Evenementen die aangemaakt zijn in Yesplan kunnen gekoppeld worden naar Tickets.com. Doorloop hiervoor de volgende stappen.

Belangrijk§

• Je kan geen producties verleggen nadat je evenementen hebt doorgestuurd naar Tickets.com.
• Als een evenement wordt verwijderd in Yesplan moet dit ook in Tickets.com verwijderd worden (dit doe je dus best voor het in ticketing staat).
• Enkel een evenement dat onderdeel uitmaakt van een productie zal worden gekoppeld in een productie bij Tickets.com, uiteraard pas vanaf een tweede evenement dat wordt doorgestuurd.
• Je dient de productie aan te geven vóór je evenementen doorstuurt naar Tickets.com.
• Je kan enkel evenementen doorsturen naar Tickets.com. Op het niveau van de groep kan je wel alle onderliggende evenementen in één keer doorsturen.
• De productiecode dient steeds op de productie te worden ingevuld.

Een losstaand evenement koppelen§

Maak het evenement aan in Yesplan en vul minimaal de volgende gegevens in:

• Titel van het evenement
• Tijden (tijdschema’s)
• prm-production-id (of het veld dat gekoppeld is hiervoor)
• prm-event-id (of het veld dat gekoppeld is hiervoor)

Ga vervolgens naar het tabblad “Ticketing” (of naar een ander tabblad waarop de custom data gezet werd). Om het evenement te koppelen klik je op de “Evenement publiceren”-knop. Het evenement wordt direct doorgestuurd naar Tickets.com.

Opmerkingen§

• Titel evenement: standaard wordt de naam van het Yesplan evenement overgenomen. Je kan hier ook een customdataveld van het type invulveld voor configureren.
• Tijden:
  • Indien er géén tijdschema wordt aangemaakt voor het evenement, dan zal het evenement automatisch duren van daglijn tot daglijn. Dit is afhankelijk van de instelling van de verplaatste daglijn in Yesplan. Bijvoorbeeld, bij een daglijn om 7 uur zal het evenement automatisch duren van 7 uur ’s morgens tot 7 uur ’s morgens van de daarop volgende dag.
  • Indien er een tijdschema wordt aangemaakt voor het evenement zonder dat bepaalde tijdstippen expliciet werden aangeduid als getoonde start- of eindtijd (de ‘rode bolletjes’), dan zullen de start- en eindtijd van het gehele tijdschema van het evenement worden overgenomen.
  • Indien er een tijdschema wordt aangemaakt voor het evenement waarbij bepaalde tijdstippen werden aangeduid als getoonde start- en eindtijd (de ‘rode bolletjes’), dan zullen die getoonde start- en eindtijd uit Yesplan overgenomen worden.
• Locatie: standaard wordt de Yesplan locatie overgenomen. Gekoppeld aan de Yesplan locatie wordt een Tickets.com locatie geconfigureerd.
• ‘prm-production-id’ moet correct ingevuld worden op de productie volgens het formaat dat Tickets.com verwacht.
• ‘prm-event-id’ moet correct ingevuld worden op het evenement volgens het formaat dat Tickets.com verwacht.

Wijzigen van een evenement§

Als er wijzigingen dienen te gebeuren aan één van de gekoppelde velden, dan pas je deze aan in Yesplan. Yesplan is leidend voor deze velden. Bij een wijziging worden alle gekoppelde velden – ook deze die niet gewijzigd werden – direct opnieuw doorgestuurd naar Tickets.com.

Kopiëren van een evenement§

Je kan in Yesplan evenementen en gekoppelde evenementen kopiëren. Deze nieuwe evenementen zijn echter niet automatisch gekoppeld met Tickets.com. Om ze te koppelen klik je op de knop “Publiceer”. Volg vervolgens de instructies in Tickets.com. Zorg ervoor dat je eventueel gewijzigde speeltijden ook aanpast als dat nodig is.

Verwijderen of annuleren van een evenement§

Het is niet aangeraden om gekoppelde evenementen uit Yesplan te verwijderen; je kan ze beter een bepaalde status toekennen (zoals “geannuleerd” of dergelijke). Het evenement blijft op die manier ook gekoppeld. De verdere verwerking van een dergelijk evenement dient óók in Tickets.com te gebeuren.

Evenementen in een productie koppelen§

Om evenementen vanuit Yesplan in een productie te koppelen binnen Tickets.com, zal je in Yesplan een productie moeten maken van de evenementgroep waarin de Yesplan evenementen zitten.

Maak het evenement aan in Yesplan en vul minimaal de volgende gegevens in:

• Titel van de productie (standaard is dit de naam van de productie)
• Titel van het evenement
• Tijden (tijdschema’s)
• prm-production-id (of het veld dat gekoppeld is hiervoor)
• prm-event-id (of het veld dat gekoppeld is hiervoor)

Groepeer dit evenement, en geef de groep een naam (of voeg het evenement toe aan een bestaande groep). Kopieer het evenement en plak dit op de gewenste locatie en dag. Kies voor “Plak in groep”. Pas de tijden aan indien nodig. Je kan het evenement ook herhalen. Open vervolgens het infovenster van het evenement.

Klik op “Stel productie in” in het venster links van het infovenster. Selecteer de evenementgroep waarvan je een productie wenst te maken. Alle evenementen in deze groep zullen vervolgens in dezelfde productie in Tickets.com geplaatst worden.

Ga naar het tabblad “Ticketing” (of naar het tabblad waarop de publicatieknop geplaatst is). Je vindt er een “Publiceer”-knop. Om het evenement door te sturen naar Tickets.com klik je op “Publiceer”.

Je kan ook alle evenementen van een evenementgroep in één keer doorsturen. De “Publiceer”-knop verschijnt ook op het niveau van de evenementgroep, met een indicatie van het aantal evenementen die doorgestuurd zullen worden. Als de groep een productie is, zullen de evenementen in Tickets.com in een productie geplaatst worden.

De knop om een evenement door te sturen naar Tickets.com is een customdataveld van het type ‘publicatieknop’. De zichtbaarheid ervan is afhankelijk van de geselecteerde profielen, statussen of locaties bij de configuratie, net zoals voor alle andere customdatavelden.

Terugkoppelen met Tickets.com§

De gegevens die je te zien krijgt in Yesplan, worden uit Tickets.com opgehaald. De gegevens worden automatisch opnieuw opgehaald als het langer dan een uur geleden is dat het tabblad met de ticketstanden werd geopend. Aan de hand van de ‘opnieuw ophalen’-knop kun je echter ook de actuele waarde opvragen.

Elke nacht worden de gegevens van alle actieve evenementen opnieuw opgehaald uit Tickets.com.

Zoektaal§

In Yesplan is het mogelijk om via de zoektaal evenementen te zoeken die voldoen aan bepaalde criteria die gerelateerd zijn aan het koppelen van evenementen met Tickets.com.

We illustreren dit met enkele voorbeelden:

• Zoeken naar alle Yesplan evenementen die gekoppeld zijn met Tickets.com:

  event:publicatieknop-keyword:active

• Zoeken naar alle Yesplan evenementen die niet gekoppeld zijn met Tickets.com:

  event:publicatieknop-keyword:""

• Zoeken naar alle Yesplan evenementen waarbij er zich een fout voordeed bij het versturen van informatie naar Tickets.com:

  event:publicatieknop-keyword:error