Evenementen die aangemaakt zijn in Yesplan kunnen gekoppeld worden naar ActiveTickets. Doorloop hiervoor de volgende stappen.

Belangrijk§

Een losstaand evenement koppelen§

Maak het evenement aan in Yesplan en vul minimaal de volgende gegevens in:

Ga vervolgens naar het tabblad “Ticketing” (of naar een ander tabblad waarop de custom data gezet werd) en vul de volgende gegevens aan:

Om het evenement te koppelen klik je op de “Publiceer evenement”-knop. Het evenement wordt direct doorgestuurd naar ActiveTickets.

Opmerkingen§

Wijzigen van een evenement§

Als er wijzigingen dienen te gebeuren aan één van de gekoppelde velden, dan pas je deze aan in Yesplan. Yesplan is leidend voor deze velden. Bij een wijziging worden alle gekoppelde velden – ook deze die niet gewijzigd werden – direct opnieuw doorgestuurd naar ActiveTickets als de optie ‘Automatische updates’ bij de configuratie werd aangevinkt.

Kopiëren van een evenement§

Je kan in Yesplan evenementen en gekoppelde evenementen kopiëren. Deze nieuwe evenementen zijn echter niet automatisch gekoppeld met ActiveTickets. Om ze te koppelen klik je op de knop “Publiceer”. Volg vervolgens de instructies in ActiveTickets. Zorg ervoor dat je eventueel gewijzigde speeltijden ook aanpast als dat nodig is.

Verwijderen of annuleren van een evenement§

Het is niet aangeraden om gekoppelde evenementen uit Yesplan te verwijderen; je kan ze beter een bepaalde status toekennen (zoals “geannuleerd” of dergelijke). Het evenement blijft op die manier ook gekoppeld. De verdere verwerking van een dergelijk evenement dient óók in ActiveTickets te gebeuren.

Verschillende voorstellingen van hetzelfde evenement§

Om evenementen vanuit Yesplan als voorstellingen van éénzelfde evenement in ActiveTickets door te sturen, zal je in Yesplan een productie moeten maken van de evenementgroep waarin de Yesplan evenementen zitten.

Maak het evenement aan in Yesplan en vul minimaal de volgende gegevens in:

Groepeer dit evenement, en geef de groep een naam (of voeg het evenement toe aan een bestaande groep). Kopieer het evenement en plak dit op de gewenste locatie en dag. Kies voor “Plak in groep”. Pas de tijden aan indien nodig. Open vervolgens het infovenster van het evenement.

Klik op “Stel productie in” in het venster links van het infovenster. Selecteer de evenementgroep waarvan je een productie wenst te maken. Alle evenementen in deze groep zullen vervolgens voorstellingen worden binnen hetzelfde evenement in ActiveTickets.

Ga vervolgens naar het tabblad “Ticketing” (of naar het tabblad waarop de custom data geplaatst is). Let op, doe dit op het niveau van je productie-groep.

Op het tabblad “Ticketing” (of naar het tabblad waarop de publicatieknop geplaatst is) klik je de “Publiceer”-knop om de evenementen door te sturen naar ActiveTickets.

Je kan ook alle evenementen van een evenementgroep in één keer doorsturen. De “Publiceer”-knop verschijnt namelijk ook op het niveau van de evenementgroep, met een indicatie van het aantal evenementen die doorgestuurd zullen worden. Als de groep een productie is, zullen de evenementen in ActiveTickets als voorstellingen bij hetzelfde evenement geplaatst worden.

De knop om een evenement door te sturen naar ActiveTickets, is een customdataveld van het type ‘publicatieknop’. De zichtbaarheid ervan is afhankelijk van de geselecteerde profielen, statussen of locaties bij de configuratie, net zoals voor alle andere customdatavelden.

Terugkoppelen met ActiveTickets§

De gegevens die je te zien krijgt in Yesplan worden uit ActiveTickets opgehaald. De gegevens worden automatisch opnieuw opgehaald als het langer dan een uur geleden is dat het tabblad met de ticketstanden werd geopend. Aan de hand van de ‘opnieuw ophalen’-knop kun je echter ook de actuele waarde opvragen.

Elke nacht worden de gegevens van alle actieve evenementen opnieuw opgehaald uit ActiveTickets.

Zoektaal§

In Yesplan is het mogelijk om via de zoektaal evenementen te zoeken die voldoen aan bepaalde criteria die gerelateerd zijn aan het koppelen van evenementen met ActiveTickets.

We illustreren dit met enkele voorbeelden: