Inleiding§

Deze handleiding geeft een overzicht van het beheren van rechten in Yesplan. We delen deze handleiding op in drie hoofdstukken:

Let op

De algemene werking van rechten die hier beschreven wordt is niet van toepassing voor rapporten (sjablonen en gegenereerde documenten). Het rechtensysteem voor deze elementen wordt toegelicht in de handleiding van rapporten.

Concepten§

Het beheren van de rechten in Yesplan is onderverdeeld in enerzijds de verschillende handelingen die een gebruiker kan uitvoeren (zijn mogelijkheden), en anderzijds het beheren van welke gebruikers toegang hebben tot welke evenementen, resources, prijzen, contacten en taken.

Alvorens dieper in te gaan op hoe rechten beheerd worden lichten we kort enkele van de basisconcepten van de rechten in Yesplan toe.

Mogelijkheden voor een gebruiker§

Het is niet altijd wenselijk dat een gebruiker elke handeling kan uitvoeren of alle schermen kan zien. In Yesplan kan je voor de verschillende handelingen en bepaalde schermen instellen wie hiertoe de mogelijkheid krijgt en wie niet.

Dit wordt bepaald door middel van de mogelijkheden. Indien een gebruiker over een bepaalde mogelijkheid beschikt, kan de overeenkomstige handeling uitgevoerd worden.

Rechten uitdelen§

Elk element in Yesplan (zoals evenementen, resources, contacten, enz.) heeft een eigenaar. Deze eigenaar is een gebruiker van Yesplan. Initieel zal de eigenaar van een element de gebruiker zijn die dit element heeft aangemaakt. De eigenaar van een element kan echter ook aangepast worden.

Elke gebruiker van Yesplan deelt rechten uit aan andere gebruikers omtrent wat er mag gebeuren met de elementen waarvan hij eigenaar is. Deze rechten bepalen wie dit element mag lezen, schrijven, wissen, gebruiken, enzovoort. Met andere woorden, in Yesplan hangt het af van de eigenaar van een bepaald element wat er mag gebeuren met dat element.

Rechtensjablonen§

Een rechtensjabloon is een verzameling van mogelijkheden en een beschrijving van de uitgedeelde rechten.

Deze sjablonen worden gebruikt om de rechten van een bepaalde groep gebruikers (zoals ‘Beheerders’) of een bepaalde functie binnen een organisatie (zoals ‘Planner’) te beschrijven.

Men kan één of meerdere rechtensjablonen toekennen aan een gebruiker. Indien een gebruiker méérdere sjablonen toegekend werd, zullen zijn mogelijkheden de unie zijn van alle mogelijkheden van deze sjablonen, en zullen ook de uitgedeelde rechten (voor de elementen waarvan hij eigenaar is) de unie zijn van de rechten bepaald door deze sjablonen.

Beheren van rechten§

Rechtensjablonen beheren§

De rechtensjablonen worden beheerd bij de systeeminstellingen, onder het tabblad “Gebruikers”, bij het onderdeel “Rechtensjablonen”. Je kan er sjablonen aanmaken, verwijderen, kopiëren en hernoemen.

Door in dit scherm te klikken op “Toon rechten”, zal er een nieuw scherm geopend worden waar de mogelijkheden en rechten voor dit sjabloon beheerd kunnen worden.

Dit scherm bestaat uit twee delen:

Mogelijkheden beheren§

De mogelijkheden worden opgedeeld in drie groepen:

De mogelijkheden kunnen eenvoudig aangepast worden door ze aan of uit te vinken. Hieronder bespreken we elk van deze drie groepen in detail.

