Integratie aanmaken§

Allereerst voeg je ActiveTickets toe als ticketingsysteem in Yesplan. Dit doe je bij “Systeeminstellingen” onder het tabblad “Integraties”. Je klikt op het plusje om een integratie toe te voegen. Geef de koppeling een naam, bijvoorbeeld “ActiveTickets”. Klik op “Voeg toe” en kies vervolgens bij “Ticketingsysteem” voor “ActiveTickets”.

De velden om ActiveTickets te configureren zullen verschijnen.

Instellingen§

“Client Name” wordt bepaald door ActiveTickets en wordt bij de setup aangemaakt door ActiveTickets.

Klik op “Verifiëren” om de koppeling te testen. Indien je “Geverifieerd!” terugkrijgt werkt de link perfect en kan je aan de slag. Indien niet, controleer dan eerst even of alles correct ingevuld werd.

Automatische updates§

Als “Automatische updates” aangevinkt is, worden wijzigingen aan de gekoppelde velden meteen doorgestuurd naar ActiveTickets. Indien dit niet aangevinkt is, moet de gebruiker steeds terug op de knop klikken om gewijzigde gegevens manueel door te sturen.

Custom data aanmaken§

Om gegevens met je ActiveTickets installatie uit te wisselen dienen de nodige customdatavelden te worden aangemaakt, zoals een publicatieknop en velden voor externe gegevens. Dit doe je bij “Systeeminstellingen” onder het tabblad “Evenementen” bij het onderdeel “Custom data”.

Publicatieknop§

De publicatieknop is de knop die ervoor zorgt dat het evenement uit Yesplan naar ActiveTickets wordt verstuurd. Dit is een customdataveld van het type ‘publicatieknop’.

Geef de publicatieknop een naam bij het veld “Label”. Deze naam kan je vrij kiezen, bijvoorbeeld “naaractivetickets” of “activetickets_trigger”.

Externe gegevens§

Om gegevens uit ActiveTickets in Yesplan te tonen, zoals bijvoorbeeld ticketstanden, kan je gebruik maken van customdatavelden van het type ‘externe gegevens’. Merk op dat je de inhoud van dergelijke customdatavelden niet kan wijzigen in Yesplan.

Deze customdatavelden zullen we in een volgende stap linken met de velden uit ActiveTickets bij de configuratie van de koppeling.

Om te weten welke externe gegevens ActiveTickets ter beschikking stelt, kan je kijken bij “Systeeminstellingen” onder het tabblad “Integraties” naar het onderdeel “ActiveTickets” bij het blok “Externe gegevens”.

Gegevens linken§

De aangemaakte customdatavelden en de externe gegevens met elkaar linken (mappen) doe je bij “Systeeminstellingen” onder het tabblad “Integraties” bij het onderdeel “ActiveTickets”.

Acties§

Bij “Acties” koppel je het customdataveld van het type publicatieknop dat je aangemaakt hebt bij de custom data van het evenement (zie hierboven) aan de actie “Publiceer”. Je kan de publicatieknop die je aangemaakt hebt selecteren uit de keuzelijst aan de hand van het keyword van dit customdataveld.

Relaties van de gegevens bij publicatie van evenement§

Hier koppel je de gegevens die Yesplan naar ActiveTickets stuurt en dus nodig heeft om het evenement te kunnen publiceren in ActiveTickets. Yesplan kan waarden versturen voor de volgende velden in ActiveTickets:

Doorsturen§

Voor alle velden, behalve “location” en “starttime”, kan bepaald worden of deze al dan niet naar ActiveTickets worden doorgestuurd. Indien “Doorsturen” wordt uitgevinkt, dan wordt het bijhorende veld noch bij de eerste keer, noch bij volgende keren naar ActiveTickets doorgestuurd. De velden die niet doorgestuurd worden, zullen bij de eerste publicatie een standaardwaarde krijgen die door ActiveTickets wordt bepaald. Door het uitschakelen van het doorsturen van bepaalde velden wordt vermeden dat deze velden door Yesplan worden overschreven.

Standaardwaarden§

Bij sommige velden kan er bij de Yesplan waarde voor “Standaard” gekozen worden. Zo maak je gebruik van de meest gebruikelijke standaard instellingen en dien je verder niets in te stellen.

Dit is het overzicht van de standaard links tussen gegevens in Yesplan en in ActiveTickets:

ActiveTickets waarde Standaardwaarde in Yesplan
title Naam van het evenement
location De locatie
starttime De getoonde starttijd (aangeduid met het eerste rode bolletje bij het tijdschema)
endtime De getoonde eindtijd (aangeduid met het tweede rode bolletje bij het tijdschema)
genre Het profiel van het evenement
capaciteitenschema De locatie

Voor alle andere velden worden er niets doorgestuurd indien er voor “Standaard” wordt gekozen.

Indien je de standaard configuratie niet wenst te volgen, dan moeten de customdatavelden waarmee je wilt linken van de volgende types zijn:

ActiveTickets waarde Yesplan customdatatype
title invulveld
subtitle invulveld
location invulveld
genre keuzelijst
starttime tijdveld
endtime tijdveld
datepresale datum-tijdveld
timeslot keuzelijst
duration numeriek invulveld (aantal minuten)
memo tekstveld
prijzenschema keuzelijst
capaciteitenschema keuzelijst
maccsbox distributeur code keuzelijst
maccsbox external title code numeriek invulveld

Title§

Als het veld “title” standaard geconfigureerd wordt, dan zal hiervoor de naam van het evenement in Yesplan doorgestuurd worden naar ActiveTickets. In dit geval dien je hiervoor geen customdataveld aan te maken.

Je kan echter ook een customdataveld van het type invulveld aanmaken en de waarde van dat customdataveld doorsturen naar ActiveTickets.

Location§

Het veld “location” wordt best standaard geconfigureerd. De naam van de locatie in Yesplan wordt automatisch doorgestuurd naar ActiveTickets.

Starttime en endtime§

De velden “starttime” en “endtime” worden bijna altijd standaard geconfigureerd.

Genre§

Als het veld “genre” standaard geconfigureerd wordt, dan zal hiervoor de naam van het profiel van het evenement in Yesplan doorgestuurd worden naar ActiveTickets. In dit geval dien je hiervoor geen customdataveld aan te maken.

Het veld “genre” kan ook geconfigureerd worden aan de hand van een customdataveld van het type keuzelijst. De waarden die je in Yesplan invult, zullen letterlijk zo doorgestuurd worden naar ActiveTickets. Neem hier desgewenst de benamingen van de genres in ActiveTickets exact over.

Capaciteitenschema§

Als het veld “capaciteitenschema” standaard configureerd wordt, dan zal hiervoor de naam van de locatie doorgestuurd naar ActiveTickets. Dit wil zeggen dat er per locatie slechts één capaciteitenschema kan bestaan.

Indien er meerdere capaciteitenschema’s nodig zijn voor eenzelfde locatie, dan maakt je hiervoor een customdataveld aan van het type keuzelijst. De waarden die je in Yesplan invult, zullen letterlijk zo doorgestuurd worden naar ActiveTickets. Neem hier desgewenst de benamingen van de capaciteitenschema’s in ActiveTickets exact over.

Externe gegevens§

Bij “Externe gegevens” koppel je de customdatavelden van het type ‘externe gegevens’ die je eerder aangemaakt hebt aan de overeenkomstige velden uit ActiveTickets. In de rechtse kolom “Customdataveld” kies je het Yesplan customdataveld waarin je de waarde wil tonen uit de keuzelijst. Klik vervolgens op “Voeg toe”.