Équipes

Les équipes sont des ensembles de collaborateurs (ressources humaines). Voici comment vous pouvez les configurer dans les paramètres du système.

Attention

Si le module Teamplanner ou Teamplanner+ a été activé dans votre installation, le menu de navigation des paramètres du système affichera « Teamplanner », plutôt que « Équipes ».
Si le module Teamplanner ou Teamplanner+ n’a pas été activé dans votre installation, vous ne disposerez pas de toutes les options mentionnées ici.

Équipes§

Les collaborateurs (ressources humaines) peuvent être affectés à des équipes. Habituellement, les équipes correspondent aux différents services qui existent au sein d’une organisation. Les équipes sont totalement indépendantes des groupes d’utilisateurs et du système des droits d’accès de Yesplan.

D’une part, les équipes sont utilisées dans le planning de l’équipe pour retrouver rapidement un groupe de collaborateurs. D’autre part, elles sont utilisées pour l’attribution des tâches.

Vous pouvez gérer les équipes dans « Paramètres du système » > « Teamplanner » > « Équipes ».

Yesplan permet de définir une hiérarchie des équipes. Au sommet de la hiérarchie se trouve l’équipe globale, nommée « Yesplan » par défaut. Cette équipe ne peut pas être supprimée, mais vous pouvez la renommer. Toutes les autres équipes créées sont directement ou indirectement des équipes subordonnées de cette équipe globale.

Les membres d’une équipe§

Un triangle à côté du nom d’une équipe indique que cette équipe contient des membres. Cliquez sur le triangle pour afficher les membres de l’équipe. Les collaborateurs associés à un utilisateur sont marqués d’une icône d’utilisateur noire. Vous pouvez ouvrir la fenêtre d’information du collaborateur en cliquant sur le nom du collaborateur.

Ajout d’équipes§

Vous pouvez ajouter des équipes de deux manières :

Cliquez sur le bouton « Ajouter une équipe » (tout en bas de la liste). La nouvelle équipe sera ajoutée comme une équipe subordonnée de l’équipe globale (« Yesplan »).
Si vous positionnez le curseur sur une équipe, plusieurs options apparaîtront à côté du nom de l’équipe. Cliquez sur « Ajouter une équipe » pour ajouter une équipe subordonnée à l’équipe concernée.

Modification du nom d’une équipe§

Double-cliquez sur le nom d’une équipe pour le modifier. Vous pouvez également renommer l’équipe globale, par exemple pour lui donner le nom de votre organisation.

Suppression d’équipes§

Vous pouvez supprimer les équipes à l’aide des commandes qui apparaissent lorsque vous positionnez le curseur sur l’équipe :

Supprimer l’équipe : Cette option supprimera l’équipe. Elle ne supprimera pas les équipes subordonnées éventuelles, mais celles-ci deviendront des équipes subordonnées de l’équipe parent de l’équipe supprimée.
Supprimer l’équipe et les équipes subordonnées : Cette option est disponible uniquement lorsque des équipes subordonnées existent. Elle supprimera l’équipe sélectionnée, ainsi que toutes les équipes subordonnées.

Si l’équipe supprimée contient toujours des collaborateurs, un avertissement s’affichera pour demander de confirmer la suppression de l’équipe. La suppression de l’équipe n’entraînera pas la suppression des collaborateurs. Ces collaborateurs ne feront simplement plus partie de l’équipe après la suppression de celle-ci (ils ne déménageront pas non plus vers l’équipe parent).

Réorganisation des équipes§

Il est possible de modifier la hiérarchie des équipes par glisser-déposer d’une équipe. Vous pouvez glisser une équipe vers une autre équipe ou la positionner entre deux autres équipes. En faisant glisser une équipe contenant des équipes subordonnées, vous déplacez à la fois l’équipe glissée et les équipes subordonnées. Pour déplacer uniquement l’équipe sélectionnée, sans les équipes subordonnées, glissez-la en maintenant enfoncée la touche Alt (Windows) ou Option (macOS).

Membres de l’équipe§

Dans l’onglet « Info » de la fenêtre d’informations du collaborateur, vous pouvez configurer les équipes auxquelles appartient ce collaborateur.

Pour les collaborateurs associés à des utilisateurs de Yesplan, vous pouvez configurer également ce paramètre dans « Paramètres du système » > « Teamplanner » > « Membres de l’équipe ». Vous y verrez un aperçu, trié par ordre alphabétique, de tous les collaborateurs associés à un utilisateur. Dans la colonne de droite, vous pouvez ajouter ou supprimer des équipes pour ces collaborateurs.

Grilles horaires et feuilles de présence§

Vous pouvez gérer l’utilisation de la publication des grilles horaires et des feuilles de présence sous « Paramètres du système » > « Teamplanner » > « Horaires et feuilles de présence ». Au même endroit, vous pouvez définir quels utilisateurs seront les planificateurs des grilles horaires de certaines équipes.

Attention

Si le module Teamplanner ou Teamplanner+ n’a pas été activé dans votre installation, le menu de navigation des paramètres du système n’affichera pas l’onglet « Horaires et feuilles de présence ».
Si le module Teamplanner n’a pas été activé dans votre installation, le menu de navigation des paramètres du système affichera « Publication des horaires », plutôt que « Horaires et feuilles de présence ».

Assigner des planificateurs des horaires§

Les planificateurs des grilles horaires sont des utilisateurs qui gèrent les grilles horaires des membres de leurs équipes. Ils peuvent publier des horaires et approuver des feuilles de présence. Si les feuilles de présence sont utilisées, seuls les planificateurs des grilles horaires (et les administrateurs) peuvent modifier les heures réelles des éléments des grilles horaires.

Ajoutez des utilisateurs à la colonne « Planificateurs des horaires » pour les équipes concernées.
Une équipe peut avoir plusieurs planificateurs des grilles horaires.
Dès que vous assignez un utilisateur à une équipe comme planificateur des grilles horaires, il sera le planificateur des grilles horaires pour tous les membres de cette équipe, ainsi que pour les équipes subordonnées.

Remarque

Seuls sont affichés dans le menu déroulant des planificateurs des grilles horaires les utilisateurs autorisés à afficher le Teamplanner. Vous pouvez configurer la visibilité du Teamplanner dans les modèles des droits d’accès. Consultez la section Visibilité des onglets et du Teamplanner pour en savoir plus.

Utiliser la publication des horaires§

La publication des grilles horaires permet aux planificateurs des horaires de décider du moment de la publication des grilles horaires, qui les fera apparaître dans l’Appli Yesplan et dans le flux iCalendar.

Sous « Paramètres du système » > « Teamplanner » > « Horaires et feuilles de présence » (ou « Publication des horaires » si vous ne disposez que du module Teamplanner), vous pouvez décider pour chaque équipe si vous souhaitez utiliser la publication des horaires :

Sélectionnez la case à cocher de la colonne « Utiliser la publication des horaires » si vous souhaitez activer la publication des grilles horaires pour cette équipe.
Le dimanche soir, Yesplan publie automatiquement les grilles horaires des collaborateurs pour les sept prochains jours dans deux cas :
- Si le planificateur des horaires de ces collaborateurs n’a pas publié leurs grilles horaires avant le dimanche soir.
- Si ces collaborateurs n’ont pas de planificateur des horaires dans les paramètres du système.

Astuce

Pour en savoir davantage sur les grilles horaire, consultez :

Publication des grilles horaires pour en savoir plus sur les grilles horaires, sur l’Appli Yesplan et sur le flux iCalendar.
Le mode d’emploi de la publication des grilles horaires pour les étapes permettant d’activer la publication des horaires.

Utiliser les feuilles de présence§

Remarque

Les feuilles de présence font partie de Teamplanner+, l’extension optionnelle du Teamplanner.

Si le module Teamplanner+ vous intéresse, veuillez contacter support@yesplan.be.

Les feuilles de présence permettent aux collaborateurs d’enregistrer leurs heures de travail prestées via l’Appli Yesplan. Vous pouvez optionnellement choisir de faire approuver ces heures par des planificateurs des grilles horaires.

Sous « Paramètres du système » > « Teamplanner » > « Horaires et feuilles de présence », vous pouvez décider pour chaque équipe si vous souhaitez utiliser les feuilles de présence et si vous souhaitez recourir à l’approbation pour cette équipe :

Sélectionnez la case à cocher de la colonne « Utiliser les feuilles de présence » si vous souhaitez activer les feuilles de présence pour cette équipe.
Sélectionnez la case à cocher de la colonne « Utiliser l’approbation des feuilles de présence » si vous souhaitez également activer l’approbation pour cette équipe. Cette possibilité sera disponible uniquement si vous utilisez les feuilles de présence pour cette équipe.
Lors de l’utilisation des feuilles de présence, seuls les planificateurs des grilles horaires (et les administrateurs) peuvent ajouter, modifier ou supprimer les heures réelles des éléments des grilles horaires, même si vous n’utilisez pas l’option d’approbation.

