Inleiding§

De boomweergave is een venster waarin de evenementenstructuren worden weergegeven in de vorm van een boomstructuur (denk aan een stamboom). De boomweergave is voornamelijk geschikt om, op een visueel overzichtelijke manier, evenementen te groeperen en evenementenstructuren aan te passen.

Een evenementgroep maakt één geheel van afzonderlijke evenementen. Verschillende evenementgroepen kunnen op hun beurt weer gegroepeerd worden in andere evenementgroepen. Je kan evenementgroepen op die manier uitbouwen tot uitgebreide constructies, de evenementenstructuren. Dit is vooral handig voor het structureren van grotere evenementen.

Het groeperen van evenementen heeft verschillende voordelen:

Starten met de boomweergave§

De boomweergave kan geopend worden door de muisaanwijzer over het evenement te brengen in de evenementenkalender, en vervolgens op het boom-icoontje te klikken. De boomweergave zal geopend worden met daarin de volledige evenementenstructuur waartoe dit evenement behoort.

Om meerdere evenementenstructuren te openen, selecteer je eerst de verschillende evenementen in de kalender (zie “Evenementen selecteren”) en klik je vervolgens op het boom-icoontje.

Je kan de boomweergave ook openen via het navigatiemenu (“Evenementen” > “Boomweergave”). De boomweergave opent met de bomen van al de evenementen die geselecteerd zijn in de kalender. Als er geen evenementen geselecteerd zijn in de kalender, dan open je de boomweergave met een leeg canvas.

Meerdere bomen§

Eens de boomweergave geopend is kan je nieuwe evenementen en evenementgroepen aanmaken en deze samenstellen. Je kan ook reeds bestaande evenementstructuren toevoegen aan het canvas door een evenement (of evenementgroep) op te zoeken in het zoekveld onderaan.

Let op

Het zoekveld zoekt naar evenementen en evenementgroepen tot maximum één jaar terug, te tellen vanaf vandaag of vanaf de huidige werkdatum indien deze vroeger is.

Het zoekveld heeft ook een filter met als opties ‘in mijn locaties’ en ‘in alle locaties’. Indien de filter op ‘in alle locaties’ staat, dan zal je steeds alle evenementen en evenementgroepen te zien krijgen. Echter, indien deze filter op ‘in mijn locaties’ staat, dan zullen enkel de evenementen en evenementgroepen getoond worden die doorgaan in de locaties die zichtbaar zijn in je huidige evenementenkalenderweergave. Alle andere evenementen zullen in dat geval niet getoond worden in de suggestielijst van het zoekveld.

Grote bomen§

Bij het openen van de boomweergave wordt bij voorkeur de volledige evenementenstructuur getoond, met alle evenementen en evenementgroepen zichtbaar. Echter, bij een evenementenstructuur met veel evenementen zal dit snel onoverzichtelijk worden, en niet meer op het scherm passen. Daarom worden ‘grote bomen’ automatisch samengevat. Bij een reeks evenementen met dezelfde naam verschijnt enkel het eerste en het laatste evenement, met ertussenin een knop die vermeldt hoeveel evenementen verborgen zijn. Door op deze knop te klikken zullen de verborgen evenementen getoond worden.

Je kan een boom terug compacter maken via de actie “Samenvatten” in het contextmenu (het menu dat geopend wordt door te rechtsklikken). Merk op dat geselecteerde evenementen zichtbaar zullen blijven bij het samenvatten. Als je de actie “Samenvatten” op de bovenste evenementgroep uitvoert, dan wordt de boom maximaal compact gemaakt.

Evenementgroepen kunnen ook in hun geheel open- en dichtgeklapt worden, door op het pijltje links van de groepsnaam te klikken.

Bij elke boom die groter is dan het venster, kan je verticaal scrollen. Bij het scrollen verdwijnen evenementen zowel bovenaan als onderaan van het scherm. Evenementgroepen echter, zullen aan de bovenkant steeds zo lang mogelijk zichtbaar blijven. Ze blijven ‘plakken’ tegen de bovenkant, tot er geen evenementen meer zichtbaar zijn van hun tak van de boom. Op die manier bewaar je een maximaal zicht op de context van de zichtbare evenementen tijdens het scrollen. Merk op dat geselecteerde evenementen ook steeds bovenaan blijven ‘plakken’ bij het scrollen, en dus niet uit het zicht verdwijnen.

