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Concepts

Avant de vous mettre au travail avec les contacts, il est utile de passer en revue les principaux concepts. En voici un aperçu.

Personnes, organisations et liens§

Un contact peut être une personne ou une organisation. Ils sont reliés par le lien du contact : la fonction d’une personne au sein d’une organisation. Ce lien est affiché pour la personne, ainsi que pour l’organisation, mais il s’agit du même lien. Par exemple : Anne est chorégraphe chez Rosas ; cette fonction est visible à la fois dans les liens d’Anne et dans les liens de Rosas.

Une personne ou une organisation peut avoir plusieurs liens. Par exemple : Violet est une technicienne chez « RockIt », mais aussi bénévole à la « Shakespeare Company ».

Nous appelons types de contacts les personnes, les organisations et les liens.

Contacts, collaborateurs et utilisateurs§

Votre fichier de contacts contient principalement des personnes et des organisations qui ne font pas partie de votre propre organisation : clients, artistes, fournisseurs, etc. Les membres du personnel de votre organisation peuvent toutefois aussi être des contacts et sont généralement associés à un collaborateur (ressource humaine) et à un utilisateur de Yesplan.

Bref, un membre du personnel de votre organisation peut être affiché de trois manières dans Yesplan :

  • Utilisateur : Pour tout ce qui se rapporte à la connexion à Yesplan (adresse e-mail, mot de passe) et à l’utilisation de Yesplan (groupe d’utilisateurs, droits d’accès, préférences).
  • Collaborateur : Permet de réserver quelqu’un pour des événements en tant que ressource et comprend à ce titre une définition de prix, des équipes assignées, des indisponibilités, services et pauses dans le Teamplanner, etc. Un collaborateur ne comporte toutefois pas d’informations de contact.
  • Contact : De type « Personne ». Celui-ci comprend toutes les informations de contact et tous les liens éventuels du contact avec l’organisation.

Dans Yesplan, ces trois aspects sont généralement associés pour qu’ils renvoient à une seule personne :

  • Utilisateur 🔗 Collaborateur (🔗 Contact) :
    • Un utilisateur est toujours associé à un collaborateur. Le seul moyen de rompre cette association est de supprimer l’utilisateur.
    • Un collaborateur peut être associé à un contact, mais ce n’est pas obligatoire. Nous vous le recommandons cependant, parce que vous aurez alors la possibilité, par exemple, de rechercher le numéro de téléphone ou l’adresse e-mail d’un collaborateur réservé.
  • Lors de l’inspection d’un contact, Yesplan affichera les associations éventuelles avec un utilisateur et/ou un collaborateur (et vice versa).
  • Si vous modifiez le nom et le prénom d’un contact, ceux-ci changeront également pour le collaborateur et pour l’utilisateur (et vice versa).

Remarque

Un utilisateur est toujours associé à un collaborateur, mais chaque collaborateur ne doit pas nécessairement être associé à un utilisateur. Autrement dit, vous pouvez créer des collaborateurs qui n’ont pas accès à Yesplan : bénévoles, techniciens indépendants, etc.

Étiquettes§

Les étiquettes peuvent vous aider à détailler la description des contacts ou à les classer par catégories, telles que « client », « bénévole », « partenaire », etc.

Vous pouvez directement ajouter une ou plusieurs étiquettes à la personne ou à l’organisation. Vous pouvez aussi ajouter des étiquettes spécifiques au lien, c’est-à-dire à la fonction d’une personne au sein de l’organisation. Les étiquettes sélectionnées apparaîtront dans l’ordre alphabétique.

Vous pouvez utiliser les étiquettes pour rechercher des contacts, que vous pouvez éventuellement exporter par la suite.

Réservations§

Vous pouvez réserver des contacts pour des événements. Vous pouvez également les ajouter à des ressources, à des ressources réservées, voire à des contacts et à des contacts réservés.

Contrairement aux réservations de collaborateurs, les réservations de contacts ne contiennent ni horaires, ni prix.

Données personnalisées§

Vous pouvez ajouter des données personnalisées aux contacts. Il s’agit de champs supplémentaires que vous pouvez ajouter en plus des données standard, dans un onglet spécifique de la fenêtre d’information des contacts et des réservations des contacts.

En outre, il existe aussi des champs de données personnalisées de type « Contact » : les champs de contact. Il s’agit de champs de saisie spécifiques, qui vous permettent d’ajouter des contacts à des événements, des ressources ou des contacts. En savoir plus sur les possibilités des données personnalisées.

Astuce

  • Vous pouvez retrouver facilement le keyword des champs de données personnalisées dans une fenêtre d’information en appuyant simultanément sur les touches Ctrl+Alt (Windows) ou Ctrl+Option (macOS). L’étiquette du champ sera remplacée par le keyword.
  • Si vous souhaitez copier le keyword, cliquez sur l’étiquette tout en maintenant enfoncées les mêmes touches.