Contrats§

Attention

Si le module Teamplanner ou Teamplanner+ n’a pas été activé dans votre installation, le menu de navigation des paramètres du système n’affichera pas l’onglet « Contrats ».

Vous pouvez gérer les contrats dans « Paramètres du système » > « Teamplanner » > « Contrats ».

La gestion des contrats est présentée en détail dans le mode d’emploi du Teamplanner.

Indisponibilités§

Attention

Si le module Teamplanner ou Teamplanner+ n’a pas été activé dans votre installation, le menu de navigation des paramètres du système n’affichera pas l’onglet « Indisponibilité ».

Les collaborateurs peuvent être marqués comme étant indisponibles et leur indisponibilité peut être assortie d’un motif (par exemple : congé, maladie etc.).

Vous pouvez gérer les indisponibilités dans « Paramètres du système » > « Teamplanner » > « Indisponibilités ».

Cet écran affiche une liste des indisponibilités créées dans Yesplan. Pour ajouter une nouvelle indisponibilité, introduisez son nom dans le champ en bas de la liste, puis cliquez sur « Ajouter ». Double-cliquez sur le nom pour le modifier. Vous pouvez aussi supprimer une indisponibilité (en cliquant sur « Supprimer »). Cette indisponibilité ne pourra plus être utilisée par la suite. Les indisponibilités existantes resteront toutefois inchangées.

Vous pouvez ajouter un ou plusieurs types à une indisponibilité. Ces types sont importants pour la prise en compte correcte des indisponibilités par les différents compteurs et lors de la vérification des règles contractuelles.

Vous pouvez choisir parmi trois types :

Congé : Le collaborateur est indisponible pour cause de congé. Le temps est pris en compte par le compteur des congés.
Repos compensatoire : Le collaborateur est indisponible parce qu’il prend congé pour compenser des heures supplémentaires prestées. Le temps est pris en compte par le compteur des heures supplémentaires.
Arrêt maladie : Le collaborateur est indisponible pour cause de maladie. Le temps est toutefois pris en compte dans le calcul du temps réel et lors de la vérification des règles contractuelles.

Heures de travail§

Attention

Si le module Teamplanner ou Teamplanner+ n’a pas été activé dans votre installation, le menu de navigation des paramètres du système n’affichera pas l’onglet « Heures de travail ».

Vous pouvez gérer les horaires irréguliers et les périodes journalières dans « Paramètres du système » > « Teamplanner » > « Heures de travail ».

Cette fenêtre est divisée en deux parties :

Horaires irréguliers : C’est ici que vous pouvez gérer la définition des horaires irréguliers. Pour chaque jour de la semaine, l’administrateur peut spécifier les heures qui doivent être considérées comme irrégulières.

Les horaires irréguliers sont représentés par des barres bleues. Vous pouvez toujours modifier le nom et les horaires d’une période journalière en cliquant sur cette barre bleue. La fenêtre de détail affichée permet de supprimer les horaires irréguliers pour cette journée. Vous pouvez aussi supprimer les horaires irréguliers d’une journée particulière en cliquant dans le cercle entourant la première lettre de la journée (à l’extrême gauche de la ligne du temps). Après avoir supprimé les horaires irréguliers pour une journée particulière, vous verrez apparaître une commande permettant d’ajouter à nouveau des horaires irréguliers pour cette journée (« Ajouter », à droite de la ligne du temps).

En outre, les heures prestées pendant certains jours particuliers peuvent être intégralement comptabilisées comme des heures de travail irrégulières : c’est le cas, par exemple, pour les jours fériés. Dans Yesplan, les jours particuliers sont indiqués par des styles de date personnalisés. Pour ajouter à la définition des horaires irréguliers toutes les dates d’un style personnalisé spécifique, cliquez sur « Ajouter » à côté de « Styles de date personnalisés », puis sélectionnez le style de date personnalisé souhaité dans la liste.
Périodes journalières par défaut pour les collaborateurs : Les périodes journalières offrent une manière de programmer rapidement des services et des réservations dans des tranches horaires prédéfinies. Vous trouverez des explications plus détaillées concernant les périodes journalières dans le mode d’emploi du Teamplanner.

Vous pouvez modifier ces valeurs individuellement pour chaque collaborateur. Toutefois, les valeurs que vous introduisez ici seront complétées automatiquement lors de la création d’un nouveau collaborateur. Il reste par ailleurs toujours possible de rétablir ces valeurs par défaut pour les périodes journalières d’un collaborateur.