Evenementen die aangemaakt zijn in Yesplan kunnen gekoppeld worden naar Itix. Doorloop hiervoor de volgende stappen.

Belangrijk§

Een losstaand evenement koppelen§

Maak het evenement aan in Yesplan en vul minimaal de volgende gegevens in:

Ga vervolgens naar het tabblad “Ticketing” (of naar een ander tabblad waarop de custom data gezet werd) en vul de volgende gegevens aan:

Om het evenement te koppelen klik je op de “Publiceer evenement”-knop. Het evenement wordt direct doorgestuurd naar Itix.

Opmerkingen§

Wijzigen van een evenement§

Als er wijzigingen dienen te gebeuren aan één van de gekoppelde velden, dan pas je deze aan in Yesplan. Yesplan is leidend voor deze velden. Bij een wijziging worden alle gekoppelde velden – ook deze die niet gewijzigd werden – direct opnieuw doorgestuurd naar Itix.

Kopiëren van een evenement§

Je kan in Yesplan evenementen en gekoppelde evenementen kopiëren. Deze nieuwe evenementen zijn echter niet automatisch gekoppeld met Itix. Om ze te koppelen klik je op de knop “Publiceer”. Volg vervolgens de instructies in Itix. Zorg ervoor dat je eventueel gewijzigde speeltijden ook aanpast als dat nodig is.

Verwijderen of annuleren van een evenement§

Het is niet aangeraden om gekoppelde evenementen uit Yesplan te verwijderen; je kan ze beter een bepaalde status toekennen (zoals “geannuleerd” of dergelijke). Het evenement blijft op die manier ook gekoppeld. De verdere verwerking van een dergelijk evenement dient óók in Itix te gebeuren.

Evenementen in een reeks koppelen§

Om evenementen vanuit Yesplan in een reeks te koppelen binnen Itix, zal je in Yesplan een productie moeten maken van de evenementgroep waarin de Yesplan evenementen zitten.

Maak het evenement aan in Yesplan en vul minimaal de volgende gegevens in:

Groepeer dit evenement, en geef de groep een naam (of voeg het evenement toe aan een bestaande groep). Kopieer het evenement en plak dit op de gewenste locatie en dag. Kies voor “Plak in groep”. Pas de tijden aan indien nodig. Open vervolgens het infovenster van het evenement.

Klik op “Stel productie in” in het venster links van het infovenster. Selecteer de evenementgroep waarvan je een productie wenst te maken. Alle evenementen in deze groep zullen vervolgens in dezelfde reeks binnen Itix geplaatst worden.

Ga vervolgens naar het tabblad “Ticketing” (of naar het tabblad waarop de custom data geplaatst is). Let op, doe dit op het niveau van je productie-groep.

Ga naar het tabblad “Ticketing” (of naar het tabblad waarop de publicatieknop geplaatst is). Je vindt er een “Publiceer”-knop. Om het evenement door te sturen naar Itix klik je op “Publiceer”.

Je kan ook alle evenementen van een evenementgroep in één keer doorsturen. De “Publiceer”-knop verschijnt ook op het niveau van de evenementgroep, met een indicatie van het aantal evenementen die doorgestuurd zullen worden. Als de groep een productie is, zullen de evenementen in Itix in een reeks geplaatst worden.

De knop om een evenement door te sturen naar Itix, is een customdataveld van het type ‘publicatieknop’. De zichtbaarheid ervan is afhankelijk van de geselecteerde profielen, statussen of locaties bij de configuratie, net zoals voor alle andere customdatavelden.

Terugkoppelen met Itix§

De gegevens die je te zien krijgt in Yesplan worden uit Itix opgehaald. De gegevens worden automatisch opnieuw opgehaald als het langer dan een uur geleden is dat het tabblad met de ticketstanden werd geopend. Aan de hand van de ‘opnieuw ophalen’-knop kun je echter ook de actuele waarde opvragen.

Elke nacht worden de gegevens van alle actieve evenementen opnieuw opgehaald uit Itix.

Zoektaal§

In Yesplan is het mogelijk om via de zoektaal evenementen te zoeken die voldoen aan bepaalde criteria die gerelateerd zijn aan het koppelen van evenementen met Itix.

We illustreren dit met enkele voorbeelden:

Beheer in Itix§

Evenementen opzoeken§

Evenementen die vanuit Yesplan geïmporteerd worden, zullen niet meteen onder het regulier voorstellingprogramma opgenomen worden. Deze voorstellingen dienen eerst omgezet te worden. Om dit te doen navigeer je binnen Itix naar “Beheer” > “Voorstellingen” > “Voorstellingen”. Als je vervolgens in het Theatervoorstellingen-zoekvenster op de verkoopstatus ‘Import’ zoekt, dan zullen deze evenementen uit Yesplan gevonden worden.

Evenementen activeren§

Indien het evenement opgenomen werd in het reguliere voorstellingprogramma, dan kan je dit evenement activeren door het te openen. Vervolgens kan je de “Verkoopstatus” (onder het tabje “Voorstelling”) wijzigen naar de gewenste status. Deze zal ongewijzigd vanuit Yesplan op ‘Import’ staan. Bevestigen doe je met “OPSLAAN”.

Terugkoppelen naar Yesplan§

Hierboven werd besproken hoe teruggekoppelde cijfers van Itix te bekijken zijn in Yesplan. Wil je deze cijfers in Itix bekijken, dan is dit natuurlijk ook mogelijk. Navigeer via “Beheer” > “Voorstellingen” > “Voorstellingen” naar de voorstelling waarvan je de recette wenst te zien. Kies vervolgens de optie “Begroting aanmaken” onder het tabblad “Prijsafspraken”.

Na het kiezen van deze optie krijg je het Prijsafspraakprognose-scherm te zien. Navigeer vervolgens naar het tabblad “Calculatie” voor een overzicht van de relealisatie- en begrotingcijfers. Hier zal je ook de Bruto-recette aantreffen.

Deze recette-cijfers worden direct doorgecommuniceerd met Yesplan. Let op, vanwege de intensiteit van deze berekening kan het enkele minuten duren vooraleer het overzicht zichtbaar wordt.