Andere weergaves van bomen§

Een boomstructuur van de evenementgroepen wordt ook nog getoond op andere plaatsen, maar in die weergaves kan je enkel de producties instellen.

Producties worden in de boomstructuren steeds aangeduid met een blauw productie-icoontje naast hun naam (een blauw cirkeltje met daarin de letter P), ook in de boomweergave.

Acties in de boomweergave§

Je kan evenementenstructuren manipuleren door evenementen of evenementgroepen te verslepen, of door gebruik te maken van de knoppen onderaan het venster, of door acties te selecteren uit het contextmenu (het menu dat geopend wordt door te rechtsklikken). Je kan ook meerdere evenementen of evenementgroepen tegelijk selecteren om hierop in één keer acties uit te voeren.

Vergrendelde evenementen§

Evenementen kunnen vergrendeld zijn. Dit wordt aangeduid met een slotje. Evenementgroepen die een of meerdere evenementen bevatten die vergrendeld zijn, worden ook beschermd door een slotje. Als je het slotje op de evenementgroep open klikt, dan worden alle slotjes van al de onderliggende evenementen mee opengeklikt.

Merk op dat de datum, locatie en naam van vergrendelde evenementen niet zomaar aangepast kan worden en dat deze evenementen niet zomaar verwijderd kunnen worden. Gebruikers met de rechten om te ontgrendelen kunnen vooralsnog de naam, locatie of datum van deze evenementen aanpassen door het slotje open te klikken. Deze gebruikers kunnen de evenementen ook verwijderen áls ze daar bijkomend de rechten voor gekregen hebben.

De andere acties zijn echter wel mogelijk met vergrendelde evenementen in de boomweergave.

Evenementen en evenementgroepen verslepen§

Door evenementen en evenementgroepen te verslepen, kan je ze naar andere evenementgroepen verplaatsen. Dit kunnen evenementgroepen zijn die deel uitmaken van de eigen boom, of die deel uitmaken van een andere boom. Je kan van een evenement of evenementgroep ook een nieuwe boom maken. Dit doe je door ze te slepen naar het venster dat rechts verschijnt wanneer je begint met slepen.

Opmerking

Indien je een productie versleept naar een evenementgroep die zelf ook een productie is, dan zal de productie die je versleept verloren gaan. Er kan slechts één evenement of evenementgroep een productie zijn binnen één tak van de boom; in dergelijke gevallen zal de bovenste groep winnen.

Evenementen en evenementgroepen selecteren§

Evenementen of evenementgroepen selecteer je door erop te klikken. De selectie wordt in het blauw weergegeven.

Let op

Wanneer je een evenementgroep selecteert, dan zullen de onderliggende evenementen en evenementgroepen mee oplichten. Deze onderliggende elementen maken automatisch deel uit van de geselecteerde groep en zullen bij acties op de groep óók mee gemanipuleerd worden. Bij het verwijderen van een evenementgroep bijvoorbeeld, zullen alle onderliggende evenementen en evenementgroepen óók verwijderd worden. Bij het verslepen van een evenementgroep, zullen alle onderliggende evenementen en evenementgroepen óók mee verhuizen met de groep.

Een item toevoegen aan de selectie doe je door erop te klikken terwijl je de CTRL-toets (op Windows) of CMD-toets (op macOS) ingedrukt houdt. Een item terug verwijderen uit de selectie doe je op dezelfde manier, door nogmaals te klikken op het item terwijl je de CTRL-toets (op Windows) of CMD-toets (op macOS) ingedrukt houdt.

Let op: indien je meerdere items selecteert (door middel van de CTRL of CMD-toets), dan worden de acties toegepast op elk van de geselecteerde items.

Bijvoorbeeld

Het resultaat zal zijn dat ‘een nieuwe boom maken’ op elk van de geselecteerde items wordt toegepast. Je eindigt dus met twee nieuwe bomen: eentje met de evenementgroep met daarin twee evenementen, en eentje met het derde evenement (zonder groep). Merk ook op dat tijdens het verslepen getoond wordt dat je “2 items” aan het verslepen bent.

Nieuwe evenementen aanmaken§

Een nieuw evenement aanmaken doe je door middel van de actie “Nieuw evenement…”, via het contextmenu of via de knop linksonder in het venster van de boomweergave. Een invulformulier verschijnt waarvan alle velden verplicht in te vullen zijn. Het evenement wordt aangemaakt nadat je op “Voeg evenement toe” geklikt hebt.

Het nieuwe evenement wordt toegevoegd aan de evenementgroep waarop je het contextmenu opent. Indien je deze actie via de knop linksonder uitvoert, dan wordt het evenement toegevoegd aan de geselecteerde evenementgroep. Indien er niets geselecteerd is, dan wordt een alleenstaand evenement aangemaakt.

Nieuwe evenementgroepen aanmaken§

Een nieuwe evenementgroep aanmaken doe je door middel van de actie “Nieuwe groep”, via het contextmenu of via de knop linksonder in het venster van de boomweergave. Er wordt meteen een groep aangemaakt waarvan je naam meteen kunt aanpassen.

De nieuwe evenementgroep wordt toegevoegd aan de evenementgroep waarop je het contextmenu opent. Indien je deze actie via de knop linksonder uitvoert, dan wordt de evenementgroep toegevoegd aan de geselecteerde evenementgroep. Indien er niets geselecteerd is, dan wordt een alleenstaande evenementgroep aangemaakt.

Evenement of evenementgroep wijzigen§

Via het contextmenu kan je kiezen voor “Evenement wijzigen…” of “Groep wijzigen…” (naargelang je het contextmenu opent op een evenement dan wel op een evenementgroep). Je opent hiermee een detailvenster waarin je de status, het profiel, de locatie en de naam van een evenement of evenementgroep kan aanpassen. Bij een evenement kan je bovendien ook de datum aanpassen.

Evenementen en evenementgroepen kan je ook hernoemen door te dubbelklikken op de naam.

Merk op dat evenementen die vergrendeld zijn niet gewijzigd kunnen worden.

Evenement of evenementgroep verwijderen§

Via het contextmenu kan je kiezen voor “Verwijder”. Alle geselecteerde evenementen en evenementgroepen worden hiermee definitief verwijderd.

Let op

Bij het verwijderen van een evenementgroep worden ook alle onderliggende evenementen en evenementgroepen verwijderd.

Merk op dat evenementen die vergrendeld zijn niet verwijderd kunnen worden.

Enkel de evenementgroep verwijderen§

Via het contextmenu kan je kiezen voor “Enkel groep verwijderen”. Alle geselecteerde groepen worden hiermee verwijderd, zonder de onderliggende evenementen en evenementgroepen te verwijderen. Deze onderliggende elementen worden automatisch binnen de bovenliggende evenementgroep geplaatst indien deze bestaat. Indien er geen bovenliggende groep bestaat, dan worden er nieuwe bomen gemaakt van de overblijvende elementen.

Productie instellen§

Via het contextmenu kan je kiezen voor “Stel productie in”. Alle geselecteerde evenementen of evenementgroepen zullen hiermee als een productie gemarkeerd worden.

Opmerking

Er kan slechts één evenement of evenementgroep een productie zijn binnen één tak van de boom; in dergelijke gevallen zal de bovenste groep winnen.

Groeperen§

Via het contextmenu kan je kiezen voor “Groepeer”. Alle geselecteerde evenementen worden hiermee gegroepeerd; ze worden samengebracht in een nieuwe evenementgroep. Indien alle geselecteerde evenementen deel uitmaken van eenzelfde evenementgroep, dan wordt deze nieuwe groep onder de bestaande aangemaakt. Indien de geselecteerde evenementen deel uitmaken van verschillende evenementgroepen, dan wordt de nieuwe groep aangemaakt in de bovenste gemeenschappelijke evenementgroep.

Bomen samenvatten§

Via het contextmenu kan je kiezen voor “Samenvatten”. Hiermee kan je een boom terug compacter maken. Geselecteerde evenementen, en het evenement waarop je de actie uitvoert, blijven zichtbaar.

