Grilles horaires et feuilles de présence
Planificateurs des grilles horaires§
Les planificateurs des grilles horaires sont des utilisateurs qui gèrent les grilles horaires des membres de leurs équipes. Ils peuvent publier les horaires et approuver les feuilles de présence. Si les feuilles de présence sont utilisées, seuls les planificateurs des grilles horaires (et les administrateurs) peuvent modifier les heures réelles des éléments des grilles horaires.
Un administrateur de Yesplan peut configurer l’utilisation de la publication des grilles horaires ou des feuilles de présence : consultez la section Grilles horaires et feuilles de présence pour en savoir plus.
Publication des grilles horaires§
Si vous êtes le planificateur des horaires d’une équipe, vous pouvez publier la grille horaire de chaque collaborateur de cette équipe. Concrètement, vous sélectionnez une date spécifique et les grilles horaires sélectionnées apparaîtront dans le flux iCalendar et l’Appli Yesplan jusqu’à cette date (et pas plus tard).
Voici les différentes étapes de la publication des grilles horaires.
Remarque
Dans le Teamplanner, le flux iCalendar, le langage de requête et l’API, les indisponibilités sont toujours affichées. Dans l’Appli Yesplan, elles ne seront affichées pour les collaborateurs qu’après publication des horaires dans lesquels elles figurent.
Avant de pouvoir publier les horaires, vous devez être planificateur des horaires pour l’équipe concernée. Si vous êtes un planificateur des horaires, certains éléments du Teamplanner changeront :
- Un bouton de débordement (trois points verticaux) apparaît à côté des noms des collaborateurs pour lesquels vous êtes le planificateur des horaires.
- Dans le coin supérieur gauche du Teamplanner apparaît un bouton « Publier… ».
- Une barre verticale hachurée apparaît à droite de certaines cellules. Cela montre qu’elles n’ont pas encore été publiées (brouillon).
Attention
Le dimanche soir, Yesplan publie automatiquement les grilles horaires des collaborateurs pour les sept prochains jours dans deux cas :
- Si le planificateur des horaires de ces collaborateurs n’a pas publié leurs grilles horaires avant le dimanche soir.
- Si ces collaborateurs n’ont pas de planificateur des horaires dans les paramètres du système.
Vous pouvez publier les grilles horaires de deux manières :
- En cliquant sur le bouton de débordement (trois points verticaux) à côté du collaborateur, en haut du Teamplanner. Sélectionnez ensuite « Publier horaire… » pour publier uniquement la grille horaire de ce collaborateur.
- En cliquant sur le bouton « Publier… » dans le coin supérieur gauche du Teamplanner. Dans ce cas, vous publiez la grille horaire de tous les collaborateurs affichés dans le Teamplanner à ce moment-là et pour lesquels vous êtes le planificateur des horaires.
Ensuite, une fenêtre s’ouvrira pour affiner encore la publication. Ci-dessous, nous passons en revue les différents éléments de cette fenêtre.
Grilles horaires sélectionnées§
En haut de la fenêtre de publication se trouve la liste des collaborateurs pour lesquels vous allez publier la grille horaire. Si vous décochez la case à cocher à gauche d’un collaborateur, vous ne publierez plus la grille horaire de ce collaborateur.
Choisir la date de publication§
Le calendrier de la fenêtre de publication vous permet de sélectionner la date jusqu’à laquelle vous souhaitez publier les grilles horaires :
- La date entourée d’un cercle est la date d’aujourd’hui.
- Les dates sur fond gris sont les dates jusqu’auxquelles des grilles horaires ont déjà été publiées pour des collaborateurs. Positionnez le curseur sur ces dates pour obtenir plus d’informations.
- La date sur fond bleu est la dernière date jusqu’à laquelle un ou plusieurs horaires ont été publiés jusqu’à présent. Positionnez le curseur sur cette date pour obtenir plus d’informations.
Cliquez sur une date ultérieure à la date sur fond bleu pour choisir une nouvelle date de publication.
Conflits§
Si des conflits subsistent dans les grilles horaires pour la période sélectionnée, vous les trouverez sous le calendrier de la fenêtre de publication :
- Vous pouvez publier les grilles horaires avec les conflits.
- Ou vous pouvez annuler la publication et résoudre les conflits d’abord.
Publier§
Vous pouvez publier les grilles horaires de deux manières :
- publier immédiatement en cliquant sur « Publier maintenant » ;
- publier plus tard en cliquant sur « Planifier pour plus tard ». Sélectionnez la date souhaitée dans le calendrier qui apparaît et cliquez ensuite sur « Planifier ».
