Gebruikers

In het scherm “Gebruikers” kan een beheerder in de tabel de identificatiegegevens van een gebruiker aanpassen, bepalen tot welke gebruikersgroepen een gebruiker behoort, en welke rechten en privileges van toepassing zijn op de gebruiker.

Boven de tabel zie je verschillende acties:

Toon gebruikers: Via deze keuzelijst kan je filteren op de status van de gebruiker in de kolom “Laatste aanmelding”. Als de tabel meer dan 75 gebruikers bevat, dan verschijnen hier ook knoppen om te navigeren door de alfabetische lijst van gebruikers.
Voeg gebruiker toe…: Klik op deze knop om een nieuwe gebruiker toe te voegen. Zie Gebruikers toevoegen voor meer informatie.
Verstuur uitnodigingen…: Klik op deze knop om alle gebruikers uit te nodigen die de status “Nog niet uitgenodigd” hebben.

In de tabel zelf kan je de eigenschappen van gebruikers wijzigen. Zie Gebruikers beheren voor meer informatie.

Gebruikers toevoegen§

Voeg gebruikers toe door bovenaan de lijst met gebruikers te klikken op “Voeg gebruiker toe…”. In het scherm dat verschijnt, kan je in verschillende stappen de gebruiker aanmaken.

Gebruiker toevoegen§

In de eerste stap voeg je de gebruiker toe aan Yesplan. Daarvoor moet je onderstaande gegevens invullen:

Naam: De naam van de gebruiker. We raden aan om de voornaam en de familienaam in te vullen, aangezien de naam ook gebruikt wordt voor het aanmaken van de gekoppelde medewerker en het gekoppelde contact.
E-mail: Vul een e-mailadres in dat uniek is in de lijst van gebruikers.
Gekoppelde medewerker/contact: Als je een gebruiker toevoegt, zal Yesplan die standaard koppelen aan een nieuwe medewerker en een nieuw contact. Als de waarde in het veld “Naam” echter al in gebruik is voor een medewerker, dan kan je de nieuwe gebruiker koppelen aan een bestaande medewerker.

Opmerking

In Yesplan kan je op meerdere manieren aanmelden:
- Aanmelden door gebruik te maken van een wachtwoord in combinatie met je e-mailadres (of gebruikersnaam).
- Gebruik maken van single sign-on door een externe account (zoals een Google of Microsoft account) te linken met je Yesplan-profiel.
Ook indien het toegelaten is om aan te melden met een wachtwoord raden we aan om gebruikers aan te maken zonder gebruikersnaam. Gebruik steeds een uniek e-mailadres. Gebruikers vergeten immers nooit hun e-mailadres, maar wel regelmatig hun gebruikersnaam.
Gebruikers zijn altijd gekoppeld met een medewerker (human resource), die op zijn beurt gekoppeld kan zijn met een contact van het type “Persoon”. Als je een nieuwe gebruiker aanmaakt, dat maak je automatisch ook een nieuwe resource en een nieuw contact aan. Zie Contacten, medewerkers en gebruikers voor meer informatie.
Yesplan controleert bij het invullen van de velden of de waardes al gebruikt worden voor actieve of geschorste gebruikers.

Rechten instellen§

In de tweede stap kan je de rechten instellen voor de gebruiker. De rechten van een gebruiker worden in Yesplan bepaald aan de hand van de gebruikersgroepen waartoe de gebruiker behoort en de rechtensjablonen die van toepassing zijn voor de gebruiker. Zie Gebruikersgroepen en sjablonen toekennen voor meer informatie.

Stel de rechten in door onderstaande velden in te vullen:

Gebruikersgroepen: Wijs een gebruiker toe aan één of meer gebruikersgroepen.
Hoofdgroep: Dit is de gebruikersgroep waartoe de gebruiker in hoofdzaak behoort. Binnen Yesplan is dit concept van belang voor het bepalen van de rechten, en voor het filteren van elementen die tot deze hoofdgroep van de gebruiker behoren.
Rechtensjablonen: Hier kan je bepalen welke rechtensjablonen van toepassing zijn voor de gebruiker. Als je meerdere sjablonen kiest, dan zijn de rechten van alle gekozen sjablonen van toepassing.
Beheerder: Als je dit veld selecteert, zal de gebruiker in kwestie zich kunnen aanmelden als beheerder en toegang hebben tot de systeeminstellingen.

Tip

Klik op het ‘–’-icoontje om een toegevoegde groep of een toegevoegd sjabloon opnieuw te verwijderen.
Klik op de knop “Sla over” om de rechten later in te stellen. Hiermee sla je ook meteen de stap over om de gebruiker uit te nodigen.

Gebruiker uitnodigen§

In de laatste stap kan je de gebruiker uitnodigen tot Yesplan:

De gebruiker zal een e-mail ontvangen op het adres dat je ingegeven hebt onder Gebruiker toevoegen.
Deze e-mail zal een link bevatten waarmee de gebruiker een account kan aanmaken.

Tip

Klik op de knop “Sla over” om de gebruiker later uit te nodigen.

Gebruikers beheren§

Gebruikersgegevens§

De eerste kolommen van de lijst van gebruikers tonen de gegevens die de gebruiker identificeren in Yesplan:

Naam: De volledige naam van de gebruiker zoals die in Yesplan zal verschijnen. Door te dubbelklikken op de naam kan je deze aanpassen.
E-mail: Het e-mailadres van de gebruiker. Om dubbel gebruik van e-mailadressen te voorkomen toont Yesplan een uitroepteken naast een adres als het niet uniek is. Door te dubbelklikken op het e-mailadres kan je deze aanpassen.

Let op

Gebruik een geldig e-mailadres dat uniek is in de lijst van gebruikers.

Yesplan zal dit e-mailadres gebruiken voor het versturen van uitnodigingen en meldingen. Gebruikers kunnen zich aanmelden door gebruik te maken van het e-mailadres. Ze zullen het ook nodig hebben om een nieuw wachtwoord in te stellen als ze het oude vergeten zijn, of als de toegelaten authenticatiemethodes wijzigen.
Authenticatie: Deze kolom toont een lijst van alle authenticatiemethodes die voor een gebruiker aangemaakt zijn. Een authenticatiemethode die momenteel uitgeschakeld is wordt als dusdanig gemarkeerd.

Een gedetailleerd overzicht opvragen doe je door op “Toon instellingen authenticatie” te klikken. In dat overzicht kan een beheerder het wachtwoord aanpassen en verwijderen, en gelinkte accounts voor single sign-on verwijderen.
Opmerking
- In Yesplan kan je op meerdere manieren aanmelden:
  - Aanmelden door gebruik te maken van een wachtwoord in combinatie met je e-mailadres (of gebruikersnaam).
  - Gebruik maken van single sign-on door een externe account (zoals een Google of Microsoft account) te linken met je Yesplan-profiel.
- Yesplan aanvaardt een wachtwoord enkel als het sterk genoeg is. Yesplan bepaalt de wachtwoordsterkte aan de hand van de tool zxcvbn:
  - website zxcvbn
  - presentatie over zxcvbn
- Yesplan maakt van je e-mailadres of je gebruikersnaam automatisch de zogenaamde primaire aanmeldnaam.
Laatste aanmelding: Deze kolom toont de datum en het uur van de laatste aanmelding van de gebruiker. Indien de gebruiker zich nog nooit aangemeld heeft, dan toont deze kolom of de gebruiker al uitgenodigd is. De verschillende statussen zijn:
- Nog niet uitgenodigd: De gebruiker is toegevoegd aan Yesplan, maar heeft nog geen uitnodiging gekregen om een account aan te maken en zich aan te melden, of moet een nieuwe uitnodiging krijgen door wijzigingen aan de authenticatiemethodes. Klik op “Nodig uit” om de gebruiker uit te nodigen.
- Uitgenodigd, maar nog niet aangemeld: De gebruiker is uitgenodigd, maar heeft zich nog nooit aangemeld. Klik op “Nodig opnieuw uit” om een nieuwe e-mail met een uitnodiging te sturen.
- Nooit aangemeld: De gebruiker heeft zich nog nooit aangemeld en er is geen e-mailadres ingevuld voor de gebruiker waardoor deze niet kan uitgenodigd worden.
Opmerking

Gebruikers die niet meer kunnen aanmelden nadat de toegelaten authenticatiemethodes gewijzigd zijn, zal je opnieuw moeten uitnodigen.

Bijvoorbeeld, indien het voortaan enkel toegelaten is om aan te melden via single sign-on, dan zal je gebruikers die voorheen enkel een wachtwoord ingesteld hadden opnieuw moeten uitnodigen, zodat ze een account voor single sign-on kunnen linken.

Daarom worden deze gebruikers ook getoond als je de lijst filtert op “Nog niet uitgenodigd” via de keuzelijst “Toon gebruikers” boven de tabel met gebruikers.

Primaire aanmeldnaam§

Let op

Dit is enkel van toepassing indien je in Yesplan gebruik maakt van een wachtwoord om aan te melden.

Yesplan maakt voor elke gebruiker van het e-mailadres of de gebruikersnaam de zogenaamde primaire aanmeldnaam, waarmee gebruikers zich altijd kunnen aanmelden:

Als een gebruiker enkel een e-mailadres heeft, dan is het e-mailadres de primaire aanmeldnaam.
Als een gebruiker een gebruikersnaam én een e-mailadres heeft, dan is de gebruikersnaam de primaire aanmeldnaam.
De primaire aanmeldnaam is uniek:
- Als het e-mailadres de primaire aanmeldnaam is voor een gebruiker, dan kan enkel die gebruiker zich aanmelden met het e-mailadres, zelfs als het voorkomt bij andere gebruikers.
- Het is niet mogelijk om een geschorste gebruiker te herstellen als die dezelfde primaire aanmeldnaam heeft als een actieve gebruiker.

Gebruikers kunnen zich aanmelden door gebruik te maken van de gebruikersnaam of het e-mailadres, in combinatie met het wachtwoord:

Je gebruikersnaam is per definitie uniek. Je kan die dus altijd gebruiken om je aan te melden of om je wachtwoord opnieuw in te stellen.
Je e-mailadres is niet per se uniek. Je kan het enkel gebruiken om je aan te melden of om je wachtwoord opnieuw in te stellen als het uniek is binnen de lijst van gebruikers of als het je primaire aanmeldnaam is.
Het gebruik van hoofdletters wordt genegeerd als je je e-mailadres gebruikt bij het aanvragen van een nieuw wachtwoord of bij het aanmelden:
- Het e-mailadres ‘Violet.Trudeau@yesplan.be’ zal dus geïnterpreteerd worden als ‘violet.trudeau@yesplan.be’, op voorwaarde dat het e-mailadres in kleine letters uniek is in de lijst van gebruikers.
- Het e-mailadres met hoofdletters ‘Violet.Trudeau@yesplan.be’ zal wel mét hoofdletters opgeslagen worden in Yesplan. De hoofdletters worden enkel genegeerd bij het aanvragen van een nieuw wachtwoord of bij het aanmelden.

Tip

Om het beheer van gebruikers te vereenvoudigen raden we aan om enkel een e-mailadres en géén gebruikersnaam toe te wijzen aan gebruikers:

Het e-mailadres wordt dan automatisch de primaire aanmeldnaam.
Gebruikers onthouden gemakkelijk hun e-mailadres, terwijl gebruikersnamen veel variaties kunnen hebben.
Je hebt sowieso een e-mailadres nodig om je wachtwoord opnieuw in te stellen.
Het e-mailadres is dan de enige manier om je aan te melden of een nieuw wachtwoord in te stellen.

Gebruikersgroepen en sjablonen toekennen§

De rechten van een gebruiker worden in Yesplan bepaald aan de hand van de gebruikersgroepen waartoe de gebruiker behoort en de rechtensjablonen die van toepassing zijn voor de gebruiker. Je vindt alle details hieromtrent in de handleiding van rechten.

In de lijst van gebruikers kan je bepalen welke gebruikersgroepen en sjablonen van toepassing zijn op een gebruiker:

Gebruikersgroepen: In deze kolom kan je een gebruiker toewijzen aan één of meer gebruikersgroepen. Het aanmaken en wijzigen van de gebruikersgroepen wordt verderop beschreven.
Hoofdgroep: Dit is de gebruikersgroep waartoe de gebruiker in hoofdzaak behoort. Binnen Yesplan is dit concept van belang voor het bepalen van de rechten, en voor het filteren van elementen die tot deze hoofdgroep van de gebruiker behoren.

Je kan bijvoorbeeld voor een gebruiker instellen welke rechten deze uitdeelt aan andere gebruikers die tot dezelfde hoofdgroep behoren (voor meer informatie zie de handleiding van rechten). Bij het filteren van elementen in Yesplan (wanneer de “Mijn groep”-filter aanstaat – in te stellen onder systeemvoorkeuren) zullen alleen maar elementen getoond worden indien de huidige gebruiker deel uitmaakt van de hoofdgroep van de eigenaar van het object.

Vermits een gebruikersgroep in Yesplan tot een andere gebruikersgroep kan behoren, krijgt de beheerder in de keuzelijst van de hoofdgroep niet alleen de gebruikersgroepen te zien waar de gebruiker rechtstreeks deel van uitmaakt, maar ook alle bovenliggende groepen waartoe de gebruikersgroepen van de gebruiker behoren.
Rechtensjablonen: Hier kan de beheerder bepalen welke rechtensjablonen van toepassing zijn voor de gebruiker. Als je meerdere sjablonen kiest, dan zijn de rechten van alle gekozen sjablonen van toepassing.

In de laatste kolom van de lijst van gebruikers kan de beheerder een overzicht opvragen van de rechten van een gebruiker door op “Toon instellingen rechten” te klikken.

Beheerder maken§

Om de instellingen te wijzigen, gebruikers aan te maken enz. heeft een gebruiker beheerdersprivileges nodig. Yesplan ondersteunt twee soorten beheerders:

Beheerder: Deze gebruikers hebben toegang tot de systeeminstellingen en hebben steeds het recht om de elementen van andere gebruikers te bekijken. Door de checkbox te selecteren in de kolom “Beheerder” maak je van een gebruiker een beheerder.
Beheerder van gebruikersgroep: Deze gebruikers hebben beperkte rechten als beheerder. Ze mogen voor één of meerdere gebruikersgroepen de gebruikers beheren en hebben toegang tot de configuratie van de locaties die tot deze gebruikersgroepen behoren. In de kolom “Beheerder van gebruikersgroep” kan je gebruikersgroepen toevoegen die een gebruiker moet kunnen beheren.

Opmerking

Zodra een gebruiker een algemene beheerder is, mag deze gebruiker alle gebruikersgroepen beheren. Voor die gebruikers is het dan ook niet mogelijk om ze beheerder te maken voor afzonderlijke gebruikersgroepen.

Gebruikers verwijderen§

Je kan een gebruiker helemaal verwijderen uit Yesplan in twee stappen:

schorsen
eigendom overdragen en verwijderen

Een gebruiker schorsen§

Je schorst een gebruiker door te klikken op “Schors gebruiker” in de laatste kolom van de lijst met gebruikers. Geschorste gebruikers verdwijnen niet meteen definitief uit het systeem, maar komen terecht in een lijst van geschorste gebruikers. Dit heeft enkele gevolgen:

De gebruiker in kwestie kan zich niet meer aanmelden.
De gebruiker, de gekoppelde resource en het gekoppelde contact verschijnen in Yesplan met het icoontje van een gebruiker en een verbodsteken om aan te geven dat de (gekoppelde) gebruiker geschorst is.

Icoon	Betekenis
	Contact/Resource gekoppeld met een actieve gebruiker.
	Contact/Resource gekoppeld met een geschorste gebruiker.

Andere aspecten van de gebruiker veranderen niet:

Je kan de gekoppelde resource en het gekoppelde contact nog steeds boeken en aanpassen.
Alle boekingen van de gekoppelde resource en het gekoppelde contact blijven behouden.
De eigendom van items (evenementen, contacten, resources enz.) en de rechten die daarmee gepaard gaan blijven hetzelfde.
De links van de gebruiker met het contact en de resource blijven behouden.

Eigendom overdragen en verwijderen§

De lijst met geschorste gebruikers bereik je via “Systeeminstellingen” > “Gebruikers” > “Geschorste gebruikers”. Daar vind je een tabel, met drie acties in de laatste kolom:

Toon instelling rechten: Hier kan je de rechten van de geschorste gebruiker bekijken.
Herstel gebruiker: Door hierop te klikken maak je het schorsen van de gebruiker ongedaan zodat de gebruiker zich opnieuw kan aanmelden bij Yesplan.
Draag eigendom over en verwijder definitief: Elk element in Yesplan heeft een eigenaar. Je kan een geschorste gebruiker pas permanent verwijderen indien de elementen van deze gebruiker (evenementen, contacten, resources enz.) overgedragen zijn aan een actieve gebruiker. Door hierop te klikken krijgt je een lijst van gebruikers te zien aan wie je de elementen kan toewijzen. Zodra je een gebruiker uit deze lijst kiest en klikt op “Toepassen”, zal de geschorste gebruiker voorgoed verwijderd worden.

Opmerking

De gekoppelde resource en het gekoppelde contact van een verwijderde gebruiker blijven behouden, net als hun boekingen. Yesplan verwijdert wel de link tussen de verwijderde gebruikers en gekoppelde resources/contacten.
Je kan de resource en het contact van een verwijderde gebruiker niet aan een bestaande gebruiker koppelen. Je kan ze enkel opnieuw koppelen door een nieuwe gebruiker aan te maken.