Aanmaken van elementen§

De linkse kolom toont de mogelijkheden die een gebruiker krijgt om elementen aan te maken of om bepaalde acties uit te voeren. Concreet kunnen hier de volgende mogelijkheden ingesteld worden:

Opmerking

In Yesplan kunnen bepaalde statussen aangeduid worden als ‘vergrendeld’. Dit betekent dat, van zodra een evenement die status heeft, dit evenement niet meer zomaar van naam, datum of locatie veranderd kan worden, om accidentele wijzingen te voorkomen. Wijzigingen zijn enkel nog mogelijk door op het slotje naast het evenement te klikken. Echter, om dit slotje te kunnen openen moet de gebruiker over de mogelijkheid “Evenementen ontgrendelen” beschikken.

Zichtbaarheid van tabbladen en Teamplanner§

De middelste kolom toont een lijst van tabbladen opgedeeld per infovenster. Door te klikken op “Open” naast de naam van het infovenster worden alle tabbladen van dit infovenster getoond.

Per tabblad kan er, door middel van een checkbox, bepaald worden of het tabblad al dan niet zichtbaar is voor de gebruiker. Indien gewenst kan men de zichtbaarheid van álle tabbladen van een infovenster ineens aanpassen door te klikken op de checkbox naast de naam van het infovenster.

Je kan in deze kolom ook bepalen of de Teamplanner zichtbaar is in het navigatiemenu.

Let op

Wanneer men nieuwe tabbladen toevoegt aan Yesplan dan zijn deze standaard niet zichtbaar voor gebruikers. Het is noodzakelijk om deze tabbladen aan te vinken bij de mogelijkheden van de sjablonen die van toepassing zijn voor de gebruikers die deze tabbladen moeten kunnen zien.

Gebruik van statussen§

De rechtse kolom toont een lijst van de statussen die in Yesplan aangemaakt zijn voor evenementen. Indien een status niet is aangevinkt, zal een gebruiker die status niet kunnen toekennen aan een evenement.

Let op

De volgorde van de statussen heeft een betekenis. Een evenement zal vaak evolueren van bijvoorbeeld een optie-aanvraag tot een volledig ingepland en afgerond evenement. De volgorde van statussen kan bepaald worden via de systeeminstellingen.

Om naar een volgende status te kunnen gaan (een status die zich lager in de lijst bevindt) volstaat het dat een gebruiker de mogelijkheid heeft om die status te gebruiken. Echter, om terug te kunnen keren naar een vorige status moet de gebruiker de mogelijkheid hebben om die vorige status te gebruiken, én om álle tussenliggende statussen te gebruiken.

Deze functionaliteit maakt het mogelijk om in te stellen dat een gebruiker een evenement wel in een ‘latere’ status kan plaatsen (en hierbij mogelijk bepaalde statussen overslaat), maar dat het voor deze gebruiker níét mogelijk is om een evenement dat bijvoorbeeld reeds gepland is terug als een optie aan te duiden.

Uitdelen van rechten§

De afbeelding hierboven toont het deel van het scherm waarbij de uitgedeelde rechten geconfigureerd worden. Dit scherm toont een tabel waarbij elke rij overeenkomt met een gebruiker of een gebruikersgroep aan wie rechten uitgedeeld worden. De kolommen van de tabel komen overeen met het soort rechten die uitgedeeld worden.

Het is mogelijk om rijen toe te voegen aan de tabel. Dit doe je door te klikken op “Voeg toe” onderaan de tabel. Door in een bestaande rij te dubbelklikken op de naam van de gebruiker of gebruikersgroep (in de meest linkse kolom) kan er aangepast worden voor wie deze rechten van toepassing zijn.

Indien de gebruiker waaraan de rechten toegekend werden verwijderd wordt uit het systeem, dan zal de naam van deze gebruiker in het rood getoond worden.

Merk op dat het ook mogelijk is om in een keer aan een volledig gebruikersgroep rechten toe te kennen (zie verder).

Voor elke soort elementen in Yesplan wordt er een cel getoond met checkboxen die de rechten voor dit soort element bepalen.

Merk op dat de rechten voor locaties, plaatshouders en rapporten niet uitgedeeld worden via een sjabloon, maar dat deze rechten per element (dus locatie, plaatshouder of rapport) ingesteld moeten worden.

De volgende rechten kunnen ingesteld worden voor alle elementen:

Voor resources beschikken we naast bovenvermelde rechten ook nog over:

Het is mogelijk om alle rechten in een bepaalde rij in een keer aan te vinken door te klikken op “Selecteer alles”, helemaal rechts van de rij. Gelijkaardig kunnen alle rechten in een keer afgevinkt worden door “Maak selectie ongedaan” aan te klikken. Tenslotte kan een rij definitief uit de tabel verwijderd worden door te klikken op “Verwijder”.

Opmerking

Het is belangrijk om te begrijpen dat de rechten toegekend worden op basis van de eigenaar van een element. Bijvoorbeeld, stel dat we bovenstaande rij met rechten toevoegen aan een rechtensjabloon die we toekennen aan gebruiker Tim, dan is het Tim die de rechten - zoals ze gedefinieerd zijn op deze rij - zal uitdelen aan de gebruiker Planner. Dus, met andere woorden, Planner zal elke resource waarvan Tim de eigenaar is kunnen bekijken, wijzigen, verwijderen, boeken, en de rechten ervan aanpassen. Boekingen van Tim zijn echter niet te wijzigen of te verwijderen door Planner.

Rechten per status§

Voor evenementen is het mogelijk om de rechten te beheren per status. Om rechten toe te voegen specifiek voor een bepaalde status klik je op “Voeg status toe” in de hoofding van de kolom “Evenementen”.

Indien er géén specifieke rechten bepaald worden voor een status, dan gelden de algemene rechten voor dat evenement zoals gedefinieerd in de kolom “Evenementen”.

Rechten voor onbeschikbaarheden§

Het is mogelijk om via de evenementenkalender, de Teamplanner of het infovenster van de resource aan te geven dat een resource of locatie gedurende bepaalde periodes onbeschikbaar is. Onbeschikbaarheden hebben in Yesplan geen afzonderlijke rechten, maar volgen de rechten van die resource. Dus, als een gebruiker een bepaalde resource mag boeken, kan deze gebruiker de resource ook als onbeschikbaar aanduiden en onbeschikbaarheden verwijderen.

In de Teamplanner kan een gebruiker een medewerker aanduiden als onbeschikbaar, voor een bepaalde dag of periode, indien die rechten heeft om de medewerker te boeken.

In de evenementenkalender kan een gebruiker een locatie aanduiden als onbeschikbaar (‘de locatie vergrendelen’), voor een bepaalde dag of periode, indien die rechten heeft om te boeken in die locatie.

Rechten toekennen aan diverse gebruikers§

Rechten kunnen toegekend worden aan verschillende gebruikers of gebruikersgroepen. We overlopen de mogelijkheden van meest algemeen naar meest specifiek:

Naast deze expliciete gebruikers of groepen van gebruikers ondersteunt Yesplan ook nog dynamische rechten. Deze zijn nuttig om niet alle gebruikers of gebruikersgroepen binnen Yesplan bij elk van de sjablonen te moeten benoemen of herhalen. We raden echter aan om deze opties enkel te gebruiken in gevallen waar een complexe implementatie van rechten noodzakelijk is, gezien deze het moeilijker maken voor een beheerder om te achterhalen welke rechten precies van toepassing zijn.

Vermits een gebruiker tot meerdere gebruikersgroepen kan behoren, en vermits Yesplan dynamische rechten zoals eigenaar en hoofdgroep ondersteunt, is het mogelijk dat er binnen één rechtensjabloon méérdere rijen van toepassing zijn voor een bepaalde gebruiker. Yesplan zal hierbij kiezen om de meest specifieke rechten die van toepassing zijn, te gebruiken bij het bepalen van de rechten voor een gebruiker op een bepaalde element.

Hierbij worden de volgende regels gehanteerd:

Rechtensjablonen toekennen aan gebruikers§

Rechtensjablonen worden toegewezen aan gebruikers bij de systeeminstellingen, onder het tabblad “Gebruikers”, bij het onderdeel “Gebruikers”. Hoe dit in zijn werk gaat wordt beschreven in de handleiding van de systeeminstellingen.

