Roosters publiceren
Je kan vanuit de Teamplanner roosters publiceren. Hieronder vind je een overzicht van de voordelen en de stappen om deze functionaliteit te activeren.
Voordelen§
Het publiceren van roosters biedt verschillende voordelen:
- De werkplanning van een team wordt gemaakt als klad. De roosterplanner beslist wanneer een rooster gepubliceerd wordt. Dat betekent dat het rooster voor medewerkers verschijnt vanaf een bepaalde datum en niet eerder.
- Je kan roosters communiceren via de Yesplan App, die geoptimaliseerd is voor browsers op smartphones, tablets en laptops/desktops. Medewerkers kunnen daar hun gepubliceerde roosters raadplegen, evenementen in hun rooster bekijken en via meldingen op de hoogte blijven van veranderingen.
- Je kan meldingen per e-mail instellen.
- Je beslist zelf voor welke teams je de roosters publiceert.
- Je kan bij de tellers in de Teamplanner ongepubliceerde roosters mee in rekening brengen of net niet.
Bovendien kan je het icoon van de Teamplanner in het navigatiemenu verbergen via rechtensjablonen. Op die manier kan je bijvoorbeeld enkel de roosterplanners toegang geven tot de Teamplanner. Om de roosters te raadplegen kunnen andere medewerkers dan terecht in de Yesplan App, of gebruik maken van de iCalendar feed.
Let op
In de Teamplanner, iCalendar feed, zoektaal en API verschijnen onbeschikbaarheden altijd. In de Yesplan App verschijnen ze voor medewerkers pas bij het publiceren van de roosters waarin ze voorkomen.
Tip
Met timesheets kunnen medewerkers hun gewerkte uren registreren via de Yesplan App.
Timesheets maken deel uit van de optionele uitbreiding van Teamplanner, Teamplanner+. Indien je interesse hebt in de module Teamplanner+, neem dan contact op met support@yesplan.be.
Stap 1 – teams (optioneel)§
We raden aan om teams aan te maken voor de Teamplanner. Teams komen typisch overeen met de diverse afdelingen in je organisatie. Op die manier kan je makkelijk roosterplanners toewijzen per team (techniekers, horeca enz.). Je kan ook teams structureren en werken met subteams.
Is dit te complex? Maak dan geen teams aan en wijs een roosterplanner toe aan de volledige organisatie. In dat geval zal die de roosters kunnen publiceren van elke medewerker in de Teamplanner.
Tip
- Je kan teams aanmaken in “Systeeminstellingen” > “Teamplanner” > “Teams”.
- Zie Teams beheren voor meer informatie.
Stap 2 – roosterpublicatie activeren§
Bepaal per team of je roosterpublicatie wil gebruiken.
Tip
- Je kan roosterpublicatie aanzetten in “Systeeminstellingen” > “Teamplanner” > “Roosterpublicatie” (of “Roosters en timesheets” indien je de Teamplanner+ module hebt).
- Zie Roosterpublicatie gebruiken voor meer informatie.
Stap 3 – roosterplanners§
Als je een roosterplanner toewijst aan een team, dan kan hij/zij de roosters publiceren van al de medewerkers in dat team én de subteams (als roosterpublicatie ingeschakeld is voor deze teams).
Heeft een team geen roosterplanner en is roosterpublicatie ingeschakeld voor dat team? Dan publiceert Yesplan op zondagavond automatisch hun rooster voor de komende zeven dagen.
Tip
- Je kan roosterplanners toewijzen in “Systeeminstellingen” > “Teamplanner” > “Roosterpublicatie” (of “Roosters en timesheets” indien je de Teamplanner+ module hebt).
- Zie Roosterplanners toewijzen voor meer informatie.
Stap 4 – de Yesplan App§
Ben je een roosterplanner? Dan kan je nu vanuit de Teamplanner roosters publiceren. Zie Roosters publiceren om te leren hoe je dat doet.
Eens je het onder de knie hebt, kan je aan je medewerkers communiceren dat de roosters beschikbaar zijn in de Yesplan App, die geoptimaliseerd is voor browsers op smartphones, tablets en laptops/desktops.
Tip
Zie Yesplan App voor meer informatie.
Stap 5 – zichtbaarheid van de Teamplanner (optioneel)§
De roosterplanner publiceert nu de roosters en de medewerkers bekijken die in de Yesplan App. Je kan nu beslissen om enkel de roosterplanners toegang te geven tot de Teamplanner:
- Ga naar “Systeeminstellingen” > “Gebruikers” > “Rechtensjablonen”.
- Overloop elk van de sjablonen en deselecteer in de kolom “Toelating om te bekijken” de checkbox naast “Teamplanner” indien gewenst.
Let op
- De zichtbaarheid van de Teamplanner is toegevoegd aan elk rechtensjabloon en staat daar standaard ook geselecteerd. Overloop dus zeker al de sjablonen.
- Een medewerker moet de Teamplanner kunnen zien om als roosterplanner toegewezen te worden.
Stap 6 – integraties (optioneel)§
Gebruik je een integratie om de roosters van medewerkers te tonen? Hou er dan rekening mee dat die integratie het concept gepubliceerd moet implementeren. Om die integraties correct te laten werken met roosterpublicatie, moet je boekingen bij het opvragen via de REST API filteren via het attribuut unpublished.