Contactgegevens aanpassen in externe software

Het is vaak wenselijk om bepaalde gegevens van een ruime selectie van contacten samen aan te passen in een aparte lijst, zoals bijvoorbeeld in Excel. Dit kan handig zijn om adressen van een set mensen te veranderen, om custom data aan te vullen, om labels juist te zetten enz. Je kan de contacten hiervoor exporteren uit Yesplan, vervolgens het geëxporteerde bestand aanpassen in externe software (bijvoorbeeld in Excel), en ten slotte het aangepaste bestand terug importeren in Yesplan waarbij de gewijzigde contacten bijgewerkt worden.

Opmerking

Het is niet mogelijk om in éénzelfde bestand zowel personen, organisaties als links aan te passen. Indien je bijvoorbeeld zowel personen als organisaties wil aanpassen, dan zal je dit moeten doen aan de hand van twee bestanden, eentje voor de personen en eentje voor de organisaties.

Stap 1 – contacten exporteren uit Yesplan

Per type van contact dat je wil aanpassen – personen, organisaties of links – zal je over een bestand moeten beschikken in het juiste formaat om dit later terug in Yesplan te kunnen invoeren. Een dergelijk bestand kan je verkrijgen door de resultaten van een zoekopdracht te exporteren in het algemene zoekvenster in Yesplan.

Let op

Als je deze export uitvoert als een gewone gebruiker zal het bestand mogelijk kolommen bevatten met de waarde “---” omdat je het customdataveld in kwestie niet kan zien in Yesplan.

We raden daarom aan om de resources altijd te exporteren als beheerder.

Om contacten van een bepaald type op te vragen gebruik je een zoekopdracht die de contacten van dat bepaalde type teruggeeft.

Enkele voorbeelden:

• Om alle personen uit België te exporteren gebruiken we de zoekopdracht person:country:BE.
• Om alle organisaties te exporteren gebruiken we de zoekopdracht organisation:*:*.
• Om alle contactlinks van de organisatie ‘Yesplan’ te exporteren gebruiken we de zoekopdracht contactlink:name:Yesplan.

Lees meer over de mogelijkheden in de handleiding van de zoektaal.

Als je de gewenste resultaten hebt, selecteer je onderaan het zoekvenster een geschikte encodering (UTF-8, MS-DOS of Mac, naargelang het platform waarop je werkt), klik je op “Exporteer…” en selecteer je vervolgens “Exporteer alle contacten”. Yesplan zal een CSV-bestand klaarstomen dat de gekozen contacten bevat. Als dit klaar is (dit duurt enkele seconden) kan je het bestand downloaden.

Stap 2 – contacten aanpassen

Het CSV-bestand dat je in stap 1 gedownload hebt, open je op je computer in een programma dat dit soort bestanden kan lezen. Dit kan bijvoorbeeld in Excel. Maak de gewenste wijzigingen of aanvullingen aan de contactgegevens en sla het gewijzigde bestand op:

• De eerste rij van het CSV-bestand bevat de namen van de velden van het bestand, de kolomtitels. Het is belangrijk dat je deze kolomtitels niet aanpast, zoniet zal Yesplan het bestand niet meer kunnen interpreteren.
• Alle andere rijen van het bestand bevatten de gegevens van de contacten, telkens één rij per contact.
• Het CSV-bestand uit stap 1 bevat ook velden met de kolomtitels “per_id”, “org_id” en “lnk_id”. Deze kolommen bevatten de identificatienummers van het contact in Yesplan. Het is belangrijk dat je de waarden van deze velden niet aanpast, zoniet zal Yesplan het bestand niet meer correct kunnen interpreteren.

Let op

Datum- en tijdvelden in het CSV-bestand moeten het datumformaat en de tijdnotatie van je Yesplan-installatie volgen, die je kan instellen in “Systeeminstellingen” > “Systeemvoorkeuren”.

• De formaten voor datums:
  • “Dag Maand Jaar”: dd-mm-jjjj
  • “Maand Dag Jaar”: mm/dd/jjjj
  • “Jaar Maand Dag”: jjjj-mm-dd
• De tijdnotaties:
  • “24-uursnotatie”: uu:mm
  • “12-uursnotatie”: u:mm a

Vooraleer je de contacten kunt bijwerken in Yesplan is het noodzakelijk dat je alle kolommen verwijdert die niet gerelateerd zijn aan het type van contact dat je aan het aanpassen bent.

Tip

Excel zal bij het openen van een CSV-bestand de gegevens automatisch proberen te interpreteren. Zo zal een veld met enkel cijfers beschouwd worden als een getal, en Excel verwijdert vervolgens nullen aan het begin van dat getal. Bij telefoonnummers bijvoorbeeld kan dat een probleem geven (‘0456…’ wordt bijvoorbeeld ‘456…’).

Je kan dit omzeilen door het CSV-bestand niet te openen met Excel, maar door het te importeren in Excel. Open een nieuw bestand in Excel en kies voor importeren uit het menu “Bestand”. Volg de wizard, en bij de stap waar je het gegevenstype per kolom kunt instellen, kies je voor die bewuste kolommen voor het type “Tekst”. Op die manier worden cijfercombinatie niet beschouwd als getallen en behouden ze eventuele nullen aan het begin.

Stap 3 – overbodige kolommen verwijderen

De export van contactgegevens uit Yesplan bevat een aantal bijkomende velden om extra context te geven aan de informatie die je krijgt. Het is bijvoorbeeld bij contactlinks zeer nuttig om ook de informatie van de gelinkte persoon en organisatie te krijgen. Echter, dit wil zeggen dat je in het geëxporteerde CSV-bestand ook velden zal aantreffen die geen deel uitmaken van de basisinformatie van het type contact (personen, organisaties of links) die je opgevraagd hebt met de zoekopdracht.

Bijvoorbeeld, het resultaat van de zoekopdracht person:country:BE is een lijst met enkel de personen die aan die voorwaarden voldoen, maar het geëxporteerde CSV-bestand bevat voor elk van die personen ook velden met de informatie van de standaardlink en de organisatie van deze link (indien er een standaardlink bestaat).

Deze bijkomende velden (kolommen) zijn nuttig bij een exportbestand, maar ze zijn overbodig bij het terug importeren in Yesplan. Vooraleer we de contacten kunnen bijwerken in Yesplan zullen we die overbodige kolommen manueel dienen te verwijderen. Indien je dit niet doet, dan zal het bestand bij het invoeren in Yesplan geweigerd worden.

Per type zijn dit de velden die je moet verwijderen:

• Aanpassen van personen:

  • Verwijder alle kolommen met een kolomtitel die begint met “org_” of “lnk_” (inclusief “org_id” en “lnk_id”).
  • Let op, laat de kolom “HR” staan.

• Aanpassen van organisaties:

  • Verwijder alle kolommen met een kolomtitel die begint met “per_” of “lnk_” (inclusief “per_id” en “lnk_id”).
  • Verwijder de kolom “HR”.

• Aanpassen van contactlinks:

  • Verwijder alle kolommen met een kolomtitel die begint met “per_” of “org_” (inclusief “per_id” en “org_id”).
  • Verwijder de kolom “HR”.

Sla het bestand – met je aanpassingen en zonder de overbodige kolommen – op als CSV-bestand.

Let op

Yesplan verwacht een CSV-bestand bij het importeren en géén Excel-bestand. Je dient het werkblad dat de contacten bevat eerst te exporteren naar het CSV-formaat. In Excel doe je dit door in het menu “Bestand” de optie “Opslaan als…” te kiezen en vervolgens als formaat “CSV” te selecteren.

Stap 4 – contacten bijwerken in Yesplan

Contacten bijwerken in Yesplan doe je “Systeeminstellingen” >”Contacten” > “Importeren”. Je vindt er een formulier om het CSV-bestand up te loaden. Je kan er de volgende parameters invullen:

• Contacten importeren: Kies in deze keuzelijst het type contacten dat je wilt bijwerken: “Personen bijwerken”, “Organisaties bijwerken” of “Links bijwerken”.
• Encodering: De character encoding (teken-encodering of tekst-encodering) van het CSV-bestand dat als invoer dient. Yesplan ondersteunt drie encoderingen: “CSV (UTF-8)”, “MS-DOS CSV (Latin1)” en “Macintosh CSV (MacRoman)”. De juiste keuze van encodering is belangrijk om ervoor te zorgen dat speciale karakters (zoals bijvoorbeeld é, è, ç, ø enz.) juist ingelezen worden. Indien deze karakters na het bijwerken foutief verschijnen in Yesplan probeer je best de import opnieuw met de juiste encodering.
• Importeer als gebruiker: De Yesplan gebruiker die de eigenaar zal zijn van de geïmporteerde contacten.
• Selecteer bestand: Kies het CSV-bestand met de aangepaste contacten op je computer.

Yesplan zal het importeren van de contacten op de achtergrond uitvoeren. Je zal dus niet onmiddellijk het resultaat van het bijwerken te zien krijgen.

Als de contacten bijgewerkt zijn zal het resultaat verschijnen in een lijst (in de rechterkolom). Deze lijst heeft de volgende mogelijkheden:

• Toon resultaten: Bekijk de details en de eventuele waarschuwingen of foutboodschappen van de import.
• Herstel: Maak alle aanpassingen aan de contacten terug ongedaan. Enkel de aanpassingen die je aangebracht had in het CSV-bestand zullen hersteld worden naar de waarde die ze daarvoor hadden. Vermits dit een grote impact kan hebben, zal je de actie moeten bevestigen.
• Verwijder uit historiek: Verwijder de rij uit de lijst van imports. Dit kan enkel voor imports waarbij geen contacten zijn toegevoegd. Merk ook op dat Yesplan op geregelde tijdststippen oude imports automatisch uit de lijst zal verwijderen.

Let op

Yesplan zal automatisch een detectie van duplicaten uitvoeren voor de contacten die je importeert. Aangezien deze berekening vrij intensief kan zijn, zal deze ‘s nachts plaatsvinden om de optimale werking van Yesplan niet te hinderen. Bij een import waar dit nog moet gebeuren zal er “Duplicaten zullen vannacht berekend worden.” staan in de kolom “Resultaten”. Als de duplicaten gedetecteerd zijn zal er niets staan.

Bij een geslaagde import verschijnt het aantal geïmporteerde contacten, samen met eventueel wat waarschuwingen. De waarschuwingen tonen welke informatie niet geïmporteerd kon worden door een fout in het importbestand. Indien nodig pas je het bestand aan en importeer je het opnieuw. Let wel, zorg dat je in de historiek bij de mislukte import eerst op “Herstel” klikt zodat je met een schone lei kan herbeginnen.

Sommige fouten voorkomen dat de import uitgevoerd wordt (bijvoorbeeld omdat verplichte velden ontbreken). Consulteer de lijst van waarschuwingen en pas het bestand aan waar nodig.