Commandes de base

Dans le calendrier des événements, vous pouvez créer des événements et des groupes d’événements, assigner des statuts et des profils, déplacer et copier des événements, etc. par le biais du menu contextuel ou par glisser-déposer.

Créer des événements§

Yesplan vous permet de créer un nouvel événement de différentes façons :

via le menu contextuel de la cellule, en sélectionnant « Nouvel événement » pour la date et le lieu souhaités ;
en double-cliquant sur la date et le lieu souhaités dans une cellule vide ;
en copiant et en collant un événement existant. Vous créez alors une copie d’un événement existant. Dans ce cas, vous copiez toutes les données (y compris les réservations de ressources, les données personnalisées, les contacts…). Ce copier-coller s’effectue via le menu contextuel.

Grouper des événements§

Pour créer un nouveau groupe d’événements, vous devez d’abord créer les événements qui feront partie de ce groupe. Vous pouvez ensuite créer le groupe d’événements, en procédant comme suit :

Sélectionnez les événements.
Sélectionnez « Grouper » dans le menu contextuel ouvert en cliquant sur l’un des événements de la sélection.
Double-cliquez sur le nom du nouveau groupe (« Nouveau groupe ») dans la cellule d’un des événements pour affecter un nom au nouveau groupe.

Si vous voulez créer un groupe qui n’inclut qu’un seul événement sous-jacent, vous ne devez rien sélectionner. Il vous suffit d’ouvrir le menu contextuel de l’événement.

Astuce

Pour créer et nommer plus rapidement un groupe d’événements composé d’un seul événement, sélectionnez l’option « Ajouter au groupe… » dans le menu contextuel de l’événement et saisissez ensuite le nom d’un groupe d’événements qui n’existe pas encore. Yesplan créera alors un nouveau groupe d’événements sous ce nom et y placera l’événement.

Grouper des groupes d’événements§

Dans le calendrier, vous pouvez également regrouper des groupes d’événements pour créer des structures d’événement plus complexes. À cet effet, sélectionnez d’abord les groupes d’événements, puis « Grouper ». Vous pouvez sélectionner un groupe d’événements en cliquant sur un événement du groupe tout en maintenant enfoncée la touche Alt (Windows) ou Option (macOS). Vous pouvez également grouper des groupes d’événements en choisissant l’option « Sélectionner » (voir Sélectionner des événements) dans le menu contextuel. Il n’est cependant pas possible de regrouper des événements individuels en les sélectionnant un à un.

Astuce

L’affichage en arbre permet de créer plus facilement une structure d’événements complexe.

Ajouter des événements à un groupe d’événements existant§

Vous pouvez ajouter un événement ou un groupe d’événements à un groupe d’événements existant. Pour ce faire, sélectionnez l’option « Ajouter au groupe… » dans le menu contextuel de l’événement, saisissez ensuite le nom d’un groupe d’événements existant, et choisissez la suggestion correcte dans la liste. L’événement sera ajouté au groupe d’événements sélectionné.

Si l’événement appartenait déjà à un groupe d’événements, il sera d’abord supprimé de ce groupe avant d’être ajouté au groupe d’événements sélectionné.

Astuce

La liste de suggestions possède un bouton de filtre ayant pour options « dans mes lieux » et « dans tous les lieux ». Si le filtre est paramétré sur « dans mes lieux », la liste de suggestions contiendra uniquement les groupes d’événements qui se déroulent dans les lieux affichés dans l’affichage actuel de votre calendrier. Si le bouton de filtre est réglé sur « dans tous les lieux », vous verrez tous les groupes d’événements.

Supprimer des événements d’un groupe d’événements§

Sélectionnez l’événement ou les événements (voir Sélectionner des événements). Déroulez le menu contextuel et choisissez ensuite « Dissocier du groupe ». Les éléments sélectionnés ne feront alors plus partie du groupe d’événements.

Si vous sélectionnez dans son ensemble un groupe d’événements qui contient aussi des groupes d’événements sous-jacents (en cliquant sur l’un des événements du groupe d’événements tout en maintenant enfoncée la touche Alt (Windows) ou Option (macOS)), vous ne supprimerez pas les groupes sous-jacents. Pour retirer à leur tour du groupe d’événements ces événements appartenant aux groupes sous-jacents, répétez la commande « Dissocier du groupe ».

Configurer des indisponibilités§

Pour indiquer qu’un lieu n’est pas disponible pour les réservations à une date déterminée, utilisez la commande « Configurer comme indisponible » (dans le menu contextuel). Dans le calendrier, les indisponibilités sont indiquées par une cellule rouge.

Renommer des événements§

Double-cliquez sur le nom de l’événement ou du groupe d’événements pour le modifier. Saisissez un nouveau nom et appuyez sur Enter.

Lorsqu’un événement est protégé par un cadenas, vous devez d’abord cliquer sur l’icône « cadenas » pour déverrouiller l’événement. L’utilisateur doit dans ce cas disposer de droits d’accès suffisants.

Sélectionner des événements§

Vous pouvez sélectionner plusieurs événements et effectuer ainsi une action sur tous les événements sélectionnés. Les événements sélectionnés apparaissent en bleu foncé.

Vous pouvez sélectionner des événements de différentes façons :

Pour sélectionner un seul événement, cliquez une seule fois sur l’événement.
Pour ajouter un événement à la sélection, cliquez sur l’événement en maintenant enfoncée la touche Ctrl (sous Windows) ou Cmd (sous macOS).
Pour sélectionner simultanément plusieurs événements, vous pouvez également dessiner un cadre autour des événements. Cliquez d’abord dans le calendrier, en-dehors d’un événement, puis faites glisser un cadre autour des événements que vous souhaitez sélectionner.
Vous pouvez sélectionner un groupe d’événements en cliquant sur un événement du groupe tout en maintenant enfoncée la touche Alt (Windows) ou Option (macOS). Un groupe d’événements ne sera pas automatiquement sélectionné si vous sélectionnez un à un les événements individuels de ce groupe.
Utilisez la commande « Sélectionner » du menu contextuel ouvert par un clic droit sur un événement pour sélectionner les événements ou groupes d’événements appartenant à la même structure que cet événement.

Pour annuler la sélection, cliquez dans une cellule vide.

Astuce

En ouvrant le menu contextuel sur un événement, vous sélectionnez automatiquement cet événement. Si le menu contextuel s’ouvre sur une sélection existante, cette sélection est conservée.

Supprimer des événements§

Pour supprimer un évènement, sélectionnez l’option « Supprimer » dans le menu contextuel.

Lorsqu’un événement est protégé par un cadenas, vous devez d’abord cliquer sur l’icône « cadenas » pour déverrouiller l’événement. L’utilisateur doit dans ce cas disposer de droits d’accès suffisants.

Attention

La suppression d’un événement entraîne la suppression de toutes les réservations et autres données appartenant à l’événement.

Vous pouvez supprimer plusieurs événements à la fois en les sélectionnant et en cliquant ensuite sur « Supprimer » dans le menu contextuel.

Déplacer des évènements§

Vous pouvez modifier la date et le lieu des événements et des groupes d’événements. Vous pouvez facilement faire glisser un événement d’une cellule à une autre dans le calendrier. Lorsqu’un événement est protégé par un cadenas, vous devez d’abord cliquer sur l’icône « cadenas » pour déverrouiller l’événement. L’utilisateur doit dans ce cas disposer de droits d’accès suffisants.

Pour déplacer un groupe d’événements dans son ensemble, vous devez d’abord sélectionner le groupe d’événements (voir Sélectionner des événements), puis maintenir enfoncée la touche Alt (Windows) ou Option (macOS) en faisant glisser le groupe. Pour qu’un groupe puisse être glissé, les événements de ce groupe doivent se dérouler dans le même lieu.

Lorsqu’un événement est protégé par un cadenas, vous devez d’abord cliquer sur l’icône « cadenas » pour déverrouiller l’événement. Avant de pouvoir déplacer un groupe d’événements, vous devez donc déverrouiller tous les événements sous-jacents.

Astuce

Vous pouvez déplacer un groupe d’événements à une date ultérieure via l’affichage en arbre. Consultez la section Modifier un événement ou un groupe d’événements) pour en savoir plus.

Copier des événements§

Vous pouvez copier des événements via le menu contextuel. Après avoir copié un ou plusieurs événements (en sélectionnant « Copier » dans le menu contextuel), vous pouvez en créer une copie en collant l’événement ou les événements à l’endroit de votre choix (en sélectionnant « Coller » dans le menu contextuel).

Tous les événements sélectionnés sont alors copiés. Vous pouvez aussi coller plusieurs fois le même événement pour créer chaque fois une nouvelle copie de l’événement.

Lorsque vous copiez un événement, vous copiez en même temps toutes les données associées à cet événement. Toutefois, en collant l’événement, vous ne l’ajoutez pas au groupe d’origine. Pour placer la copie de l’événement dans le même groupe que l’événement original, utilisez la commande « Coller dans le groupe » du menu contextuel.

Pour copier l’ensemble d’un groupe d’événements, vous devez sélectionner le groupe d’événements avant de le copier. Vous pouvez sélectionner un groupe d’événements en cliquant sur un événement du groupe tout en maintenant enfoncée la touche Alt (Windows) ou Option (macOS). Vous pouvez également sélectionner un groupe d’événements en utilisant l’option « Sélectionner » du menu contextuel (voir Sélectionner des événements). Vous ne pouvez pas sélectionner un groupe d’événements en sélectionnant un à un les événements individuels du groupe.

Lorsque vous collez un groupe d’événements, les éléments activés au moment de copier sont pris en compte. L’événement sur lequel vous effectuez la commande « Copier » sera l’élément activé. L’événement activé sera collée à la date sur laquelle vous effectuez la commande « Coller » et les autres événements du groupe seront ensuite positionnés par rapport à cet élément activé.

Répéter des événements§

Un événement peut être répété selon des paramètres déterminés (chaque jour, tous les quinze jours, le premier du mois, jusqu’à une date déterminée, etc.). Pour répéter un événement, utilisez l’option « Répéter… » dans le menu contextuel.

Tous les événements répétés sont des copies de l’événement à répéter.

Astuce

Lorsque l’événement que vous répétez fait partie d’un groupe d’événements, toutes les répétitions de l’événement seront ajoutés au même groupe d’événements. Il est donc souvent plus pratique d’ajouter d’abord un événement à répéter à un groupe d’événements, avant de répéter cet événement.

Assigner un profil et un statut§

Lorsqu’un événement est créé, un statut et un profil par défaut lui sont automatiquement assignés. Un événement doit en effet toujours avoir un statut et un profil. Ces statuts et profils par défaut doivent être configurés dans les paramètres du système. Vous pouvez en outre configurer votre propre profil par défaut dans « Paramètres de l’utilisateur » > « Préférences de l’utilisateur ».

Vous pouvez modifier le profil et le statut de différentes façons :

via le menu contextuel, avec la commande « Assigner statut » ou « Assigner profil » ;
via la fenêtre d’information de l’événement ;
via la fenêtre de détail de l’événement.

Remarque

Il n’est pas possible de modifier le statut d’événements auxquels ont été ajoutées des heures réelles pour leur assigner un statut qui n’est pas du type « Valeurs réelles permises ».

Assigner des étiquettes d’événement§

Vous pouvez attribuer des caractéristiques supplémentaires aux événements en leur assignant des étiquettes. Vous pouvez compléter librement les étiquettes ou un administrateur de Yesplan peut définir une liste de suggestions (voir Étiquettes et descriptions). Les étiquettes sélectionnées apparaîtront dans l’ordre alphabétique.

Vous pouvez assigner des étiquettes à un événement de deux façons :

via la fenêtre d’information de l’événement.

L’onglet et l’endroit précis où s’afficheront ces étiquettes dans la fenêtre d’information dépendent de la façon dont ils sont configurés par un administrateur de Yesplan.
via la fenêtre de détail de l’événement