dans l’affichage en arbre – devant le nom de l’événement – sauf si vous désactivez cette option.

  • Utilisateurs autorisés à modifier les dates personnalisées dans le calendrier : définit quels utilisateurs sont habilités à modifier les styles de date personnalisés dans le calendrier : administrateurs seulement ou tous les utilisateurs.

  • Séparateur utilisé lors de l’exportation de fichiers CSV : Définit le séparateur utilisé lors de l’exportation d’un fichier CSV : la virgule ou le point-virgule.

  • Le droit de modifier une réservation des ressources est défini par : Consultez Définir les droits d’accès pour en savoir plus sur ce paramètre.

Attention

Cliquez sur le bouton « Enregistrer » (en bas de la liste) pour sauvegarder vos modifications.

Fonctionnalités obsolètes§

Pour améliorer le fonctionnement de Yesplan, il est parfois nécessaire de supprimer ou de modifier certains éléments. Si ces modifications risquent de perturber certaines procédures chez nos clients, nous déplaçons d’abord ces fonctions dans les « Fonctionnalités obsolètes » :

  • Vous pouvez continuer provisoirement d’utiliser l’ancienne méthode en sélectionnant « Oui » dans le menu déroulant sous l’option « Utiliser les fonctionnalités obsolètes ? »
  • N’oubliez pas, toutefois, que cette fonctionnalité finira par disparaître ou changer. Il s’agit donc de modifier rapidement vos procédures dans Yesplan, afin de pouvoir choisir « Non » dans le menu déroulant.

Astuce

Si vous souhaitez en savoir davantage sur les changements prévus, consultez notre liste de Fonctionnalités obsolètes et supprimées.