Dans le Teamplanner, une icône « calendrier » orange apparaîtra à côté du nom des collaborateurs pour lesquels une date de publication a été planifiée. Positionnez le curseur sur cette icône pour obtenir plus d’informations.
Révoquer une grille horaire§
Il peut vous arriver de publier une grille horaire involontairement. Dans ce cas, vous pouvez révoquer cette grille horaire en cliquant sur le bouton de débordement (trois points verticaux) à côté du nom des collaborateurs pour sélectionner « Révoquer horaire… ».
Dans la fenêtre qui s’ouvre ensuite, sélectionnez une nouvelle date de publication. Vous verrez s’afficher un avertissement, la révocation d’une grille horaire ayant des conséquences pour le collaborateur. Sélectionnez « Révoquer quand même… » si vous souhaitez révoquer la grille horaire.
Le calendrier vous permet de sélectionner une nouvelle date de publication jusqu’à laquelle vous souhaitez publier la grille horaire :
- La date entourée d’un cercle est la date d’aujourd’hui.
- La date sur fond bleu est la date jusqu’à laquelle la grille horaire est publiée actuellement. Positionnez le curseur sur cette date pour obtenir plus d’informations.
Cliquez sur une date antérieure à la date sur fond bleu pour choisir une nouvelle date de publication. Cliquez ensuite sur le bouton « Révoquer » dans le coin inférieur droit de la fenêtre.
Modifier une grille horaire publiée§
La modification d’une grille horaire qui a déjà été publiée ne nécessite aucune action particulière. N’oubliez pas, toutefois, que les modifications seront communiquées à vos collaborateurs sous la forme de notifications dans l’Appli Yesplan. Un grand nombre de modifications entraînera donc un grand nombre de notifications.
Votre collaborateur recevra des notifications concernant les grilles horaires publiées lors des modifications suivantes :
- Des réservations, des services, des pauses et des indisponibilités sont ajoutées ou supprimées.
- Des réservations et indisponibilités sont modifiées (date, heure ou nom).
- Le lieu d’un événement est modifié.
- Le rôle pour une réservation est modifié.
- Le motif d’une indisponibilité est modifié.
Consulter les grilles horaires§
Les collaborateurs peuvent consulter leurs horaires sous forme numérique :
- en utilisant l’Appli Yesplan ;
- en s’abonnant à un flux iCalendar ;
- en souscrivant aux notifications par e-mail.
Utiliser l’Appli Yesplan§
Dans l’Appli Yesplan, vous ouvrez les grilles horaires en cliquant sur « Horaire ». Naviguez ensuite dans les semaines et les journées pour consulter votre grille horaire. Les notifications concernant les modifications sont affichées en bas de chaque journée.
Un aperçu de toutes les notifications est disponible via l’icône « cloche » dans le coin supérieur droit de l’Appli Yesplan. Vous y trouverez un aperçu des grilles horaires publiées, ainsi que des éventuelles modifications de celles-ci. Vous pouvez marquer les notifications comme lues en cliquant sur la puce bleue.
S’abonner au flux iCalendar§
Chaque collaborateur dispose de deux flux iCalendar auxquels il est possible de s’abonner à partir d’un logiciel de calendrier au choix (Outlook, Apple Calendar, Google Calendar…). Il existe un flux iCalendar pour les temps de travail (les services et les pauses) et un autre flux iCalendar pour les réservations (les choses qui doivent être faites). Ces liens se trouvent dans l’onglet « Ressource » de la fenêtre d’information du collaborateur.
Notifications par e-mail§
Vous souhaitez recevoir également les notifications par e-mail ? Dans ce cas, il existe deux méthodes pour configurer cette fonction :
- Dans l’Appli Yesplan, cliquez sur votre nom dans le coin supérieur gauche de la page d’accueil pour accéder aux paramètres. Activez ensuite le bouton à côté de « Recevoir par e-mail ».
- Dans Yesplan, accédez à « Paramètres de l’utilisateur » > « Préférences de l’utilisateur » et sélectionnez « Oui » dans le champ « Recevoir les notifications de l’Appli Yesplan par e-mail ».
Attention
Pour recevoir les notifications par e-mail, vous devez avoir enregistré une adresse e-mail dans Yesplan. Vous pouvez l’ajouter via « Paramètres de l’utilisateur » > « Profil de l’utilisateur » > « E-mail ».
Heures réelles§
Outre les heures planifiées de début et de fin, d’une pause, d’une réservation ou d’une indisponibilité, vous pouvez aussi compléter les heures réelles. Celles-ci peuvent correspondre exactement au temps planifié ou durer plus ou moins longtemps que prévu.
Pour introduire les heures réelles, cliquez sur « Ajouter heures réelles » dans la fenêtre de détail. Par défaut, cette opération reprend les heures planifiées. Vous pouvez ensuite les modifier au besoin.
Attention
Lors de l’utilisation des feuilles de présence, seuls les planificateurs des grilles horaires (et les administrateurs) peuvent modifier les heures réelles des éléments des grilles horaires.
Pour les services ou les pauses, vous pouvez aussi indiquer le statut des heures réelles. Ce statut permet d’indiquer qu’un service planifié n’a pas été presté par le collaborateur.
Il existe deux possibilités :
- Un service est tout simplement annulé, par exemple en cas de changement de dernière minute ou lorsqu’un collaborateur a échangé son service avec une autre personne (planifié, mais non presté, le temps ne sera pas pris en compte comme temps de travail).
- Le service n’a pas été presté pour cause de maladie (le temps sera bel et bien pris en compte comme temps de travail).
Le motif pour lequel un service n’a pas été presté a une incidence sur le traitement des compteurs et des règles contractuelles.
Yesplan propose les trois statuts suivants :
- Heures réelles : Il s’agit du statut par défaut, qui permet d’introduire librement les heures réelles du service ou de la pause.
- Annulé : Ce statut indique que le collaborateur n’a pas presté le service planifié. Les heures réelles de ce service sont mises à zéro. Le service ne sera pas pris en compte comme temps de travail (presté) ou lors de la vérification des règles contractuelles.
- Arrêt maladie : Ce statut indique que le collaborateur n’a pas pu effectuer le service pour cause de maladie. Toutefois, le service sera bel et bien pris en compte dans le calcul du temps de travail (réellement presté) et lors de la vérification des règles contractuelles. Le temps planifié est dans ce cas considéré comme temps réel.
Feuilles de présence§
Nouveauté dans Yesplan 32
Remarque
Les feuilles de présence font partie de Teamplanner+, l’extension optionnelle du Teamplanner.
Si le module Teamplanner+ vous intéresse, veuillez contacter support@yesplan.be.
Les feuilles de présence permettent aux collaborateurs d’enregistrer leurs heures de travail prestées via l’Appli Yesplan. Vous pouvez choisir optionnellement de faire approuver ces heures par des planificateurs des grilles horaires.
Vous décidez pour chaque équipe si vous utilisez les feuilles de présence et si vous souhaitez recourir à l’approbation pour cette équipe. Consultez la section Grilles horaires et feuilles de présence pour en savoir plus.
Si vous choisissez d’utiliser les feuilles de présence sans l’approbation, les heures déclarées par le collaborateur seront converties automatiquement en heures réelles et seront donc immédiatement prises en compte dans les compteurs et les règles contractuelles.
Si vous choisissez d’utiliser les feuilles de présence avec l’approbation, les heures déclarées par le collaborateur ne seront converties en heures réelles que lors de l’approbation. C’est seulement ensuite qu’elles seront prises en compte dans les compteurs et les règles contractuelles.
Lors de l’utilisation des feuilles de présence, seuls les planificateurs des grilles horaires (et les administrateurs) peuvent ajouter, modifier ou supprimer les heures réelles des éléments des grilles horaires, même si vous n’utilisez pas l’option d’approbation. Cela permet aux planificateurs des grilles horaires d’ajouter ou de modifier les heures réelles si nécessaire, par exemple en cas d’indisponibilité du collaborateur.
Déclarer les heures prestées§
Les heures prestées sont enregistrées via l’Appli Yesplan. Chaque collaborateur pour lequel les feuilles de présence ont été activées verra dans l’Appli Yesplan une vue d’ensemble de toutes les feuilles de présence jusqu’à aujourd’hui, groupées par semaine. Depuis cet aperçu, vous pouvez vous rendre à la feuille de présence d’une journée déterminée, qui doit être soumise dans son intégralité.
Chaque feuille de présence commence par le planning : l’ensemble des services, des pauses et des réservations est affiché avec leur temps planifié. Si le collaborateur travaille plus ou moins longtemps, il peut simplement modifier les heures en complétant lui-même une heure ou en utilisant les boutons « plus » et « moins », qui modifient le temps par incréments de 15 minutes.
Tant que la feuille de présence n’a pas été soumise, le collaborateur peut continuer de modifier les heures. Les heures complétées sont aussi conservées entretemps, ce qui vous permet de compléter la feuille de présence au fur et à mesure. Le collaborateur ne peut ajouter ou supprimer aucun élément dans la feuille de présence.
Si des services sont utilisés, ils doivent toujours englober entièrement les autres réservations. Cela vous permet d’assurer la vérification correcte des règles contractuelles.
Si le planificateur des grilles horaires refuse la feuille de présence soumise pour une journée déterminée, le collaborateur pourra modifier les heures au besoin et soumettre à nouveau la feuille de présence.
Les indisponibilités sont affichées à titre d’information uniquement. Elles ne doivent pas être déclarées.
Approuver les heures déclarées§
Un planificateur des grilles horaires vérifie les heures déclarées via « Teamplanner » > « Approuver les feuilles de présence ». L’écran affiche un aperçu par jour de tous les utilisateurs qui sont membres des équipes du planificateur des grilles horaires et pour lesquels l’approbation est utilisée. Les ressources qui ne sont pas en même temps des utilisateurs ne sont pas affichées.
Pour tous les collaborateurs qui ont soumis leur feuille de présence, vous voyez un résumé du temps total presté et du temps total des pauses tel qu’il a été planifié et déclaré, ainsi que la différence éventuelle entre temps planifié et temps déclaré. Vous pouvez consulter un aperçu détaillé en cliquant sur le nom du collaborateur. Cet aperçu détaillé affiche le temps planifié, le temps déclaré et l’écart éventuel entre les deux pour chaque élément de la grille horaire. Vous pouvez approuver la feuille de présence pour accord ou refuser l’approbation si des modifications restent souhaitables.
Lors de l’approbation d’une feuille de présence, les heures déclarées par le collaborateur sont enregistrées comme temps réels. La feuille de présence est alors clôturée et les heures sont prises en compte dans les compteurs et les règles contractuelles.
Après le refus d’une feuille de présence, le collaborateur pourra modifier les heures et devra les déclarer à nouveau pour approbation.
Attention
Lors de l’approbation, toutes les heures réelles complétées avant l’approbation seront remplacées par les heures déclarées par le collaborateur.
Historique§
Pour chaque feuille de présence, Yesplan conserve un historique des ajouts et des modifications depuis le jour de la feuille de présence. Cela permet de disposer en permanence d’une vue claire de qui a fait quoi et quand.
L’historique contient des actions telles que la soumission, l’approbation ou le refus de la feuille de présence. Mais les ajouts ou modifications aux heures planifiées ou réelles depuis le jour de la feuille de présence sont également conservés. À côté de chaque action s’affichent l’heure et le nom de l’utilisateur qui a effectué cette action.
Cet historique apparaît à la fois dans l’Appli Yesplan et dans la vue d’ensemble utilisée pour approuver les feuilles de présence.
Notifications§
Les collaborateurs reçoivent une notification dans l’Appli Yesplan en cas de refus de la feuille de présence et lorsque les heures réelles sont modifiées après la soumission de la feuille de présence.
Vous souhaitez recevoir également les notifications par e-mail ? Dans ce cas, il existe deux méthodes pour configurer cette fonction :
- Dans l’Appli Yesplan, cliquez sur votre nom dans le coin supérieur gauche de la page d’accueil pour accéder aux paramètres. Activez ensuite le bouton à côté de « Recevoir par e-mail ».
- Dans Yesplan, accédez à « Paramètres de l’utilisateur » > « Préférences de l’utilisateur » et sélectionnez « Oui » dans le champ « Recevoir les notifications de l’Appli Yesplan par e-mail ».
Attention
Pour recevoir les notifications par e-mail, vous devez avoir enregistré une adresse e-mail dans Yesplan. Vous pouvez l’ajouter via « Paramètres de l’utilisateur » > « Profil de l’utilisateur » > « E-mail ».
L’Appli Yesplan§
L’Appli Yesplan est une application web optimisée pour les navigateurs sur smartphones et tablettes.
Yesplan détecte automatiquement le type de votre appareil. Sur un appareil mobile, votre session s’ouvrira automatiquement dans la version mobile de Yesplan (l’Appli Yesplan). Sur un ordinateur, cliquez d’abord sur « Accéder à l’Appli » à la page de connexion si vous souhaitez vous connecter à la version mobile. Vous pouvez aussi ouvrir la version mobile depuis Yesplan : positionnez le curseur sur votre nom d’utilisateur dans le menu de navigation, puis cliquez sur « Appli Yesplan ».
L’Appli Yesplan vous permet de consulter les événements et les horaires de travail et de soumettre des feuilles de présence. Vous y recevez les notifications relatives aux modifications de votre grille horaire publiée, au refus éventuel de votre feuille de présence ou aux modifications des heures réelles après la soumission de la feuille de présence.