Concepts

Avant de vous mettre au travail avec les ressources, il est utile de passer en revue les principaux concepts. En voici un aperçu.

Type de ressource

Les ressources sont les moyens assignés à nos événements. Dans le vocabulaire de Yesplan, nous disons que nous réservons des ressources pour des événements. Il existe une grande diversité d’espèces de moyens ou « Types ». Dans Yesplan, nous distinguons les types suivants :

• le matériel ;
• les collaborateurs, les ressources de type « Humain » ;
• les services, tels que places de parking ou traiteurs ;
• les ressources de type « Financier », telles que cautions ou assurances ;
• les lieux.

Vous sélectionnez le type une fois pour toutes lors de la création de la ressource.

Remarque

Un utilisateur est toujours associé à un collaborateur (ressource humaine) qui, à son tour, peut être associé à un contact de type « Personne ». Consultez Contacts, collaborateurs et utilisateurs pour en savoir plus.

Groupes de ressources

Vous pouvez répartir les ressources en groupes de ressources. Il s’agit de catégories, telles que « Technique de scène » ou « Traiteur », permettant de grouper les ressources reliées entre elles. Par exemple : les micros, les haut-parleurs, les spots et la console d’éclairage sont des ressources appartenant au groupe de ressources « Technique de scène ».

Ensembles de ressources

Vous pouvez aussi réunir plusieurs ressources dans un ensemble. Il s’agit d’une collection de plusieurs ressources que vous pouvez réserver en même temps, en une seule opération. Par exemple, vous pouvez créer un ensemble de ressources « Sono », qui permet ensuite de réserver simplement les micros, les haut-parleurs et les câbles en une seule opération.

Rôles et placeholders

Une ressource peut avoir plusieurs rôles et peut être réservée pour un événement dans l’un de ces rôles. Par exemple : Violet peut avoir plusieurs rôles au sein de l’organisation, tels qu’ingénieur du son ou machiniste, et vous pouvez la réserver pour un événement dans l’un ou l’autre rôle.

Toutefois, vous pouvez aussi réserver le rôle proprement dit – par exemple un machiniste – pour un événement. C’est ce que nous appelons dans Yesplan un « placeholder ». Un placeholder est une réservation anonyme, que vous remplacerez par une personne capable de remplir ce rôle plus tard dans le processus de planification. Par exemple : par Violet ou Ruth, qui ont toutes les deux le rôle de machiniste.

Prix et définitions de prix

En réservant des ressources, vous pouvez analyser vos frais et vos recettes grâce aux prix que vous pouvez assigner à toutes les ressources. Nous appelons « définition de prix » un ensemble de prix (coût ou prix de revient, prix de vente ou de location etc.). Une ressource peut avoir une ou plusieurs définitions de prix différentes. Lors de la réservation, vous pouvez sélectionner la définition de prix adéquate en fonction du type d’événement, des conventions, des conditions supplémentaires et ainsi de suite.

Données personnalisées

En plus des données par défaut que vous pouvez introduire pour les ressources, Yesplan vous permet de définir vos propres champs supplémentaires. C’est ce que nous appelons les « données personnalisées ». Les champs de données personnalisées sont créés par un administrateur et figurent dans un onglet au choix de la fenêtre d’information de la ressource. Les onglets supplémentaires utilisés à cet effet sont également créés par un administrateur de Yesplan.

Parfois, vous voulez soumettre l’affichage d’un champ de données personnalisées à certaines conditions. Le type et le rôle de la ressource peuvent être utilisés comme conditions pour les ressources. Vous pouvez donc utiliser des champs de données personnalisées différents pour les collaborateurs et pour le matériel.

Outre ces champs supplémentaires, que vous pouvez ajouter vous-même aux ressources, il existe un type particulier de données personnalisées : le champ de ressource. Il s’agit d’un champ de données personnalisées que vous pouvez utiliser pour la réservation d’une ressource et qui est disponible pour les événements.

Tous les détails concernant les possibilités des données personnalisées et leur gestion sont exposés dans le mode d’emploi des paramètres du système.

Astuce

• Vous pouvez retrouver facilement le keyword des champs de données personnalisées dans une fenêtre d’information en appuyant simultanément sur les touches Ctrl+Alt (Windows) ou Ctrl+Option (macOS). L’étiquette du champ sera remplacée par le keyword.
• Si vous souhaitez copier le keyword, cliquez sur l’étiquette tout en maintenant enfoncées les mêmes touches.