Merk op dat het mogelijk is om meerdere rechtensjablonen toe te kennen aan een gebruiker. In dat geval zal de unie van de mogelijkheden en uitgedeelde rechten van alle toegewezen sjablonen van toepassing zijn. Met andere woorden, zodra één van de sjablonen een bepaalde mogelijkheid toekent of recht uitdeelt, zal dit van toepassing zijn. Bij het nemen van de unie worden dus de minst strikte rechten uitgedeeld.

De rechten van gebruikers aanpassen§

Naast het beheren van de rechten aan de hand van rechtensjablonen die uitgedeeld worden aan gebruikers, is het ook mogelijk om de mogelijkheden en rechten per gebruiker afzonderlijk in te stellen. Dit kan gedaan worden bij de systeeminstellingen, onder het tabblad “Gebruikers”, bij het onderdeel “Gebruikers”. Je klikt hiervoor op “Toon instellingen rechten” in de rij van een gebruiker.

Opmerking

Om het beheer van de rechten in Yesplan niet nodeloos complex te maken, raden we af om deze optie te gebruiken. Gebruik enkel sjablonen, dit maakt het eenvoudiger om na te gaan waar de rechten precies uitgedeeld worden. Een eenvoudig stappenplan voor het implementeren van rechten wordt verderop beschreven.

Na het klikken op “Toon instellingen rechten” verschijnt er een scherm dat zeer gelijkaardig is aan dat voor het beheren van de rechten bij een rechtensjabloon.

Bovenaan dit scherm worden de gebruikersgroepen en de rechtensjablonen getoond die van toepassing voor de gebruiker. Aan de hand van “Voeg toe” kunnen gebruikersgroepen of sjablonen toegevoegd worden aan de gebruiker; bestaande gebruikersgroepen of sjablonen kunnen verwijderd worden door te klikken op de “−” naast zijn naam.

Onder de lijst van gebruikersgroepen en sjablonen zien we de mogelijkheden en de uitgedeelde rechten van de gebruiker. Deze mogelijkheden en rechten zijn het resultaat van het samenvoegen van de mogelijkheden en rechten die de gebruiker via de rechtensjablonen toegewezen krijgt.

Het is mogelijk om de mogelijkheden en rechten op het niveau van de gebruiker verder aan te passen. Aanpassingen die afwijken worden aangegeven door een sterretje achter de mogelijkheid of de aangepaste uitgedeelde rechten. Zo zien we in bovenstaande afbeelding dat de gebruiker Planner geen contacten of taken kan aanmaken. Deze twee mogelijkheden waren wel actief op de sjablonen die van toepassing zijn op deze gebruiker en worden dus aangeduid als afwijkend, met een sterretje. Afwijkingen ten opzichte van de sjablonen kunnen ongedaan gemaakt worden door te klikken op “Terugzetten”.

De rechten die uitgedeeld worden door de gebruiker kunnen op een gelijkaardige manier aangepast worden. Ook hierbij zullen afwijkingen ten opzichte van de sjablonen met een sterretje aangeduid worden. Door te klikken op “Terugzetten” worden deze afwijkingen terug ongedaan gemaakt. In het voorbeeld hierboven zie je dat de gebruiker Planner evenementen met status ‘Option’ mag wijzigen of verwijderen, alhoewel de sjablonen hiertoe geen rechten uitdeelde. Deze rechten werden aangepast op het niveau van de gebruiker; deze instellingen worden dus gemarkeerd met een sterretje.

De rechten bekijken die uitgedeeld werden aan een gebruiker§

De rechten in Yesplan zijn gebaseerd op het concept dat een gebruiker, ofwel expliciet ofwel via rechtensjablonen, rechten uitdeelt aan andere gebruikers. Om te weten welke rechten er nu precies werden uitgedeeld aan een specifieke gebruiker - wat zijn verworven rechten zijn - kan je klikken op “Toon instellingen rechten” in de meest rechtse kolom in de lijst van gebruikers (te vinden bij de systeeminstellingen, onder het tabblad “Gebruikers”, bij het onderdeel “Gebruikers”)

Onderaan het scherm dat vervolgens getoond wordt wordt een lijst getoond met de rechten die aan die gebruiker uitgedeeld werden.

Elke rij toont een specifiek recht; de kolommen de verschillende soorten elementen van Yesplan. Elke cel binnen deze tabel bevat een lijst van de gebruikers die het overeenkomstige recht uitdelen voor het overeenkomstige element. Zo zien we bijvoorbeeld dat Planner de evenementen mag bekijken waarvan hijzelf of Administrator eigenaar is, en enkel prijzen mag verwijderen waarvan Administrator de eigenaar is.

Rechten op elementen aanpassen§

Het is mogelijk om de rechten op de elementen zelf aan te passen. Deze rechten komen dan in de plaats van de rechten die uitgedeeld werden door de eigenaar van het element. De rechten van een element worden aangepast via het tabblad “Rechten” van het infovenster van dat element. Dit kan voor evenementen, resources, locaties, contacten en taken. Merk trouwens op dat voor het beheren van de rechten op locaties en rapporten, dit de enige mogelijkheid is – deze elementen krijgen geen rechten via een rechtensjabloon.

Bovenaan wordt de eigenaar van het element getoond. Je kan deze eigenaar wijzigen door te klikken op “Verander eigenaar”.

Onder de eigenaar zien we een lijst met de verschillende gebruikers (of gebruikersgroepen) die rechten gekregen hebben op dit element. Aan de hand van de checkboxen kunnen de rechten van de verschillende gebruikers voor dit element aangepast worden.

Deze lijst zal altijd een rij “Ik” tonen. Dit zijn de rechten van de gebruiker die aangemeld is. Om accidentele aanpassingen aan deze rij te vermijden moet je eerst op het slotje klikken vooraleer je aanpassingen kunt aanbrengen. Bovendien is het ook mogelijk om nieuwe rijen aan deze lijst toe te voegen (door middel van “Voeg toe” onderaan de lijst).

Rijen die hier toegevoegd worden aan de lijst, kunnen opnieuw verwijderd worden. Het is niet mogelijk om de bestaande rijen met rechten voor een bepaalde gebruiker (of gebruikersgroep) te verwijderen; je kan hiervan wel alle rechten aan- of afvinken zoals gewenst (indien je hiertoe rechten hebt).

Rechten voor locaties, plaatshouders en rapporten§

Bij de rechtensjablonen en bij de rechten die uitgedeeld worden door gebruikers, is het niet mogelijk om de rechten op locaties, plaatshouders of rapporten te beheren. Zowel locaties als plaatshouders worden beschouwd als een speciale resource; de rechten voor locaties en plaatshouders worden per element bepaald. Voor een rapport kunnen de rechten ook per element bepaald worden, alsook de rechten die van toepassing zijn op gegenereerde rapporten.

Rechten voor locaties§

De rechten van locaties worden beheerd bij de systeeminstellingen, onder het tabblad “Resources”, bij het onderdeel “Locaties”. Vervolgens open je het infovenster van de locatie door te klikken op de naam van de locatie; de rechten kan je beheren op het tabblad “Rechten” van dit infovenster. Het beheren van de rechten voor een locatie verloopt gelijkaardig aan het beheren van de rechten op een element, met die uitzondering dat een locatie geen gebruiker als eigenaar heeft maar een gebruikersgroep. Zo is het gemakkelijker om locaties te koppelen aan bepaalde gebruikersgroepen.

Merk op dat je het infovenster van de locatie ook kunt openen vanuit de evenementenkalender door te klikken op de naam van de locatie (in de hoofding van de kolom).

Rechten voor plaatshouders§

Plaatshouders hebben geen eigenaar en kunnen door elke gebruiker van Yesplan gelezen én geboekt worden. Echter, enkel beheerders kunnen de plaatshouder wijzigen.

Vermits het vaak niet wenselijk is dat elke gebruiker van Yesplan de prijzen van een plaatshouder kan aanpassen, worden de rechten op deze prijzen beheerd. De rechten van plaatshouders worden beheerd bij de systeeminstellingen, onder het tabblad “Resources”, bij het onderdeel “Groepen & Rollen”. Vervolgens open je het infovenster van de plaatshouder door te klikken op “Inspecteer” in de rij van een bepaalde rol; de rechten kan je beheren op het tabblad “Rechten op prijzen” van dit infovenster.

Merk op dat je het infovenster van een plaatshouder ook kunt openen vanuit het infovenster van een evenementen als die een boeking heeft van die plaatshouder. Open hiervoor eerst het infovenster van de boeking van de plaatshouder (door op de naam te klikken), en vervolgens het infovenster van de plaatshouder (door te klikken op de knop onderaan het infovenster van de boeking).

Rechten implementeren in vier eenvoudige stappen§

Yesplan biedt een rijk model aan om rechten in te stellen. Gezien de complexiteit worden deze best geconfigureerd samen met een Yesplan accountmanager. Echter, eenvoudige configuraties liggen binnen ieders bereik. Wat volgt is een richtlijn om op een eenvoudige manier Yesplan gebruikers aan te maken en hiervoor rechten in te stellen.

Stap 1: gebruikersgroepen aanmaken§

Het is de bedoeling dat alle Yesplan gebruikers ingedeeld worden in gebruikersgroepen. Later zullen we aan elke gebruiker die we aanmaken één gebruikersgroep toewijzen.

De gebruikersgroep wordt gebruikt om éénmalig rechten in te stellen voor álle gebruikers met eenzelfde functie of rol in de organisatie.

Als eerste stap identificeer je alle verschillende functies in je organisatie, en maak je voor elke functie een gebruikersgroep aan. Voor meer informatie over hoe gebruikersgroepen kunnen aangemaakt worden verwijzen we naar de handleiding van de systeeminstellingen.

Stap 2: aanmaken van de gemeenschappelijke rechtensjabloon§

De gemeenschappelijke rechtensjabloon die we hier gaan aanmaken bevat de mogelijkheden en uitgedeelde rechten die van toepassing zijn op elke gebruiker in Yesplan. Later zullen we dit gemeenschappelijk rechtensjabloon aan alle gebruikers toewijzen.

Maak in het scherm om rechtensjablonen te beheren een nieuw sjabloon genaamd ‘Common’ aan en klik daarna op “Toon rechten” om alles in te stellen.

In de ‘Common’ sjabloon vullen we geen mogelijkheden in. In stap 3 zullen we aparte sjablonen aanmaken voor de mogelijkheden, per gebruikersgroep in de organisatie.

In de ‘Common’ sjabloon zullen we enkel de uitgedeelde rechten instellen, en dat voor elke gebruikersgroep.

We voegen alle gebruikersgroepen toe aan de ‘Common’ sjabloon, en geven daarbij, per gebruikersgroep, aan wat die al dan niet mogen doen.

Stap 3: aanmaken van de mogelijkheden-sjablonen§

Voor elke gebruikersgroep in de organisatie maken we een rechtensjabloon aan voor diens mogelijkheden. Bij dit mogelijkheden-sjabloon vullen we enkel het onderdeel in met de mogelijkheden (bovenaan). In stap 4 zullen we bij elke gebruiker aangeven welk mogelijkheden-sjabloon van toepassing is.

De volgende zaken worden bij de mogelijkheden ingesteld:

Stap 4: gebruikers aanmaken§

In deze laatste stap worden alle gebruikers van de organisatie aangemaakt via het tabblad binnen de systeeminstellingen om gebruikers te beheren. We gaan we volgende zaken invullen: