Importations

Si vous devez ajouter de nombreux événements, contacts ou ressources à Yesplan, il est parfois plus pratique de les créer dans un fichier CSV que vous importez par la suite.

Mettre à jour des contacts§

Si vous ne souhaitez pas importer de nouveaux contacts, mais plutôt modifier des contacts existants par lots, lisez le mode d’emploi relatif à la modification des informations des contacts dans un logiciel externe.

Importation de contacts§

Yesplan vous permet d’importer des contacts en utilisant un fichier d’importation. Vous créez vous-même ce fichier sur votre ordinateur, pour le téléverser ensuite dans Yesplan. Voici les différentes étapes de l’importation des contacts :

Créer le fichier d’importation§

Les contacts sont importés à l’aide d’un fichier CSV. Vous pouvez créer ce fichier CSV à l’aide du modèle d’importation de contacts. Ce modèle est un fichier Excel contenant les explications relatives à la structure du format prévu, ainsi que quelques exemples pour vous mettre sur la voie.

Attention

Les champs de date et d’heure du fichier CSV doivent respecter le format de date et le format horaire de votre installation Yesplan, que vous pouvez configurer sous « Paramètres du système » > « Préférences système ».

Les formats de date :
- « Jour Mois Année » : jj-mm-aaaa
- « Mois Jour Année » : mm/jj/aaaa
- « Année Mois Jour » : aaaa-mm-jj
Les formats horaires :
- « Format 24 h » : hh:mm
- « Format 12 h » : hh:mm a

Le modèle comprend les feuilles de calcul suivantes :

Mode d’emploi : Cette feuille de calcul présente un aperçu, à l’aide de plusieurs exemples, des colonnes à compléter pour importer des personnes, des organisations et des liens. Vous y trouverez également des explications relatives aux valeurs prévues pour chacune des colonnes.
Données personnalisées : Cette feuille de calcul explique comment vous pouvez importer des champs de données personnalisées.
Adresses multiples : Yesplan prend en charge plusieurs adresses par contact. Cette feuille de calcul explique comment vous pouvez importer des adresses multiples pour chaque contact.
Liste des pays : Cette feuille de calcul présente un aperçu de tous les pays connus dans Yesplan, ainsi que des codes de pays correspondants.
Liste des langues : Cette feuille de calcul présente un aperçu de toutes les langues connues dans Yesplan, ainsi que des codes de langue correspondants.
Fiche de saisie vierge : Cette feuille de calcul contient toutes les colonnes qui peuvent être importées. Vous pouvez commencer par cette feuille de calcul pour introduire vos contacts et compléter ensuite les colonnes, au besoin, en ajoutant vos propres champs de données personnalisées.

Attention

Yesplan s’attend à un fichier CSV lors de l’importation, plutôt qu’à un fichier Excel. Vous devez d’abord exporter au format CSV la feuille de calcul qui contient les contacts. Dans Excel, vous pouvez le faire en choisissant l’option « Enregistrer sous » du menu « Fichier » et en sélectionnant ensuite le format « CSV ».

Importation dans Yesplan§

Vous pouvez importer des contacts dans Yesplan via « Paramètres du système » > « Importations » > « Contacts ».

Vous devez compléter les champs suivants lors du téléversement du fichier :

Encodage : Le character encoding (codage des caractères ou codage du texte) du fichier CSV utilisé pour l’importation. Yesplan prend en charge trois codages : « CSV (UTF-8) », « MS-DOS CSV (Latin1) » et « Macintosh CSV (MacRoman) ». Il est important de choisir l’encodage adéquat pour garantir la lecture correcte des caractères spéciaux (tels que é, è, ç, ø…). Si ces caractères sont affichés incorrectement dans Yesplan après l’importation, il est préférable de relancer l’importation avec l’encodage correct.
Importer comme utilisateur : L’utilisateur Yesplan qui sera le propriétaire des contacts importés.
Sélectionner fichier : Sélectionnez le fichier CSV contenant les contacts dans votre ordinateur. Cliquez ensuite sur « Importer ».

Remarque

Yesplan importera les contacts en tâche de fond. Vous ne verrez donc pas immédiatement le résultat de l’importation.

Consulter les résultats§

Après le traitement du fichier d’importation, vous pourrez consulter le résultat sous le formulaire. Vous y verrez les détails et les éventuels avertissements ou messages d’erreur concernant l’importation.

Une ligne est en outre ajoutée à l’historique des importations (dans la colonne de droite). À partir de cet historique, vous pourrez à tout instant consulter les résultats, annuler des importations ou supprimer des éléments de la liste :

Afficher les résultats : Consulter les détails et les éventuels avertissements ou messages d’erreur concernant l’importation.
Supprimer X contacts : Annulez l’importation en supprimant tous les X nouveaux contacts. En raison de l’impact important que peut avoir cette opération, vous devrez confirmer la commande.
Supprimer de l’historique : Supprimer la ligne de la liste d’importations. Cela est possible uniquement pour les importations qui n’ont ajouté aucun contact. Notez par ailleurs que Yesplan supprimera automatiquement d’anciennes importations de la liste à intervalles réguliers.

Attention

Yesplan détectera automatiquement les doublons pour les contacts importés. Ce calcul pouvant s’avérer plutôt intensif, cette détection aura lieu la nuit, pour ne pas perturber le fonctionnement optimal de Yesplan. Après une importation pour laquelle les doublons n’ont pas encore été détectés, la colonne « Résultats » affichera la mention « Calcul des doublons prévu pour cette nuit. ». Après la détection des doublons, il n’y aura plus aucune mention.

Après une importation réussie, le nombre de contacts importés est affiché, ainsi que certains avertissements éventuels. Les avertissements affichent les informations qui n’ont pas pu être importées en raison d’une erreur dans le fichier. Le cas échéant, vous pouvez modifier le fichier et l’importer à nouveau.

Attention

N’oubliez pas de cliquer d’abord sur « Supprimer X contacts » à côté de l’importation ratée dans l’historique, afin de pouvoir recommencer à zéro. Si vous ne le faites pas, les mêmes contacts seront importés à nouveau.

Certaines erreurs empêchent totalement d’exécuter l’importation (par exemple parce que des champs obligatoires sont manquants). Consultez la liste des avertissements et apportez les modifications requises au fichier.

Remarque

Si votre fichier CSV contient des étiquettes de contact qui n’existent pas encore dans Yesplan, celles-ci seront néanmoins importées dans Yesplan, même si vous avez sélectionné « Ne pas autoriser les utilisateurs à ajouter de nouvelles étiquettes » sous « Paramètres du système » > « Contacts » > « Étiquettes ».

Yesplan signalera cette modification dans les résultats après l’importation. Si vous ne souhaitez pas ajouter ces étiquettes, les possibilités suivantes s’offrent à vous :

Soit vous supprimez de l’historique les contacts ajoutés à l’aide du fichier d’importation et vous modifiez ensuite le fichier d’importation.
Soit vous supprimez les étiquettes inconnues des contacts importés.

Mettre à jour des ressources§

Si vous ne souhaitez pas importer de nouvelles ressources, mais plutôt modifier les définitions de prix de ressources existantes par lots, lisez le mode d’emploi relatif à la mise à jour des définitions de prix par lots.

Importer les ressources§

Yesplan vous permet d’importer des ressources en utilisant un fichier d’importation. Vous créez vous-même ce fichier sur votre ordinateur, pour le téléverser ensuite dans Yesplan. Voici les différentes étapes de l’importation des ressources :

Remarque

Les groupes de ressources et les rôles correspondants doivent exister avant l’importation des ressources : ils ne sont pas créés automatiquement lors de l’importation des ressources.

Créer le fichier d’importation§

Les ressources sont importées à l’aide d’un fichier CSV. Vous pouvez créer ce fichier CSV à l’aide du modèle d’importation de ressources. Ce modèle est un fichier Excel contenant les explications relatives à la structure du format prévu, ainsi que quelques exemples pour vous mettre sur la voie.

Attention

Les champs de date et d’heure du fichier CSV doivent respecter le format de date et le format horaire de votre installation Yesplan, que vous pouvez configurer sous « Paramètres du système » > « Préférences système ».

Les formats de date :
- « Jour Mois Année » : jj-mm-aaaa
- « Mois Jour Année » : mm/jj/aaaa
- « Année Mois Jour » : aaaa-mm-jj
Les formats horaires :
- « Format 24 h » : hh:mm
- « Format 12 h » : hh:mm a Le modèle comprend les feuilles de calcul suivantes :

Mode d’emploi : cette feuille de calcul explique comment utiliser le modèle d’importation pour importer des ressources.
Fiche de saisie avec explications : Cette feuille de calcul présente un aperçu, à l’aide de plusieurs exemples, des colonnes à compléter pour importer des ressources. Vous y trouverez également des explications relatives aux valeurs prévues pour chacune des colonnes.
Données personnalisées : Cette feuille de calcul explique comment vous pouvez importer des champs de données personnalisées.
Fiche de saisie vierge : Cette feuille de calcul contient toutes les colonnes qui peuvent être importées. Vous pouvez commencer par cette feuille de calcul pour introduire vos ressources et compléter ensuite les colonnes, au besoin, en ajoutant vos propres champs de données personnalisées.

Attention

Yesplan s’attend à un fichier CSV lors de l’importation, plutôt qu’à un fichier Excel. Vous devez d’abord exporter au format CSV la feuille de calcul qui contient les ressources. Dans Excel, vous pouvez le faire en choisissant l’option « Enregistrer sous » du menu « Fichier » et en sélectionnant ensuite le format « CSV ».

Importation dans Yesplan§

Vous pouvez importer des ressources dans Yesplan via « Paramètres du système » > « Importations » > « Ressources ».

Vous devez compléter les champs suivants lors du téléversement du fichier :

Encodage : Le character encoding (codage des caractères ou codage du texte) du fichier CSV utilisé pour l’importation. Yesplan prend en charge trois codages : « CSV (UTF-8) », « MS-DOS CSV (Latin1) » et « Macintosh CSV (MacRoman) ». Il est important de choisir l’encodage adéquat pour garantir la lecture correcte des caractères spéciaux (tels que é, è, ç, ø…). Si ces caractères sont affichés incorrectement dans Yesplan après l’importation, il est préférable de relancer l’importation avec un autre encodage.
Importer comme utilisateur : L’utilisateur Yesplan qui sera le propriétaire des ressources importées.
Sélectionner fichier : Sélectionnez le fichier CSV contenant les ressources dans votre ordinateur. Cliquez ensuite sur « Importer ».

Remarque

Yesplan importera les ressources en tâche de fond. Vous ne verrez donc pas immédiatement le résultat de l’importation.

Consulter les résultats§

Après le traitement du fichier d’importation, vous pourrez consulter le résultat sous le formulaire. Vous y verrez les détails et les éventuels avertissements ou messages d’erreur concernant l’importation.

Une ligne est en outre ajoutée à l’historique des importations (dans la colonne de droite). À partir de cet historique, vous pourrez à tout instant consulter les résultats, annuler des importations ou supprimer des éléments de la liste :

Afficher les résultats : Consulter les détails et les éventuels avertissements ou messages d’erreur concernant l’importation.
Supprimer X ressources : Annulez l’importation en supprimant toutes les X nouvelles ressources. En raison de l’impact important que peut avoir cette opération, vous devrez confirmer la commande.
Supprimer de l’historique : Supprimer la ligne de la liste d’importations. Cela est possible uniquement pour les importations qui n’ont ajouté aucune ressource. Notez par ailleurs que Yesplan supprimera automatiquement d’anciennes importations de la liste à intervalles réguliers.

Après une importation réussie, le nombre de ressources importées est affiché, ainsi que certains avertissements éventuels. Les avertissements affichent les informations qui n’ont pas pu être importées en raison d’une erreur dans le fichier. Le cas échéant, vous pouvez modifier le fichier et l’importer à nouveau.

Attention

N’oubliez pas de cliquer d’abord sur « Supprimer X ressources » à côté de l’importation ratée dans l’historique, afin de pouvoir recommencer à zéro. Si vous ne le faites pas, les mêmes ressources seront importées à nouveau.

Certaines erreurs empêchent totalement d’exécuter l’importation (par exemple parce que des champs obligatoires sont manquants). Consultez la liste des avertissements et apportez les modifications requises au fichier.

Importer des événements§

Yesplan vous permet d’importer des événements en utilisant un fichier d’importation. Vous créez vous-même ce fichier sur votre ordinateur, pour le téléverser ensuite dans Yesplan. Voici les différentes étapes de l’importation des événements :

Remarque

Les lieux et profils correspondants doivent exister avant l’importation des ressources : ils ne sont pas créés automatiquement lors de l’importation des événements.

Créer le fichier d’importation§

Les événements sont importés à l’aide d’un fichier CSV. Vous pouvez créer ce fichier CSV à l’aide du modèle d’importation d’événements. Ce modèle est un fichier Excel contenant les explications relatives à la structure du format prévu, ainsi que quelques exemples pour vous mettre sur la voie.

Attention

Les champs de date et d’heure du fichier CSV doivent respecter le format de date et le format horaire de votre installation Yesplan, que vous pouvez configurer sous « Paramètres du système » > « Préférences système ».

Les formats de date :
- « Jour Mois Année » : jj-mm-aaaa
- « Mois Jour Année » : mm/jj/aaaa
- « Année Mois Jour » : aaaa-mm-jj
Les formats horaires :
- « Format 24 h » : hh:mm
- « Format 12 h » : hh:mm a

Le modèle comprend les feuilles de calcul suivantes :

Mode d’emploi : Cette feuille de calcul explique comment utiliser le modèle d’importation pour importer des événements.
Fiche de saisie avec explications : Cette feuille de calcul présente un aperçu, à l’aide de plusieurs exemples, des colonnes à compléter pour importer des événements. Pour chacune des colonnes, les valeurs prévues sont expliquées.
Données personnalisées : Cette feuille de calcul explique comment vous pouvez importer des champs de données personnalisées.
Fiche de saisie vierge : Cette feuille de calcul contient toutes les colonnes qui peuvent être importées. Vous pouvez commencer par cette feuille de calcul pour introduire vos événements et compléter ensuite les colonnes, au besoin, en ajoutant vos propres champs de données personnalisées.

Attention

Yesplan s’attend à un fichier CSV lors de l’importation, plutôt qu’à un fichier Excel. Vous devez d’abord exporter au format CSV la feuille de calcul qui contient les événements. Dans Excel, vous pouvez le faire en choisissant l’option « Enregistrer sous » du menu « Fichier » et en sélectionnant ensuite le format « CSV ».

Importation dans Yesplan§

Vous pouvez importer des événements dans Yesplan via « Paramètres du système » > « Importations » > « Événements ».

Vous devez compléter les champs suivants lors du téléversement du fichier :

Encodage : Le character encoding (codage des caractères ou codage du texte) du fichier CSV utilisé pour l’importation. Yesplan prend en charge trois codages : « CSV (UTF-8) », « MS-DOS CSV (Latin1) » et « Macintosh CSV (MacRoman) ». Il est important de choisir l’encodage adéquat pour garantir la lecture correcte des caractères spéciaux (tels que é, è, ç, ø…). Si ces caractères sont affichés incorrectement dans Yesplan après l’importation, il est préférable de relancer l’importation avec l’encodage correct.
Importer comme utilisateur : L’utilisateur Yesplan qui sera le propriétaire des événements importés.
Sélectionner fichier : Sélectionnez le fichier CSV contenant les événements dans votre ordinateur. Cliquez ensuite sur « Importer ».

Remarque

Yesplan importera les événements en tâche de fond. Vous ne verrez donc pas immédiatement le résultat de l’importation.

Consulter les résultats§

Après le traitement du fichier d’importation, le résultat est affiché sous le formulaire. Vous y verrez les détails et les éventuels avertissements ou messages d’erreur concernant l’importation.

Une ligne est en outre ajoutée à l’historique des importations (dans la colonne de droite). À partir de cet historique, vous pourrez à tout instant consulter les résultats, annuler des importations ou supprimer des éléments de la liste :

Afficher les résultats : Consulter les détails et les éventuels avertissements ou messages d’erreur concernant l’importation.
Supprimer X événements : Annulez l’importation en supprimant tous les X nouveaux événements. En raison de l’impact important que peut avoir cette opération, vous devrez confirmer la commande.
Supprimer de l’historique : Supprimer la ligne de la liste d’importations. Cela est possible uniquement pour les importations qui n’ont ajouté aucun événement. Notez par ailleurs que Yesplan supprimera automatiquement d’anciennes importations de la liste à intervalles réguliers.

Après une importation réussie, le nombre d’événements importés est affiché, ainsi que certains avertissements éventuels. Les avertissements affichent les informations qui n’ont pas pu être importées en raison d’une erreur dans le fichier. Le cas échéant, vous pouvez modifier le fichier et l’importer à nouveau.

Attention

N’oubliez pas de cliquer d’abord sur « Supprimer X événements » à côté de l’importation ratée dans l’historique, afin de pouvoir recommencer à zéro. Si vous ne le faites pas, les mêmes événements seront importés à nouveau.

Certaines erreurs empêchent totalement d’exécuter l’importation (par exemple parce que des champs obligatoires sont manquants). Consultez la liste des avertissements et apportez les modifications requises au fichier.

Remarque

Si votre fichier CSV contient des étiquettes d’événement qui n’existent pas encore dans Yesplan, celles-ci seront néanmoins importées dans Yesplan, même si vous avez sélectionné « Ne pas autoriser les utilisateurs à ajouter de nouvelles étiquettes » sous « Paramètres du système » > « Événements » > « Étiquettes ».

Yesplan signalera cette modification dans les résultats après l’importation. Si vous ne souhaitez pas ajouter ces étiquettes, les possibilités suivantes s’offrent à vous :

Soit vous supprimez de l’historique les événements ajoutés à l’aide du fichier d’importation et vous modifiez ensuite le fichier d’importation.
Soit vous supprimez les étiquettes inconnues des événements importés.