Réservations

Les ressources sont les moyens – tels que collaborateurs, matériel et services – que nous assignons à nos événements. Dans le vocabulaire de Yesplan, nous disons que nous réservons des ressources pour des événements. Vous pouvez réserver des ressources par événement, mais aussi pour l’ensemble d’un groupe d’événements. Vous réservez principalement les ressources à partir de la fenêtre d’information de l’événement. Le Teamplanner offre des possibilités supplémentaires de réservation de collaborateurs.

Vous pouvez ouvrir la fenêtre d’information d’un événement à partir du calendrier en cliquant sur l’icône « loupe » dans le coin supérieur droit de la cellule de l’événement ou en double-cliquant dans une zone vierge de la cellule de l’événement.

La fenêtre d’information d’un événement donne un aperçu de toutes les données de l’événement et du groupe d’événements auquel il appartient. La fenêtre d’information est composée de plusieurs onglets, dont trois onglets spécifiquement dédiés aux ressources (« Lieu », « Équipe » et « Ressources »). À gauche de la fenêtre d’information, vous pouvez voir la structure des événements du groupe d’événements auquel appartient l’événement. Pour le fonctionnement général de cette fenêtre d’information, nous renvoyons au chapitre Fenêtre d’information de l’événement du mode d’emploi des événements.

Ressources dans la fenêtre d’information de l’événement§

L’onglet « Ressources » affiche une vue d’ensemble de toutes les ressources utilisées. Vous pouvez également y réserver des ressources et gérer ces réservations ainsi que leurs prix. Les onglets « Équipe » et « Lieu » proposent une variante filtrée, limitant respectivement l’affichage aux collaborateurs réservés et au lieu réservé. L’onglet « Équipe » permet uniquement de réserver des collaborateurs, l’onglet « Lieu » ne permet aucune réservation supplémentaire.

Dans les pages suivantes, nous aborderons uniquement l’onglet « Ressources ». L’utilisation des autres onglets est similaire.

La colonne de gauche de l’onglet « Ressources » affiche les ressources réservées pour l’événement activé. Si un seul événement est activé, les réservations pour cet événement sont affichées. Si un groupe d’événements est activé, un aperçu des réservations de la totalité de ce groupe s’affiche. Cet aperçu du groupe d’événements comprend les réservations communes au groupe, suivies d’une liste de toutes les réservations spécifiques à chaque événement de ce groupe.

La colonne de droite de l’onglet « Ressources » est réservée aux données personnalisées.

Remarque

En cliquant sur un événement ou un groupe d’événements dans l’arborescence des événements (à gauche), vous pouvez sélectionner vous-même l’élément activé dans la fenêtre d’information. Cette opération vous permet de naviguer entre les différents événements et groupes d’événements appartenant à la même structure d’événements. Vous trouverez plus d’informations sur la navigation entre les différents niveaux et sur la manière d’afficher et de résumer les informations dans ce contexte au chapitre relatif à la Fenêtre d’information de l’événement.

Réservations via le champ de ressource§

Vous pouvez ajouter une ressource par le biais du champ de ressource affiché sous la liste de ressources :

Pour ajouter une ressource à tous les événements d’un groupe d’événements à la fois, activez le groupe d’événements.
Pour ajouter la ressource à un seul événement, activez cet événement ou déroulez cet événement pendant que le groupe d’événements est activé.

Le champ de ressource vous permet de réserver une ressource existante. Dès que vous introduisez du texte dans le champ de saisie du champ de ressource, Yesplan affichera les ressources correspondantes. Cette liste est mise à jour pendant la saisie. Sélectionnez la ressource souhaitée dans la liste afin de la réserver pour l’événement.

À partir du champ de ressource, vous pouvez aussi ouvrir la fenêtre de recherche de ressources en cliquant sur le bouton marqué d’une double flèche. Cette fenêtre vous permet d’effectuer des recherches avancées et de consulter davantage d’informations. Vous pouvez éventuellement y créer de nouvelles ressources ou modifier des ressources existantes.

Remarque

Afin de pouvoir réserver une ressource pour un événement, vous devez disposer des droits suivants :

le droit de « Modifier » pour l’événement ;
le droit de « Réserver » pour la ressource.

Réservations via la fenêtre de recherche§

Pour réserver une ressource à partir de la fenêtre de recherche, cliquez sur le nom de la ressource. Vous verrez apparaître un petit « √ » à gauche du nom de la ressource, ainsi qu’une liste de toutes les ressources réservées, à droite. Vous pouvez poursuivre la réservation de ressources de cette manière jusqu’à satisfaction. Dans la liste des ressources réservées, un double-clic sur un nombre vous permet de modifier celui-ci. Vous pouvez supprimer un élément en positionnant le curseur sur la ligne contenant l’élément et en cliquant sur l’icône « – » qui apparaît alors à sa droite. Fermez la fenêtre de recherche pour revenir à la fenêtre d’information de l’événement.

Vous pouvez ajouter une ressource à un ensemble de ressources réservé par le biais de la commande « Ajouter à l’ensemble… » du menu contextuel. Cette commande ouvre également la fenêtre d’information pour les ressources. Cherchez la ressource souhaitée, et cliquez ensuite sur le nom de la ressource pour l’ajouter. Vous pouvez bien sûr aussi ajouter plusieurs ressources à la fois. Fermez la fenêtre de recherche pour revenir à la fenêtre d’information de l’événement. Un astérisque apparaît désormais à côté du nom de l’ensemble de ressources, pour indiquer que le contenu de cet ensemble réservé diffère du contenu normal de l’ensemble.

Réservation de placeholders§

Si votre installation contient des placeholders, vous pouvez aussi les réserver via le champ de ressource ou la fenêtre de recherche. Cela vous permet, par exemple, de réserver déjà un « Micro » générique à titre de placeholder et de le remplacer plus tard par un micro spécifique, par exemple un « Sennheiser e 845 ».

Si votre événement contient des placeholders qui doivent encore être remplacés, un point d’interrogation s’affiche dans le coin supérieur gauche de l’événement dans le calendrier des événements. Si vous positionnez la souris sur le point d’interrogation, Yesplan affichera un aperçu des placeholders qui n’ont pas encore été remplacés.

Astuce

Vous pouvez facilement reconnaître les placeholders grâce à leur icône. Consultez la section relative aux Icônes pour en savoir plus.

Réservations ad hoc§

Le champ de ressource vous permet aussi de réserver une ressource ad hoc. Il s’agit de la réservation d’une ressource à usage unique. Vous ne retrouverez pas cette ressource dans la fenêtre de recherche de ressources. Une ressource ad hoc présente par ailleurs toutes les caractéristiques d’une ressource ordinaire (type, rôles, groupe de ressources, prix…). Vous reconnaîtrez les ressources ad hoc au symbole qui les précède dans la liste : un A blanc dans un cercle vert.

Réservations via les données personnalisées§

Vous pouvez aussi réserver des ressources par le biais des données personnalisées. Un tel champ de données personnalisées utilise également le champ de ressource décrit ci-dessus. Une ressource réservée à partir d’un champ de données personnalisées s’affiche à l’endroit où se trouve ce champ de données personnalisées, mais aussi dans la liste des ressources réservées pour cet événement.

Copier§

Il est possible de copier des réservations de ressources d’un événement à l’autre au sein du même groupe d’événements. Supposons que vous souhaitez copier les réservations de ressources « Micro » et « Poursuite » de « Hamlet » à « Othello », qui appartiennent au groupe d’événements « Shakespeare Festival » :

Ouvrez la fenêtre d’information et naviguez vers l’événement « Hamlet ».
Sous l’onglet « Ressources », sélectionnez les réservations que vous souhaitez copier, en l’occurrence « Micro » et « Poursuite », à l’aide des cases à cocher.
Cliquez droit dans la liste des réservations et sélectionnez « Copier ».
Naviguez vers l’onglet « Ressources » de « Othello ».
Cliquez droit dans la liste des réservations et sélectionnez « Coller ».

Attention

Vous ne pouvez pas copier et coller les réservations des lieux.

Il est possible également de coller des réservations de ressources au niveau du groupe d’événements, par exemple « Shakespeare Festival ». Dans ce cas, vous réservez les ressources pour chaque événement appartenant à ce groupe.

Astuce

La case à cocher à côté d’un groupe de ressources vous permet de sélectionner toutes les réservations au sein de ce groupe.
L’onglet « Ressources » peut aussi afficher la mention que l’événement ne contient encore aucune réservation de ressources. Cliquez droit sur cette mention et sélectionnez « Coller » pour coller les ressources copiées.

Horaire des réservations des ressources§

Par défaut, une ressource est réservée pour toute la durée de l’événement.

Si l’événement ne contient encore aucun horaire, la ressource est réservée pour toute la journée.
S’il existe un horaire, la ressource est réservée automatiquement du début du premier point horaire jusqu’à la fin du dernier point horaire :
- Il s’agit ici des heures de début et heures de fin de l’ensemble de l’événement et pas des heures de début et heures de fin affichées (les puces rouges). Consultez Heures de début et heures de fin pour en savoir plus.
- Veuillez garder à l’esprit que les horaires peuvent encore changer après la réservation de la ressource. Ainsi, lors de la réservation du piano, la fermeture des portes à minuit peut être le dernier point horaire, alors que s’y ajoute plus tard le « Nettoyage » jusqu’à 2 heures du matin. Dans ce cas, la ressource sera réservée automatiquement jusqu’à 2 heures du matin.

Vous pouvez modifier vous-même manuellement l’horaire des réservations des ressources pour un événement. Supposons que nous avons réservé le Steinway pour l’événement « Solo Clavier » et que nous souhaitons modifier l’horaire :

Ouvrez la fenêtre d’information pour la ressource en question en cliquant sur la ressource réservée « Steinway » à l’onglet « Ressources » de la fenêtre d’information pour « Solo Clavier ».
Ouvrez l’onglet « Réservations ».
Vous verrez un aperçu des réservations du Steinway pendant cette journée. La ligne du temps avec la barre bleue renvoie à la réservation concernée et la barre indique la période pendant laquelle le Steinway est réservé.
Cliquez sur la barre bleue. Une fenêtre de détail s’affiche.
Cliquez sur le menu déroulant à gauche de la fenêtre de détail pour sélectionner une nouvelle heure de début. Yesplan propose plusieurs options :
- Saisir l’heure : Complétez vous-même l’heure du début de la réservation.
- Début de l’événement : L’heure de début du premier point horaire dans l’horaire. Cette option est sélectionnée par défaut.
- Les autres options sont des points horaires dans l’horaire. Sélectionnez l’un des points horaires pour que le début de la réservation coïncide avec celui-ci.
Cliquez sur le menu déroulant à droite pour sélectionner une nouvelle heure de fin :
- Saisir l’heure : Complétez vous-même l’heure de la fin de la réservation.
- Fin de l’événement : L’heure de fin du dernier point horaire dans l’horaire. Cette option est sélectionnée par défaut.
- Les autres options sont des points horaires dans l’horaire. Sélectionnez l’un des points horaires pour que la fin de la réservation coïncide avec celui-ci.

Astuce

Pour en savoir plus sur la consultation des ressources, reportez-vous au chapitre relatif à la Disponibilité des ressources.

Remplacer les placeholders§

Vous pourrez remplacer des placeholders et des ressources par d’autres ressources ou placeholders via la fenêtre d’information de l’événement. À cet effet, dans l’onglet « Ressources », ouvrez le menu contextuel sur la ligne d’un placeholder et positionnez le curseur sur l’option « Remplacer par… » :

Vous voyez directement les ressources qui ont le rôle correspondant au placeholder.
Vous pouvez aussi y chercher d’autres placeholders ou ressources par lesquelles vous souhaitez le remplacer.
Cela fonctionne aussi pour les ressources. Dans ce cas, vous verrez directement les placeholders pour tous les rôles de la ressource et vous pourrez rechercher d’autres placeholders ou ressources pour les remplacer.
Si plusieurs exemplaires d’une ressource ou d’un placeholder sont réservés :
- Vous pouvez les remplacer tous à la fois à l’aide de l’option « Remplacer par… ».
- Vous pouvez également remplacer un exemplaire à la fois par une ressource à l’aide de l’option « Remplacer un seul par… ».

Lors du remplacement d’un placeholder par une ressource, plusieurs valeurs de la ressource sont reprises :

Les valeurs des champs nom, type, contact associé, équipes, planificateur des horaires, description, externe, loué, actif, date, code de produit et numéro de série sont simplement reprises de la ressource.
La définition de prix assignée dépend de plusieurs facteurs (le nom de la définition de prix pour le placeholder, le profil de l’événement et la définition de prix par défaut), comme vous pouvez le lire plus loin dans ce mode d’emploi.
Les temps complémentaires sont également repris de la ressource. Si la ressource ne contient aucun temps complémentaire, la réservation n’aura pas de temps complémentaire non plus.

Les données suivantes sont reprises du placeholder :

le champ commentaire ;
le rôle (uniquement pour les ressources humaines) ;
les valeurs des champs de données personnalisées ;
les prix redéfinis, le cas échéant ;
la valeur de la case à cocher « Facturable » ;
le nom de la définition de prix, pour autant que ce nom existe à la fois pour le placeholder et pour la ressource.

Astuce

Ceci vous permet d’ajouter d’emblée beaucoup d’informations à la réservation du placeholder et de remplacer celui-ci seulement plus tard. Ces informations seront en effet récupérées lors du remplacement.
Vous souhaitez récupérer automatiquement le nom des définitions de prix lors du remplacement ? Apprenez dans ce cas comment configurer le nom des définitions de prix correctement.

La récupération automatique des informations vous permet aussi de déterminer très tôt la définition de prix. S’il existe une définition de prix avec le même nom pour le placeholder et pour la ressource, la ressource sera dotée de la définition de prix du même nom que la définition de prix du placeholder lors du remplacement.

Attention

Lors du remplacement des placeholders et des ressources, Yesplan appliquera la définition de prix qui porte le nom correspondant. Les définitions de prix du placeholder et de la ressource n’ont toutefois pas forcément le même contenu et leur prix de vente, leur taux de TVA, etc. peuvent donc être différents :

Réservez le placeholder « Ingénieur du son » et attribuez-lui la définition de prix « Location commerciale », avec un prix de vente de 150 euros.
La ressource humaine « Violet Trudeau » a le rôle « Ingénieur du son » et deux définitions de prix :
- « Location commerciale » avec un prix de vente de 120 euros ;
- une définition de prix par défaut « Interne » avec un prix de vente de 100 euros.
Si vous remplacez le placeholder « Ingénieur du son » par « Violet Trudeau », la définition de prix « Location commerciale » sera attribuée à Violet. Le prix de vente sera dans ce cas de 120 euros, plutôt que de 150 euros.
Si vous réservez simplement « Violet Trudeau », c’est la définition de prix par défaut, « Interne », qui sera sélectionnée. Le prix de vente sera dans ce cas de 100 euros.

La définition de prix nommée « Location commerciale » a été attribuée à la ressource « Violet Trudeau » lors du remplacement, puisqu’une définition de prix du même nom était sélectionnée pour le placeholder. Ces définitions de prix n’ont toutefois pas le même prix de vente. Lors de la récupération, Yesplan ne regarde que le nom de la définition de prix et ne tient pas compte de son contenu. N’oubliez pas que les prix redéfinis et la valeur de la case à cocher « Facturable » sont également récupérés. Ces éléments peuvent avoir une influence sur le prix définitif, indépendamment de la définition de prix choisie.

Conflits§

Yesplan ne vous empêche pas de réserver davantage que les ressources disponibles. Toutefois, Yesplan vous signalera ce problème par un conflit pour l’événement et dans la liste des ressources. Les conflits mentionnent toujours les informations nécessaires concernant l’éventuel problème de planning, pour permettre au planificateur de décider de la manière de résoudre ce conflit. Vous pouvez choisir d’ignorer et de masquer un conflit (en cliquant sur « Masquer le conflit » en regard du conflit concerné) ou vous pouvez supprimer la cause du conflit.

Ce n’est que lors de la réservation que Yesplan vérifiera la disponibilité et affichera un conflit si nécessaire. Les ressources disponibles en nombres définis entraîneront des conflits lorsque le nombre disponible est insuffisant par rapport au planning à un moment donné. Une ressource marquée comme « inactive » entraînera également un conflit. De tels conflits sont indiqués par un point d’exclamation noir dans une puce jaune.

Remarque

À partir du menu de navigation en bas de l’écran, vous pouvez ouvrir une fenêtre reprenant la liste de tous les conflits pour tous les événements futurs. Il suffit pour cela de cliquer sur « Conflits » dans le menu de navigation. Dans cette fenêtre, vous pouvez aussi consulter tous les conflits masqués (en cliquant sur le bouton « Afficher les conflits masqués ») et, au besoin, afficher à nouveau un conflit masqué (en cliquant sur la puce à droite de la ligne d’un conflit).

Aperçu des ressources réservées§

Le relevé de toutes les ressources réservées, affiché dans la fenêtre d’information de l’événement, n’est pas la seule vue d’ensemble disponible des réservations.

Vous pouvez consulter la liste des ressources réservées d’un événement spécifique en cliquant sur l’option « Afficher les ressources réservées » dans le menu contextuel d’un événement dans le calendrier. Cette commande ouvre un aperçu équivalent à la fenêtre de recherche de ressources, qui affiche en plus une vue d’ensemble de tous les horaires de toutes les ressources. Vous pouvez afficher ces horaires en cliquant sur le bouton « Horaires » dans le titre de la colonne.

Dans la fenêtre d’information d’une ressource, vous pouvez aussi consulter toutes les réservations de cette ressource via l’onglet « Réservations » (voir Disponibilité des ressources).

Vous pouvez également utiliser le langage de requête pour retrouver des ressources réservées. Vous trouverez plus d’informations à ce sujet dans le mode d’emploi du langage de requête.