Bomen verbergen§

Via het contextmenu kan je kiezen voor “Verberg”. Hiermee wordt de boom van de geselecteerde evenementen niet langer getoond in de boomweergave. Wil je de boom terug laten zien in de boomweergave, dan kan je gebruik maken van het zoekveld onderaan in het venster om het evenement (of evenementgroep) op te zoeken en toe te voegen aan het canvas.

Acties ongedaan maken§

Een actie ongedaan maken doe je door middel van de actie “Herstel”, via het contextmenu of via de knop linksonder in het venster van de boomweergave.

Let op

Nadat je de boomweergave gesloten hebt, is herstellen niet meer mogelijk.

Een evenementenstructuur opbouwen§

In dit hoofdstuk zullen we aan de hand van een voorbeeld een evenementenstructuur volledig in de boomweergave opbouwen. De evenementgroep krijgt de naam ‘Shakespeare Festival’ en zal er als volgt uitzien:

In het voorbeeld zijn twee ‘Hamlet’ voorstellingen gegroepeerd in de groep ‘Hamlet Production’ en twee ‘Othello’ voorstellingen in de groep ‘Othello Production’. De groepen ‘Hamlet Production’ en ‘Othello Production’ zijn op hun beurt gegroepeerd in de groep ‘Shakespeare Festival’.

We openen de boomweergave door in het navigatiemenu te klikken op “Boomweergave” (te vinden in het navigatiemenu-item “Evenementen”).

Vermits we geen enkel evenement geselecteerd hebben in de kalender zal de boomweergave leeg zijn. We kunnen ervoor kiezen om eerst de evenementen aan te maken en deze dan te groeperen, maar als de beoogde structuur reeds op voorhand duidelijk is, is het vaak handiger om te beginnen met de groepen, en er vervolgens de evenementen aan toe te voegen, vooral als het gaat om vrij veel evenementen.

Klik op de knop “Nieuwe groep” linksonder in het venster van de boomweergave. Pas de naam aan naar “Shakespeare Festival”, en druk op ENTER. Vergewis je ervan dat de groep nog steeds geselecteerd is (dat zie je aan de blauwe kleur), en klik vervolgens nog eens op de knop “Nieuwe groep” linksonder. De nieuwe groep wordt toegevoegd aan “Shakespeare Festival” (het geselecteerde element). Geef ook deze groep de juiste naam, “Hamlet Production”, en druk op ENTER.

Nu gaan we eerst ook de andere groep toevoegen aan het “Shakespeare Festival”. Selecteer hiervoor eerst het juiste element, de groep “Shakespeare Festival” (door erop te klikken), en klik nogmaals op de knop “Nieuwe groep” linksonder. Een tweede groep wordt toegevoegd aan “Shakespeare Festival”. Geef ook die de juiste naam “Othello Production”, en druk op ENTER.

Hiermee is onze basisstructuur klaar, en kunnen we de evenementen eraan toevoegen.

We beginnen met de voorstellingen van Hamlet. Selecteer hiervoor eerst het juiste element waaraan we de evenementen willen toevoegen, de groep “Hamlet Production” (door erop te klikken). Klik nu op de knop “Nieuw evenement…” linksonder in het venster van de boomweergave. In het detailvenster dat opent vullen we de naam in (“Hamlet”), en kiezen we de juiste datum, locatie, status en profiel. Als alle velden correct ingevuld zijn, klikken we op de knop “Voeg evenement toe”. Het evenement wordt toegevoegd aan de groep “Hamlet Production”. We herhalen deze stappen voor de tweede voorstelling van Hamlet.

Merk op dat indien een evenement geselecteerd is (in plaats van een evenementgroep) op het moment dat je klikt op de knop “Nieuw evenement…”, dat het nieuwe evenement zal toegevoegd worden aan de groep waartoe het geselecteerde evenement behoort.

Vervolgens voegen we twee voorstellingen “Othello” toe aan de “Othello Production”. Selecteer het juiste element, de groep “Othello Production” (door erop te klikken), en ga te werk zoals bij de “Hamlet” voorstellingen.

