Prijsdefinities in bulk bijwerken

Je kan een groot aantal prijsdefinities van resources tegelijkertijd aanpassen door ze te exporteren naar een CSV-bestand, aan te passen en weer te importeren.

Voor je begint§

Voor je onderstaande stappen uitvoert, hou je best een paar zaken in het achterhoofd:

Het is enkel mogelijk om bestaande prijsdefinities bij te werken. Je kan geen prijsdefinities verwijderen of toevoegen.
Je kan geen prijzen van ad hoc resources aanpassen met deze stappen.
Je kan geen verkoopprijzen of kostprijzen bijwerken die variëren volgens dagdelen.
Standaard zullen enkel de prijzen van resources aangepast worden, en niet de prijzen van geboekte resources.
Als je toch prijzen van geboekte resources op evenementen wilt aanpassen, moet je dat aangeven bij het importeren.

Wat kan je aanpassen?§

Het exportbestand van de resources bevat veel kolommen, maar die zijn niet allemaal relevant voor het importeren. Je importbestand moet bepaalde kolommen bevatten, terwijl andere optioneel zijn. Hieronder vind je een lijst.

Verplichte kolommen§

Onderstaande kolommen zijn verplicht:

resource_id: De Yesplan ID van de resource.
resource_name: De naam van de resource. De naam is informatief. Bij het importeren verschijnt een waarschuwing als de resource met de gegeven Yesplan ID een andere naam heeft, maar verder wordt dit veld genegeerd.
costmodel_name: De naam van de prijsdefinitie, exact zoals die voorkomt in Yesplan.
costmodel_sellingprice_amount: Het bedrag van de verkoopprijs van de prijsdefinitie. Als het bedrag bijvoorbeeld ‘99’ is, dan kan je dat invoeren als 99, 99.00 of 99,00.
costmodel_sellingprice_vat: Of het bedrag van de verkoopprijs inclusief of exclusief btw is. Gebruik hier Incl. VAT of Excl. VAT.
costmodel_cost_amount: Het bedrag van de kostprijs van de prijsdefinitie. Als het bedrag bijvoorbeeld ‘99’ is, dan kan je dat invoeren als 99 of 99.00 of 99,00.
costmodel_cost_vat: Of het bedrag van de kostprijs inclusief of exclusief btw is. Gebruik hier Incl. VAT of Excl. VAT.
costmodel_vat: Het btw-percentage voor de prijsdefinitie. Als het percentage bijvoorbeeld ‘21’ is, dan kan je dat invoeren als 21 of 21.00 of 21,00.

Optionele kolommen§

Je kan ook optionele kolommen toevoegen aan het importbestand:

Als ze ontbreken in je importbestand, kan je het nog steeds importeren.
Als je geen waarde invult in deze kolommen, zal de bestaande waarde in Yesplan niet aangepast worden.

Opmerking

Yesplan zal het ontbreken van de kolommen of waarden melden als een waarschuwing bij het verifiëren van het bestand, maar je kan dit negeren.

Het gaat om onderstaande kolommen:

costmodel_sellingprice_customcalculationquantity: Het aantal eenheden dat als basis genomen wordt voor de aangepaste berekening van de verkoopprijs:
- Bij een prijs per uur is de eenheid minuten.
- Bij een prijs per dag is de eenheid uren.
- Bij een prijs per week of per maand is de eenheid dagen.
Bijvoorbeeld: je kan bij een prijs per uur aangeven dat die berekend moet worden op basis van elk gestart kwartier (in plaats van de standaard: op basis van elk gestart uur). Daarvoor dien je hier ‘15’ in te vullen, het aantal minuten.
costmodel_sellingprice_customcalculationminimum: Het minimum aantal eenheden dat we in rekening zullen brengen bij het bepalen van de verkoopprijs.

Bijvoorbeeld: je kan bij een prijs per dag aangeven dat die berekend moet worden op basis van elk gestart uur, maar met een minumum van 3 uren. Daarvoor dien je hier ‘3’ in te vullen, het minimum aantal uren. Let wel: het aantal eenheden dat minimaal in rekening gebracht moet worden mag niet kleiner zijn dan de basis waarop de berekening gebaseerd is (dus niet kleiner dan de waarde in “costmodel_sellingprice_customcalculationquantity”).
costmodel_cost_customcalculationquantity: Het aantal eenheden dat als basis genomen wordt voor de aangepaste berekening van de kostprijs:
- Bij een prijs per uur is de eenheid minuten.
- Bij een prijs per dag is de eenheid uren.
- Bij een prijs per week of per maand is de eenheid dagen.
Bijvoorbeeld: je kan bij een prijs per uur aangeven dat die berekend moet worden op basis van elk gestart kwartier (in plaats van de standaard: op basis van elk gestart uur). Daarvoor dien je hier ‘15’ in te vullen, het aantal minuten.
costmodel_cost_customcalculationminimum: Het minimum aantal eenheden dat we in rekening zullen brengen bij het bepalen van de kostprijs.

Bijvoorbeeld: je kan bij een prijs per dag aangeven dat die berekend moet worden op basis van elk gestart uur, maar met een minumum van 3 uren. Daarvoor dien je hier ‘3’ in te vullen, het minimum aantal uren. Let wel: het aantal eenheden die minimaal in rekening gebracht moeten worden, mag niet kleiner zijn dan de basis waarop de berekening gebaseerd is (dus niet kleiner dan de waarde in “costmodel_cost_customcalculationquantity”).

Exporteer de resources§

Resources kan je makkelijk exporteren via de zoekfunctie in Yesplan.

Let op

Als je deze export uitvoert als een gewone gebruiker zal het bestand mogelijk cellen bevatten met de waarde “---” omdat je niet het recht hebt om de prijzen in kwestie te bekijken.

We raden daarom aan om de resources altijd te exporteren als beheerder.

Log in als beheerder.
Klik in Yesplan op het navigatiemenu-item “Zoeken”.
Voer de volgende zoekopdracht uit in het zoekvenster: resource:name:*. Hiermee verschijnen al je resources in de zoekresultaten.
Selecteer onderaan rechts het besturingssysteem waarop je werkt, “MS-DOS” of “Mac”.
Klik op de knop “Exporteer” > “Exporteer alle Resources”.
Klik op de knop “Exporteer” > “Download alle Resources” eens je export beschikbaar is.
Sla het bestand op.

Tip

Indien gewenst kan je de resources hier al filteren via de zoekopdracht. Dan moet je dat niet meer doen in de volgende stap. Zie Zoektaal voor meer informatie.

Kopieer de relevante resources naar een nieuw bestand§

Je hebt nu al de resources geëxporteerd naar een CSV-bestand, maar vermoedelijk wil je slechts een beperkt aantal resources aanpassen. Daarom raden we aan om de relevante resources te kopiëren naar een nieuw bestand, dat zal dienen als importbestand.

Tip

Bewaar de aanpassingen in het gedownloade bestand niet: dat kan je gebruiken als een backup.

Filteren§

De makkelijkste manier om in Excel het aantal resources te beperken is via een filter. Stel dat je enkel de prijsdefinities wilt aanpassen met een btw-tarief van 6 %:

Gebruik Excel om het bestand te openen dat je net gedownload hebt.
Klik in het lint op het tabblad “Gegevens” en vervolgens op “Filter”. Zie ook Gegevens filteren in een bereik of tabel van Office Support.
Zoek in de eerste rij van de tabel naar de relevante cel met de term “costmodel_vat” en klik op het pijltje in die cel.
Selecteer in het filtervenster enkel de checkbox naast “6.0” en sluit het venster.

Controleer of de gefilterde gegevens wel kloppen. Je kan dit doen aan de hand van de naam (“resource_name”), het type (“resource_type”), de groep (“resource_group”) enz.

Kopiëren§

Als de resources correct gefilterd zijn, kan je de relevante kolommen kopiëren naar een nieuw bestand.

Tip

Zie Wat kan je aanpassen? hierboven om meer te weten te komen over de kolommen en de waarden die ze mogen bevatten.

Het importbestand moet onderstaande kolommen bevatten:

- resource_id
- resource_name
- costmodel_name
- costmodel_sellingprice_amount
- costmodel_sellingprice_vat
- costmodel_cost_amount
- costmodel_cost_vat
- costmodel_vat

Het importbestand mag ook onderstaande kolommen bevatten:

- costmodel_sellingprice_customcalculationquantity
- costmodel_sellingprice_customcalculationminimum
- costmodel_cost_customcalculationquantity
- costmodel_cost_customcalculationminimum

Voer de stappen hieronder uit om de kolommen te kopiëren:

Selecteer de verplichte kolommen (en eventueel ook optionele kolommen als je deze velden wenst aan te passen). Selecteren doe je door voor elke kolom op de Ctrl-toets (Windows) of Cmd-toets (macOS) te drukken en vervolgens te klikken op de kolomletter: bijv. de “A” boven “resource_id”. Zie Celinhoud selecteren in Excel van Office Support.
Kopieer de gegevens:
- Gebruik de toetscombinatie Ctrl+C (Windows) of Cmd+C (macOS).
- Of klik in het menu op “Wijzig” > “Kopieer”.
Creëer een nieuw bestand:
- Gebruik de toetscombinatie Ctrl+N (Windows) of Cmd+N (macOS).
- Of klik in het menu op “Bestand” > “Nieuw”.
Plak de gegevens in het nieuwe bestand:
- Gebruik de toetscombinatie Ctrl+V (Windows) of Cmd+V (macOS).
- Of klik in het menu op “Wijzig” > “Plakken”.
Bewaar het nieuwe bestand als een CSV-bestand, met een herkenbare naam:
- Gebruik de toetscombinatie Ctrl+S (Windows) of Cmd+S (macOS).
- Of klik in het menu op “Bestand” > “Bewaren”.
- De bestandsindeling moet “Comma Separated Values (.csv)” zijn.
Sluit het bestand dat je daarnet gedownload hebt zonder je aanpassingen te bewaren. Dit kan dienen als backup.

Pas de prijzen aan§

Eens je het importbestand aangemaakt hebt, kan je de prijzen aanpassen:

Meer informatie over de kolommen en gewenste waarden vind je hierboven in Wat kan je aanpassen?.
Bewaar het bestand als je de gewenste aanpassingen doorgevoerd hebt.

Importeer het bestand in Yesplan§

Nu kan je het bestand importeren in Yesplan:

Ga in Yesplan naar “Systeeminstellingen” > “Importeren” > “Resources”.
Selecteer in de keuzelijst “Prijsdefinities van resources bijwerken”.
Selecteer in de keuzelijst naast “Encodering” die van je besturingssysteem, “Latin1” voor Windows of “Mac Roman” voor macOS.
Kies je importbestand.

Foutmeldingen§

Na de selectie zal Yesplan het bestand verifiëren en eventuele waarschuwingen of fouten weergeven. Je kan het bestand pas importeren als er geen fouten meer zijn:

Staat er een rood icoon met een kruisje voor de bestandsnaam? Dan kan je het bestand niet importeren, bijvoorbeeld omdat er kolommen ontbreken.
Staat er een groen icoon met een vinkje? Dan kan je het bestand importeren. Klik op “Nu bijwerken” of “Inplannen voor later”.
Waarschuwingen verschijnen onder het kopje “Resultaat van het verifiëren van het bestand”.

Tip

Krijgt het bestand een groen icoon? Dan raden we toch aan om de waarschuwingen te bekijken alvorens het bijwerken effectief door te voeren of in te plannen.

Geboekte resources aanpassen§

Standaard zal het in bulk bijwerken van prijsdefinities geen impact hebben op de prijzen op bestaande evenementen.

Wens je toch de prijzen aan te passen van resources die al geboekt zijn op evenementen in de toekomst? Dat kan door gebruik te maken van de optie “Boekingen op evenementen op of na datum in de toekomst ook bijwerken”:

Selecteer de optie.
Geef een datum op. Deze datum moet in de toekomst liggen, en na de datum waarop het bijwerken eventueel gepland is.

Opmerking

Als je het btw-tarief aanpast op een resource en de wijzigingen doorvoert op boekingen op toekomstige evenementen, dan gebeurt het volgende:

Het btw-tarief verandert op de toegepaste prijsdefinitie.
Het btw-tarief verandert niet op een overschreven prijs.

Zie Verkoopprijs overschrijven voor een concreet voorbeeld.

Inplannen§

Wil je het bijwerken van de prijzen plannen op een datum in de toekomst? Dat kan zo:

Klik op “Inplannen voor later”.
Kies de datum waarop de prijsdefinities bijgewerkt moeten worden. Yesplan zal de aanpassingen ‘s nachts uitvoeren.

Let op

Je kan slechts één update tegelijkertijd plannen.
Indien er een update gepland is, dan is het ook niet mogelijk om andere updates van prijsdefinities onmiddellijk door te voeren.
Je kan een geplande update ten allen tijde verwijderen.
Je kan het CSV-bestand dat bij de geplande update hoort downloaden, bijvoorbeeld als backup voor je de geplande update uit Yesplan verwijdert.