Integratie aanmaken§

Allereerst voeg je Ticketmatic toe als ticketingsysteem in Yesplan. Dit doe je bij “Systeeminstellingen” onder het tabblad “Integraties”. Je klikt op het plusje om een integratie toe te voegen. Geef de koppeling een naam, bijvoorbeeld “Ticketmatic 3”. Klik op “Voeg toe” en kies vervolgens bij “Ticketingsysteem” voor “Ticketmatic v3”.

De velden om Ticketmatic te configureren zullen verschijnen.

Instellingen§

“Account name”, “Secret key”, “Access key” en “Host” zijn gegevens die je van Ticketmatic krijgt. “Host” geef je ook door aan Yesplan, deze wordt dan verder geconfigureerd door Yesplan.

Klik op “Verifiëren” om de koppeling te testen. Indien je “Geverifieerd!” terugkrijgt, werkt de link perfect en kan je aan de slag. Indien niet, controleer dan eerst even of alles correct ingevuld werd.

Optie “Systeemvelden enkel bijwerken voor Ticketmatic ‘draft’ evenementen”§

Yesplan maakt steeds een evenement in ‘draft’ aan bij Ticketmatic, er is immers nog geen ticketing geconfigureerd op het evenement. Hierdoor is dit evenement nog niet ‘gepubliceerd’.

Je kan ervoor kiezen om updates die in Yesplan gebeuren aan gekoppelde velden, steeds te laten doorsturen naar de gekoppelde systeemvelden in Ticketmatic, dus ook nadat het evenement gepubliceerd is.

Wil je die niet, dan vink je de optie “Systeemvelden enkel bijwerken voor Ticketmatic ‘draft’ evenementen” aan (standaardinstelling). Op die manier zullen updates naar custom fields in Ticketmatic gestuurd worden in plaats van systeemvelden. Het is dan aan de beheerder van de ticketing om de wijzigingen in Ticketmatic te verifiëren en deze al dan niet door te voeren.

Dit is enkel van toepassing voor:

De andere velden worden stééds doorgestuurd naar systeemvelden in Ticketmatic:

Custom data aanmaken§

Om gegevens met je Ticketmatic installatie uit te wisselen dienen de nodige customdatavelden te worden aangemaakt, zoals een publicatieknop en velden voor externe gegevens. Dit doe je bij “Systeeminstellingen” onder het tabblad “Evenementen” bij het onderdeel “Custom data”.

Publicatieknop§

De publicatieknop is de knop die ervoor zorgt dat het evenement uit Yesplan naar Ticketmatic wordt verstuurd. Dit is een customdataveld van het type ‘publicatieknop’.

Geef de publicatieknop een naam bij het veld “Label”. Deze naam kan je vrij kiezen, bijvoorbeeld “naarticketmatic” of “ticketmatic_trigger”.

Externe gegevens§

Om gegevens uit Ticketmatic in Yesplan te tonen, zoals bijvoorbeeld ticketstanden, kan je gebruik maken van customdatavelden van het type ‘externe gegevens’. Merk op dat je de inhoud van dergelijke customdatavelden niet kan wijzigen in Yesplan.

Deze customdatavelden zullen we in een volgende stap linken met de velden uit Ticketmatic bij de configuratie van de koppeling.

Om te weten welke externe gegevens Ticketmatic ter beschikking stelt, kan je kijken bij “Systeeminstellingen” onder het tabblad “Integraties” naar het onderdeel “Ticketmatic 3” bij het blok “Externe gegevens”.

Gegevens linken§

De aangemaakte customdatavelden en de externe gegevens met elkaar linken (mappen) doe je bij “Systeeminstellingen” onder het tabblad “Integraties” bij het onderdeel “Ticketmatic 3”.

Acties§

Bij “Acties” koppel je het customdataveld van het type publicatieknop dat je aangemaakt hebt bij de custom data van het evenement (zie hierboven) aan de actie “Publiceer”. Je kan de publicatieknop die je aangemaakt hebt selecteren uit de keuzelijst aan de hand van het keyword van dit customdataveld.

Locaties§

Als Yesplan een evenement aanmaakt in Ticketmatic moet er gebruikt gemaakt worden van de bestaande locaties in Ticketmatic. Dit wil zeggen dat in alle locaties in Yesplan waarin evenementen gepland worden en waarvoor tickets verkocht worden, ook in Ticketmatic moeten bestaan.

Als de juiste credentials ingevoerd zijn en de koppeling geverifieerd is, dan kan je bij het blok “Locaties” kiezen voor “Ticketmatic locaties bijwerken”; Yesplan zal hierbij alle locaties uit Ticketmatic ophalen. Indien er nieuwe locaties zijn, dan zullen deze in de lijst verschijnen.

Vervolgens dien je elke locatie uit Ticketmatic te koppelen aan de overeenkomstige locatie in Yesplan.

Relaties van de gegevens bij publicatie van evenement§

Hier koppel je de gegevens die Yesplan naar Ticketmatic stuurt en dus nodig heeft om het evenement te kunnen publiceren in Ticketmatic.

Bepalen welke gegevens doorgestuurd worden§

Niet alle gegevens moeten doorgestuurd worden van Yesplan naar Ticketmatic. In de kolom “Doorsturen” (zie afbeelding hierboven) kan je aanduiden welke gegevens je wenst door te sturen. Door de checkbox af te vinken, zorg je ervoor dat het bijhorende veld niet wordt doorgestuurd en dus niet gekoppeld is.

Standaardwaarden§

Bij sommige velden kan er bij de Yesplan waarde voor “Standaard” gekozen worden. Zo maak je gebruik van de meest gebruikelijke standaardinstellingen en dien je verder niets in te stellen.

Name§

Als het veld “name” standaard geconfigureerd wordt, dan zal hiervoor de naam van het evenement in Yesplan doorgestuurd worden naar Ticketmatic. In dit geval dien je hiervoor geen customdataveld aan te maken.

Je kan echter ook een customdataveld van het type invulveld aanmaken en de waarde van dat customdataveld doorsturen naar Ticketmatic.

Startts en endts§

De velden “startts” (startijd) en “endts” (eindtijd) worden bijna altijd standaard geconfigureerd.

Er kan eveneens gekozen worden om de gepubliceerde start- en eindtijd in customdatavelden bij te houden om door te sturen. Je kan hierbij kiezen uit de volgende mogelijkheden:

Subtitle, Subtitle2 en Webremark§

Als bij deze velden voor “standaard” wordt gekozen – en je kiest ervoor om de velden door te sturen – dan zal er een lege waarde doorgestuurd worden.

Met andere woorden, als je deze velden wil doorsturen, dan zal je deze moeten koppelen met een customdataveld van het type ‘invulveld’ of ‘tekstveld’.

Salestartts (start verkoop) en saleendts (einde verkoop)§

Als bij deze velden voor “standaard” wordt gekozen – en je kiest ervoor om de velden door te sturen – dan zal er een lege waarde doorgestuurd worden.

Met andere woorden, als je deze velden wil doorsturen, dan zal je deze moeten koppelen met een customdataveld van het type ‘datum-tijdveld’.

Externe gegevens§

Bij “Externe gegevens” koppel je de customdatavelden van het type ‘externe gegevens’ die je eerder aangemaakt hebt aan de overeenkomstige velden uit Ticketmatic. In de rechtse kolom “Customdataveld” kies je het Yesplan customdataveld waarin je de waarde wil tonen uit de keuzelijst. Klik vervolgens op “Voeg toe”.

Hieronder een overzicht van de verschillende velden en hun betekenis:

Waarde Ticketmatic Betekenis
Total tickets Totaal aantal tickets
Free tickets Aantal beschikbare tickets
Capacity Total tickets – Locked (hard) (veld om compatibiliteit met Ticketmatic versie 2 te ondersteunen)
Locked (soft) Aantal geblokkeerde plaatsen (tickets)
Locked (hard) Aantal geblokkeerde plaatsen (tickets)
Sold tickets (paid) Aantal verkochte tickets
In Basket Aantal tickets die in een bestelmandje zitten
Complimentary Aantal vrijkaarten
Reserved Aantal gereserveerde tickets
Reserved amount Opbrengst gereserveerde tickets
Reserved fee amount Kosten gereserveerde tickets
Total reserved amount Totaal gereserveerde tickets
Ticket sales amount Opbrengst tickets
Ticket fee amount Opbrengst kosten
Total sales amount Totaal opbrengst
Tickets not scanned Aantal niet-gescande tickets
Tickets scanned Aantal gescande tickets
Tickets scanned exit Aantal gescande tickets bij buiten gaan