Nu kunnen we onze boom afwerken door de producties in te stellen. We willen dat zowel de “Hamlet Production” als de “Othello Production” producties worden.

Opmerking

In Yesplan kan je aangegeven welke evenementen tot eenzelfde productie behoren. Een evenement of evenementgroep kan slechts tot één productie behoren.

Het niveau waar de productie gezet wordt kan bepalend zijn voor kortingen. Als je bijvoorbeeld enkel een korting wilt op een geboekte resource bij Othello en niet op diezelfde geboekte resource bij Hamlet, dan stel je twee producties in, één voor ‘Hamlet Production’ en één voor ‘Othello Production’.

De productie kan ook bepalend zijn voor de wijze waarop een rapport gepresenteerd wordt. Wil je de geboekte resources op het rapport kunnen zien per productie, dan stel je de producties in op de juiste plaats in de boom; één voor ‘Hamlet Production’ en één voor ‘Othello Production’.

Producties instellen kan in het detailvenster van het evenement of in het infovenster van het evenement (zie Instellen van producties binnen een evenementgroep). Maar het kan ook gewoon in de boomweergave.

Selecteer eerst “Hamlet Production” door erop te klikken, en vervolgens ook “Othello Production”, door erop te klikken terwijl je de CTRL-toets (op Windows) of CMD-toets (op macOS) ingedrukt houdt. Open nu het contextmenu door te rechtsklikken boven één van de geselecteerde elementen (de “Hamlet Production” of de “Othello Production”) en kies voor de actie “Stel productie in” uit het menu.

Merk op dat er bij het rechtsklikken ook meteen geselecteerd wordt. Als je rechtsklikt bij elementen die geselecteerd zijn, dan wordt de selectie gewoon behouden. Als je echter rechtsklikt bij elementen die niet geselecteerd zijn terwijl er reeds een selectie gemaakt was, dan wordt de bestaande selectie ongedaan gemaakt ten voordele van het element waarop je rechtsklikt.

Onze boom is klaar!

Bij wijze van oefening zullen we twee extra voorstellingen ‘King Lear’ aanmaken en deze daarna toevoegen aan het ‘Shakespeare Festival’.

Ga naar de evenementenkalender en maak twee voorstellingen aan met de naam “King Lear”, bijvoorbeeld op twee opeenvolgende dagen in eenzelfde locatie. Deze evenementen gaan we nu in de boomweergave groeperen en toevoegen aan het festival. Selecteer de twee nieuwe voorstellingen in de kalender (klik eerst op de ene “King Lear” en vervolgens op de andere, terwijl je de CTRL-toets (op Windows) of CMD-toets (op macOS) ingedrukt houdt), en klik op het boom-icoontje om de boomweergave te openen.

De boomweergave opent met de twee voorstellingen. Merk op dat deze nog steeds geselecteerd zijn; de selectie uit de kalender wordt onthouden in de boomweergave. Open nu het contextmenu door te rechtsklikken op één van de geselecteerde “King Lear” evenementen en kies voor de actie “Groepeer” uit het menu.

Beide voorstellingen zitten nu samen in een nieuwe groep. Hernoem de groep naar “King Lear Production” door te dubbelklikken op de naam en stel de productie in via het contextmenu (zoals voorheen).

Nu zullen we “Shakespeare Festival” toevoegen aan het canvas van de boomweergave; in de boomweergave kan je meerdere evenementgroepen naast elkaar zetten en zo snel evenementen of groepen verplaatsen tussen de verschillende bomen. Elementen toevoegen aan het canvas doen we door gebruik te maken van het zoekveld linksonder in het venster van de boomweergave. Typ (een deel van) “shakespeare festival” in het zoekveld en kies het juiste festival uit de lijst die verschijnt.

De boom van ons festival verschijnt netjes in beeld. Om de “King Lear Production” toe te voegen aan het “Shakespeare Festival” volstaat het om deze er naartoe te slepen; klik “King Lear Production” aan, houd de muisknop ingedrukt en versleep de groep naar “Shakespeare Festival” en laat los wanneer deze oplicht.

Onze extra productie werd toegevoegd aan het festival.