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Module Generic Ticketing

Yesplan a créé un module permettant aux partenaires de billetterie externes de créer facilement des intégrations permettant d’utiliser Yesplan pour les actions suivantes :

  • transférer certaines données à votre système de billetterie ;
  • afficher des données externes récupérées dans votre système de billetterie, par exemple le nombre de billets vendus ;
  • compléter les menus déroulants relatifs à la billetterie en ajoutant des valeurs provenant du système de billetterie (mapping).

Astuce

Vous êtes développeur ? Apprenez-en davantage sur l’API pour la création de liens avec un système de billetterie dans notre section destinée aux développeurs.

Concepts§

  • Données externes : Si vous transférez les données d’un événement à votre système de billetterie depuis Yesplan, ces données pourront y être traitées et des valeurs supplémentaires pourront être ajoutées. Les champs de données personnalisées de type « Données externes » permettent d’afficher ces valeurs supplémentaires dans Yesplan (mais sans la possibilité de les modifier). Cela peut être pratique, par exemple, pour afficher dans Yesplan le nombre de billets vendus, le nombre de billets de faveur distribués ou les réductions accordées. Votre système de billetterie doit toutefois prévoir explicitement cette possibilité pour certains champs spécifiques.
  • Mapping : Afin d’échanger des données, Yesplan et votre système de billetterie doivent parfois contenir des valeurs et des champs identiques. L’inconvénient est que ces valeurs doivent rester identiques et que vous devez les maintenir à jour à deux endroits différents. Grâce au mapping (ou mise en correspondance), votre système de billetterie peut ajouter ces valeurs à un menu déroulant de Yesplan, ce qui vous permet de les maintenir à jour dans les deux systèmes par un simple clic. C’est donc votre système de billetterie qui définit le contenu de ces menus déroulants, à condition de prévoir explicitement cette possibilité pour certains champs spécifiques.
  • Protocole : Vous permet de définir dans Yesplan les conventions qui s’appliquent à l’échange de données entre Yesplan et votre système de billetterie. Il s’agit, par exemple, de la récupération des données, de la suppression des événements, etc.
  • Touche de publication : Cette touche assure l’envoi d’événements de Yesplan vers le système de billetterie. Vous devez la créer vous-même.

Avant de commencer§

Pour configurer votre intégration, vous avez besoin de données fournies par le producteur de votre système de billetterie ou intégration. Veillez donc à disposer des informations suivantes avant de commencer . Dès que vous disposez de ces informations, vous pouvez configurer l’intégration.

Authentification§

Yesplan prend en charge deux protocoles permettant d’établir une connexion sécurisée avec les systèmes de billetterie externes : « Basic Auth » et « OAuth 2.0 » (Password Grant). Le producteur de votre système de billetterie pourra vous dire lequel des deux vous devez utiliser et vous communiquera les informations correctes.

Pour Basic Auth, vous aurez besoin des informations suivantes :

  • URL : L’adresse internet que doit utiliser Yesplan pour échanger des données avec votre système de billetterie.
  • Nom d’utilisateur : Le nom d’utilisateur permettant d’accéder à votre système de billetterie via l’URL.
  • Mot de passe : Le mot de passe permettant d’accéder à votre système de billetterie via l’URL.

Pour OAuth 2.0, nous prenons en charge les Grant Types « Password Credentials » et « Client Credentials », qui impliquent la création d’un jeton d’accès :

  • Grant type : Il s’agit du type d’authentification dans OAuth 2.0. Nous prenons en charge les types « Password Credentials » et « Client Credentials ».
  • URL du serveur de ressources : L’adresse internet utilisée par Yesplan pour récupérer et transférer les données relatives aux événements.
  • URL du serveur d’autorisation : L’adresse internet du serveur qui crée vos jetons d’accès.
  • Nom d’utilisateur : Le nom d’utilisateur pour demander un jeton d’accès.
  • Mot de passe : Le mot de passe pour demander un jeton d’accès.
  • Client ID : L’identifiant ID unique pour identifier votre installation Yesplan.
  • Client secret : Une chaîne de caractères qui fait office de mot de passe de votre installation lors de la demande d’un jeton d’accès.
  • Connexion au système de billetterie : Cliquez sur “Vérifier l’authentification” pour vérifier que les données d’accès sont correctes.

Protocole et champs§

Vous aurez aussi besoin des données suivantes, fournies par le producteur de votre système de billetterie :

  • Protocole : Les éléments du protocole qui sont pris en charge. Consultez Configurer le protocole pour en savoir plus.
  • Données externes : Une liste de champs de votre système de billetterie (avec leur nom technique) susceptibles d’être affichés dans Yesplan. Pour ces champs, vous pouvez ensuite créer des champs de données personnalisées de type « Données externes ».
  • Champs supplémentaires : Une liste de champs de votre système de billetterie susceptibles d’être remplis de valeurs provenant de Yesplan lorsque vous transférez un événement. Cette liste contient au moins :
    • le nom technique du champ dans votre système de billetterie ;
    • le type du champ de données personnalisées dans Yesplan (champ de saisie, champ de texte, champ numérique, menu déroulant ou cases à cocher) ;
    • la prise en charge éventuelle du mapping pour ce champ (pertinent uniquement pour les menus déroulants).

Préparer l’intégration§

Avant de créer effectivement l’intégration, vous devez créer les champs de données personnalisées dont vous avez besoin :

  • la touche de publication ;
  • les champs supplémentaires ;
  • données externes.

Ci-dessous, nous parcourons toutes les étapes pour chacun de ces champs.

Astuce

  • Vous pouvez modifier de manière plus détaillée la visibilité des champs de données personnalisées et définir l’endroit où ils doivent apparaître. - Consultez Visibilité des champs de données personnalisées pour en savoir plus.
  • Nous conseillons de réunir tous les champs de données personnalisées relatifs à votre système de billetterie dans un seul onglet de la fenêtre d’information des événements, par exemple sous l’intitulé « Billetterie ».

Créer la touche de publication§

Vous pouvez transférer des informations de Yesplan vers votre système de billetterie. Vous devrez toutefois d’abord ajouter une touche aux événements afin d’effectuer cette commande :

  1. Dans Yesplan, accédez à « Paramètres du système » > « Événements » > « Données personnalisées » en tant qu’administrateur.
  2. Créez un nouveau groupe pour votre système de billetterie ou ajoutez le champ à un groupe existant.
  3. Créez la touche en cliquant sur « Ajouter un champ » :
    • Sélectionnez le type « Touche de publication ».
    • Choisissez vous-même une étiquette claire, par exemple : « Publication des billets ».
    • Cliquez sur « Ajouter »,
    • Double-cliquez sur le keyword du champ et donnez-lui un nom transparent, qui montre clairement sa fonction, par exemple : « touche_de_publication_billetterie ».

Créer les champs supplémentaires§

Yesplan transfère toujours d’office au système de billetterie quatre champs qui auront des valeurs par défaut provenant de Yesplan. Vous pouvez toutefois configurer l’intégration de manière à transférer la valeur d’un champ de données personnalisées plutôt que la valeur par défaut. Le tableau ci-dessous présente une vue d’ensemble des champs dans le système de billetterie avec la valeur par défaut transférée par Yesplan :

Champ dans la billetterie Valeur par défaut transférée par Yesplan
name Le nom de l’événement.
location Le lieu de l’événement.
starttime L’heure de début de l’événement.
endtime L’heure de fin de l’événement.

Le tableau ci-dessous désigne le type de champ de données personnalisées que vous devez utiliser si vous ne souhaitez pas transférer la valeur par défaut :

Champ dans la billetterie Type de champ de données personnalisées
name Champ de saisie
location Menu déroulant
starttime Champ de l’heure
endtime Champ de l’heure

Astuce

Lorsqu’un champ de données personnalisées ne contient aucune valeur, Yesplan reviendra à la valeur par défaut pour ce champ.

Par exemple :

  • Créez un champ de données personnalisées de type « Menu déroulant ».
  • Ajoutez la valeur « Salle de cinéma » au champ.
  • Reliez ce champ au champ « location » (voir Relier les données).

Si la valeur « Salle de cinéma » est sélectionnée dans le menu déroulant, c’est cette valeur qui sera transférée au système de billetterie. Si rien n’a été sélectionné dans le menu déroulant, c’est la valeur par défaut (par exemple « Salle de théâtre » ou « Salle de danse ») qui sera transférée. Cela vous permet de décider dans Yesplan du nom du lieu que vous transférez pour certains événements.

Outre ces quatre champs, Yesplan peut transférer encore de nombreux autres champs à votre système de billetterie, mais tout dépend des possibilités de ce système et de vos propres besoins.

  • Demandez au producteur de votre système de billetterie ou de votre intégration de vous communiquer une liste des champs supplémentaires qu’ils prennent en charge (voir Avant de commencer). Vous devez également savoir quel doit être le type de ces champs de données personnalisées dans Yesplan.
  • Demandez-vous quelles informations vous souhaitez gérer dans chaque système (prix, capacité, genre, etc.). N’oubliez pas que vous remplacerez la valeur de certains champs de votre système de billetterie en transférant de nouvelles valeurs depuis Yesplan. Réalisez donc une analyse préalable détaillée.
  • Les champs de données personnalisées de type « Menu déroulant » prennent en charge le mapping, mais cette fonction doit être prise en charge pour ces champs dans votre système de billetterie.

Après avoir décidé quels champs de données personnalisées vous souhaitez utiliser, vous pouvez procéder à leur création effective :

  1. Dans Yesplan, accédez à « Paramètres du système » > « Événements » > « Données personnalisées » en tant qu’administrateur.
  2. Créez un nouveau groupe pour votre système de billetterie ou ajoutez le champ à un groupe existant.
  3. Créez la touche en cliquant sur « Ajouter un champ » :
    • Le type dépend du champ. Consultez le tableau ci-dessus pour connaître les valeurs par défaut et demandez une liste des champs supplémentaires au producteur de votre système de billetterie ou votre intégration.
    • Choisissez vous-même une étiquette claire, par exemple : « Capacité de billetterie ».
    • Cliquez sur « Ajouter »,
    • Double-cliquez sur le keyword du champ et donnez-lui un nom transparent, qui montre clairement sa fonction, par exemple : « billetterie_capacité ».

Remarque

Les champs supplémentaires ne peuvent avoir que l’un des types suivants :

  • champ de saisie ;
  • champ de texte ;
  • champ numérique ;
  • menu déroulant ;
  • cases à cocher.

Vous relierez ces champs aux champs correspondants de votre système de billetterie lors de l’étape Relier les données.

Créer les champs des données externes§

Vous ne pouvez pas seulement transférer des champs à votre système de billetterie, vous pouvez aussi afficher dans Yesplan des champs provenant de votre système de billetterie (mais sans la possibilité de les modifier). Le choix des champs que vous affichez dans Yesplan dépend de vos propres besoins et des possibilités de votre système de billetterie :

  • Demandez au producteur de votre système de billetterie ou de votre intégration de vous communiquer une liste des données susceptibles d’être affichées dans Yesplan.
  • Demandez-vous de quelles informations vous avez besoin pour pouvoir travailler facilement. Plus vous affichez d’informations, plus vous devrez lire d’informations dans Yesplan.

Après avoir décidé quels champs de données externes vous souhaitez afficher, vous pouvez créer les champs de données personnalisées destinés à les accueillir :

  1. Dans Yesplan, accédez à « Paramètres du système » > « Événements » > « Données personnalisées » en tant qu’administrateur.
  2. Créez un nouveau groupe pour votre système de billetterie ou ajoutez le champ à un groupe existant.
  3. Créez la touche en cliquant sur « Ajouter un champ » :
    • Sélectionnez le type « Données externes ».
    • Sélectionnez le type de données adéquat pour les données concernées.
    • Choisissez vous-même une étiquette claire, par exemple : « Nombre vendu ».
    • Cliquez sur « Ajouter ».
    • Double-cliquez sur le keyword du champ et donnez-lui un nom transparent, qui montre clairement sa fonction, par exemple : « billetterie_externe_vendus ».

Vous relierez ces champs aux champs correspondants de votre système de billetterie lors de l’étape Relier les données.

Astuce

Consultez la section Données externes pour en savoir plus sur les types de données disponibles.

Créer l’intégration§

Après avoir créé les champs de données personnalisées, vous pouvez créer l’intégration :

  1. Accédez à « Paramètres du système » > « Intégrations ».
  2. Cliquez sur l’icône « + » pour ajouter une intégration. Donnez un nom à ce lien, par exemple « Billetterie » ou la marque de votre système de billetterie.
  3. Cliquez sur « Ajouter » et sélectionnez « Generic Ticketing » dans le menu déroulant « Type d’intégration ».

Vous pourrez ensuite compléter les données de votre système de billetterie. À cet effet, sélectionnez le type d’authentification de votre système de billetterie : « Basic Auth » ou « OAuth 2.0 » :

  • Basic Auth :
    • Les valeurs pour « URL », « Nom d’utilisateur » et « Mot de passe » vous sont communiquées par le producteur de votre système de billetterie. Consultez Avant de commencer pour en savoir plus.
    • Cliquez sur le bouton « Actualiser » pour relier Yesplan à votre système de billetterie.
  • OAuth 2.0 :
    • Sélectionnez la valeur souhaitée pour le champ « Grant type » : « Password Credentials » ou « Client Credentials ».
    • Les valeurs pour « URL du serveur de ressources », « URL du serveur d’autorisation », « Nom d’utilisateur », « Mot de passe », « Client ID » et « Client secret » vous sont communiquées par le producteur de votre système de billetterie. Consultez Avant de commencer pour en savoir plus.
    • Cliquez sur « Vérifier » pour demander votre jeton d’accès auprès du système de billetterie.
    • Cliquez ensuite sur le bouton « Actualiser » pour relier Yesplan à votre système de billetterie.

Un message d’erreur s’affiche ? Contactez dans ce cas le producteur de votre système de billetterie ou de votre intégration. Si le lien entre les systèmes est bien établi, vous pouvez continuer la configuration de l’intégration.

Configurer le protocole§

Pour les intégrations, il est important que chaque système sache ce que prend ou ne prend pas en charge l’autre système. C’est ce que vous permet de préciser le composant « Protocoles pris en charge ». Demandez au producteur de votre système de billetterie ou de votre intégration ce que vous devez sélectionner ici :

  • Le serveur prend en charge les productions : Yesplan vous permet de configurer un groupe d’événements comme une « Production ». Si le système de billetterie prend en charge les productions, les événements de ce groupe sont convertis en représentations d’une série, en plusieurs représentations du même événement etc. Tout dépend des méthodes et concepts de votre système de billetterie.
  • Le serveur prend en charge la suppression : Après avoir cliqué sur la touche de publication, vous pouvez cliquer à nouveau sur la même touche pour révoquer cette publication. Si vous cochez cette option, votre système de billetterie prendra en charge cette commande. Le déroulement précis de l’opération varie d’un système à l’autre : suppression de l’événement, rupture du lien entre Yesplan et l’événement dans le système de billetterie etc.
  • Le serveur prend en charge la récupération des événements par mois : Si vous sélectionnez cette option, Yesplan peut récupérer chaque nuit les informations les plus récentes pour tous les futurs événements pour lesquels un lien existe entre Yesplan et le système de billetterie. Yesplan récupère alors les données de tous les éléments actifs futurs et des événements actifs du passé jusqu’à une année en arrière.

Configurer la touche de publication§

Lors de cette étape, vous définissez la touche de publication que vous souhaitez utiliser pour transférer des événements dans cette intégration. Dans le menu déroulant, sélectionnez le keyword de la touche de publication que vous avez créée plus tôt. Dans notre exemple, il s’agissait de « touche_de_publication_billetterie ».

Relier les données§

Lors de cette étape, vous définissez quelles données sont échangées :

  • lors de la publication d’un événement ;
  • lors de la publication d’une production ;
  • lors de la récupération de données externes.

Données pour la publication d’un événement§

Sous « Publier des événements – Flux de données de Yesplan vers le système de billetterie » vous trouverez d’abord les quatre champs que Yesplan transfère à tous les coups : « name », « location », « starttime » et « endtime ». Si vous souhaitez transférer une autre valeur que la valeur par défaut, vous pouvez sélectionner le keyword correspondant au champ de données personnalisées souhaité dans le menu déroulant.

Si vous souhaitez transférer d’autres champs supplémentaires, vous pouvez les ajouter en procédant comme suit :

  1. En bas de la colonne « Champ dans le système de billetterie », introduisez le nom technique du champ dans le système de billetterie, par exemple : « tickets_capacity ».
  2. Dans le menu déroulant dans la colonne « Champ dans Yesplan », sélectionnez le keyword du champ de données personnalisées dont vous voulez transférer la valeur pour ce champ, par exemple : « billetterie_capacité ». Il s’agit ici des champs que vous avez créés lors de l’étape Créer les champs supplémentaires. Veillez à ce que ce champ de données personnalisées soit du type adéquat.
  3. Si le champ de données personnalisées concerné est un menu déroulant, ce menu déroulant est activé dans la colonne « Mapping » :
    • Le système de billetterie prend-il en charge le mapping pour certains champs ? Dans ce cas, vous pouvez sélectionner l’un de ces champs dans le menu déroulant.
    • Si le mapping n’est pas pris en charge, vous ne pourrez sélectionner que la valeur « Défaut ».
  4. Cliquez sur « Ajouter ».

Remarque

Si le mapping est configuré pour un menu déroulant, le contenu de ce menu déroulant est géré dans votre système de billetterie. Consultez la section Gestion du mapping pour en savoir plus.

Données pour la publication d’une production§

Le composant « Publier des productions – Flux de données de Yesplan vers le système de billetterie » n’apparaît que si vous avez sélectionné l’option « Le serveur prend en charge les productions » dans « Protocoles pris en charge ». Il y a un champ que Yesplan communique toujours : le champ « name », qui a pour valeur le nom de l’événement ou du groupe d’événements concerné. SI vous souhaitez transférer une autre valeur pour ce champ, vous pourrez sélectionner le keyword correspondant au champ de données personnalisées adéquat dans le menu déroulant.

Si vous souhaitez transférer d’autres champs supplémentaires, vous pouvez les ajouter en procédant comme suit :

  1. En bas de la colonne « Valeur du système de billetterie », introduisez le nom technique du champ dans le système de billetterie, par exemple : « capacité ». Il s’agit ici des champs que vous avez créés lors de l’étape Créer les champs supplémentaires.
  2. Dans le menu déroulant dans la colonne « Champ dans Yesplan », sélectionnez le keyword du champ de données personnalisées dont vous voulez transférer la valeur pour ce champ, par exemple : « billetterie_capacité ».
  3. Si le champ de données personnalisées concerné est un menu déroulant, ce menu déroulant est activé dans la colonne « Mapping » :
    • Si le système de billetterie prend en charge le mapping pour certains champs, vous pouvez sélectionner l’un de ces champs dans le menu déroulant.
    • Si le mapping n’est pas pris en charge, vous ne pourrez sélectionner que la valeur « Défaut ».
  4. Cliquez sur « Ajouter ».

Remarque

Si le mapping est configuré pour un menu déroulant, vous pouvez gérer le contenu de ce menu déroulant dans votre système de billetterie. Consultez la section Gestion du mapping pour en savoir plus.

Données externes – Flux de données du système de billetterie vers Yesplan§

Le composant « Données externes – Flux de données du système de billetterie vers Yesplan » vous permet de relier des champs du système de billetterie à des champs de données personnalisées de Yesplan pour afficher dans Yesplan les valeurs des champs de votre système de billetterie :

  1. En bas de la colonne « Champ dans le système de billetterie », saisissez le nom technique du champ dans le système de billetterie, par exemple : « sold ».
  2. Dans le menu déroulant dans la colonne « Champ dans Yesplan », sélectionnez le keyword du champ de données personnalisées dont vous voulez transférer la valeur pour ce champ, par exemple : « billetterie_externe_vendus ». Il s’agit ici des champs que vous avez créés lors de l’étape Créer les champs des données externes.
  3. Cliquez sur « Ajouter ».

Utiliser l’intégration§

Une fois que tout a été configuré correctement, vous pouvez utiliser l’intégration pour transférer les données des événements à votre système de billetterie. Voici quelques directives d’ordre général, qui peuvent varier en fonction du système de billetterie que vous utilisez.

Publier un événement isolé§

Si vous souhaitez publier un événement isolé dans votre système de billetterie, nous vous conseillons de compléter au moins les données suivantes :

  • nom de l’événement ;
  • horaires.

Astuce

Si vous utilisez les champs par défaut pour les points horaires, Yesplan fonctionnera selon la logique suivante :

  • Si l’événement dispose d’un horaire avec heures de début et de fin affichées (les puces rouges), Yesplan transférera ces heures de début et de fin. Nous recommandons de travailler de cette manière.
  • Si l’événement contient un horaire avec un seul point horaire, qui ne précise que l’heure de début affichée (puce rouge), Yesplan transférera l’heure de début affichée, ainsi que le point horaire de la prochaine ligne de changement de jour.
  • Si l’événement contient un horaire avec plusieurs points horaires qui ne précisent que l’heure de début affichée (puce rouge), Yesplan transférera l’heure de début affichée, ainsi que le dernier point horaire de cet horaire. Si l’heure de début affichée est elle-même le dernier point horaire, celle-ci sera choisie également comme heure de fin et vous ne pourrez pas transférer les horaires, l’heure de début et l’heure de fin ne pouvant pas être identiques.
  • Si l’événement ne contient aucun horaire, Yesplan transférera les heures de la ligne de changement de jour.

Si Yesplan transfère la ligne de changement de jour, les heures dépendent de la configuration de la ligne de changement de jour décalé dans Yesplan. Si la ligne de changement de jour est située à 07 heures, l’heure de début sera définie à 7 heures du matin et l’heure de fin sera définie à 7 heures du matin le lendemain.

Si vous transférez des champs supplémentaires à votre système de billetterie, vous devrez encore les compléter sur l’onglet destiné à la billetterie. Une fois que c’est fait, vous pouvez cliquer sur la touche de publication.

Astuce

Après la publication, tous les champs sont à nouveau transférés à votre système de billetterie dès que vous modifiez un champ relié : c’est alors Yesplan qui domine l’intégration. Lors de cette opération, les valeurs déjà présentes dans votre système de billetterie sont remplacées par les valeurs redéfinies dans Yesplan. Modifiez donc uniquement dans Yesplan les champs supplémentaires reliés au système de billetterie.

Publier plusieurs événements à la fois§

Vous pouvez aussi publier plusieurs événements à la fois en les réunissant dans un groupe d’événements. Ils se retrouveront alors dans votre système de billetterie comme des événements individuels :

  1. Créez d’abord les différents événements. Nous conseillons de compléter au moins les données suivantes :
    • nom de l’événement,
    • horaires.
  2. Si vous transférez des champs supplémentaires au système de billetterie, vous devrez encore les compléter dans l’onglet destiné à la billetterie.
  3. Groupez ensuite les événements ou ajoutez-les à un groupe existant. Consultez la section Grouper des événements pour en savoir plus.
  4. Publiez les événements en cliquant sur la touche de publication :
    • Au niveau du groupe d’événements, utilisez le bouton « Publier tous les événements » pour transférer tous les événements en même temps.
    • Au niveau des événements, utilisez le bouton « Publier événement » pour transférer chaque événement séparément.

Astuce

Si vous utilisez les champs par défaut pour les points horaires, Yesplan fonctionnera selon la logique suivante :

  • Si l’événement dispose d’un horaire avec heures de début et de fin affichées (les puces rouges), Yesplan transférera ces heures de début et de fin. Nous recommandons de travailler de cette manière.
  • Si l’événement contient un horaire avec un seul point horaire, qui ne précise que l’heure de début affichée (puce rouge), Yesplan transférera l’heure de début affichée, ainsi que le point horaire de la prochaine ligne de changement de jour.
  • Si l’événement contient un horaire avec plusieurs points horaires qui ne précisent que l’heure de début affichée (puce rouge), Yesplan transférera l’heure de début affichée, ainsi que le dernier point horaire de cet horaire. Si l’heure de début affichée est elle-même le dernier point horaire, celle-ci sera choisie également comme heure de fin et vous ne pourrez pas transférer les horaires, l’heure de début et l’heure de fin ne pouvant pas être identiques.
  • Si l’événement ne contient aucun horaire, Yesplan transférera les heures de la ligne de changement de jour.

Si Yesplan transfère la ligne de changement de jour, les heures dépendent de la configuration de la ligne de changement de jour décalé dans Yesplan. Si la ligne de changement de jour est située à 07 heures, l’heure de début sera définie à 7 heures du matin et l’heure de fin sera définie à 7 heures du matin le lendemain.

Publier une production§

Vous pouvez grouper plusieurs événements dans une production, afin qu’ils apparaissent dans votre système de billetterie comme des représentations d’une série, plusieurs représentations du même événement, etc. L’interprétation exacte d’une production dépend entièrement de votre système de billetterie et nous n’avons aucune emprise sur cet aspect depuis Yesplan. Ci-dessous, nous décrivons simplement comment marquer un groupe d’événements comme étant une production et comment transférer celle-ci :

  1. Créez d’abord les différents événements. Nous conseillons de compléter au moins les données suivantes :

    • nom de l’événement,
    • horaires.

  2. Groupez ensuite les événements ou ajoutez-les à un groupe existant. Consultez la section Grouper des événements pour en savoir plus.

  3. Cliquez sur « Configurer comme production » dans le coin inférieur gauche de la fenêtre d’information des événements et sélectionnez la case à cocher à côté du groupe d’événements.
  4. Cliquez à nouveau sur « Configurer comme production » pour enregistrer vos modifications.
  5. Complétez – si nécessaire – encore les champs supplémentaires de l’onglet « Ticketing ».
  6. Publiez la production en cliquant sur la touche de publication (au niveau du groupe d’événements).

Attention

  • Pour transférer des productions, l’option « Le serveur prend en charge les productions » doit être sélectionnée sous « Protocoles pris en charge ». Consultez Configurer le protocole pour en savoir plus.
  • Vous devez indiquer la production avant de transférer les données.
  • Vous ne pouvez pas déplacer les productions après avoir envoyé les données.
  • Les systèmes de billetterie peuvent imposer certaines exigences supplémentaires aux événements que vous transférez sous la forme de productions. N’oubliez surtout pas de demander au producteur du système de billetterie ou de l’intégration quelle est la procédure correcte.

Modifier des événements§

Si certains champs reliés doivent être modifiés, vous devez effectuer ces modifications dans Yesplan. Après la modification d’un champ, Yesplan transfère à nouveau tous les champs à votre système de billetterie.

Attention

Ne modifiez donc pas les champs liés dans votre système de billetterie. Si vous le faites malgré tout, ces valeurs seront remplacées lors de la prochaine modification dans Yesplan.

Copier des événements§

Vous pouvez copier dans Yesplan des événements qui sont déjà reliés à votre système de billetterie. Ces nouveaux événements ne seront toutefois pas automatiquement reliés :

  • Cliquez sur la touche de publication après la copie afin de les transférer à votre système de billetterie.
  • Suivez ensuite les instructions de votre système de billetterie.

Astuce

Modifiez également les horaires des représentations si nécessaire.

Supprimer des événements§

Nous déconseillons de supprimer dans Yesplan les événements reliés au système de billetterie. Il est préférable de leur attribuer un statut, par exemple « Annulé ». En fonction de votre manière de travailler, vous pouvez aussi rompre le lien entre Yesplan et votre système de billetterie pour l’événement concerné.

Attention

Vous avez malgré tout supprimé dans Yesplan un événement relié à votre système de billetterie ? Dans ce cas, vous devrez supprimer manuellement la représentation correspondante dans votre système de billetterie.

Consulter des données provenant de votre système de billetterie§

Vous pouvez aussi afficher dans Yesplan des données provenant de votre système de billetterie (par exemple le nombre de billets vendus) si vous avez créé des champs de données personnalisées pour les accueillir. Consultez Créer les champs des données externes pour en savoir plus.

  • Les données sont récupérées automatiquement si plus d’une heure s’est écoulée depuis la dernière fois que l’onglet contenant les champs de données personnalisées a été ouvert.
  • Vous pouvez aussi récupérer les données manuellement à l’aide du bouton « Actualiser » à droite du champ.
  • Les données de tous les événements actifs sont récupérés automatiquement dans votre système de billetterie chaque nuit si l’option « Le serveur prend en charge la récupération des événements par mois » est sélectionnée dans « Protocoles pris en charge ». Consultez Configurer le protocole pour en savoir plus. Yesplan récupère alors les données de tous les éléments actifs futurs et des événements actifs du passé jusqu’à une année en arrière.

Foire aux questions (FAQ)§

Gestion du mapping§

Comment gérer les champs dont les valeurs sont complétées par le biais du mapping ?

Attention

Bien entendu, votre système de billetterie doit prendre en charge le mapping pour pouvoir être utilisé dans Yesplan.

Créer le mapping§

Si vous souhaitez, par exemple, que Yesplan récupère dans votre système de billetterie les options du menu déroulant pour la répartition des salles, exécutez les étapes suivantes dans Yesplan :

  1. Créez un champ de données personnalisées de type « Menu déroulant » avec le keyword « billetterie_repartition_salles » via « Paramètres du système » > « Événements » > « Données personnalisées ».
  2. Accédez aux paramètres de votre intégration via « Paramètres du système » > « Intégrations ».
  3. Voici ce que vous devez faire sous « Publier des événements – Flux de données de Yesplan vers le système de billetterie » :
    • En bas de la colonne « Champ dans le système de billetterie », introduisez le nom technique du champ dans le système de billetterie, par exemple : « Hall_Setup ».
    • Dans le menu déroulant dans la colonne « Champ dans Yesplan », sélectionnez le keyword du champ « billetterie_repartition_salles ». Vous ne pourrez sélectionner dans la liste que les champs de données personnalisés qui sont des menus déroulants sans valeur.
    • Dans la colonne « Mapping », complétez le champ souhaité de votre système de billetterie dans le menu déroulant. Il s’agit du champ de votre système de billetterie qui contient les options, par exemple le champ « Hall_Setup », avec les valeurs « Debout », « Petite tribune », « Grande tribune ».
    • Cliquez sur « Ajouter ».
  4. Si vous publiez les événements dans votre système de billetterie en tant que productions, répétez ces étapes dans le tableau sous « Publier des productions – Flux de données de Yesplan vers le système de billetterie ».
  5. En haut de la page, sous « Paramètres », cliquez sur le bouton « Actualiser ».

Dans Yesplan, le menu déroulant contiendra désormais les valeurs « Debout », « Petite tribune », et « Grande tribune ».

Modifier le champ mappé§

Vous avez déjà configuré le mapping pour un menu déroulant dans Yesplan, mais vous souhaitez modifier les options de ce menu déroulant.

Vous avez, par exemple, un menu déroulant « billetterie_repartition_salles » dans Yesplan, contenant les valeurs « Debout », « Petite tribune », et « Grande tribune ». Ces valeurs sont définies dans le champ « Hall_Setup » de votre système de billetterie. Vous souhaitez maintenant ajouter la valeur « Club » :

  1. Ajoutez l’option « Club » au champ « Hall_Setup » dans votre système de billetterie.
  2. Dans Yesplan, accédez aux paramètres de votre intégration via « Paramètres du système » > « Intégrations ».
  3. En haut de la page, sous « Paramètres », cliquez sur le bouton « Actualiser ».

Le menu déroulant dans Yesplan contiendra désormais les valeurs « Debout », « Petite tribune », « Grande tribune » et « Club ».

Attention

Si vous supprimez ou modifiez une valeur dans votre système de billetterie, cette valeur ne sera pas automatiquement supprimée ou modifiée pour les événements dans Yesplan. Supposons que vous remplaciez « Club » par « Salle de danse » dans votre système de billetterie et que vous mettiez à jour votre mapping :

  • Votre système de billetterie contiendra désormais la valeur « Salle de danse ».
  • S’il vous est arrivé dans le passé de sélectionner la valeur « Club » pour un événement dans Yesplan, une erreur se produira parce que Yesplan ne retrouve plus cette valeur dans le système de billetterie.
  • En raison de cette erreur, Yesplan ne pourra plus communiquer de données et ne pourra plus extraire de données externes du système de billetterie pour cet événement.

Il convient donc de bien réfléchir avant de modifier les valeurs des champs mappés dans votre système de billetterie. Les événements contenant l’ancienne valeur dans Yesplan ne pourront plus être synchronisés avec votre système de billetterie. Consultez la section Mapping non défini pour en savoir plus.

Mapping non défini§

Il peut arriver que l’intégration avec votre logiciel de billetterie ne fonctionne pas en raison d’un problème de mapping dans un menu déroulant :

  • La touche de publication de l’intégration dans la fenêtre d’information de l’événement affiche « ERROR » en cas de problème. Vous pourrez afficher le message d’erreur exact en positionnant le curseur sur la touche de publication.
  • Vous pouvez également consulter ces messages d’erreur sous « Historique » à la page de l’intégration dans les paramètres du système.

Deux types d’erreur peuvent se produire dans le mapping d’un champ :

  1. ERROR: The mapping “Hall_Setup” isn’t defined : Votre menu déroulant est mappé sur le champ « Hall_Setup » dans votre système de billetterie, mais Yesplan n’y retrouve pas ce champ.

    • Vérifiez que le champ existe réellement dans votre système de billetterie.
    • Vérifiez le nom du champ dans Yesplan et dans votre système de billetterie. « Hall_Setup » et « hall_setup », par exemple, sont des champs différents.
    • Mettez à jour l’intégration dans Yesplan en cliquant sur le bouton « Actualiser » à la page de l’intégration.

  2. ERROR: The selected value “Club” in mapping “Hall_Setup” isn’t defined : Votre menu déroulant est mappé sur le champ « Hall_Setup » dans votre système de billetterie et Yesplan retrouve ce champ. Toutefois, le menu déroulant de Yesplan contient la valeur « Club », qui est désormais introuvable dans le champ « Hall_Setup » de votre système de billetterie.

    • Ajoutez la valeur « Club » au champ « Hall_Setup » dans votre système de billetterie et actualisez l’intégration dans Yesplan.
    • Ou sélectionnez une autre valeur pour le menu déroulant concerné dans Yesplan.

Astuce

Vous pouvez éviter ces messages d’erreur en faisant preuve de prudence lors de la modification des champs mappés dans votre système de billetterie.

Vous pouvez sans soucis ajouter des valeurs à ces champs, mais la modification ou la suppression de valeurs peut engendrer des erreurs. Il peut en résulter l’impossibilité de communiquer ou de récupérer des données pour certains événements tant que vous n’avez pas résolu le problème de mapping.

Aperçu des événements (non) publiés§

Yesplan propose deux méthodes pour créer un aperçu des événements avec leur statut de publication dans votre système de billetterie : via les dataviews et via le langage de requête.

Via les dataviews§

La procédure est décrite dans les exemples de dataviews : consultez Publication des billets pour en savoir plus.

Voici ce que vous devez faire pour votre système de billetterie dans ce cas :

  • Ajoutez la touche de publication pour votre système de billetterie sous la forme d’une colonne.
  • Filtrez sur « {Touche de publication} contient éteint » pour tous les événements qui ne sont pas reliés à votre système de billetterie.
  • Filtrez sur « {Touche de publication} contient actif » pour tous les événements qui sont reliés à votre système de billetterie.

Astuce

Utilisez aussi le filtre par date dans votre dataview. En effet, si vous récupérez de nombreux événements, l’affichage de tous les événements risque de durer longtemps.

Via le langage de requête§

Les requêtes suivantes vous permettent de consulter un aperçu dans la fenêtre de recherche générale ou dans la fenêtre de recherche des événements :

  • event:{keyword-de-la-touche-de-publication}:active : Affichez tous les événements qui sont reliés à votre système de billetterie.
  • event:{keyword-de-la-touche-de-publication}:"" : Trouvez tous les événements qui ne sont pas reliés à votre système de billetterie.
  • event:{keyword-de-la-touche-de-publication}:error : Cherchez tous les événements pour lesquels le lien avec votre système de billetterie engendre une erreur.