Evenementen die aangemaakt zijn in Yesplan kunnen gekoppeld worden naar Ticketmatic v2. Doorloop hiervoor de volgende stappen.

Belangrijk§

Een losstaand evenement koppelen§

Merk op dat er in Yesplan kan gekozen worden welke waarden er worden doorgestuurd naar Ticketmatic. Als er binnen je organisatie gekozen werd om gebruik te maken van de standaardwaarden voor de koppeling, dan kan je gewoon de beschreven stappen volgen voor het koppelen van evenementen aan Ticketmatic.

De standaardwaarden zijn:

Ticketmatic evenement Yesplan evenement
Naam Eventnaam
Locatie Locatie
Starttijd Getoonde starttijd (linkse rode bolletje in het tijdschema)
Eindtijd Getoonde eindtijd (rechtse rode bolletje in het tijdschema)

Maak het evenement aan in Yesplan en vul minimaal de volgende gegevens in:

Ga vervolgens naar het tabblad “Ticketing” (of naar het tabblad waarop de publicatieknop is geplaatst). Om het evenement te koppelen klik je op de “Publiceer evenement”-knop. De standaardwaarden (zoals hierboven beschreven) worden direct doorgestuurd naar Ticketmatic.

Volg de aanwijzingen uit de Ticketmatic handleiding om het gekoppelde evenement verder te bewerken. Het pas doorgestuurde evenement kan je er terugvinden.

Opmerkingen§

Wijzigen van een evenement§

Als er wijzigingen dienen te gebeuren aan één van de gekoppelde velden, dan pas je deze aan in Yesplan. Yesplan is leidend voor deze velden. Bij een wijziging worden alle gekoppelde velden – ook deze die niet gewijzigd werden – direct opnieuw doorgestuurd naar Ticketmatic maar niet direct verwerkt. Wijzigingen worden niet zomaar in Ticketmatic doorgevoerd omdat het evenement al in verkoop kan zijn. Wijzigingen moeten in Ticketmatic worden geaccepteerd. Volg de instructies in Ticketmatic om de wijzigingen daar door te voeren.

Kopiëren van een evenement§

Je kan in Yesplan evenementen en gekoppelde evenementen kopiëren. Deze nieuwe evenementen zijn echter niet automatisch gekoppeld met Ticketmatic. Om ze te koppelen klik je op de knop “Publiceer”. Volg vervolgens de instructies in Ticketmatic. Zorg ervoor dat je eventueel gewijzigde speeltijden ook aanpast als dat nodig is.

Verwijderen of annuleren van een evenement§

Het is niet aangeraden om gekoppelde evenementen uit Yesplan te verwijderen; je kan ze beter de status “geannuleerd” toekennen. Het evenement blijft op die manier ook gekoppeld. De verdere verwerking van een dergelijk evenement dient eveneens in Ticketmatic zelf te gebeuren.

Event not in Sale§

Een ‘event not in sale’ is een Yesplan evenement dat wel naar Ticketmatic is doorgestuurd, maar nog niet gekoppeld is met een voorstelling in Ticketmatic.

Meerdere evenementen koppelen§

Je kan alle evenementen van een evenementgroep in één keer doorsturen. De “Publiceer”-knop verschijnt ook op het niveau van de evenementgroep, met een indicatie van het aantal evenementen die doorgestuurd zullen worden. Ga hiervoor naar het tabblad “Ticketing” (of naar het tabblad waarop de custom data voor Ticketmatic gezet werden), maar doe dit op het niveau van de productie-groep.

De knop om een evenement door te sturen naar Ticketmatic, is een customdataveld van het type publicatieknop. De zichtbaarheid ervan is afhankelijk van de geselecteerde profielen, statussen of locaties bij de configuratie, net zoals voor alle andere customdatavelden.

Terugkoppeling met Ticketmatic§

De gegevens die je te zien krijgt in Yesplan worden uit Ticketmatic opgehaald. De gegevens worden automatisch opnieuw opgehaald als het langer dan een uur geleden is dat het tabblad met de ticketstanden werd geopend. Aan de hand van de ‘opnieuw ophalen’-knop kun je echter ook de actuele waarde opvragen.

Elke nacht worden de gegevens van alle actieve evenementen opnieuw opgehaald uit Ticketmatic.

Afgesloten evenementen§

In Ticketmatic kunnen evenementen ‘afgesloten’ worden. Bij de eerstvolgende nachtelijke update zal dit in Yesplan weerspiegeld worden. De status “Afgesloten” zal verschijnen bij de “Publiceer”-knop van een afgesloten evenement. Zodra een evenement de status “Afgesloten” heeft in Yesplan, is het niet meer mogelijk om het evenement via Yesplan te verwijderen uit Ticketmatic.

Yesplan beheerders hebben de mogelijkheid om de link met Ticketmatic te verbreken vanuit Yesplan. Een beheerder krijgt hiervoor een extra knop “Verwijder integratiedata” bij dergelijke customdatavelden. Als de link met Ticketmatic verbroken wordt, dan zullen alle externe gegevens die vanuit Ticketmatic in Yesplan gezet werden, verwijderd worden voor dat evenement. Echter, het evenement in Ticketmatic zal hierdoor niet aangepast wordt, en blijft dus gewoon bestaan.

Zoektaal§

In Yesplan is het mogelijk om via de zoektaal evenementen te zoeken die voldoen aan bepaalde criteria die gerelateerd zijn aan het koppelen van evenementen met Ticketmatic.

We illustreren dit met enkele voorbeelden: