Publication des grilles horaires
Vous pouvez publier des grilles horaires depuis le Teamplanner. Voici un aperçu des avantages et des étapes à parcourir pour activer cette fonction.
Avantages§
La publication des grilles horaires offre plusieurs avantages :
- Le planning d’une équipe est établi sous la forme d’un brouillon. C’est le planificateur des grilles horaires qui décide du moment de la publication d’un horaire. Cela signifie que la grille horaire s’affichera pour les collaborateurs à partir d’une certaine date et pas avant.
- Vous pouvez communiquer les grilles horaires via l’Appli Yesplan, optimisée pour les navigateurs sur smartphone, tablette et ordinateur portable/de bureau. Les collaborateurs peuvent y consulter leurs horaires publiés, afficher les événements de leur horaire et recevoir des notifications pour rester informés des modifications.
- Vous pouvez configurer les notifications par e-mail.
- Vous choisissez vous-même les équipes pour lesquelles vous publiez les grilles.
- Dans les compteurs du Teamplanner, vous pouvez choisir de prendre en compte ou, au contraire, d’ignorer les grilles horaires non publiées.
Vous pouvez en outre masquer l’icône du Teamplanner dans le menu de navigation par le biais des modèles des droits d’accès. Cela vous permet, par exemple, de limiter l’accès au Teamplanner aux seuls planificateurs des grilles. Pour consulter les horaires, les autres collaborateurs peuvent ensuite utiliser l’Appli Yesplan ou le flux iCalendar.
Attention
Dans le Teamplanner, le flux iCalendar, le langage de requête et l’API, les indisponibilités sont toujours affichées. Dans l’Appli Yesplan, elles ne seront affichées pour les collaborateurs qu’après publication des horaires dans lesquels elles figurent.
Astuce
Les feuilles de présence permettent aux collaborateurs d’enregistrer leurs heures de travail prestées via l’Appli Yesplan.
Les feuilles de présence font partie de Teamplanner+, l’extension optionnelle du Teamplanner. Si le module Teamplanner+ vous intéresse, veuillez contacter support@yesplan.be.
1re étape – les équipes (option)§
Nous conseillons de créer des équipes pour le Teamplanner. Habituellement, les équipes correspondent aux différents services au sein de votre organisation. Cela vous permet d’assigner facilement des planificateurs des horaires à chaque équipe (techniciens, horeca, etc.). Vous pouvez aussi structurer les équipes et utiliser des équipes subordonnées.
Cela vous semble trop complexe ? Dans ce cas, ne créez pas d’équipes et assignez un planificateur des horaires à l’ensemble de l’organisation. Celui-ci pourra ensuite publier les grilles horaires de tous les collaborateurs dans le Teamplanner.
Astuce
- Vous pouvez créer des équipes via « Paramètres du système » > « Teamplanner » > « Équipes ».
- Consultez la section Gestion des équipes pour en savoir plus.
2e étape – activer la publication des grilles horaires§
Vous pouvez décider pour chaque équipe si vous souhaitez utiliser la publication des horaires.
Astuce
- Vous pouvez activer la publication des grilles horaires sous « Paramètres du système » > « Teamplanner » > « Publication des horaires » (ou « Horaires et feuilles de présence » si vous disposez du module Teamplanner+).
- Consultez la section Utiliser la publication des horaires pour en savoir plus.
3e étape – les planificateurs des grilles horaires§
Si vous affectez un planificateur des grilles horaires à une équipe, celui-ci pourra publier les grilles horaires de tous les collaborateurs de cette équipe, ainsi que des équipes subordonnées (si la publication des grilles horaires a été activée pour ces équipes).
Une équipe n’a aucun planificateur des grilles horaires, alors que la publication des horaires est activée pour cette équipe ? Dans ce cas, Yesplan publiera automatiquement les grilles horaires pour les sept prochains jours chaque dimanche soir.
Astuce
- Vous pouvez affecter des planificateurs des horaires sous « Paramètres du système » > « Teamplanner » > « Publication des horaires » (ou « Horaires et feuilles de présence » si vous disposez du module Teamplanner+).
- Consultez Assigner des planificateurs des horaires pour en savoir plus.
4e étape – l’Appli Yesplan§
Si vous êtes un planificateur des grilles horaires, vous pourrez désormais publier des grilles horaires depuis le Teamplanner. Consultez la section Publication des grilles horaires pour apprendre comment procéder.
Une fois que vous maîtrisez le sujet, vous pourrez communiquer à vos collaborateurs que les grilles horaires sont disponibles dans l’Appli Yesplan, optimisée pour les navigateurs sur smartphone, tablette et ordinateur portable/de bureau.
Astuce
Consultez la section L’Appli Yesplan pour en savoir plus.
5e étape – la visibilité du Teamplanner (option)§
Le planificateur des horaires publie désormais les grilles horaires et les collaborateurs les consultent dans l’Appli Yesplan. Vous pouvez désormais décider de limiter l’accès au Teamplanner aux seuls planificateurs des grilles horaires :
- Accédez à « Paramètres du système » > « Utilisateurs » > « Modèles des droits d’accès ».
- Parcourez chaque modèle et décochez la case à cocher à côté de « Teamplanner » dans la colonne « Permis de consulter » si vous le souhaitez.
Attention
- La visibilité du Teamplanner a été ajoutée à chaque modèle des droits d’accès et y est cochée par défaut. N’oubliez donc pas de passer en revue tous les modèles.
- Pour pouvoir être assigné planificateur des grilles horaires, un collaborateur doit être en mesure de voir le Teamplanner.
6e étape – intégrations (option)§
Si vous utilisez une intégration pour afficher les grilles horaires des collaborateurs, N’oubliez pas que cette intégration doit mettre en œuvre le concept de publication. Afin de faire fonctionner correctement ces intégrations avec la publication des grilles horaires, vos appels à l’API REST doivent donc filtrer les réservations via l’attribut unpublished.