Configuration

Yesplan propose deux manières de rester informé des modifications apportées aux éléments :

• Vous pouvez suivre un élément spécifique et recevoir une notification pour chaque modification.
• Ou vous pouvez configurer des règles précisant les modifications ou propriétés des éléments pour lesquels vous souhaitez recevoir une notification.

Suivre des éléments

Dans le coin supérieur droit des différentes fenêtres d’information de Yesplan se trouve une icône « étoile » :

• Vous pouvez suivre l’élément concerné en cliquant sur cette étoile : l’étoile deviendra bleue et chaque modification de l’élément sera désormais affichée dans les « Mises à jour » sous « Afficher seulement les mises à jour suivies ».
• Pour arrêter de suivre l’élément, il suffit de cliquer à nouveau sur l’étoile.
• Vous trouverez un aperçu de tous les éléments que vous suivez dans « Paramètres de l’utilisateur » > « Mises à jour » > « Éléments suivis ». Au même endroit, vous pouvez décider de ne plus les suivre en cliquant sur l’étoile bleue.

Cela vous permet de suivre les éléments suivants dans Yesplan :

• événements ;
• groupes d’événements (dans ce cas, vous suivez aussi les événements appartenant aux groupes) ;
• ressources (y compris les lieux) ;
• contacts et organisations ;
• tâches.

L’inconvénient de cette approche est que vous recevrez des notifications pour chaque modification et que celles-ci peuvent être nombreuses. Voilà pourquoi il est possible de configurer des règles de notification.

Règles

Les règles vous permettent de définir très précisément les modifications que vous souhaitez voir apparaître dans la liste des mises à jour. Vous trouverez ces règles sous « Paramètres de l’utilisateur » > « Mises à jour ». Vous y verrez un aperçu des règles existantes et vous pourrez y ajouter de nouvelles règles en cliquant sur « Ajouter une règle ».

Configurer des règles

Après avoir ajouté une règle, vous pouvez la configurer :

• Choisissez un nom intelligible, afin de la retrouver facilement par la suite.
• Sélectionnez le type d’élément que vous souhaitez suivre : événements et groupes d’événements, ressources, contacts, tâches ou données personnalisées.
• Précisez si vous souhaitez recevoir des notifications dès qu’une seule condition est respectée ou lorsqu’elles le sont toutes.
• Définissez les conditions. Il y a deux sortes de conditions :
  1. Une propriété de l’élément concerné, par exemple : « Nom », « Statut », « Profil », « Propriétaire » et « Groupe principal du propriétaire » pour les événements. Vous recevrez des notifications pour chaque modification, tant que la condition est respectée (et pas plus longtemps).
  2. Une modification de l’élément concerné. Cette condition contient généralement le mot « modifié ». Dans ce cas, vous recevrez une seule notification, par exemple lorsque le statut d’un événement est passé à « Confirmé ».
• Pour ajouter des conditions, cliquez sur l’icône « + » ; pour en supprimer, cliquez sur l’icône « – ».

Astuce

Si vous créez une règle pour les propriétés « Statut » ou « Profil » des événements et groupes d’événements, vous pouvez choisir parmi deux opérateurs de comparaison :

• L’opérateur de comparaison « est exactement » vous fera parvenir des mises à jour relatives à des événements.
• L’opérateur de comparaison « contient » vous fera parvenir des mises à jour relatives à des événements et groupes d’événements.

En combinant des conditions, vous précisez très exactement les modifications et les éléments pour lesquels vous souhaitez recevoir des notifications, par exemple :

• pour les événements dont le nom commence par « BluesLab » ET qui ont exactement le profil « Concert » ET dont le statut est passé à « Confirmé ». Dans ce cas, vous recevrez une seule notification pour la modification du statut.
• pour les événements qui ont exactement le profil « Réception » OU dont le propriétaire est le responsable commercial. Dans ce cas, vous recevrez des notifications pour chaque modification, pour autant qu’une des conditions est respectée.
• pour les ressources dont le nom commence par « beam » OU par « projet ».

En bas de chaque règle, une case à cocher vous permet de choisir si vous souhaitez recevoir les notifications concernées par e-mail.

Attention

Vous recevrez les notifications seulement si vous avez complété une adresse e-mail sous « Paramètres de l’utilisateur » > « Profil de l’utilisateur » > « E-mail ».

Modifier ou supprimer des règles

Vous pouvez modifier les règles existantes en cliquant sur « Modifier » à droite d’une règle.

• Introduisez la modification souhaitée et cliquez sur « OK » pour la sauvegarder.
• Cliquez sur « Supprimer » pour supprimer la règle.