Ga naar inhoud

Aanpassing BTW-tarief

Op 1 januari 2019 wordt in Nederland het lage BTW-tarief verhoogd van 6 % naar 9 %. Dit heeft gevolgen voor Yesplan en bepaalde resources zullen een ander BTW-tarief moeten krijgen. In deze gids leggen we uit hoe je dit kunt aanpakken.

Om het BTW-tarief van je resources aan te passen, moet je:

  • Al je resources uit Yesplan exporteren als een CSV-bestand.
  • De relevante resources kopiëren naar een nieuw CSV-bestand.
  • De resources daar aanpassen.
  • Het bestand importeren in Yesplan.

We leggen hieronder stap voor stap uit hoe je dit kan doen.

Tip

Druk je deze gids liever af om naast je te leggen als je de stappen uitvoert? Download dan de gids in PDF-formaat.

Voor je begint§

Voor je onderstaande stappen uitvoert, hou je best een paar zaken in het achterhoofd:

  • Je kan geen ad hoc resources aanpassen met deze stappen.
  • Als je geboekte resources op evenementen wilt aanpassen, moet je dat aangeven bij de import. Als je dat niet doet, zullen géén geboekte resources aangepast worden en zal je dat manueel moeten doen.

Tip

Selecteer dus zeker de optie “Boekingen op evenementen op of na datum in de toekomst ook bijwerken” als je geboekte resources wilt aanpassen.

Exporteer al je resources§

De resources kan je makkelijk exporteren via de zoekfunctie in Yesplan.

  • Klik in Yesplan op het navigatiemenu-item “Zoeken”.
  • Voer de volgende zoekopdracht uit in het zoekvenster: resource:name:*. Hiermee verschijnen al je resources in de zoekresultaten.
  • Selecteer onderaan rechts het besturingssysteem waarop je werkt, “MS-DOS” of “Mac”.
  • Klik op de knop “Exporteer” > “Exporteer alle Resources”.
  • Klik op de knop “Exporteer” > “Download alle Resources” eens je export beschikbaar is.
  • Sla het bestand op.

Kopieer de relevante resources naar een nieuw bestand§

Je hebt nu al de resources geëxporteerd in een CSV-bestand, maar we willen enkel de resources aanpassen met een BTW-tarief van 6 %. Daarom gaan we die specifieke resources kopiëren naar een nieuw bestand en daar aanpassen.

Tip

Bewaar de aanpassingen in het gedownloade bestand niet: dat kan je gebruiken als een backup.

Filteren§

Filter eerst de resources in Excel op een BTW-tarief van 6 %.

  • Gebruik Excel om het bestand te openen dat je net gedownload hebt.
  • Klik in het lint op het tabblad “Gegevens” en vervolgens op “Filter”. Zie ook Gegevens filteren in een bereik of tabel van Office Support.
  • Zoek in de eerste rij van de tabel naar de cel met de term costmodel_vat en klik op het pijltje in die cel.
  • Vink in het filtervenster enkel de checkbox aan naast 6.0 en sluit het venster.

Controleer of de gefilterde gegevens wel kloppen. Je kan dit doen aan de hand van de naam (resource_name), het type (resource_type), de groep (resource_group) etc.

Kopiëren§

Als de bestanden correct gefilterd zijn, kan je de relevante kolommen kopiëren naar een nieuw bestand.

  • Het importbestand moet onderstaande kolommen bevatten:

    • resource_id
    • resource_name
    • costmodel_name
    • costmodel_sellingprice_amount
    • costmodel_sellingprice_vat
    • costmodel_cost_amount
    • costmodel_cost_vat
    • costmodel_vat
  • Selecteer deze kolommen. Dat doe je door voor elke kolom op de Ctrl-toets (Windows) of Command-toets ⌘ (macOS) te drukken en vervolgens te klikken op de kolomletter: bijv. de “A” boven resource_id. Zie Celinhoud selecteren in Excel van Office Support.

  • Kopieer de gegevens:
    • Gebruik de toetscombinatie Crl+C (Windows) of ⌘C (macOS)
    • Of klik in het menu op “Wijzig” > “Kopiëren”
  • Creëer een nieuw bestand:
    • Gebruik de toetscombinatie Crl+N (Windows) of ⌘N (macOS)
    • Of klik in het menu op “Bestand” > “Nieuw”
  • Plak de gegevens in het nieuwe bestand:
    • Gebruik de toetscombinatie Crl+V (Windows) of ⌘V (macOS)
    • Of klik in het menu op “Wijzig” > “Plakken”
  • Bewaar het nieuwe bestand als een CSV bestand, met een herkenbare naam:
    • Gebruik de toetscombinatie Crl+S (Windows) of ⌘S (macOS)
    • Of klik in het menu op “Bestand” > “Bewaren”
  • De bestandsindeling moet “Comma Separated Values (.csv)” zijn.
  • Sluit het bestand dat je gedownload hebt zonder je aanpassingen te bewaren.

Pas het BTW-tarief aan§

Eens je dat gedaan hebt, kan je het BTW-tarief aanpassen:

  • Selecteer in de kolom met costmodel_vat de eerste cel die 6.0 bevat.
  • Selecteer al de andere cellen met 6.0 eronder. Je kan dit makkelijk doen via de toetscombinatie Ctrl+Shift+Pijl-omlaag.
  • Typ de nieuwe waarde, in dit geval 9.0.
  • Gebruik de toetscombinatie Ctrl+Enter om al de cellen aan te passen.
  • Bewaar het bestand.

Importeer het bestand in Yesplan§

Nu kan het bestand opnieuw geïmporteerd worden in Yesplan:

  • Ga in Yesplan naar “Systeeminstellingen” > “Importeren” > “Resources”.
  • Selecteer in de keuzelijst “Prijsdefinities van resources bijwerken”.
  • Selecteer in de keuzelijst naast “Codering” die van je besturingssysteem, “Latin1” voor Windows of “Mac Roman” voor macOS.
  • Kies het bestand met het aangepaste BTW-tarief.

Na de selectie zal Yesplan het bestand verifiëren en eventuele waarschuwingen of fouten weergeven. Je kan het bestand pas importeren als er geen fouten meer zijn.

Je kan de import ook inplannen. Stel dat je de BTW-tarieven eind december zou willen aanpassen, inclusief de resources die nu reeds geboekt zijn op evenementen in 2019:

  • Klik op de knop “Inplannen voor later” en selecteer de gewenste datum, bijvoorbeeld 27 december 2018.
  • Selecteer de checkbox “Boekingen op evenementen op of na datum in de toekomst ook bijwerken” en selecteer de gewenste datum. Bijvoorbeeld 1 januari 2019.