Réservations

Vous pouvez réserver des contacts pour des événements, par exemple comme personne de contact ou comme coordinateur d’un spectacle.

Réservation de contacts pour des événements

Vous pouvez réserver des contacts pour des événements. À cet effet, utilisez l’onglet « Contact » de l’événement ou les champs de données personnalisées du type de « Contact » (les champs de contact), que les administrateurs de Yesplan peuvent ajouter à un onglet au choix. Les contacts ajoutés via l’onglet « Contact » figurent dans une liste distincte et offrent plusieurs possibilités particulières (voir Onglet des contacts de l’événement ci-dessous).

Remarque

Contrairement aux réservations de collaborateurs, les réservations de contacts ne contiennent ni horaires, ni prix.

En réservant des contacts, vous pouvez choisir une personne, une organisation ou un lien en effectuant une recherche par nom. Au besoin, vous pouvez aussi créer directement une nouvelle personne ou une nouvelle organisation.

L’ajout d’un contact qui a déjà un ou plusieurs liens fait apparaître une option supplémentaire : « Modifier ». Celle-ci vous permet de sélectionner rapidement un autre lien pour ce contact. Si le lien d’un contact a été réservé, il vous permet aussi de passer directement à la personne ou à l’organisation.

Rôle du contact

Vous pouvez aussi ajouter un rôle à la réservation du contact. Ces rôles sont facultatifs, purement informatifs, et vous pouvez les utiliser (en plus du lien) pour indiquer ce que la personne est supposée faire. La liste des rôles de tous les contacts réservés n’est pas conservée et vous ne pouvez pas les utiliser comme critère de recherche. Les rôles des réservations de contacts sont donc très différents des rôles des ressources. Les possibilités des rôles des ressources sont plus nombreuses, notamment en matière d’administration et de recherche.

Onglet des contacts de l’événement

Les contacts ajoutés via l’onglet « Contacts » de la fenêtre d’information d’un événement figurent dans une liste distincte. Cette liste est indépendante des contacts réservés à partir des données personnalisées de cet événement. Ceux-ci ne figurent pas dans la liste de l’onglet « Contacts ».

Remarque

Vous pouvez consulter la liste des contacts ajoutés via l’onglet « Contacts » par le biais de l’API, mais pas à l’aide du langage de requête. Vous pouvez consulter la liste des contacts réservés via les données personnalisées par le biais de l’API et à l’aide du langage de requête.

Après avoir ajouté un contact via l’onglet « Contacts », vous pouvez voir s’il a été ajouté à un groupe d’événements ou à l’événement proprement dit. En consultant le groupe d’événements, vous ne verrez que les contacts de ce groupe. Mais en consultant un événement, vous verrez les contacts de cet événement en plus de ceux du groupe d’événements parent. Ces deux listes sont présentées séparément, ce qui vous permet de savoir à tout moment à quel élément le contact a été ajouté : à l’événement proprement dit ou au groupe d’événements.

Après avoir ajouté des contacts à un événement par le biais de l’onglet « Contacts », vous pouvez les trier dans l’ordre de votre choix par glisser-déposer. Vous ne pourrez toutefois déplacer les contacts qu’au sein de leur propre liste. Vous ne pouvez pas classer un contact ajouté à un groupe d’événements dans la liste des contacts ajoutés à l’événement proprement dit. L’ordre défini ici sera conservé lors de la consultation de ces contacts par le biais de l’API Web (/event/{id}/contactbookings).

Réservation de contacts pour des ressources ou des contacts

Vous pouvez aussi réserver des contacts pour des ressources. La méthode utilisée est la même que lors des réservations pour des événements. Les ressources ont leur propre onglet « Contacts », à l’instar des événements, mais les réservations de ressources n’en ont pas. Les deux offrent toutefois la possibilité d’utiliser des champs de contact comme champs de données personnalisées dans des onglets distincts.

Vous pouvez également réserver les contacts pour des contacts et des réservations de contacts, mais uniquement par le biais des données personnalisées. La méthode utilisée est la même que lors des réservations pour des événements ou des ressources.

Vous pouvez aussi rechercher les réservations des contacts à l’aide du langage de requête. Le chapitre sur le langage de requête présente une description détaillée des possibilités spécifiques des requêtes pour la recherche de réservations de contacts.

Remarque

Lors de la recherche de réservations de contacts pour une ressource, un contact ou un événement, le système affiche aussi les réservations ajoutées pour ces éléments par le biais des données personnalisées.

Aperçu des réservations du contact

Vous retrouverez toutes les réservations d’un contact dans l’onglet « Réservations » de la fenêtre d’information du contact. Lors de l’ouverture de l’onglet, la liste par défaut affiche uniquement les réservations de ce contact pour des événements. Par défaut, les réservations sont d’ailleurs triées par date de l’événement (le plus récent en haut). Vous pouvez limiter la recherche dans le temps (avant, après ou entre deux dates données).

Vous pouvez aussi rechercher les contacts réservés pour des ressources ou des contacts (en modifiant le filtre). Vous pouvez en outre trier les résultats par nom ou par date de création de la réservation. Il est possible de trier les réservations pour l’événement par date de l’événement ou par date de réservation du contact (en cochant « Trier les événements par date de réservation du contact »).

Remarque

Pour afficher cet onglet, vous devez avoir les capacités requises. Ce paramètre est configuré par un administrateur de Yesplan.

Vous pouvez aussi rechercher les réservations des contacts à l’aide du langage de requête. Le chapitre sur le langage de requête présente une description détaillée des possibilités spécifiques des requêtes pour la recherche de réservations de contacts.

Remarque

Lors de la recherche de réservations de contacts pour une ressource, un contact ou un événement, le système affiche aussi les réservations ajoutées pour ces éléments par le biais des données personnalisées.