Rechten

Yesplan biedt een rijk model aan om rechten in te stellen. Gezien de complexiteit configureer je die best samen met een Yesplan Customer Success Manager. Echter, eenvoudige configuraties liggen binnen ieders bereik. Wat volgt is een leidraad om op een eenvoudige manier Yesplan gebruikers aan te maken en hiervoor rechten in te stellen.

Stap 1 – gebruikersgroepen aanmaken§

Het is de bedoeling dat je alle Yesplan gebruikers indeelt in gebruikersgroepen. Later zal je aan elke gebruiker die je aanmaakt één gebruikersgroep toewijzen.

De gebruikersgroep wordt gebruikt om éénmalig rechten in te stellen voor álle gebruikers met eenzelfde functie of rol in de organisatie.

Als eerste stap identificeer je alle verschillende functies in je organisatie, en maak je voor elke functie een gebruikersgroep aan. Voor meer informatie over hoe je gebruikersgroepen aanmaakt kan je terecht in de handleiding van de systeeminstellingen.

Stap 2 – aanmaken van de gemeenschappelijke rechtensjabloon§

De gemeenschappelijke rechtensjabloon die we hier gaan aanmaken bevat de mogelijkheden en uitgedeelde rechten die van toepassing zijn op elke gebruiker in Yesplan. Later zullen we dit gemeenschappelijk rechtensjabloon aan alle gebruikers toewijzen.

Maak in het scherm om rechtensjablonen te beheren een nieuw sjabloon genaamd ‘Common’ aan en klik daarna op “Toon rechten” om alles in te stellen.

In de ‘Common’ sjabloon vullen we geen mogelijkheden in. In stap 3 zullen we aparte sjablonen aanmaken voor de mogelijkheden, per gebruikersgroep in de organisatie.

In de ‘Common’ sjabloon zullen we enkel de uitgedeelde rechten instellen, en dat voor elke gebruikersgroep.

We voegen alle gebruikersgroepen toe aan de ‘Common’ sjabloon, en geven daarbij, per gebruikersgroep, aan wat die al dan niet mogen doen.

Stap 3 – aanmaken van de sjablonen voor mogelijkheden§

Voor elke gebruikersgroep in de organisatie maken we een rechtensjabloon aan voor diens mogelijkheden. Bij dit sjabloon voor mogelijkheden vullen we enkel het onderdeel in met de mogelijkheden (bovenaan). In stap 4 zullen we bij elke gebruiker aangeven welk sjabloon voor mogelijkheden van toepassing is.

Je kan de volgende zaken instellen bij de mogelijkheden:

De elementen die de gebruiker kan creëren.
Of een gebruiker conflict mag verbergen.
Of een gebruiker evenementen met een status van het type “Vergrendeld” mag ontgrendelen.
De zichtbaarheid van de tabbladen van de infovensters voor die gebruiker.
De statussen die een gebruiker kan toekennen aan evenementen.

Stap 4 – gebruikers aanmaken§

In deze laatste stap maak je alle gebruikers van de organisatie aan via het tabblad binnen de systeeminstellingen om gebruikers te beheren. We gaan we volgende zaken invullen voor het instellen van de rechten:

Gebruikersgroepen: Voeg hier de overeenkomstige gebruikersgroep voor de gebruiker toe.
Hoofdgroep: Kies de naam van de organisatie.
Rechtensjablonen: Hier voeg je bij elke gebruiker twee sjablonen toe: ‘Common’ en de sjabloon voor mogelijkheden die overeenstemt met de functie van de gebruiker binnen je organisatie.
Beheerder: Selecteer dit enkel als de gebruiker instaat voor het beheer van Yesplan.
Beheerder van gebruikersgroep: Niet invullen.